Zaak- en Archief Systeem Drechtsteden

Presentatie over: "Zaak- en Archief Systeem Drechtsteden"— Transcript van de presentatie:

1 Zaak- en Archief Systeem Drechtsteden

2 Inleiding Mozaiek Wat is nu precies Mozaiek? All-in-one oplossing
Meer dan een zaaksysteem en telefoongids Regionaal 1 systeem

3 Inleiding Mozaiek Huidige omvang ( per 1 september 2014)
27 hoofdfunctionaliteiten 2.080 actieve interne gebruikers (laatste half jaar die zaken aanmaken) documenten dossiers (zonder zaakdossiers)

4 Inleiding Mozaiek Huidige omvang ( per 1 september 2014) 1.226.169
Zaken Groei sinds 2010 van zaken per jaar

5 Inleiding Mozaiek Huidige omvang ( per 1 september 2014) 1.929 actieve
Zaaktypen

6 Inleiding Mozaiek Huidige omvang ( per 1 september 2014) 1.352
formulieren

7 Hoofd functionaliteiten

8 Hoofd functionaliteiten

9 Hoofd functionaliteiten

10 De telefoongids van Drechtsteden
Verborgen informatie Wie doet wat Organogram Besta je niet in Mozaiek Medewerker, dan besta je niet in geheel Mozaiek Functieverbanden: Alle rechten hangen aan je functieverband Medewerker kan meerdere functieverbanden hebben Kan switchen naar ander functieverband

11 Autorisatie mogelijk op medewerker / functie / afdeling / rol of groep
2 van 2 Snelle opvoer van medewerker in telefoongids (door contentbeheerders Mozaiek) met daarbij gelijk subzaken Foto van medewerker Mozaiek Medewerker wordt functioneel beheert door ICT Functioneel Beheer, maar de content ligt bij de afdeling Autorisatie mogelijk op medewerker / functie / afdeling / rol of groep

12 Documenten en mappen beheerbaar door medewerker of door zaak (rechten)
Versiebeheer ( alle voorgaande versie zijn opvraagbaar) Versie vastpinnen in een dossier (bevriezen) t.b.v. publicatie Het document komt maar 1 keer voor (verspreiding via link naar betreffend document) Het document kan intern of op een fileserver staan

13 Office intergratie In Office (outlook, word, excel en powerpoint) is de mogelijk beschikbaar om ene document direct aan Mozaiek toe te voegen. De gebruiker kan snel zijn office document openen, bewerken en daarna opslaan Mogelijk om een nieuwe versie van bestaand document te plaatsen (incl. bijlage) opslaan in Mozaiek mappen of zaken

14 Overzichtelijk voor klant Vraag -> antwoord concept
1 van 2 Antwoord wordt gebruikt door 6 gemeenten op website en op intranet als Virtueel Serviceplein Overzichtelijk voor klant Vraag -> antwoord concept Antwoord op vraag kan ingeklapt worden Toptaken Samenwerkende Catalogi (Mijn Overheid) Onderwaterschermen voor specifieke informatie voor intern gebruik Extra informatie Mogelijkheid om DigiD over te slaan

15 Niet gevonden zoektermen Overzicht geraadpleegde pagina's
2 van 2 Autorisaties FO medewerker FO beheerder Antwoord beheerder Overzichten: Niet gevonden zoektermen  Overzicht geraadpleegde pagina's Zoek en vervang 

16 Formulieren internet en intranet
Formulier verwijst altijd naar een Mozaiek Zaaktype Gedefinieerde kenmerken van een zaaktype geautomatiseerd doorzetten/overnemen naar een formulier Koppeling met DigiD en eHerkenning ( = voorinvulling NAW) Dropdownboxen vullen vanuit tabellen door ICT functioneel beheer Gedeeltelijk dynamisch ( hoofdcat – subcat – subsubcat) (2e en 3e dropdown afhankelijk van gekozen voorgaande keuze)

17 Door middel van vraag begeleiding kom je bij de juiste informatie/producten/formulieren
Wordt gebruikt door o.a. Wijklijnen alle regiogemeenten Relatie met de modulen: Antwoord Webformulier (met eventuele parameters) naar juiste zaaktype

18 Behandelen van een zaak Taakbak per zaaktype
Overzicht te behandelen en toe te wijzen zaken Zaakinfo scherm Zaak behandelen (statussen en resultaat zetten) Zaakdossier Zaakrelaties

19 Beheer van een zaaktype Beheer overzicht zaaktypen
Beheer- en inrichtingsschermen Kenmerken Checklistitems Vervolgzaken Opties voor deelzaken

20 Archiefkenmerkrelaties en prio’s
Archiefprocedure Archieflog Overige archieffunctionaliteiten Taakbak handmatig Procedure voor scheiden van te vernietigen en bewaren documenten (gericht op fysieke documenten) Controlescherm voor archiefkenmerken

21 Generiek ontvangstbevestigingen 1 ontvangstbevestiging wordt gebruikt voor meerdere zaaktypen dmv kenmerken te plaatsen vanuit het zaaktype Eenvoudig centraal beheer ICT Her gebruik van onderdelen Snel aanpassen Ontvangstbevestigingen worden elke ochtend automatisch gemaakt d.m.v. Batch, maar kan door afdeling DIV altijd opnieuw gemaakt worden Ontvangstbevestigingen wordt automatisch geplaatst in behorend zaaktype en is gelijk beschikbaar voor behandelaar als pdf

22 Elke status ( en resultaat) kan een tekst bevatten die verstuurd wordt naar de aanvrager omtrent informatie over de ingediende zaak Statusteksten maakt gebruik van dezelfde methodiek als ontvangstbevestigingen Eenvoudig centraal beheer ICT Oftewel niet in iedere status komt tekst te staan maar een nummer die verwijst naar een standaard sjabloon met daarin de specifieke kenmerken van de intake Output naar zaak, mail of sms

23 Sjabloon om gegevens weer te geven
Gebruikt door wijklijn, gevonden voorwerpen, trainingscentrum, afdeling DIV (verstrekken dossiers) Specifiek in te richten naar wensen klant In te richten per zaaktype

24 Beslisboom, webformulier, zaaktypen, werkbonnen, specifiek MIS
Gebruikt door bijna alle regiogemeenten ( Papendrecht is bijna ingericht) Koppeling met App ( Iphone en Android) + foto + GPS locatie ( diverse gemeenten ) Gemeente Dordrecht werkt met Stadsdelen en daarna met doorlooptijden ( 1 dag spoed, 5 dagen en 20 dagen) Werkzaamheden Verlichting wordt van bepaalde gemeenten uitgevoerd door Dordrecht Grote omschakeling van medewerkers Wijklijn (dus grote weerstand tegen Mozaiek), nu na enige tijd werken met Mozaiek, iedereen positief over werking Mozaiek (zelfs Papendrecht gaat nu over)

25 Management Info op Zaaktypen
Beschikbaar voor iedereen Sevicenormen; Opmaat in te richten rapportages Overzichten op maat gemaakt Wijklijn rapportages Aantallen per periode (postintakes, scanvelops, ontvangstbevestigingen) Voor geprogrameerde overzichten (Overzicht geldende besluiten per adres, Overzicht publicaties, Overzicht ingekomen en afgehandelde zaken, Ingekomen zaken per dag, Scanvelop status)

26 Voor Intranet (elke afdeling, team, groep kan eigen nieuwsgroep laten aanmaken en zelf beheren)
Nieuws wordt functioneel beheerd door ICT Functioneel Beheer, maar de content ligt bij de afdeling en afdeling Communicatie Mogelijkheid tot signaleringsbericht

27 Werkplein Vraag en Aanbod Forum kan geplaatst worden bij een nieuwsbericht

28 Linkpagina per medewerker (standaard)
Specifieke Linkpagina op verzoek klant t.b.v. afdeling, product of onderwerp Beheer door klant

29 Relatiebeheersysteem
Opvoeren van klanten, waarna je daarna bv een maling kan versturen of koppeling aan nieuws

30 Medewerkers kunnen bezoek aanmelden voor zichzelf of collega
Beschikbaar voor alle recepties van de Regio om aangemeld bezoek te kunnen inzien en markeren dat bezoek gearriveerd is.

31 Uw belastingdossier Burgers kunnen gegevens opvragen via DigiD Per object kan men de volgende informatie opvragen: - Taxatieverslag - Woonlastenmonitor - Digitale kopieën van recente aanslagen WOZ Reactieformulier WOZ-waarde Mogelijkheid voor contextgevoelig, aanvullende informatie Werkt via Mozaiek zaken incl. ontvangstbevestigingen Beheerders: Opvraagscherm met zoekingang voor alle objecten Intern gebruik XENON verslagen

32 Realtime overzicht op internet per gemeente van gevonden voorwerpen
Om via de website of receptie aangifte doen van verloren of gevonden voorwerpen Realtime overzicht op internet per gemeente van gevonden voorwerpen Beheren van publicatie lijst voor behandelaars om snel aanpassen details voorwerpen door te kunnen voeren Generieke functies worden gebruikt: Ontvangstbevestigingen Bij verloren voor verzekering van klant Gelijk printen met alle kenmerken uit zaak Ophaalbon (Mozaiek Werkbonnen) uitprinten voor klant als zijn gevonden voorwerpen in depot ligt, zodat hij deze daar op kan halen

33 Generieke functies worden gebruikt: Agenda module
Makelpunt gemaakt voor Gemeente Dordrecht voor beschikbaar stellen en reserveren van leegstaande gemeentelijk panden in Dordrecht (Incidentele verhuur, Langdurige verhuur, Te koop aangeboden panden) Generieke functies worden gebruikt: Agenda module Agenda functionaliteit die wordt gepresenteerd via de antwoord module Contracten (Mozaiek Werkbonnen) Overzichten: Boekingen Debiteuren/ Crediteuren

34 Mogelijkheid om trainingen aan te bieden via het serviceplein aan medewerkers van de Drechtsteden
(agenda trainingen, webformulieren, zaaktypen, aanwezigheidsoverzicht, evaluatiezaken, MIZ wijklijn) Generieke functies worden gebruikt: Agenda Module Aanwezigheidsoverzicht (Mozaiek Werkbonnen) Evaluatiezaken (vervolgzaken) Overzichten: Trainingen

35 Per project een zaak Schermen behorende bij Mozaiek projecten Informatieschermen op het intranet

36 Doel van Mozaiek Bestuur Een raad- en bestuurs Informatie systeem
Het opstellen van agenda’s Het publiceren van informatie op het internetportaal Digitaal vergaderen via de vergaderapp iBabs Wordt gebruikt door Alblasserdam, Dordrecht, Drechtsteden en Sliedrecht

37 Een Collegevoorstel indienen via het Serviceplein
2 van 2 Een Collegevoorstel indienen via het Serviceplein Een zaak wordt een agendapunt in Mozaiek Bestuur Vanuit de zaak voor het college via een vervolgzaak naar de raad Schermen behorende bij Mozaiek bestuur Mozaiek Bestuur (internet) Portaal (zie bijvoorbeeld

38 Mozaiek koppelingen met back-office programma’s
Er zijn op dit moment een aantal koppeling draaiende met back-office applicaties: (Voor een totaal overzicht van alle koppelingen zie bijlage ) SquitXO ( Wabo); - Wordt gebruikt als back-office applicatie voor de APV en omgevingsvergunningen. - Zaak wordt aangemaakt in Mozaiek, en gekoppeld aan een SxuitXO zaak - Zowel alle relevante informatie als documenten worden bijgewerkt (3 x per dag)

39 Mozaiek koppelingen met back-office programma’s
1 van 2 Mozaiek koppelingen met back-office programma’s Topdesk ( Back-end programma ICT ) Redora ( Toezicht) - Ter ondersteuning van toezicht - Zaken kunnen in beide applicaties worden gestart - de Mozaiek zaak wordt door de koppeling steeds aangevuld Ibabs ( Bestuur) - Wordt gebruikt om digitaal te vergaderen - Vergaderingen worden volledig voorbereid in Mozaiek

40 Mozaiek-Bedrijven Inloggen voor bedrijven
2 van 2 Mozaiek-Bedrijven Inloggen voor bedrijven Is een intern Mozaiek programma welk gebruikt wordt om bedrijven te identificeren ( zoals DigiD voor personen) . Deze vult dan automatisch de NAW in het webformulier ( tbv oa Havengeld, subsidies) Deze functionaliteit wordt ook gebruikt voor Deurwaarders/ Notarissen

41 Infrastructuur één systeem voor alle organisaties
alle functionaliteiten zijn gemeenschappelijk eigen huisstijl door CSS stylesheets voor de intranet websites eigen huisstijl door de proxy voor de internet websites