Rapporteren en Formuleren

Wat is een rapport: Een formulering van een probleem of de vraag. Een verslag van het onderzoek met een advies.

Sociale Zekerheid. Gesprekken met dienstvrager. Soms dien je meer informatie te hebben. Als de gegevens compleet zijn, haal je belangrijkste gegevens eruit. Ordenen van gegevens. Advies geven en evt. toekennen uitkering. Verslag voor eindverantwoordelijke.

Arbeidsvoorziening. Mogelijkheden voor werk voor dienstvrager (CWI). Aanvullende scholing en wensen/mogelijkheden dienstvrager. Scholingsmogelijkheden onderzoeken. Komt dienstvrager hiervoor in aanmerking? Rapport met een advies over scholing. Rapport voor eindverantwoordelijke.

Zakelijke dienstverlening. Achterstallige betaling bij deurwaarder. Gerechtelijke stappen ondernemen. Dossiervorming. Voortgangsrapportage waarin stappen worden omschreven en juridische termijnen bewaken. Nauwkeurige afhandeling.

Algemeen inhoud rapporten. Het verstrekken van informatie of advies over de toepassing van regels, voorzieningen, procedures en uitvoering van wetgeving. Het verstrekken van informatie en advies over gebeurtenissen of personen.

Algemene definitie rapport. Schriftelijk verslag van een algemene situatie, een situatie van een individuele dienstvrager of een situatie van een groep. Formulering van een probleem, een beschrijving van de situatie en een advies dat een voorstel bevat voor de oplossing van het probleem. Advies in onderbouwd met argumenten die aansluiten bij beschreven situatie.

Waarom rapporteren? Wettelijk verplicht (Dienst Werk en Inkomen). Informatief. Inzicht in situatie. Besluitvoorbereidend doel. (Bouwvergunning) Controleren en toetsen van advies. (Ingediend bezwaar bij Belastingdienst) Vastlegging gegevens, latere raadpleging. (Advocatenkantoor)

Onderwerpen. Aanvraag voor periodieke bijstand. Aanvraag voor incidentele bijstand. Wetmatige hercontrole. Een situationele herziening. Een scholingsaanvraag. Toepassing subsidieregeling. Incidentele situaties.

Soorten rapporten. Gestandaardiseerde rapporten (routinerapport en formulieren). Speciale rapporten (structuur zelf bedenken). Korte rapportages (regels zijn niet altijd gegeven).

Vormen van rapportages. De memovorm. De briefvorm. Het losse zinnenrapport.

De memovorm. Er is een vastgesteld rapporthoofd. De verschillende onderdelen worden duidelijk aangegeven. Rapport is kort. Vaste opbouw.

Briefvorm. Regels van zakelijke correspondentie volgen. Uitsluitend bestemd voor extern gebruik. Briefhoofd bevat een ‘betreft’ (onderwerp). Vaste opbouw.

Losse-zinnenrapport. Structuur waarbij verschillende onderdelen niet uit losse woorden bestaan, maar uit volledige zinnen. Alle weergegeven info is relevant. De weergave van de info is zeer kort. Er wordt gebruikgemaakt van rapporthoofd. Vaste structuur wordt vormgegeven door de vormgeving.

Voorbeeld losse-zinnenrapport. Aanvraag van een uitkering bij het CWI.

Problemen bij het schrijven van rapporten. Werkomstandigheden. (Werkdruk in combinatie met onduidelijkheid over richtlijnen rapport.) Situatie dienstvrager. (Maatwerk leveren.) Schrijven van rapport. (Feiten en meningen uit elkaar halen, ingewikkelde situatie of wet- en regelgeving.) Informatie. (Probleem moet helder zijn, duidelijke structuur, passende conclusie.)

Richtlijnen bij het schrijven. Formele richtlijnen en afgesproken regels. Informele richtlijnen en niet-afgesproken regels.

Sociale zekerheid. Formele richtlijnen in de vorm van rapportageformulieren. De richtlijnen zijn per organisatie verschillend.

Arbeidsvoorziening. Informele richtlijnen. Bij CWI gedigitaliseerde formulieren. Redelijke grote vrijheid bij invullen. Bij personeelswerk is rapportage informeel.

Zakelijke dienstverlening. Rapportage volgens vastgestelde afspraken. Dossiervorming met wettelijke termijnen.

Waarom richtlijnen? Controleren op volledigheid. Consequent werken. Efficiënt werken. Signaleren (conclusie trekken). Monitoren (van procedures en termijnen).

Opbouw van rapporten. Formele eisen. Informele eisen (doel-, lezer-, en situatieafhankelijk).

Kop van het rapport. Algemene gegevens zoals: 1. Aan: naam en functie of afdelingsnaam. 2. Van: naam en functie of afdelingsnaam. 3. Datum: dagtekening. 4. Betreft: korte aanduiding van het onderwerp.

Eerste alinea. De aanleiding: door welke concrete gebeurtenis of situatie wordt het rapport geschreven? De probleemstelling: wat is het onderwerp van het rapport? Het doel: waarom wordt het rapport geschreven. De structuur: uit welke deelonderwerpen bestaat het rapport.

Eerste alinea. Het is niet noodzakelijk om deze volgorde aan te houden. Wel is het belangrijk dat deze vier punten aan de orde komen in de eerste alinea van je rapport, wanneer je over de informatie beschikt.

Kern van het rapport. In de inleidende alinea heb je als rapporteur kort aangegeven waar het rapport over gaat. In de kern, dat wil zeggen het middenstuk van het rapport, wordt uitgebreid dit uitgebreid en precies beschreven. Om kort en helder verslag te doen van een situatie zonder daarbij info te vergeten, bestaat de kern van een rapport meestal uit de volgende onderdelen:

1 beschrijving van de probleemstelling 2 beschrijving van de persoonlijke gegevens 3 beschrijving van het ontstaan van de situatie. 4 beschrijving van de situatie 5 beschrijving van de mogelijke oplossingen

1.Beschrijvingvan de probleemstelling. Bij de beschrijving van de probleemstelling vertel je wat er precies aan de hand is zonder in te gaan op details. (Betrokkene is weggelopen van huis en heeft hierdoor geen inkomen. Wegens zwangerschap kan ze worden geplaatst in het begeleid wonenproject.)

2. Beschrijving van de persoonlijke gegevens. Je noemt alleen de persoonlijke gegevens die te maken hebben met de situatie. Persoonlijke gegevens: Achternaam, voornaam of voorletter(s), geboorteplaats en –datum, adres, burgerlijke staat, relatie.

Voorbeeld extern rapport. Mevrouw T.H. van Beek is 36 jaar, ongehuwd en is sinds juni 1987 werkzaam als juridisch medewerker op de afdeling Acquisitiefraude. Zij is geboren in 1961 te Arnhem.

3. Beschrijving van het ontstaan van de situatie. Kort beschrijf je hoe de dienstvrager in de situatie terecht is gekomen, waardoor de problemen zijn ontstaan waarmee hij bij jou komt.

4. Beschrijving van de situatie. In de beschrijving van de situatie vertel je hoe de situatie van de dienstvrager er op dit moment uitziet. De sociale dienst heeft als een van de weinige instellingen duidelijke formele richtlijnen voor het beschrijven van de situatie van de dienstvrager. In het rapport komen dan juist de volgende onderdelen aan de orde:

Financiële situatie; Woonsituatie; Arbeidsverleden en arbeidsmogelijkheden. Zaken die aparte aandacht kunnen krijgen, zijn bijvoorbeeld voorliggende voorzieningen, schulden en verhaalsmogelijkheden.

5. Beschrijving van de mogelijke oplossingen. Het zal niet in elk rapport voorkomen, maar soms bestaat er de mogelijkheid om de probleemsituatie van de dienstvrager op verschillende manieren aan te pakken. Wanneer dat het geval is, dan beschrijf je de mogelijke oplossingen kort.

Afsluiting van het rapport Het rapport wordt afgesloten met een conclusie en een advies! De oplossing voor de probleemsituatie wordt beschreven in het advies. Het advies geeft aan op welke manier jij denkt dat de situatie van de dienstvrager moet worden aangepakt, en de reden waarom jij dat denkt. Daarbij vermeld je ook de gegevens voor de verdere afhandeling.

Ondertekening van het rapport. Een rapport is een officieel document. Daarom moet altijd door de schrijver worden ondertekend. Aan: naam en functie (of afdelingsnaam). Van: naam en functie (of afdelingsnaam). Ondertekening met: handtekening, naam leesbaar en functie.

Samenvattend! Aan: naam en functie of afdelingsnaam Van: naam en functie of afdelingsnaam Datum: dagtekening Betreft: korte aanduiding onderwerp Inleidende alinea: de aanleiding; de probleemstelling; het doel; de structuur.

De kern van het rapport: beschrijving van de probleemstelling; beschrijving van de persoonlijke gegevens; beschrijving van het ontstaan van de situatie; beschrijving van de situatie; mogelijke oplossingen.

Afsluiting van het rapport: de conclusie; het advies; de afspraken. handtekening naam leesbaar; functie.

Extern rapport Begeleidend schrijven plus rapport Brief met het rapport zelf.

Extern rapport Briefhoofd (ben jij) Plaats en datum Geadresseerde Betreft Aanhef Ondertekening plus bijlagen

Extern Makelaarskantoor Knuppel Regenkade 35 3753 HJ AMERSFOORT Amersfoort, 15 januari 2012

Ondertekening extern Hoogachtend, Makelaarkantoor Knuppel Handtekening T. de Klerk Juridisch medewerker

Met vriendelijke groet, ROC Midden Nederland Handtekening Mevrouw K. Jansen Juridisch medewerker