Informatievergadering 2014/AFM/OA/30170 Levering van ‘Gasolie’, ‘Gasolie Winter’ en ‘Gasolie Extra’ te vullen in de opslagtanks en infrastructuren van de Vlaamse overheid en de lokale besturen Opening d.d. 6/10/2014 om 9h45 Informatievergadering

Informatievergadering Facilitair Bedrijf Agentschap voor Facilitair Management => Het Facilitair Bedrijf Disclaimer : De huidige slides zijn enkel een samenvatting van de voornaamste clausules van het bestek met referentie 2014/AFM/OA/30170 en zijn dus onvolledig. Deze slides zijn dus geen contractueel document. Deze slides hebben enkel tot doel de kandidaat-inschrijver te wijzen op de voornaamste elementen om te komen tot een regelmatige inschrijving

Informatievergadering Facilitair Bedrijf Inhoud: Voorwerp van de opdracht Aanbestedende overheid – mandaterende overheid Gunningswijze Selectiecriteria Aandachtspunten bij inschrijving Aandachtspunten na toewijzing Antwoorden op ingediende vragen Demo eID

Informatievergadering Facilitair Bedrijf Voorwerp van de opdracht : Titel: Levering van ‘Gasolie’, ‘Gasolie Winter’ en ‘Gasolie Extra’ te vullen in de opslagtanks en infrastructuren van de Vlaamse overheid en de lokale besturen Percelen: 2 CPV codes: 09134000-7 (Gasolie) Plaats van uitvoering: Vlaams Gewest, Brussels Gewest, Nederland (Zeeuws-Vl.) Raamcontract (opdrachtencentrale) Duur van de overeenkomst: 3 jaar (+event. 6 maanden aan identieke condities )

Informatievergadering Facilitair Bedrijf Voorwerp van de opdracht (2): Perceel 1: leveringen in opslagtanks & infrastructuren van de Vlaamse overheid => Vlaams- & Brussels Gewest, Nederland (Zeeuws-Vlaanderen) Perceel 2: leveringen in opslagtanks & infrastructuren van de lokale overheden (cfr. art. 4 – Decreet van Openbaarheid van Bestuur)

Informatievergadering Facilitair Bedrijf Aanbestedende overheid: Vlaamse Gemeenschap Mandaterende overheid: Agentschap Facilitair Bedrijf Bevoegdheid van de leidend ambtenaar in rol als opdrachtencentrale: De technische en administratieve opvolging van de leveringen tot en met de oplevering; De keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring; Het nazicht van de facturen en schuldvorderingen; Het opstellen van de processen-verbaal; De opleveringen

Informatievergadering Facilitair Bedrijf Gunningswijze : Open aanbesteding: de opdracht wordt toegewezen aan de laagste regelmatige inschrijving (per perceel) Op basis van de hoogste gemiddelde gewogen korting (formule: zie bestek)

Informatievergadering Facilitair Bedrijf Selectiecriteria: eisen ten aanzien van de persoon van de inschrijver Financieel – economische criteria Technische criteria Selectiecriteria zijn minima waaraan de inschrijver (& het voorwerp van de inschrijving) dient te voldoen Het Bestuur is niet verplicht een opdracht te gunnen !

Informatievergadering Facilitair Bedrijf AANDACHTSPUNTEN VOOR EEN FORMEEL REGELMATIGE INSCHRIJVING - MEEST VOORKOMENDE FOUTEN DIE LEIDEN TOT ONREGELMATIGHEID: Digitale handtekening Volledigheid: Alle documenten! Vooral offerte EN inventaris Volledigheid van documenten Invullen van documenten RSZ status

Informatievergadering Facilitair Bedrijf Indienen van de offerte: Elektronisch Slechts 1 inschrijving per kandidaat Tijdig indienen ! Elektronisch: elk document krijgt een timestamp Snelheid van opladen: uw eigen netwerk, het Internet, de omvang van de documenten, … Laad eerst de essentiële documenten op: offerteformulier, inventaris, documenten voor selectiecriteria, andere documenten

Informatievergadering Facilitair Bedrijf Volledigheid: Alle stukken dienen bij de inschrijving aanwezig te zijn om de offerte te kunnen beoordelen: offertes moeten administratief en technisch conform zijn De overheid beschikt over beperkte mogelijkheden om ontbrekende stukken op te vragen RSZ: de inschrijver dient in orde te zijn met de RSZ-verplichtingen

Informatievergadering Facilitair Bedrijf Onderaanneming: Aan te geven op offerteformulier welk gedeelte van de opdracht in onderaanneming wordt gegeven en identiteit van de onderaannemers Opgelet: Gelimiteerd tot 50% van de prijs van de uitvoering, per perceel.

Informatievergadering Facilitair Bedrijf AANDACHTSPUNTEN NA TOEWIJZING Borgstelling Startvergadering Opvolgingsvergaderingen & verbruiksrapportering Clausules m.b.t. straffen en boetes Prijsherziening Wijze van facturatie Leveringstermijn

Informatievergadering Facilitair Bedrijf Aandachtspunten na toewijzing: Borgstelling: Dient tijdig te gebeuren Perceel 1: forfaitair bedrag Perceel 2: *borgstelling per bestellende lokale overheid *bedrag bepaald adhv formule in bestek

Informatievergadering Facilitair Bedrijf Aandachtspunten na toewijzing: Startvergadering Opvolgingsvergaderingen & verbruiksrapportering: Max. 2 vergaderingen per jaar Verbruiksrapportering per perceel op kwartaalbasis: Excel-formaat Aantal verplichte velden cfr. bestek

Informatievergadering Facilitair Bedrijf Aandachtspunten na toewijzing: Clausules m.b.t. straffen en boetes: Aantal strafbepalingen opgenomen in bestek Boetes obv opgelopen vertraging Prijsherziening: Niet van toepassing

Informatievergadering Facilitair Bedrijf Aandachtspunten na toewijzing: Wijze van facturatie: Facturatie per bestelbon: inschrijver maakt factuur op, samen met ondertekende bestelbon, t.a.v. bestellende klant Betaling binnen 30 kalenderdagen na datum ontvangst factuur Formaat factuur volgens bestek Scenario’s bij facturatie: Ten laste van 1 entiteit/lokale overheid Ten laste van meerdere volgens vooraf vastgelegde verdeelsleutel Ten laste van 1 entiteit/lokale overheid én een derde partij Ten laste van private partij (bv. syndicus)

Informatievergadering Facilitair Bedrijf Aandachtspunten na toewijzing: Leveringstermijn: Aanvang opdracht: ten vroegste vanaf 1/3/2015 Leveringstermijn per geplaatste opdracht (bestelling): 3 werkdagen, gaat in op 1ste werkdag volgend op verzendingsdatum van bestelbon Tenzij anders aangegeven op bestelbon Leveringstermijn wordt geschorst tijdens jaarlijkse sluiting van de inschrijver (vastgelegd in offerteformulier) Bestelbon: steeds via sjabloon in bijlage aan bestek, opgestuurd via fax, mail of post

Informatievergadering Facilitair Bedrijf Antwoorden op ingediende vragen (1): Deze aanbesteding is ingedeeld obv de opdrachtgever en niet op basis van geografische zones. Wij beperken ons tot belevering van 3 provincies. 2 andere provincies zijn logistiek niet te verantwoorden gezien de torenhoge logistieke kost voor een kleine levering die dan ontstaat. Een staffel verhelpt daar niets aan. Gezien de eerder beperkte afname per provincie is beslist i.k.v. dit bestek om alle provincies samen te voegen. De aanbestedende overheid wijst op het feit dat er in de Wet op Overheidsopdrachten verschillende mogelijkheden bestaan voor potentiële inschrijvers om hun leveringsdekking te vergroten, bv. via onderaanneming of via een tijdelijke handelsvereniging (THV).

Informatievergadering Facilitair Bedrijf Antwoorden op ingediende vragen (2): U vraagt een bankgarantie per deelnemend orgaan. Dit is nooit eerder gezien in een aanbesteding van dit beperkte formaat. Bovendien is dit een afwijking op de wetgeving. Dit geldt enkel voor perceel 2. Bovendien wordt slechts éénmaal een borgtocht gesteld per bestellende lokale overheid. Deze afwijking is bovendien aangegeven op pagina 9 in het lastenboek onder punt I.7. LIJST AFWIJKINGEN KB UITVOERING, 3de bullet.

Informatievergadering Facilitair Bedrijf Antwoorden op ingediende vragen (3): U vraagt documenten zoals het “Kwaliteitscertificaat voor de distributie van Brandstoffen”: wat is dat? Welk orgaan/overheid geeft dat uit? Dit is beslist geen wettelijke vereiste voor toegang tot het beroep. De ADR wetgeving regelt al deze zaken. Dit is een document waaruit blijkt dat de inschrijver zich engageert om de ethische code en het Kwaliteitscharter van de brandstofsector na te leven of een verklaring vanwege de inschrijver dat hij/zij beschikt over alle wettelijke kwalificaties om zijn activiteit als handelaar en vervoerder in vloeibare brandstoffen uit te oefenen.

Informatievergadering Facilitair Bedrijf Antwoorden op ingediende vragen (4): Er moeten export leveringen naar Nederland gebeuren, dus onder AGD, m.a.w. de inschrijver moet bovendien nog over een accijnsentrepot beschikken. Dat is een extra belemmering voor bepaalde potentiële inschrijvers. Dit bestek vraagt inderdaad de mogelijkheid tot levering van gasolie in Nederland, meer bepaald Zeeuws-Vlaanderen. Het gaat hierbij enkel om eventuele leveringen naar Vlissingen.

Informatievergadering Facilitair Bedrijf Demo eID (enkel in Boudewijn gebouw) De website Inloggen door een gemachtigde : persoon of bedrijf Opladen van documenten PV van opening op e-procurement