Informatiesessie 04/11/2014 Raamcontract dranken Infosessie dranken– Caroline Lievens- 04/11/2014 Directie Financiën– Cel Aankoopbeleid

UGent als klant Wij zijn gebonden door de wetgeving op de overheidsopdrachten We zijn echter decentraal georganiseerd waarbij elke budgethouder tot bepaalde drempelbedragen zelf kan bepalen wat er met budget gebeurt => grote gevolgen voor leveranciers: geen exclusiviteit, geen eenvormig beleid (rechten en plichten kunnen verschillen per vakgroep), zeer moeilijk in te schatten wie wat aankoopt…. Infosessie dranken– Caroline Lievens- 04/11/2014 Directie Financiën– Cel Aankoopbeleid

Wet overheidsopdrachten! Infosessie– Caroline Lievens- 04/11/2014 Directie Financiën– Cel Aankoopbeleid Open offerteaanvraag: dit betekent dat er geen onderhandelingen mogelijk zijn. In principe moet de inschrijver voldoen aan de zaken opgesomd in bestek. (geen voorbehouden maken)

Procedures -Worden de offertes elektronisch ingediend en zijn deze tijdig ingediend? Uiterste datum dinsdag 18 november 2014 om 10u -Voldoen de offertes aan de selectiecriteria? Financiële draagkracht, technische bekwaamheid -Zijn de offertes regelmatig? * Heeft de bevoegde persoon ondertekend? De elektronische handtekening telt in e-tendering (eventueel via volmacht) * Is per perceel voor elk product prijs opgegeven? * Worden er nergens voorbehouden gemaakt (leveringskosten, andere verpakkingen, de technische fiches voldoen niet aan de eisen uit het bestek, ….) Infosessie– Caroline Lievens- 04/11/2014 Directie Financiën– Cel Aankoopbeleid

Procedure (vervolg) -De geselecteerde en regelmatige offertes worden getoetst aan de gunningscriteria uit bestek * prijs * kwaliteit: hiervoor moeten stalen worden ingediend: donderdag 20 november tussen 9u en 12u => blinde smaaktest * duurzaamheid INfosessie– Caroline Lievens- 04/11/2014 Directie Financiën– Cel Aankoopbeleid

Vragen van potentiële inschrijvers -Punt 1.22 bestek: Verpakkingsafval * Bedoeling dat zoveel mogelijk met herbruikbaar materiaal wordt gewerkt dat door leverancier wordt meegenomen. * Dus grote kartonnen met daarin verschillende bestellingen worden meegenomen, de kleine verpakkingseenheden natuurlijk niet. -Verpakkingen van koffie * Bestek vraagt verpakkingen van 250 gr. Dit moet gerespecteerd worden! Ompak van max. 12 pakken van 250 gr. wordt toegelaten (de individuele verpakkingen zijn dus steeds van 250 gr.) Infosessie – Caroline Lievens- 04/11/2014 Directie Financiën– Cel Aankoopbeleid

Vragen van potentiële inschrijvers -Geraamde hoeveelheid per bestelling Daar hebben wij, door decentrale organisatie, geen zicht op. Wel slechts twee leveringsdata per maand waardoor inschrijver toch enigszins kan bundelen. (wel nog bundelen per besteller) Niet elke site zal om de twee weken een bestelling doen. Ook op de grootte van bestellingen hebben wij geen vat (je kan enkel rekenen op minimale afname van een ompak) -Verpakkingsafval: de niet-strikt noodzakelijk afval (bijv. om verschillende bestellingen te bundelen) -Er mag NIET afgeweken worden van de verpakkingseenheid Infosessie – Caroline Lievens- 04/11/2014 Directie Financiën– Cel Aankoopbeleid

Vragen van potentiële inschrijvers -De gevraagde prijzen zijn incl. accijnzen. Enkel BTW is niet-inbegrepen. Statiegeld wordt eveneens afzonderlijk vermeld voor die percelen waar van toepassing. Infosessie– Caroline Lievens- 04/11/2014 Directie Financiën– Cel Aankoopbeleid

Advies -Lees bestek grondig door -Maak een offerte op conform bestek -Indien sommige zaken echt niet mogelijk zijn (technisch onmogelijk, ….) contacteer de cel aankoopbeleid: eventueel zijn rechtzettingsberichten mogelijk -Cel Aankoopbeleid Caroline Lievens 09/ Infosessie– Caroline Lievens- 04/11/2014 Directie Financiën– Cel Aankoopbeleid

Bedankt! -Specifieke vragen: => Caroline Lievens 09/ Infosessie– Caroline Lievens- 04/11/2014 Directie Financiën– Cel Aankoopbeleid