Principal Toolbox Experttraining release 9.5.

Principal Toolbox Experttraining release 9.5

Inhoudsopgave Map Inleiding Basisconcepten Principal Toolbox
Algemene instellingen (Setup) Modellen algemeen Portfoliomanagement Projectmanagement Overige functionele modules Custom velden Rapporten Customer Support & vooruitblik Examen QRC’s Oefeningen

Inleiding Inleiding Kennismaking Visie Fortes Solutions
Leerdoelen van de training In/out scope training Opzet van de training Principal Toolbox

Visie Fortes Solutions
Inleiding Visie Fortes Solutions “PTB is zodanig eenvoudig te beheren dan klanten zelf de inrichting kunnen aanpassen op veranderende processen en gebruikerswensen”. De grens ligt bij inrichten van functionaliteit: de initiële inrichting en de inrichting van aanvullende modules (en het leren beheren van die inrichting) wordt samen met consultants gedaan.” De experttraining dient om functioneel beheerders zodanig op te leiden, dat ze zelf in staat zijn om het functioneel beheer van PTB te voeren in lijn met de Fortes visie daarop”. Belangrijk is dat functioneel beheerders in gesprek blijven met hun omgeving om de Toolbox mee te laten bewegen met de organisatie. En ja: “zelf” betekent: “zonder hulp van support en consultancy”

Leerdoelen van de training (1/2)
Inleiding Leerdoelen van de training (1/2) Basisconcepten van de Principal Toolbox begrijpen Organisatie-eenheden (OE’s) wat zijn modellen en hoe gebruik je die wat zijn objecten en velden de samenhang van portfolio’s, mappen, programma’s en projecten synchronisatie, publicatie & portfoliorapportage Gebruikersbeheer voeren Gebruikers, rollen en rechten Modellen maken en beheren soorten: portfolio-, rapportage-, programma-, projectmodel Pagina lay-outs maken en beheren

Leerdoelen van de training (2/2)
Inleiding Leerdoelen van de training (2/2) Custom velden maken en beheren wat is een custom veld een custom veld configureren Rapportages van de Principal Toolbox begrijpen concept begrijpen: rapporteren over/in OE’s en functionele modules soorten rapportages: on screen rapportage, automatische rapporten, stakeholder rapportage werken met weergaven, widgets en de PTB app automatische rapportages in Word en Excel maken en beheren (basis) Customer Support gebruik van de Support Portal werkwijze nieuwe releases werkwijze aanpassen van inrichting

Inleiding Out of scope Gebruikersperspectief (project plannen, weekstaat vullen, ...) Inrichtingspersperctief (inrichten van functionele modules) Verdieping Automatische Rapporten Excel

Inleiding Opzet van de training Dag 1: Welkom
Kennismaking en inleiding Training, lunch, training Afsluiting Tussen dag 1 en 2: huiswerk?! Dag 2: Welkom Training, lunch, training Examen Afsluiting

Aanpak per onderdeel Inhoudelijke uitleg How to Oefeningen
Inleiding Opzet van de training: in onderdelen Basisconcepten Principal Toolbox Algemene instellingen (Setup) Modellen algemeen Portfoliomanagement Projectmanagement Overige functionele modules Custom velden Rapportages Customer Support & vooruitblik Aanpak per onderdeel Inhoudelijke uitleg How to Oefeningen

De context van het gebruik van Principal Toolbox
Inleiding De context van het gebruik van Principal Toolbox Project / Programmamanagement: “het project/programma juist doen” Portfoliomanagement: “de juiste dingen doen” “het totaal der dingen juist doen” “de beoogde bate realiseren” Tijdschrijven / Resource-allocatie: “ondersteunende processen” voor bovenstaande

het totaal aan projecten juist doen
Inleiding Het portfoliomanagement proces strategie collegeprogramma wetgeving idee concurrenten technologie idee- selectie initiatief- selectie I I I P P P P I I P I P P P de juiste projecten doen het totaal aan projecten juist doen afgesloten projecten P P P P P P P P P opstart van projecten lopende projecten

Inleiding Het portfoliomanagement proces ideeën- inventarisatie
strategie collegeprogramma ideeën- inventarisatie wetgeving idee concurrenten technologie idee- selectie initiatief- selectie portfolioselectie/ scenarioplanning I I I P P P P I portfoliomanagement I P I P P P de juiste projecten doen het totaal aan projecten juist doen afgesloten projecten P P P P P P P P P opstart van projecten lopende projecten

Principal Toolbox®: functionaliteit
Inleiding Principal Toolbox®: functionaliteit Portfoliomanagement Scenarioplanning Portfolio’s plannen en beheersen Batenmanagement Project/programma management Projecten en programma’s plannen en beheersen Op T, G, K, S, R, B en meer.. Project/programmamodellen Tijdregistratie Tijdschrijven op projecten en ‘niet-project-activiteiten’. Goedkeuringsproces Resource Allocatie Vastleggen van beschikbaarheid Medewerkers alloceren op projecten en niet-project-activiteiten Documenten en rapportage Documentbeheer Automatische rapportages On screen rapportage met weergaven en widgets Algemeen Gebruikersadministratie Instellingen en configuratie Custom velden

Inleiding Principal Toolbox®
Integrale oplossing voor project-, programma- en portfoliomanagement. Ingebouwde best practices (PRINCE2,MSP,P3O,MoP,Stage Gate) 100 % web-based (SaaS, hosted & on-site) Intuïtief, gebruikersvriendelijk en zeer snel te implementeren Werkt uitstekend samen met MS Office Robuuste interfaces met business systemen waaronder SAP, Peoplesoft, JDEdwards, Baan & Dynamics. Rapporten & processen zijn eenvoudig aanpasbaar

Inhoudsopgave Inleiding Basisconcepten Principal Toolbox
Algemene instellingen (Setup) Modellen algemeen Portfoliomanagement Projectmanagement Overige functionele modules Custom velden Rapporten Customer Support & vooruitblik Examen

Basisconcepten Leerdoelen . Belangrijkste leerdoelen van dit hoofdstuk
Begrijpen wat Organisatie-eenheden (OE’s) zijn Samenhang van Portfolio- en de Projectfunctionaliteit begrijpen De toepassing van modellen begrijpen

Basisconcepten Onderwerpen Basisconcepten van Principal Toolbox
Organisatie-eenheden Samenhang portfolio’s, mappen, programma’s en projecten Objecten & velden (systeemvelden en custom velden) Modellen Archiveren en verwijderen

Organisatie-eenheden
Basisconcepten Organisatie-eenheden Sinds versie 8.0 is PTB gestructureerd in ‘Organisatie-eenheden’. Organisatie-eenheden zijn ‘bouwblokken’ waarmee je in Principal Toolbox structuur kunt aanbrengen om: Aan te sluiten op de eigen organisatiestructuur Functionaliteiten naar behoefte aan te bieden Gegevens flexibel te (her)ordenen Toegang tot gegevens naar behoefte te scheiden Met behoud van overkoepelende rapportages

Organisatie-eenheden: functionaliteiten
Basisconcepten Organisatie-eenheden: functionaliteiten Organisational unit Navigation Project Management Portfolio Management Resource Management Time Entry Benefits Ideas

Organisatie-eenheden: een minimale structuur
Basisconcepten Organisatie-eenheden: een minimale structuur Enterprise Portfolio Management Project Management Organisational Unit Organisational Unit Time Entry Time Entry Resource Management Resource Management

Organisatie-eenheden: een uitgebreide structuur
Basisconcepten Organisatie-eenheden: een uitgebreide structuur Enterprise Portfolio Management Project Management Organisational Unit Organisational Unit Extra niveaus voor: Decentralisatie van functionaliteit Beperken toegang tot gegevens (rapportage) Portfolio Management Project Management Project Management Ideas Organisational Unit Organisational Unit Time Entry Time Entry Resource Management Resource Management

Organisatie-eenheden: tabbladen
Basisconcepten Organisatie-eenheden: tabbladen OE Tabs Functionele Tabs 27

Organisatie-eenheden: tabbladen
Basisconcepten Organisatie-eenheden: tabbladen OE tabs Eigenschappen: Configuratie OE, beheer rollen Documenten & Kennis Rapporten: Rapporteren over OE èn onderliggende OE’s Modellen: Verzamelplaats alle modellen Archief: Generiek OE-archief Functionele tabs Navigatie: Beheer (onderliggende) OE’s PM/PFM/RM/Benefits/Ideeën/Leerpunten: ‘gebruik’ 28

Organisatie-eenheden: rapportage
Basisconcepten Organisatie-eenheden: rapportage Rapporteer over alle informatie in en gelinkt aan deze functionele module Rapporteer over alle informatie in deze OE en onderliggende OE’s

Beheer van organisatie-eenheden: how-to
Basisconcepten Beheer van organisatie-eenheden: how-to Maken en configureren van OE’s  QRC Functioneel Beheer Verplaatsen van OE’s  QRC Functioneel Beheer Samenvoegen van OE’s  zie hierna

Beheer van organisatie-eenheden: Samenvoegen van OE’s
Basisconcepten Beheer van organisatie-eenheden: Samenvoegen van OE’s De functionaliteit ‘Samenvoegen van OE’s’ zit verborgen achter een ‘feature toggle’ Samenvoegen van OE’s is NIET terug te draaien. Samenvoegen van OE’s komt niet vaak voor, maar WEL bij ombouw ‘bestaande klanten’ naar ‘werken met OE’s’ NB: je kunt ‘blind’ over naar versie 8.x, zonder ‘ombouw’ Samenvoegen van OE’s altijd onder begeleiding van Fortes. Zie de Portal voor een factsheet over de ombouw naar ‘werken met OE’s’.

Beheer van organisatie-eenheden: oefeningen
Basisconcepten Beheer van organisatie-eenheden: oefeningen Oefening 1: Aanmaken en beheren organisatie-eenheden Maak een OE aan Configureer de OE voor Projectmanagement en Ideeën Verplaats twee OE’s

Samenhang tussen portfolio’s, mappen, programma’s en projecten
Basisconcepten Samenhang tussen portfolio’s, mappen, programma’s en projecten Corporate Portfolio Management Division West Division South Project Management Project Management Time Entry Time Entry abcdef : een OU ghijk : de OU configuratie

Basisconcepten Portfolio 1 Portfolio 3 Samenhang tussen portfolio’s, mappen, programma’s en projecten Portfolio 2 Corporate Portfolio Management Division West Division South Project Management Project Management Time Entry Time Entry abcdef : een OU ghijk : de OU configuratie

Basisconcepten Samenhang tussen portfolio’s, mappen, programma’s en projecten Corporate Portfolio Management Division West Division South Project Management Project Management Time Entry Time Entry Folder 1 Folder 4 Folder 2 Folder 3 Folder 5 Folder 6

Basisconcepten Samenhang tussen portfolio’s, mappen, programma’s en projecten Corporate Division West Portfolio Management Project Management Team 1 Team 2 Team 3 Portfolio 2 Portfolio Report Request Programme Project Project Project Portfolio 1 Portfolio Report Request Project Project Project Project abcdef een OU: = Initiatief = Single Sheet project = Project = Programma de OU configuratie: ghijk

Basisconcepten Samenhang tussen portfolio’s, mappen, programma’s en projecten Corporate Division West Division South Portfolio Management Project Management Project Management Team 1 Team 2 Team 3 Team A Team B Team C Portfolio 2 Portfolio Report Request Programme Project Project Project Pre Project Project Portfolio 1 Portfolio Report Request Project Project Project Project = Initiatief = Single Sheet project = Project = Programma

Multi-portfoliomanagement
Basisconcepten Multi-portfoliomanagement NB: multi-portfoliomanagement vergt een aparte licentie Corporate Portfolio Management Ideas Project Management Division West Division South Portfolio Management Portfolio Management Ideas Ideas Project Management Project Management abcdef : een OU ghijk : de OU configuratie

Beheer van portfolio’s, mappen, programma’s en projecten: how-to
Basisconcepten Beheer van portfolio’s, mappen, programma’s en projecten: how-to Een portfolio aanmaken  QRC Functioneel Beheer Een map aanmaken  QRC Functioneel Beheer Een portfolio/map/programma/ project verplaatsen  QRC Functioneel Beheer

Basisconcepten Oefening 2: Aanmaken en beheren van portfolio’s, programma’s en projecten. Maak een portfolio aan Verplaats portfolio-items Verplaats een map (met projecten en al) Pas de mappenstructuur aan Verplaats een project Start initiatieven, projecten, programma’s

Basisconcepten Objecten & velden
Gegevens worden in Principal Toolbox vastgelegd bij objecten. PTB kent de volgende objecten: Actie Product / Plan-item Benefit Projecten / Programma's Boekingsregel Risico Issue User group / Resource Kwaliteitsbeoordeling Weekstaat Leerpunt Wijziging Map Order Organisatie-eenheid Portfolio's

Basisconcepten Velden die onder de Objecten vallen Organisatie Eenheid
Ideeën Portfoliomgnt Projectmngt Benefits Resourcemngt Idee Portfolio Map Benefit Portfolio’s Map Benefit User Group / Resource Issue Weekstaat Risico Actie Portfolio-item Project Projecten /Programma Projecten /Programma Projecten /Programma Boekingsregels Boekingsregels Boekingsregels Product / Planning - Item Order Kwaliteits beoordeling Leerpunten Issues Risico Acties Wijzigingen

Basisconcepten Objecten & velden
Gegevens worden in Principal Toolbox vastgelegd bij objecten. PTB kent de volgende objecten: Je kunt binnen projectmanagement een mappenstructuur aanmaken Actie Product / Plan-item Benefit Projecten / Programma's Boekingsregel Risico Issue User group / Resource Kwaliteitsbeoordeling Weekstaat Leerpunt Wijziging Map Order Organisatie-eenheid Portfolio's Nieuwe planningsmodel kent ‘plan-items’ Oude planningsmodel kent ‘producten’ (legacy) Met de Ordermodule kun je In PTB een verplichtingen- administratie voeren

Objecten & velden: systeem velden en custom velden
Basisconcepten Objecten & velden: systeem velden en custom velden Gegevens worden bij objecten vastgelegd in velden. Systeem velden: standaard binnen PTB bestaande velden. Systeem velden zijn niet aanpasbaar. Custom velden: door de klant toe te voegen ‘eigen velden’. Custom velden zijn vrij in te richten per object. Let op: objecten en systeemvelden zijn NIET AANPASBAAR, maar WEL VERTAALBAAR (samen met consultancy)

Objecten & velden: systeem velden
Basisconcepten Objecten & velden: systeem velden Voorbeeld van systeem velden bij object Portfolio: Naam Laatst gewijzigd door Omschrijving Laatst gewijzigd op Status Gearchiveerd Statusbeschrijving ID Portfoliomanagers Organisatie-eenheid Support Portfoliomodel Portfolio Lezer(s) Exportdatum Deelnemers Aangemaakt door Aangemaakt op

Objecten & velden: systeem velden
Basisconcepten Objecten & velden: systeem velden Voorbeeld van systeem velden bij object Project/Programma:

Objecten & velden: custom velden
Basisconcepten Objecten & velden: custom velden Door de klant toe te voegen ‘eigen velden’. Zoals systeem velden te gebruiken in weergaven en rapportages. Vrij in te richten per object, zoals OE, portfolio, project, plan-item, risico, issue, resource, enz. Veel typen beschikbaar, zoals: tekst, getal, valuta, datum, selectie vak, persoon, afbeelding, .. Voorbeelden van custom velden: Project: strategische bijdrage, projectnummer, status T/G/K Risico: tegenmaatregelen, ‘kans*impact’ Tijdslijn: totale bestedingen per fase Custom velden zijn systeembreed!

Beheer van objecten & custom velden: how-to
Basisconcepten Beheer van objecten & custom velden: how-to Aanmaken van Custom Velden  QRC Custom velden

Basisconcepten Beheer van objecten & custom velden: oefeningen
Opdrachten volgen in Hoofdstuk 7 Custom velden

Basisconcepten Onderwerpen Modellen Wat is een model
Hoe werken modellen Verschillende soorten modellen Portfoliomodel (inclusief rapportagemodel) Projectmodel (generiek model, Single Sheet model, Agile model) Programmamodel Beheer van modellen: pagina lay-out maken (oud en nieuw)

Basisconcepten Wat is een model? Wat is een model Waarom modellen
Een blauwdruk voor een object (portfolio, programma of project) Bevat configuratie (gedrag) en inrichting (pagina lay-outs) Kan inhoud bevatten (bijvoorbeeld planning, doorlooptijden, eigenaren) Waarom modellen Efficiency in beheer (per model in plaats van per object) ‘Varianten’ in gebruik (verschil in modellen voor verschil in gebruik) ‘Snelle start’ voor gebruik Borgen van ‘standaarden’ in gebruik

Wat is een model: hoe ziet een model eruit?
Basiconcepten Wat is een model: hoe ziet een model eruit? Modellen zien er hetzelfde uit als het object waar ze voor bedoeld zijn Modellen hebben de toevoeging ‘model’: zie onder..

Hoe werken modellen Verschillende soorten modellen Portfoliomodel (inclusief rapportagemodel) Projectmodel (generiek model, Single Sheet model, Agile model) Programmamodel

Basisconcepten Hoe werken modellen?
Een project/programma/portfolio is een kopie van een model Een object zit permanent gekoppeld aan een model Sommige aanpassingen in een model werken dynamisch door naar de al-met-dat-model-gestarte objecten Voorbeeld: de lay-out van de tab eigenschappen Sommige aanpassingen in een model werken niet door naar de al-met-dat-model-gestarte objecten Voorbeeld: de inhoud van de Gantt

Hoe werken modellen Verschillende soorten modellen Portfoliomodel (inclusief rapportagemodel) Projectmodel (generiek model, Single Sheet model, Agile model) Programmamodel

Verschillende soorten modellen
Basisconcepten Verschillende soorten modellen Er zijn 3 verschillende soorten modellen Portfolio-model (inclusief rapportage model) Projectmodel (generiek model, Single Sheet model, Agile model) Programmamodel Elk van de modellen worden in deze training per functionele module behandeld.

Archiveren en verwijderen
Basisconcepten Archiveren en verwijderen OE’s, portfolio’s, portfolio-items, mappen, programma’s, projecten en ‘modellen’ kun je verplaatsen naar het archief. Elke OE heeft een tabblad Archief Portfolio’s, programma’s en mappen hebben een eigen tab Archief Een gearchiveerd item krijgt het label ‘gearchiveerd’ = ‘ja’ Het item is nu zichtbaar in Tab Archief Het item is zichtbaar te maken in dashboards en weergaven door het juiste filter toe te passen:

Archiveren en verwijderen
Basisconcepten Archiveren en verwijderen In een archief kun je gearchiveerde items: Herstellen: het item terugplaatsen waar het stond Verwijderen: het item definitief verwijderen uit PTB LET OP: met ‘verwijderen’ verwijder je alle aan het object gerelateerde informatie definitief uit PTB!

Basisconcepten Archiveren en verwijderen van projecten: aan ‘beide zijden’ afzonderlijk Nadat een project is afgesloten kun je het archiveren om dashboards en rapporten overzichtelijk te houden. Afzonderlijk archiveren in de portfoliomodule en de projectenmodule omdat: Ander managementdoel Andere rapportagebehoefte Portfolio Management Project Management Portfolio Folder Folder Portfolio-item Project

Special: archiveren en verwijderen van projecten in een programma
Basisconcepten Special: archiveren en verwijderen van projecten in een programma Het archiveren en/of verwijderen van projecten die onderdeel zijn van een programma gaat op een afwijkende manier Stap 1: Koppel het project los van het programma navigeer vanuit de programma-Gantt naar de projectpagina, klik op Wijzig projectkoppeling, klik op Ja. Stap 2: Archiveer het project navigeer in het programma naar het tab Overzicht, naar de sectie Projecten zonder koppeling met plan-item, selecteer het project en klik op Archiveren. Stap 3: Verwijder het project navigeer in het programma naar het tab Archief, selecteer het project en klik op

Archiveren en verwijderen: how-to
Basisconcepten Archiveren en verwijderen: how-to Archiveren van een OE/portfolio/portfolio-item/mappen/programma/project  QRC Funct. Beheer Herstellen van een gearchiveerd item  QRC Funct. Beheer Verwijderen van een gearchiveerd item  QRC Funct. Beheer

Archiveren en verwijderen: oefeningen
Basisconcepten Archiveren en verwijderen: oefeningen Oefening 3: Archiveren en verwijderen Archiveer een map (met projecten erin) Raadpleeg een gearchiveerd project Herstel een map Archiveer een project Verwijder dat project

Inhoudsopgave Basisconcepten Principal Toolbox
Algemene instellingen (Setup) Modellen algemeen Portfoliomanagement Projectmanagement Overige functionele modules Custom velden Rapporten Customer Support & vooruitblik Examen

Algemene instellingen (Setup)
Leerdoelen . Belangrijkste leerdoelen van dit hoofdstuk: Voeren van gebruikersbeheer Werken met rollen en rechten Werken met het Setup menu

Onderwerpen Algemene instellingen (Setup) Gebruikersbeheer Soorten gebruikers Onderhoud gebruikers accounts Rollen op Organisatie eenheden en modules Rollen in modules Configuratie Instellingen Licenties Update

Soorten gebruikers De Principal Toolbox kent twee soorten gebruikers: Systeembeheerders Normale gebruikers Systeembeheerders hebben alle rechten binnen het systeem. De rechten van normale gebruikers zijn afhankelijk van de rollen die ze krijgen (in OE’s, portfolio’s, projecten e.d.) Tip: onder Help>Handleiding>Search ‘roles’ vind je een overzicht van de rechten per rol Gebruikers aanmaken moet handmatig, of via integratie met Active Directory

Soorten gebruikers: gebruikersgroepen Het is mogelijk om gebruikersgroepen aan te maken. Gebruikersgroepen kun je een rol toekennen op dezelfde manier als je gebruikers een rol geeft. Hiermee kun je het toekennen van rollen (soms) vereenvoudigen. Gebruikersgroepen moet je handmatig onderhouden Er is één bijzondere gebruikersgroep: ‘alle gebruikers’ Deze is voor-ingericht, en bevat automatische alle gebruikers Kun je bijvoorbeeld gebruiken in de OE-rol ‘leden’

Soorten gebruikers: how to Gebruiker aanmaken  QRC Functioneel Beheer Gebruikersgroep aanmaken  QRC Functioneel Beheer

Soorten gebruikers: oefeningen Oefening 4: Maak gebruiker aan als normale gebruiker Wijzig de toegangsrechten van de gebruiker in systeembeheerder Maak een gebruikersgroep aan

Onderhoud van gebruikersaccounts Via gebruikersbeheer kun je: Gebruikersgegevens onderhouden Account wijzigen: Gebruikersnaam, , rol wijzigen Login uitschakelen (gebruiker bestaat nog, maar kan niet meer inloggen) Wachtwoord resetten Account verwijderen

Onderhoud van gebruikersaccounts: how-to Gebruikers aanmaken  QRC Functioneel Beheer Gebruikersaccount onderhouden  QRC Functioneel Beheer

Onderhoud van gebruikersaccounts - oefeningen Opdracht 5: Beheren van gebruikersaccounts Wijzigen accountgegevens Wachtwoord resetten Stel in dat gebruikers hun wachtwoord kunnen resetten.

Rollen op organisatie-eenheden en modules Door rollen toe te kennen op een OE bepaal je wie een rol kan krijgen in een module binnen de OE. Denk aan de systeem-gebruikersgroep ‘Alle gebruikers’..

Rollen op organisatie-eenheden en modules In een OE, tab Eigenschappen, Beheer rollen: Can get role in OU in a functional module READ the OU, incl. underlying OU’s EDIT the OU Roles on the OU EDIT the functional module Roles on functional modules in the OU READ the functional module

Rollen op organisatie-eenheden en modules Welke tabbladen zichtbaar zijn, hangt af van de rol van de gebruiker: Een OE manager/ondersteuning/lezers zien alle tabbladen Een OE lid ziet alleen de functionele tabbladen Een coördinator/lezer van een functionele module ziet alleen de functionele tabbladen OU ‘only’ Tabs Functional Tabs

Rollen en organisatie-eenheden en modules: how to Rollen instellen voor OE  QRC Functioneel Beheer Rollen instellen voor een module  QRC Functioneel Beheer

Rollen en organisatie-eenheden en modules: oefeningen Oefening 6: Rollen op organisatie-eenheden en modules Maak een gebruiker lid van een OE Maak een gebruikersgroep lid van een OE Geef een gebruiker de juiste rol

Rollen in modules: portfoliomanagement
Gebruikersbeheer Rollen in modules: portfoliomanagement Rollen op Portfolio’s Manager/Ondersteuning: portfolio lezen, pf-items aanmaken*/wijzigen/ archiveren, rollen beheren, pf-dashboard wijzigen, aut. rapporten maken Lezer: portfolio lezen Lid: kun je ‘eigenaar’ maken van een pf-item Rol op PF-item Eigenaar: betreffende PF-item lezen/wijzigen Rollen op Eigen Overzichten Eigenaar: als Manager, plus instellen van het dashboard-filter Manager: leesrechten, automatische rapporten maken Lezer: : leesrechten *: om een project te starten moet een gebruiker ook de juiste rol hebben op de ‘map’ en de OE waarin het ‘projectmodel’ staat

Rollen in modules: projectmanagement Rollen op mappen Manager/Ondersteuning: lezen map en onderliggende mappen, aanmaken/wijzigen/verplaatsen/archiveren van submappen, projectmodellen en projecten*, rollen beheren log-items aanmaken/wijzigen/verplaatsen automatische rapporten maken Lezer lezen map en onderliggende mappen *: hangt af van configuratie-instelling

Rollen in modules: projectmanagement Rollen op projecten Projectmanager/Ondersteuning Alles in het project lezen en wijzigen (rollen, gegevens, aut. rapporten) Stuurgroep Leesrechten Aanmaken van issues Teamleden Leesrechten, behalve de financiële informatie Custom Rollen Zelfde rechten als teamleden

Rollen in modules: projectmanagement Rollen op plan-items Eigenaar Toevoegen van documenten (resultaten) aan het plan-item Aanmaken van risico’s, issues en andere log items gekoppeld aan het plan-item. Beoordelaar: plan-item goed/afkeuren Rollen op documenten Beoordelaar: document goed/afkeuren

Rollen in modules: projectmanagement Rollen op programma’s Programmamanager/Ondersteuning Alles in het programma lezen en wijzigen (rollen, gegevens, aut. rapporten) Programma-projecten starten Programmastuurgroep Leesrechten Aanmaken van issues Programmateamleden Leesrechten, behalve de financiële informatie

Rollen in modules: resourcemanagement Als tijdschrijven aanstaat: Goedkeurder: goed-/afkeuren van weekstaten Nota Bene: een resource hoeft geen ‘lid’ te zijn van de OE om hem toe te kunnen voegen aan de resourcepool.

Rollen in modules: how to Rollen instellen op: Portfolio/Portfolio-item/Eigen Overzicht  QRC Funct. Beheer Map /Project/Plan-item  QRC Functioneel Beheer Document  QRC’s PM/PGM/PFM Nota Bene: alle deze rollen (behalve op plan-item) kunnen door gebruikers worden beheerd, maar in de praktijk ligt het beheer vaak deels bij een functioneel beheerder.

Rollen in modules: oefeningen Oefening 7: Rollen in de functionele modules Rollen op portfolio Rollen op map Rollen op project

Setup > Configuratie: functionele instellingen O.a: beperkte rollen, extra tabs op Single Sheets, ‘manager’ kan zelf widgets wijzigen Activeer Eigen Overzichten, Activeer scenarioplanning, Projecten starten vanuit portfolio’s e/o mappen Beheer stamtabel uurtarieven Beheer valuta’s Beheer stamtabel financiële categorieën Beheer van “resources (niet gebruikers)” Beheer stamtabel skills Configuratie van Tijdschrijven Beheer stamtabellen niet-project-activiteiten Beheer van custom velden

Setup > Instellingen: technische instellingen Enkele bijzonderheden: O.a: Single Sign On (alleen in overleg met Fortes) Persoonlijke taalset ja/nee NB: Hier kun je de te kiezen taalsets bepalen

Setup > Licenties Enkele bijzonderheden: Licentiesleutel aanvragen Aanvragen extra licenties Vernieuwen van licentie Invoeren licentiesleutels Voor on Premise klanten. Beschrijving staat op de Customer Support Portal Auteursrechtelijke informatie

Setup > Update Voor On-Premise klanten. Beschrijving staat op de Customer Support Portal Enkele bijzonderheden:

Gebruikersbeheer, configuratie en instellingen Modellen algemeen Portfoliomanagement Projectmanagement Overige functionele modules Custom velden Rapporten Customer Support & vooruitblik Examen

Modellen algemeen Leerdoelen .
Belangrijkste leerdoelen van dit hoofdstuk: Begrijpen wat modellen zijn en doen Het inrichten van modellen Het Matroesjka principe

Inhoudsopgave Inleiding Modellen algemeen Hoe werken modellen
Beheer modellen

Modellen algemeen Hoe werken modellen?
Een project/programma/portfolio is een kopie van een model Een object zit permanent gekoppeld aan een model Sommige aanpassingen in een model werken dynamisch door naar de al-met-dat-model-gestarte objecten Voorbeeld: de lay-out van de tab eigenschappen Sommige aanpassingen in een model werken niet door naar de al-met-dat-model-gestarte objecten Voorbeeld: de inhoud van de Gantt

Hoe werken modellen: systeemkaders
Modellen algemeen Hoe werken modellen: systeemkaders Systeeminstellingen zijn kaderstellend voor de configuratiemogelijkheden van modellen Voorbeeld: tijdschrijfinstellingen in het projectmodel (rechts) zijn wel/niet beschikbaar afhankelijk van systeeminstellingen (links):

Hoe werken modellen: portfoliomodel overruled
Modellen algemeen Hoe werken modellen: portfoliomodel overruled Je kunt portfoliomodellen, programmamodellen en projectmodellen onafhankelijk van elkaar configureren Een portfoliomodel is bepalend voor het daadwerkelijk gedrag van een project/programma in dat portfolio Voorbeeld: de financiële configuratie van het portfoliomodel (links)‘overruled’ de financiële configuratie van een projectmodel (rechts) voor projecten in dat portfolio

Hoe werken modellen: nieuwe modellen maken
Modellen algemeen Hoe werken modellen: nieuwe modellen maken Een model baseren op een ander model: Op het tab modellen: klik op bij het betreffende modeltype Exporteer een bestaand model en importeer het Hierbij verdwijnt geen informatie Een model baseren op een bestaand object: In een map: sla een project op als model Hierbij blijft behouden: structuur en benaming (bv planning), templates, configuratie Hierbij verdwijnt: andere informatie dan planning data, projectinformatie en eigenaren

Inhoudsopgave Inleiding Modellen algemeen Hoe werken modellen
Beheer modellen

Beheer van modellen: pagina lay-out maken
Modellen algemeen Beheer van modellen: pagina lay-out maken Met de pagina lay-out editor kun je pagina’s zelf inrichten De editor komt op meerdere plekken in modellen voor (zie volgende slide) Je kunt lay-outs ‘overnemen’ met behulp van exporteren/importeren. Voorwaarde is wel dat deze van hetzelfde objecttype zijn.

Beheer van modellen: pagina lay-out maken
Modellen algemeen Beheer van modellen: pagina lay-out maken Waar kan je pagina lay-outs maken? Tab Eigenschappen Detailpagina van plan-items Detailpagina’s van logboeken zoals issues, risico’s e.d. In rapportagemodellen Detailpagina’s van portfolio-items

Modellen algemeen Beheer van modellen: de pagina lay-out editor
Kies Custom page lay-out Sleep items van rechts naar links om ze toe te voegen Begin met het een Page Section Een Grid is een matrix om gegeven te tonen De beschikbare velden om op de pagina te plaatsen Page sections met kolommen, rijen en velden Voeg ‘losse’ labels toe aan de pagina

Modellen algemeen Beheer van modellen: de pagina lay-out editor
Dubbelklik op de Page Section om de detailpagina te openen Voer de titel in Bepaal het aantal kollommen in de sectie Bepaal de breedte van de label van velden Kies een achtergrond kleur voor de Page Section Herstel de originele kolombreedtes

Beheer van modellen, pagina lay-out maken: best practices
Modellen algemeen Beheer van modellen, pagina lay-out maken: best practices Gebruik secties waar het kan. Vul aan met grids waar het moet (zie verder). Laat de kolombreedtes op auto staan. Gebruik instellen van kolombreedtes alleen als de auto instelling niet voldoet. Stel in elke sectie de ‘Label breedte’ gelijk in; ervaringscijfer is 200. NB: hiermee definieer je op het oog een ‘kantlijn’ in het scherm. Gebruik het component ‘label’ alleen als nodig. Als de veldoptie ‘toon label’ volstaat, gebruik dan dat. Pas daarvoor zo nodig de naam van het veld aan. Werk bij ‘notitievelden’ juist wel met labels, en zet het betreffende veld onder het label. NB: hiermee ontstaat op het oog een tweede ‘kantlijn’ in het scherm. Grids zijn handig als je een tabel met rijen/of kolomkoppen wilt weergeven. NB: bij Grids moet je juist wel kolombreedtes instellen; reden hiervoor is dat sommige browsers ‘lege velden’ in Grids inklappen wat het scherm onleesbaar maakt. Hou het bovenste kader gelijk aan het ‘standaard’ scherm van specialistische producten. Dan Geef secties een kleur, al is het ‘off white’. Gebruik gekleurde horizontale balken in het scherm; dit kan met ‘lege’ secties. NB: een lege sectie met één kolom geeft een dunne streep op het scherm

Modellen algemeen Beheer van modellen: pagina lay-out zonder editor
Op een aantal plekken is de pagina lay-out editor nog niet beschikbaar. Daar is lay-out nog instelbaar via de configuratie van de custom velden. Categorieën geven ‘secties’ op pagina’s zonder editor Bepaalt volgorde van velden per ‘sectie’ op pagina’s zonder editor Toon het veld wel of niet op pagina’s zonder editor Bepaalt breedte van het veld op pagina’s zonder editor

Beheer van modellen: pagina lay-out maken: how to
Modellen algemeen Beheer van modellen: pagina lay-out maken: how to Pagina lay-out maken  QRC: Functioneel Beheer

Beheer van modellen: oefeningen
Modellen algemeen Beheer van modellen: oefeningen Oefening 8 t/m 10; 8. Aanpassen pagina lay-out, tabblad Eigenschappen 9. Gebruik van grids in pagina lay-out 10.Gebruik van kleuren in pagina lay-out

Inrichten van het portfoliomodel: how to
Modellen algemeen Inrichten van het portfoliomodel: how to Inrichten portfoliomodel  QRC Functioneel Beheer Inrichten rapportagemodel  QRC Functioneel Beheer

Portfoliomanagement Leerdoelen .
Belangrijkste leerdoelen van dit hoofdstuk: Samenhang van Portfolio- en de Projectfunctionaliteit begrijpen: Portfolio’s, Portfolio-items, Programma’s en Projecten Verschil tussen synchronisatie en publicatie begrijpen Inrichten van het Portfoliomodel Instellen van veldgedrag Instellen van de financiële configuratie Inrichten van het Rapportagemodel

Inhoudsopgave Inleiding Portfoliomanagement Module Model

Portfoliomanagement - Module
Het portfoliomanagement proces strategie collegeprogramma wetgeving idee concurrenten technologie idee- selectie initiatief- selectie I I I P P P P I I P I P P P de juiste projecten doen het totaal aan projecten juist doen afgesloten projecten P P P P P P P P P opstart van projecten lopende projecten

Het portfoliomanagement proces strategie collegeprogramma ideeën- inventarisatie wetgeving idee concurrenten technologie idee- selectie initiatief- selectie portfolioselectie/ scenarioplanning I I I P P P P I portfoliomanagement I P I P P P de juiste projecten doen het totaal aan projecten juist doen afgesloten projecten P P P P P P P P P opstart van projecten lopende projecten

Van idee tot gerealiseerde baten Ideeën: ondersteunt het proces ideeën-inventarisatie Portfoliomanagement: ondersteunt de processen portfolioselectie en portfoliomanagement Benefits ondersteunt het proces batenmanagement

Ideeën vrij vastleggen vanuit een idee initiatieven starten Benefits vrij definiëren benefitswidget relatie met projecten tonen realisatie monitoren

starten van initiatieven en projecten registreren van KPI’s en financiën projecten laten rapporteren aan het portfolio een portfolio ‘opslaan als een versie’ scenarioplanning stakeholder-rapportage (mobile reporting met iOS/Android app) raadplegen van doorsnedes met ‘Eigen overzichten’ multi-portfoliomanagement mogelijk (aparte licentie)

Portfoliorapportage: hoe werkt dat in de praktijk?

Portfoliomanagement: het portfolio-overzicht Widgets tonen visualisaties Lijst van projecten en initiatieven Bewaren van portfolio versies Rapportagemodellen voor rapportage aan het portfolio

Portfoliomanagement: het financieel grid Het financieel grid toont een financieel overzicht van het totale portfolio Wat je ziet en wat je kunt wijzigen hangt af van de financiële configuratie

Portfoliomanagement: stakeholderrapportage Grafische weergave/analyse van het portfolio Dashboard is raadpleegbaar op tablet en mobiele telefoon (via de Fortes app) Beschikbaar in Portfolio’s en in Eigen Overzichten

Portfoliomanagement: scenarioplanning Om scenario’s te maken en toe te passen Widgets tonen een scenario in financiën en uren en in twee vrij te definiëren KPI’s Optimaal scenario berekenen met maximalisatie & beperkingen Voorbeeld: “maximaliseer baten bij beperking budget=10 miljoen”

Portfoliomanagement: multi portfoliomanagement Om in meerdere OE’s portfoliomanagement te voeren Maakt gelaagdheid in portfolio’s mogelijk Voor enterprise klanten Corporate Portfolio Management Project Management Division West Division South Portfolio Management Portfolio Management Project Management Project Management abcdef : een OU ghijk : de OU configuratie

Synchronisatie, publicatie & portfoliorapportage Een project* bestaat ook in een portfolio, namelijk als een ‘portfolio-item’ van het type ‘project’ Gegevens van projecten bestaan ook bij het bijbehorende portfolio-item Je kunt gegevens tussen portfolio-item en project bijwerken met behulp van synchronisatie of publicatie Portfolio Management Project Management Portfolio Portfolio Report Request Folder Folder Portfolio-item Project * waar ‘project’ staat kun je ook ‘programma’ lezen

Synchronisatie, publicatie & portfoliorapportage Het gedrag van velden in en tussen portfolio & project is instelbaar per portfoliomodel (en eventueel afwijkend per portfolio). Systeemvelden hebben voor-ingericht gedrag. Als je een custom veld aanmaakt staat het gedrag standaard op ‘aan beide zijden beschikbaar’, ‘beide zijden wel/niet* wijzigbaar’, en ‘geen synchronisatie’ (*: conform custom veld instelling) Portfolio Management Project Management Portfolio Portfolio Report Request Folder Folder Portfolio-item Project

Synchronisatie, publicatie & portfoliorapportage Synchronisatie stel je in per veld en per financieel type Mogelijke instellingen bij velden: Een wijziging bij het portfolio-item werkt automatisch door naar het project Een wijziging bij het project werkt automatisch door naar het portfolio-item Een veld is wijzigbaar bij het portfolio-item tot start project, daarna werkt een wijziging bij het project automatisch door naar het portfolio-item Wijzigingen worden niet gesynchroniseerd (dus: ongelijkloop mogelijk!) Nota Bene: daarnaast kan een veld wel of niet beschikbaar zijn bij portfolio-item of project. Dan is synchronisatie of publicatie niet van toepassing! Project name Portfolio-item name Project background Portfolio-item background Portfolio-item result Project result Project status Portfolio-item status Portfolio-item priority

Synchronisatie, publicatie & portfoliorapportage Als je wijzigingen niet synchroniseert, kun je ze via de portfoliorapportage laten bijwerken – dit heet publiceren Met publicatie creëer je als het ware in het portfolio een ‘foto’ van (sommige gegevens van) projecten/programma’s Portfolio-item status Project status Portfolio Report Request Portfolio-item status Project status

Synchronisatie, publicatie & portfoliorapportage: how-to Gedrag van velden instellen  QRC Custom velden Gedrag van velden aanpassen  QRC Custom velden Gedrag van financiële typen instellen  zie hoofdstuk 4. Modellen Portfoliorapportage inrichten  zie hoofdstuk 4. Modellen

Beheer van modellen: oefeningen Oefening 11 Rapportagemodel inrichten

Inhoudsopgave Inleiding Portfoliomanagement: Module en model Module

Portfoliomanagement - Model
Portfoliomodel: portfolio-item kaart Met een portfolio-item kaart kun je eenvoudig de relevante projectgegevens raadplegen zonder het project zelf te openen. De indeling van een portfolio-item kaart is naar wens aan te passen. De portfolio-item kaart kun je op twee plaatsen instellen: In het portfoliomodel In het portfolio (‘afwijkend van het portfoliomodel’) Zie verder: Beheer van modellen, Pagina lay-out maken

Portfoliomodel Een portfoliomodel bestaat uit: Portfolio-item kaart Veldconfiguratie Financiële configuratie Rapportagemodel(len) Rapporten & documenten

Portfoliomodel: veldconfiguratie In een portfolio(model) kun je het gedrag van velden configureren. Veldconfiguraties kunnen verschillen per portfolio(model) Veldconfiguratie is vooral van belang voor custom velden. Deze velden hebben in het project en het portfolio dezelfde naam, maar kunnen qua gedrag en inhoud van elkaar verschillen: Je kunt velden wel of niet beschikbaar stellen. Je kunt velden wel of niet aanpasbaar maken. Je kunt velden laten synchroniseren van project naar portfolio of andersom.

Portfoliomodel: veldconfiguratie In het portfoliomodel toont het veldconfiguratie scherm ‘standaard’ gedrag in zwart. ‘Aangepast’ gedrag toont in blauw. In een portfolio toont het veldconfiguratie scherm het gedrag conform het portfoliomodel in zwart. Gedrag ‘afwijkend van het portfoliomodel’ toont in blauw.

Portfoliomodel: veldconfiguratie wijzigen Best practice: Als je ‘aangepast’ gedrag wilt wijzen: Stap 1: stel in op ‘geen lokale configuratie’ en sla op Stap 2: stel het gewenste aangepaste gedrag in Voor meer over veldconfiguratie: zie Hoofdstuk Structuur, IV

Portfoliomodel, veldconfiguratie: how to Instellen van veldgedrag  QRC Custom Velden

Synchronisatie, publicatie & portfoliorapportage: oefeningen Oefening 12: Instellen van veldgedrag Pas het standaard veldgedrag aan voor ‘velden die per publicatie worden bijgewerkt’ Pas het standaard veldgedrag in diverse varianten: niet beschikbaar voor de projectmanager synchronisatie ‘van portfolio naar project’ eerst wijzigbaar in portfolio, na start in project synchronisatie ‘van project naar portfolio’ Controleer de weergave van veldgedrag in een portfolio [NB: gebruik hier de vorige oefening voor synch PF>PR]

Portfoliomodel: financiële configuratie De financiële configuratie omvat: zichtbaarheid van perioden in het financieel grid (huidige, voorgaande, opvolgende periode) gedrag en detailniveau van de financiële typen (gereserveerd, budget, besteed, verplicht, prognose) beschikbaarheid van financiële categorieën enkele weergave opties Financiële configuratie kan op twee plaatsen: in een portfoliomodel in een portfolio (‘afwijkend van het portfoliomodel’)

Portfoliomodel, financiële configuratie: het prognoseproces “estimate at completion (EAC)” ” “estimate to complete (ETC)” prognose startdatum (PSD) bestedingen huidige periode prognose huidige periode prognose volgende financiële perioden bestedingen vorige financiële perioden “geschat” prognose vanaf PSD (inclusief bestedingen na PSD!) EAC negeert bestedingen na PSD! op basis van boekdatum

Portfoliomodel, financiële configuratie: how to Instellen van de financiële configuratie  QRC Financieel grid

Portfoliomodel: rapportagemodel(len) Portfoliorapportage dient om gegevens ‘beheerst’ van projecten naar het portfolio halen: ‘het maken van een foto’ Nota Bene: zie Structuur, IV: synchroniseren versus publiceren Welke gegevens het betreft definieer je in het rapportagemodel, met behulp van de pagina lay-out editor. Portfolio Management Project Management Portfolio Portfolio Report Request Folder Folder Portfolio-item Project

Portfoliomodel: rapportagemodel(len) Portfolio X Initiatief A Project 1 Project 2 Project 3 Portfolio Y Initiatief B Project 4 Single Sheet statisch dynamisch Enterprise Programma 1 Project 1 Portfolio Rapportage Project 2 Programma 2 Project 3 Project 4 Project 5 Single Sheet rapportagemodel(len)

Projectmanagement Leerdoelen .
Belangrijkste leerdoelen van dit hoofdstuk: Kennis maken met enkele bijzondere functies Werken met toleranties Op maat maken van projectrollen De mogelijkheden werkpakket planning Orderadministratie De verschillen tussen de projectmodellen (Generiek, Single Sheet en Agile)

Inhoudsopgave Inleiding Projectmanagement: Module en model Module

Projectmanagement - Module
Projectmanagement: het project-overzicht Projectmanagement ondersteunt het proces van het plannen en beheersen van projecten van start tot eind Tab Rapporten Tab Eigenschappen Tab Portfoliorapportage Tab Resourcemanagement Logboeken (I, R, K, W, A, L, O) Tab Planning (Gantt, €, uren, PDF) Tab Financials (Financieel grid) Automatische rapporten

Projectmanagement: werkpakketplanning Het is mogelijk de planning van een werkpakket over te laten aan een Eigenaar anders dan de projectmanager. Deze functionaliteit zit achter een feature toggle. De Eigenaar van een werkpakket kan dan binnen het werkpakket producten en activiteiten: toevoegen en plannen uren plannen logitems aanmaken afhankelijkheden toewijzen

Projectmanagement: werkpakketplanning Werkpakketplanning:

Projectmanagement: orderadministratie Orderadministratie ondersteunt het voeren van je financiële administratie op orders, die je kunt linken aan plan-items. Je kunt de orderadministratie gebruiken om handmatig kosten in te voeren, of (als je kosten importeert) om kosten te tonen. In PTB kun je op meerdere niveaus je financiële administratie voeren: Op het niveau van projecten (en financiële categorieën) Op het niveau van plan-items (en financiële categorieën) Op het niveau van orders (en financiële categorieën)

Projectmanagement: orderadministratie de order detail-pagina het logboek in het logboek

Projectmanagement: toleranties Toleranties zijn afgesproken afwijkingen ten opzichte van planning in plan-items, kosten en uren Project status monitoren, middels RAG indicators O.b.v. vooraf afgestemde tolerantie (met PM en stuurgroep) Bij overschrijding rapporteren naar stuurgroep Toleranties zijn in te stellen op map-niveau en per project Toleranties kunnen absoluut en/of relatief zijn Toleranties gelden over plan-items van het gehele project

Projectmanagement: toleranties Uitzondering voor generieke projecten Stage Planning Active Stage Only

Projectmanagement: Earned Value Management Een methode om objectief de voortgang en prestaties van een project te meten EVM widget op projectniveau en op plan-item niveau PTB ondersteunt twee Earned Value methoden: , 100% value bij finish, en 50-50, 50% value bij start, 50% bij finish

Projectmanagement: Werkpakketplanning: oefeningen Oefening 13: Gebruik van werkpakketplanning

Inhoudsopgave Inleiding Projectmanagement: Module en model Module

Projectmanagement - Model
Projectmodel Een projectmodel is een sjabloon voor een heel project Elk project dat gestart wordt is een kopie van een projectmodel Vervolgens kan het project naar wens worden aangepast Soorten: Generiek model Single Sheet model Agile model

Projectmodel Algemene onderdelen (alle projectmodellen): Automatische rapporten Optioneel: gekoppelde resourcepools Achter feature toggle: rechten van projectrollen aanpassen Specifieke onderdelen (Generiek model en Agile model): Configuratie van ‘gedrag van kosten en uren’ en tijdsregistratie Specifieke pagina lay-outs: tab eigenschappen, log-items, plan-item-pagina’s Achter feature toggle: voorwaardelijke pagina lay-outs op plan-item-pagina’s Een planning met fasen en producten Een bibliotheek met producten Een productdecompositie Goedkeuringsaanvraag instellingen op plan-items

Projectmodellen, algemeen: Automatische rapporten Automatische rapporten vullen zich met informatie uit Principal Toolbox op het moment dat je ze start  zie verder het hoofdstuk Rapporten Je kunt in een projectmodel Automatische rapporten toevoegen in het kader Automatische rapporten op de eigenschappenpagina van plan-items Best Practice: gebruik interne referentienummers om Automatische rapporten toe te voegen aan een model.

Automatische rapporten centraal beheren: met interne documentverwijzingen Project Management, tab documenten & kennis Link ID toevoegen aan ‘automatische rapporten’ in Projectmodel Link ID wordt gekopieerd bij aanmaken project Unique reference number

Projectmodellen, algemeen: rechten van projectrollen aanpassen Aanzetten met feature toggle geeft: extra tab Permissies, en filter-knop op Gantt op het tab Overzicht Bestaande rollen aan te passen: verbergen van tabs en logboeken Custom rollen toe te voegen: Creëren met een project custom veld, type ‘Security rol’ Wijzigrechten staan vast: gelijk aan teamlid Ook hier: verbergen van tabs en logboeken Note: werkt op projectrol, niet voor administrator Optie: sta projectmanager wel/niet toe zelf permissies aan te passen

Projectmodellen, algemeen: wijzigen van een projectmodel Sommige wijzingen in een projectmodel werken ‘dynamisch’ door naar al-met-dat-model gestarte projecten, andere wijzingen niet: Werkt wel door in bestaande projecten: pagina lay-out van de tab Eigenschappen, pagina lay-out van (bestaande) plan-items, goedkeuring van plan-items, rechten van projectrollen Werkt niet door in bestaande projecten: wijzingen in de Gantt, gekoppelde resourcepools en (nieuwe) Automatische rapporten

Projectmodellen, algemeen: best practices Een organisatie heeft vaak een beperkt aantal projectmodellen. Het kan zinvol zijn modellen te maken voor veel voorkomende projecten, bijvoorbeeld grote/kleine of IT/ R&D projecten Het aantal projectmodellen is een balans tussen beheergemak versus gebruiksgemak. ‘Verplichte plan-items’ bevorderen uniformiteit in taal en manier van werken Beheer projectmodellen op een centrale plek: de tab Documenten & Kennis van de bovenste OE Tip: met de knop Verplaats kun je modellen verplaatsen

Projectmodel: het generiek model Het generieke projectmodel bevat: configuratie van ‘gedrag van kosten en uren’ en tijdsregistratie een eigenschappenpagina een planning met fasen en producten Automatische rapporten aangepaste pagina lay-out van plan-items een bibliotheek met producten een productdecompositie goedkeuringsaanvraag instellingen op plan-items gekoppelde resourcepools

Projectmodel, het generiek model: configuratie Stel gedrag van financiële typen in Stel in waar je kosten kunt invoeren: in de Gantt (kostentab) het financiële grid In het orderlogboek Stel gedrag van bestede uren in Stel hier gedrag voor tijdregistratie in

Projectmodel, het generiek model: voorwaardelijke plan-item-lay-out De getoonde lay-out van een plan-item pagina volgt de volgende regels: gebruik de lay-out gedefinieerd op het specifiek plan-item, anders: gebruik de ‘voorwaardelijke’ lay-out gedefinieerd op het tabblad Plan-item lay-out (als er een regel van toepassing is), anders: gebruik de standaard lay-out gedefinieerd in de custom veld instellingen

Projectmodel, het generiek model: voorwaardelijke plan-item-lay-out Op het tabblad Plan-item lay-out kun je regels instellen welke pagina lay-out onder welke voorwaarde van toepassing is op welke plan-items. Bijvoorbeeld: Regel 1: Als plan-item-type=fase, dan gebruik lay-out A Regel 2: Als plan-item-naam=PID, dan gebruik lay-out B Regel 3: Als plan-item-type=product, dan gebruik lay-out C

Projectmodel, het generiek model: planning en bibliotheek Het projectmodel bevat een op maat gemaakte inhoud: fasen, werkpakketten, producten, doorlooptijden en afhankelijkheden Je kunt plan-items verplicht stellen ( ). Verplichte plan-items kunnen niet door de projectmanager worden aangepast of verwijderd. In de sectie Productdecompositie kun je een productenbibliotheek opnemen.

Projectmodel, het generiek model: goedkeuring van plan-items In het model kun je voor een plan-item ‘product-goedkeuring’ aanzetten en instellen Bij goedkeuring gaat een plan-item ‘op slot’. Er kunnen dan bijvoorbeeld ook geen documenten meer worden toegevoegd

Inrichten van een projectmodel: how-to Een projectmodel maken  QRC Functioneel Beheer Een projectmodel wijzigen  QRC Functioneel Beheer

Modellen algemeen Beheer van modellen: oefeningen Oefening 14 en Nieuw projectmodel maken 15. Permissies op projectrollen aanpassen

Projectmodel: het Agile model Ondersteuning van Agile Projectmanagement Combineren van producten en sprints in één planning Epics, sprints, user stories, bugs, MoSCoW, story points Backlog en Taskboard

Projectmodel: het Agile model Het Agile projectmodel bevat: configuratie van ‘gedrag van kosten en uren’ en tijdsregistratie configuratie van de ‘Task Board’ pagina lay-out op tab Eigenschappen een planning Automatische rapporten pagina lay-out op plan-items een backlog met plan-items goedkeuring op plan-items gekoppelde resourcepools

Projectmodel, het Agile model: configuratie Task Board NB: configuratie ‘kosten en uren’ en ‘tijdregistratie’ is gelijk aan het regulier projectmodel Map de juiste custom velden op de juiste variabelen

Projectmodel: het single sheet model Met een single sheet kun je projecten registreren en erover rapporteren, zonder gebruik te maken van projectbeheersing. Een single sheet project bestaat uit één pagina: een voorgedefinieerde basis aangevuld met de voortgangsrapportage uit het portfolio! Aan een single sheet project kun je later nog een projectmodel koppelen

Projectmodel, single sheet model: configuratie Er zijn twee systeeminstellingen voor single sheet projecten: Een single sheet model heeft geen eigen configuratie (op modelniveau)

Inrichten van een projectmodel: how-to Een projectmodel maken  QRC Functioneel Beheer Een projectmodel wijzigen  QRC Functioneel Beheer

Modellen algemeen Beheer van modellen: oefeningen Oefening 16 Singlesheet projecten

Gebruikersbeheer, configuratie en instellingen Modellen: Algemeen Portfoliomanagement: Module en model Projectmanagement: Module en model Overige functionele modules Custom velden Customer Support & vooruitblik Oefeningen Examen QRC’s

Overige functionele modules
Leerdoelen . Belangrijkste leerdoelen van dit hoofdstuk: Kennis maken met overige modules Programmamanagement Resourcemanagement Tijdregistratie Kennis maken met Import / Export module

Inhoudsopgave Inleiding Overige Modulen: Programmamanagement
Resourcemanagement Import/Export

Overige module Programmamanagement: het programma-overzicht
Programmamanagement ondersteunt het proces van het plannen en beheersen van een programma van start tot eind Tab Portfoliorapportage Tab Rapporten Tab Eigenschappen Widgets Logboeken (I, R, K, W, A, L, O) Automatische rapporten Gestarte projecten Nog te starten projecten

Programmamanagement: de programma-gantt
Overige module Programmamanagement: de programma-gantt Programma-planning met lopende en nog-niet-gestarte projecten, inclusief door het programma bepaalde deliverables

Overige module Programmamodel
Een programmamodel is een sjabloon voor een heel programma Elk programma dat gestart wordt is een kopie van een programmamodel Vervolgens kan het programma naar wens worden aangepast

Overige module Programmamodel Het programmamodel bevat:
configuratie van ‘gedrag van kosten en uren’ een eigenschappenpagina een planning met (programma)fasen, programmaproducten, projecten en projectdeliverables Automatische rapporten aangepaste pagina lay-out van plan-items

Overige module Programmamodel: configuratie
Stel gedrag van financiële typen in Stel in waar je kosten kunt invoeren: in de Gantt (kostentab) het financiele grid In het orderlogboek Stel gedrag van bestede uren in

Overige module Resource Management
Plannen, aanvragen en alloceren van resourcecapaciteit op projecten: Projectmanagers plannen & vragen resourcecapaciteit aan Resourcemanagers beheren beschikbaarheid & alloceren capaciteit Geeft inzicht: Wie werkt wanneer aan welk project? Is er capaciteit om dit project te gaan doen? Welke capaciteitsbehoefte vanuit projecten komt er aan? Wordt het team efficiënt ingezet?

Tijdschrijven (realisatie)
Overige module Resource Management Projectmanager Resourcemanager(s) Resources aanvragen Resource alloceren Tijdschrijven (realisatie) Resources plannen Project plannen Beschikbaar-heid beheren Medewerkers

Resource Management: Resource Allocatie voor de resourcemanager
Overige module Resource Management: Resource Allocatie voor de resourcemanager Resourcepool per team Tabbladen voor: invoer beschikbaarheid, zien van aanvragen, allocatie op projecten en lijnactiviteiten Rapportages en widgets voor inzicht en analyse.

Resource Management: Resource Allocatie voor de project manager
Overige module Resource Management: Resource Allocatie voor de project manager Uren plannen op resource en/of skill in de Gantt Tabblad voor: uren aanvragen, zien van gealloceerde uren

Resource Management: De Praktijk
Overige module Resource Management: De Praktijk Resource Management Heartbeat

Resource Management: Resource Allocatie: how-to
Overige module Resource Management: Resource Allocatie: how-to Configureren van Resource Management (a tot z..)  QRC Resource management configuratie

Resource Management: Tijdregistratie
Overige module Resource Management: Tijdregistratie Tijdschrijven op projecten/fasen/producten en op ‘niet-project-activiteiten’ Op basis van weekstaten Diverse soorten goedkeuring mogelijk

Resource Management: Tijdregistratie weekstaat
Overige module Resource Management: Tijdregistratie weekstaat Tijdschrijven in PTB of in de Fortes app

Resource Management: Tijdregistratie: how-to
Overige module Resource Management: Tijdregistratie: how-to Configureren van Tijdregistratie (a tot z..)  QRC Tijdregistratieconfiguratie NPA-set beheren Resources beheren Startdatum uurtarief Weekstaten beheren Fortes app Weekstaten heropenen  QRC Weekstaat goedkeuren

Resource Management: Resource Allocatie: oefeningen
Overige module Resource Management: Resource Allocatie: oefeningen Oefening 17: Gebruik en beheren van resource management

Overige module Import/export module
Om gegevens uit te wisselen met externe systemen. Data uitwisseling op basis van bestands/berichtenuitwisseling met CSV, XML of webservices Voorbeelden: Import van financiële gegevens (budget/verplicht/besteed) Import van beschikbaarheid/verlof Export van gerealiseerde uren Aanmaken project in financiële administratie Export projectgegevens naar documentgenerator

Overige module Waarschuwing De import/export module is een
geavanceerde functionaliteit Verkeerd gebruik kan leiden tot gegevensverlies

Werken met de import/export module: how-to
Overige module Werken met de import/export module: how-to Uitvoeren en beheren van imports en exports  aparte documentatie

Custom velden Leerdoelen . Belangrijkste leerdoelen van dit hoofdstuk:
Gebruiken van custom velden Configureren van Custom velden

Custom velden Onderwerpen Wat is een custom veld Configuratie
Standaard Advanced

Custom velden Wat is een custom veld
Door de klant toe te voegen ‘eigen velden’. Zoals systeem velden te gebruiken in weergaven en rapportages. Vrij in te richten per object, zoals OE, portfolio, project, plan-items, risico’s, issues, resources, enz. Veel typen beschikbaar, zoals: tekst, getal, valuta, datum, selectie vak, persoon, afbeelding, .. Voorbeelden van custom velden: Project: strategische bijdrage, projectnummer, status T/G/K Risico: tegenmaatregelen, ‘kans*impact’ Tijdslijn: bestedingen per fase Custom velden zijn systeembreed!

Custom velden Wat is een custom veld De objecten:

Custom velden Onderwerpen Wat is een custom veld Configuratie
Standaard Advanced

Custom velden Wat is een custom veld Typen custom velden

Custom velden Configuratie: standaard opties Veld wel/niet
actief Veldcategorie (geeft structuur in veldopsommingen) Veldnaam Verkorte naam is te tonen in weergaven (maak dit veld ‘leeg’ om de veldnaam over te nemen) Tekst toont als ‘tooltip’ bij aanwijzen veld in detailpagina Veld is wel/niet aanpasbaar door gebruiker (bv. berekend veld) Veldtype Advanced options

Custom velden Configuratie: standaard opties
Op een aantal plekken is de pagina lay-out editor nog niet beschikbaar. Daar is lay-out nog instelbaar via de configuratie van de custom velden. Categorieën geven ‘secties’ op pagina’s zonder editor Bepaalt volgorde van velden per ‘sectie’ op pagina’s zonder editor Toon het veld wel of niet op pagina’s zonder editor Bepaalt breedte van het veld op pagina’s zonder editor

Configuratie: advanced options
Custom velden Configuratie: advanced options Reset veld: terug naar de basisinstellingen van het custom veld LET OP: dit verwijdert alle in dit veld ingevoerde data; niet te herstellen Herbereken veld: voer de calculatie nu systeembreed uit LET OP: complexe calculaties kunnen de performance beïnvloeden Calculatie: rekenformule, bijvoorbeeld ‘kans*impact’ Condities: voorwaarden voor wijzigen of zien van het veld, bijvoorbeeld: ‘alleen wijzigbaar en zichtbaar voor de rol Admin’ Voor calculaties & condities neem contact op met

Beheer van custom velden: how to
Aanmaken van custom velden  QRC Custom velden Wijzigen van custom velden  QRC Custom velden Gebruik van custom velden  QRC Custom velden Zichtbaar maken op pagina lay-out  QRC: Functioneel Beheer

Custom velden: oefeningen
Oefeningen 18 t/m 20 Custom velden waarden toevoegen en verwijderen Maak nieuwe custom velden aan Maak nieuwe custom velden zichtbaar in de applicatie

Inhoudsopgave Welkom Basisconcepten Principal Toolbox

Rapporten Leerdoelen . Belangrijkste leerdoelen van dit hoofdstuk:
Kennis maken met verschillende vormen van rapporteren Widget, Onscreen: Weergave en Timeline weergave Excel Word Stakeholder rapportage met de Principal Toolbox App

Rapporten Onderwerpen De verschillende soorten rapporten
On screen rapporten op basis van weergaven On screen rapporten met timeline-rapporten Automatische rapporten On screen rapporten met widgets Stakeholder rapportage met de Principal Toolbox App

Verschillende soorten rapporten binnen PTB
On screen rapporten Op basis van weergaven en widgets In dashboards (raadplegen, muteren) In het kader Rapporten (raadplagen, rapporteren) Automatische rapporten Op basis van velden en weergaven Excel of Word Stakeholder rapportage Op basis van widgets Principal Toolbox App

Rapporten Verschillende soorten rapporten: wat vind je waar?
Automatische Rapporten Kader Automatische Rapporten On screen Rapportages: weergaven In alle ‘dashboards’ Kader of tabblad ‘Rapporten’ On screen Rapportages: TL-weergaven In alle ‘dashboards’ Kader of tabblad ‘Rapporten’ On screen rapportages: widgets Overal in Principal Toolbox In de mobiele app (via ‘stakeholderrapportage’) Stakeholder rapportage In de mobiele app (via ‘Dashboardrapportage’)

Rapporten Documentbeheer binnen PTB Achtergrond-documentatie
alle projecten en programma’s OE-tabblad Documenten & Kennis Map-tabblad Documenten & Kennis Achtergrond-documentatie per project, programma of portfolio Tabblad Documenten Project resultaten Tabblad Documenten In de plan-item-pagina (evt. als hyperlink)

Verschillende soorten rapporten: de inhoud hangt af van de plek
Je kunt op elk niveau rapporteren: Organisatie-eenheid niveau Portfolio niveau Map niveau Project of Programma niveau Logboek niveau Navigeer naar het juiste niveau en kies: Dashboards: voor on screen rapportages Kader/Tab Rapporten: voor on screen rapportages Kader Automatische Rapporten: voor automatische rapporten

Rapporten Verschillende soorten rapporten: rapporteren op portfolio’s, mappen, programma’s en projecten rapporteren per OU rapporteren per ‘functionele module’ Corporate Division West Division South Portfolio Management Project Management Project Management jan Portfolio 2 feb Portfolio Report Request Team 1 Team 2 Team A Team B mrt Programme apr Project Project mei Project Pre Project Portfolio 1 jan Portfolio Report Request feb Project mrt apr Project mei Project rapporteren per portfolio (in de tijd) rapporteren per map rapporteren aan portfolio rapporteren per project/programma rapporteren per portfolio

Verschillende soorten rapporten: rapporteren op OE-niveau
Rapporteer over alle informatie in en gelinked aan deze functionele module Rapporteer over alle informatie in deze OE en onderliggende OE’s

Organisatie-eenheden: rapportage op OE én onderliggende OE’s
Rapporten Organisatie-eenheden: rapportage op OE én onderliggende OE’s PM OU PM OE Rapporteer over alle informatie in deze OE en onderliggende OE’s Rapporteer over alle informatie in en gelinked aan deze functionele module PM OU PM OE PM OU PM OU PM OU

On screen rapporten - op basis van weergaven
Je kunt weergaven gebruiken op Weergaven bestaan op alle objecten: verschillende niveaus: Actie Organisational Units Benefit Boekingsregel Project Issue Programma Kwaliteitsbeoordeling Map Leerpunt Portfolio Alle portfolio’s Order Alle logboeken Organisatie-eenheid Portfolio's Product / plan-item Projecten / Programma's Een weergave kun je zelf samenstellen uit de beschikbare velden. Risico User group / Resource Weekstaat Wijziging

Beheren van on screen rapporten – op basis van weergaven
Weergaven definiëren, opslaan en wijzigen  Zie QRC Rapportage

On screen rapporten - op basis van weergaven: oefening
Oefening 21: Maak een on screen rapportage van projectinformatie

On screen rapportage met timeline rapporten: wat zijn boekingsregels?
Resource Management Project Management Time Entry Program Management Portfolio Management ID Date … Import / Export

On screen rapportage met timeline rapporten
Tijdlijn rapporten zijn gebaseerd op boekingsregels gebruik je om in de tijd te rapporteren over kosten of uren zijn beschikbaar op OU/portfolio/enterprise/map/programma/project-niveau Een timeline rapport toont een overzicht in de tijd op basis van de starten einddatum van boekingen. Bijvoorbeeld: ‘de totale kosten per maand per project ‘ ‘het aantal uren per resource dat is gealloceerd per project’

Beheer van on screen timeline rapporten: how to
Tijdlijnrapport definiëren  QRC Rapportage

On screen rapporten - op basis van timeline weergaven: oefening
Oefening 22: Instellen van timeline weergaven

On screen rapporten op basis van weergaven On screen rapporten met timeline-rapporten Automatische rapporten Automatische Excel rapporten Automatische Word rapporten On screen rapporten met widgets Stakeholder rapportage met de Principal Toolbox App

Automatische Excel rapporten
Een Excel bestand automatisch laten vullen met gegevens uit PTB Bevatten velden of weergaven Vind je overal in PTB in het kader Automatische Rapporten

Automatische Excel rapporten: algemene werkwijze
Begrijp het gewenste rapport Definieer de benodigde velden en weergaven in Principal Toolbox Download en open een leeg Excel sjabloon (Download leeg sjabloon) Voeg de referentievelden toe aan het sjabloon Bewaar sjabloon met Opslaan als sjabloon Voeg het sjabloon toe aan de Principal Toolbox Open het automatisch rapport (eerst opslaan!)

Automatische rapporten: gebruik het kader Rapporten!
Rapport weergave: wel te gebruiken in automatische rapporten. Dashboard of logboek weergave: niet te gebruiken in automatische rappoten (alleen in het scherm)

Automatische Excel rapporten: basisprincipe voor tabel opmaak
Kolomkoppen: kun je direct opmaken Tabel inhoud: kun je alleen opmaken in de eerste lege regel onder de kolomkop (of gegevens) Opmaak kop > Opmaak inhoud >

Beheer van automatische Excel rapporten: how to
Maken van Automatische Excel rapporten  QRC Rapporten

Automatische Excel rapporten: oefening
Oefening 23: Automatisch Excel rapport maken

Automatische Word rapporten
Een Word bestand automatisch laten vullen met gegevens uit PTB Bevatten velden of weergaven Vind je overal in PTB in het kader Automatische Rapporten

Automatische Word rapporten
Algemene werkwijze Automatische Word Rapporten Definieer indien nodig weergaven in Principal Toolbox Open een leeg Microsoft Word document Voeg referentievelden en weergaven toe aan het document Bewaar het document als .RTF Voeg sjabloon toe aan de Principal Toolbox Open het rapport

Beheren van automatische Word rapporten: how to
Maken automatisch Word rapport  QRC Rapporten

Automatische Word rapporten: extra oefening
Extra Oefening 24: Automatische Word rapportage maken

On screen rapporten met widgets
Met widgets kunt je gegevens grafisch weergeven Geschikt voor snelle analyse en signalering Widgets zijn beschikbaar op veel plekken in PTB: op OE, portfolio, map, programma, project, startpagina, … Widgets zijn in te stellen door de beheerder Er is een instelling zodat ook de rol Manager widgets kan instellen Er zijn veel soorten widgets beschikbaar

On screen rapporten met widgets, voorbeelden
Boven: risk matrix Rechts: bubble chart

Links: resource uitnutting Onder: burn down

Links en onder: Geowidget

Beheren van on screen rapporten met widgets: how to
Configureren van widgets (algemeen)  QRC Rapportages Configuratie per widget  Online handleiding

Stakeholder rapportage met de Principal Toolbox App
Rapporten Stakeholder rapportage met de Principal Toolbox App Beschikbaar in Portfolio’s en in Eigen Overzichten Op het tabblad Dashboardrapportage Gebruik widgets om een rapport te bouwen Beheer de stakeholders en stuur ze een rapportage De rapportage is raadpleegbaar op tablet en mobiele telefoon (via de Fortes app)

Rapporten Stakeholder rapportage met de Principal Toolbox App
Ook voor Tijdschrijven!

Beheren stakeholder-rapportage met de Principal Toolbox App: how to
Rapporten Beheren stakeholder-rapportage met de Principal Toolbox App: how to Maken en versturen van een stakeholder-rapportage  QRC Portfoliomanagement Instellen van de PTB app  QRC Rapportage

Widgets en stakeholder-rapportage: oefeningen
Rapporten Widgets en stakeholder-rapportage: oefeningen Oefening 25: Widgets en dashboardrapportage aan stakeholders Oefening 26: Instellen en gebruiken van de Principal Toolbox app

Inhoudsopgave Welkom Basisconcepten Principal Toolbox

Contactmogelijkheden Support
Customer Support Gebruikersondersteuning 3de lijn: 4de lijn: 1ste lijn: 2de lijn: gebruikers support development key users funct.beheer Contactmogelijkheden Support portal: telefoon: 088 –

Waarvoor kun je terecht bij de Customer Portal?
Customer Support Waarvoor kun je terecht bij de Customer Portal? Primair contactpunt na afronding van de implementatie Melden en volgen van alle tickets (incidenten, vragen, omgevingen, upgrades ed) Knowledge Base: Announcements Current & Upcoming Releases Forum: Q&A, T&T, opvoeren/stemmen op RFC’s Technische informatie (relevant bij interne hosting) Training Center: QRC’s en trainingsmateriaal

Customer Portal, Knowledge base: Current & Upcoming Releases
Customer Support Customer Portal, Knowledge base: Current & Upcoming Releases Hoofdlijn staat op de portal Wil je meedenken: kom naar onze Customer Essential bijeenkomsten!!

Werken met de Customer Portal
Customer Support Werken met de Customer Portal Demonstratie: Inloggen Een aanvraag indienen Een aanvraag volgen Een aanvraag sluiten

Bedankt voor uw aandacht
Principal Toolbox Experttraining Bedankt voor uw aandacht Fortes Solutions BV Capitool 15 7521 PL Enschede The Netherlands T +31(0) F (0) M W

Principal Toolbox Experttraining release 9.5.

Verwante presentaties

Presentatie over: "Principal Toolbox Experttraining release 9.5."— Transcript van de presentatie:

Verwante presentaties

Over het project

Feedback

Inloggen

Inloggen via een sociaal netwerk:

Principal Toolbox Experttraining release 9.5.

Verwante presentaties

Presentatie over: "Principal Toolbox Experttraining release 9.5."— Transcript van de presentatie:

Verwante presentaties

Over het project

Feedback