Durven met dienstverlening Ellen Bocher – coördinator interne ondersteuning gemeente en ocmw

Inhoud Situering Doelstelling Drie projecten –personeel & HRM –dienstverlening –integratie gemeente en ocmw 15/10/2015Durven met dienstverlening2

Situering Historisch gegroeide samenwerking –goede relaties gemeente – ocmw –Aanzet: lokaal sociaal beleidsplan 2006 –deelname secretarissen in beide managementteams –toevoeging ocmw-voorzitter in college Combinatie van opportuniteiten –afstemming RPR, BBC –pensioen secretaris –verhuis oud rusthuis => bestemming site 15/10/2015Durven met dienstverlening3

Situering Pragmatische aanpak –geleidelijk proces, vooral op niveau van ondersteunende diensten –aanwerving gecombineerde functies: stafmedewerker, ict-coördinator, boekhouder,... –uitbreiden bestaande diensten: personeelsdienst, secretariaat, financiële dienst, onthaal Versnellende factoren –externe audit administratie gemeente en ocmw –nota Homans 15/10/2015Durven met dienstverlening4

Doelstelling Wat ons bindt is belangrijker dan waarin we verschillen –één aanspreekpunt gemeente en ocmw –gemeenschappelijke huisvesting ACDC = 3 –klemtoon op kwaliteit, in mindere mate kostenbesparend –optimaliseren en afstemmen van processen tussen beide organisaties 15/10/2015Durven met dienstverlening5

Drie projecten – personeel & HRM (1) visietekst samenwerking beheersovereenkomst uitwerken nieuwe geïntegreerde organisatiestructuur uitwerken van gezamenlijk organogram, personeelsformatie en functieomschrijvingen afstemmen RPR en arbeidsreglement aanwerven of heroriënteren personeel naar nieuwe functies 15/10/2015Durven met dienstverlening6

Drie projecten – personeel & HRM (2) 15/10/2015Durven met dienstverlening7

Drie projecten – dienstverlening (1) logica van de burger – klantgerichte benadering producten en diensten als bouwsteen bewust omgaan met diverse kanalen werking centraal onthaal – frontoffice en backoffice 15/10/2015Durven met dienstverlening8 Visie nieuw dienstverleningsconcept

Drie projecten – dienstverlening (2) 15/10/2015Durven met dienstverlening9

Drie projecten – dienstverlening (3) 15/10/2015Durven met dienstverlening10 creëren van draagvlak bij personeel door plaatsbezoeken bij inspirerende lokale besturen (Oostkamp, Zwevegem en Torhout) infosessie ‘Van klantvriendelijk naar klantgericht’

Drie projecten – dienstverlening (4) “Spring jij mee”… naar 1 juli 2015 –nieuwe publieksuren fysiek loket en telefonie –leidraad dienstverlening door coördinatoren –2 daagse opleiding personeel  website als voorkeurskanaal  werken met telefoongroepen en groepen  werken op afspraak 15/10/2015Durven met dienstverlening11

Drie projecten – dienstverlening (5) huisvesten personeel gemeente en ocmw in het gemeentehuis (behalve vrijetijd) – voorjaar 2015 uitwerken van werking centraal onthaal – 1 juli 2015 –Interne producten onthaal: registreren en reserveren van lokalen, catering, inkomende en uitgaande briefwisseling, poolwagen bijhouden agenda’s vergaderruimten, burgemeester –Externe producten onthaal: verkoop restafvalzakken, PMD, tickets activiteiten, inschrijvingen, … ontvangen en afleveren van afgewerkte producten doorverwijzen naar frontoffice en deskundigen 15/10/2015Durven met dienstverlening12

Drie projecten – dienstverlening (6) Producten onthaal –snelle versus tijdsintensieve producten –eenvoudige versus complexe producten –reguliere versus uitzonderingsproducten Afspraken tussen onthaal en sectoren omtrent wisselwerking tussen onthaal, frontoffice en backoffice 15/10/2015Durven met dienstverlening13 Product publiekOnthaalFrontofficeBackoffice Product Xgestelde handeling Europees rijbewijsafleveren rijbewijsaanvragen rijbewijsverwerken rijbewijs

Drie projecten – dienstverlening (7) nieuw logo, huisstijl, look & feel, website en sociale media – 1 juli /10/2015Durven met dienstverlening14

Drie projecten – dienstverlening (8) VIP-avond personeel – 4 september 2015 opendeurdag – 5 september 2015 persoonlijke enquête en evaluatievergaderingen – najaar /10/2015Durven met dienstverlening15

Drie projecten – dienstverlening (9) 15/10/2015Durven met dienstverlening16

Drie projecten – integratie gemeente en ocmw gezamenlijk managementteam sedert 1 januari 2015 één secretaris sedert 1 augustus 2015 volledige integratie van ondersteunende diensten tegen /10/2015Durven met dienstverlening17

15/10/2015Durven met dienstverlening18 Kortom, we zoeken samen voor u een helder antwoord! en gaan ‘Gedreven vooruit!’ VRAGEN?