Softwarepakket facilitair informatiebeheer

Overzicht Doelstelling Verloop procedure Kandidaatstelling Technische toelichting

Doelstelling Het provinciebestuur bestaat uit een centrale administratie en decentrale diensten en instellingen van diverse aard zoals o.a. scholen, musea, recreatiedomeinen, en telt ongeveer ambtenaren en leerkrachten. Het provinciale patrimonium beslaat een 80tal sites met een 400-tal gebouwen

Sommige decentrale diensten werken in meerdere of mindere zin autonoom. Doch in het algemeen biedt de centrale administratie ondersteuning in facilitair beheer (o.a. onderhoud gebouwen, centrale aankoopprocedures, schoonmaak) aan de decentrale diensten.

Het bestuur is op zoek naar software voor de ondersteuning en het beheer van de facilitaire processen en dient hetzelfde softwarepakket zowel door de centrale als de decentrale diensten gebruikt te worden. Het pakket dient een integratie en uitwisseling te bieden met bestaande platformen, systemen en databanken.

Er wordt hierbij veel belang gehecht aan de beheersbaarheid van het systeem: het maatwerk dient beperkt te worden tot een minimum door gebruik te maken van parameteriseerbare standaardsoftware

Verloop procedure Informatiesessie 6/06/2012 Indienen kandidaatstelling 5/07/2012 Kandidaten ontvangen bestek Indienen offerte Selectie van 3 inschrijvers Onderhandeling met shortlist

Kandidaatstelling Elektronisch indienen 5 juli 2012 Op basis van de selectiecriteria (zie p. 6 I.5)

Kandidaatstelling Elektronisch indienen 5/07/ u E-notification –Handleiding e-notificationHandleiding e-notification E-tendering –Handleiding e-tenderingHandleiding e-tendering Bij problemen: FOD Personeel & OrganisatieFOD Personeel & Organisatie Leidraad

Toelichtingen bij lastenboek

Algemeen Het facilitair beheer gebeurt vanuit Gent. De basisgegevens van het patrimonium dienen voor iedereen toegankelijk te zijn. POV heeft haar eigen klusjesdienst. Schoonmaakpersoneel zowel in eigen beheer als extern.

Algemene functionele noden Opleidingsschema voor (kern)gebruikers Koppelingen Aanpasbare rapportering Kneedbaarheid van de toepassing/parametrisatie CAD integratie (.dwg) Mobile devices Nederlands voor eindgebruikers

Koppeling met boekhouding Mercurius van Cipal Koppeling met VKBO

Modules Opsomming van de gewenste modules, zullen niet allemaal in 1 keer besteld worden en in gebruik genomen worden. Nu enkel eigen afzonderlijke toepassingen in eigen beheer Prioriteiten: –Module 1: inventaris van roerende goederen, stockbeheer en schoonmaak –Module 2: preventief onderhoud (momenteel in Access)

–Module 3: vastgoedbeheer (gronden en gebouwen), koppeling met financiën –Module 4: meldpunt logistiek

ICT infrastructuur Verbindingen: –De Gentse sites zijn verbonden met dark fiber –De andere sites via Explore –De scholen zijn niet verbonden, enkel te bereiken via internet Hardware: –Beveiligd en secure –Gevirtualiseerde servers –In eigen beheer

Winbased omgeving, Linux kan SAN/NAS storage, op 2 plaatsen PAC en Seminiariestraat SQL server (binnenkort 2008) Oracle (boekhouding, tijdsregistratie…) ICT opvolgingssoftware: ITIL based, VMWare Service Manager

Desktop –WinXP (voorbereiding Windows7) –Internet Explorer 7 (voorbereiding 8/9) –Office 2007 (voorbereiding 2010) Datacom: vervanging dit jaar AD en LDAP

Vragen Mobile devices: –zowel Ipad als Android in het bestuur, –de nieuwe datacom zal wifi op bepaalde plaatsen mogelijk maken Inventarisatie –Kan via RFID, barcodes, labels… Werkorders: zowel intern als outsourcen. Toegang van externen tot de toepassing is een ‘nice to have’

Koppeling met GIS (ESRI): –POV heeft toegang tot de kadastrale legger, luchtfoto’s –aparte GIS-cel –Nice to have: koppeling GIS/CAD –GIS systeemgebruikers kunnen gebruikers van het facilitair informatiebeheer zijn –Momenteel geen gebouwen in GIS opgenomen

Schoonmaak: –zowel calculatie als frequentie nodig –Programma moet opgevolgd kunnen worden door coördinator op de werkvloer –Nu: meerdere externe partners, afhankelijk van gebouw en ligging

Inventaris en werkplek: “volgen van de levensloop” –Status gekoppeld aan historiek –Waar gekocht, waar gestaan, hersteld, in voorraad…