SharePoint Alles over metadata In de Private en Public cloud.

Presentatie over: "SharePoint Alles over metadata In de Private en Public cloud."— Transcript van de presentatie:

1 SharePoint Alles over metadata In de Private en Public cloud

2 Even voorstellen Geert de Kooter Presentator Kristine Mojica Moderator

3 Spelregels Tijdens de presentatie staat uw micro af, ik kan u dus niet horen Tijdens de presentatie kunt u vragen stellen via de Q&A aan de moderator, deze worden live beantwoord U kunt de presentatie downloaden via de optie bijlagen in het scherm menu

4 Programma Wat is Metadata Bestaande Metadata gebruiken Metadata toevoegen aan een bibliotheek Sitekolommen Beheerde metagegevens

5 Wat is Metadata

6 Definitie van Metadata Metadata zijn gegevens die de karakteristieken van bepaalde objecten beschrijven Eigenschappen van bestanden Voorbeelden (technische Metadata) Naam, Gewijzigd, gewijzigd door, grootte, Type

7 Werkgerelateerde Metadata Werkgerelateerde Metadata = Metadata die u helpt het document te kunnen vinden en te classificeren Voorbeelden Dossiernummer Jaar Status Doelgroep Thema Provincie

8 Metadata Types Eén tekstregel Meerdere tekstregels Keuze (keuzemenu) Getal (1; 1,0; 100) Valuta ($, ¥, €) Datum en tijd Opzoeken (informatie die al op deze site staat) Ja/nee (selectievakje) Persoon of groep Hyperlink of afbeelding Berekend (de berekening is gebaseerd op andere kolommen) Taakresultaat Externe gegevens Beheerde metagegevens

9 Metadata gebruiken DEMO: Filteren op metadata om documenten te vinden DEMO: Zoeken en Filteren combineren DEMO: Weergaven maken en gebruiken om documenten te vinden

10 Metadata invoeren DEMO: Een nieuw document maken DEMO: Een document opladen DEMO: Metadata Wijzigen

11 Metadata toevoegen aan een bibliotheek

12 Metadata Overzicht BIBLIOTHEEK/ Bibliotheekinstellingen

13 Kolommen maken BIBLIOTHEEK/ Bibliotheekinstellingen Klik op Kolom maken Typ een naam voor de kolom in Kies het soort gegeven dat hier wordt opgeslagen Verplicht: enkel bij hoge uitzondering Standaardwaarde: liever niet

14 Verplichte waarden Waarom maken we waarden verplicht? Omdat het gegeven niet mag ontbreken Omdat we willen dat het gegeven juist is Probleem Het is mogelijk om verplichte waarden niet in te vullen? Bestanden met ontbrekende verplichte waarden zullen zijn uitgecheckt Oplossing Sensibiliseer Corrigeer Laat de voordelen zien (bijvoorbeeld met weergaven)

15 Standaard waarden Waarom geven we standaard waarden in? Om het eenvoudiger te maken voor de gebruiker Probleem Metadata met standaard waarden worden vaak niet aangepast Oplossing Sensibiliseer Corrigeer Laat de voordelen zien (bijvoorbeeld met weergaven)

16 Enkele voorbeelden Eigenaar van het document Doelgroep Status van het document

17 Sitekolommen

18 Wat zijn sitekolommen Sitekolommen worden aangemaakt op het niveau van de site of site collectie Sitekolommen kunnen door de hele site (collectie) worden gebruikt Voordelen Homogenere structuur Eenvoudiger om kolommen aan te passen

19 Sitekolommen gebruiken Bijvoorbeeld de standaard sitekolom “Status” BIBLIOTHEEK/ Bibliotheekinstellingen Klik op Toevoegen vanuit bestaande sitekolommen Zoek de toe te voegen kolom Klik op

20 Sitekolommen maken / Site-instellingen Klik op Sitekolommen in Web Designer-galerieën Klik op Maak de kolom zoals iedere andere kolom Tip Om de organisatie van deze kolommen te vergroten voeg de kolom toe aan een groep

21 Beheerde metagegevens

22 Wat zijn beheerde metagegevens Keuzelijsten die door de hele site collectie beschikbaar zijn Deze keuzelijst kunnen 7 niveaus bevatten Worden centraal beheerd Gebruiken Kiezen ofTypen & kiezen

23 Vraag en antwoord