Info-sessie CD Selectie van leveranciers van diensten met betrekking tot licenties, implementatie, advies, opleiding en/of onderhoud van software ter ondersteuning van HR-processen 29/06/2011 Digipolis Antwerpen Auditorium DA2

Agenda 1 e-Procurement 2 Aankoopprocedure 3 4 Doelstelling & scope 5 6 Intake document Contactpersonen Vragen

“Sui Generis” aankoopprocedure 1.Selectie van een (groot) aantal leveranciers op basis van vooraf aangekondigde selectiecriteria. Voorwerp van de opdracht wordt zo ruim mogelijk gedefinieerd. 2.Gunning van individuele opdracht aan één van de partijen in de pool op basis van bestek naar behoeften klant. Kenmerken:  periodiek de selectie hernieuwen of openstellen om nieuwe/andere spelers toe te laten en bestaande spelers opnieuw in vraag te stellen => is onbeperkt in de tijd mogelijk  De principes van eerlijke mededinging, transparantie en gelijkheids- beginsel worden steeds bewaakt  Vooropgestelde planning:  Openingzitting 28/7 om 9u30  Verwachte toekenning selectiepool 5/9 1. Aankoopprocedure (Sui Generis) Creëren van een pool van leveranciers die nadien bij een concrete opdracht nog in concurrentie zullen gesteld worden. Deze pool moet periodiek hernieuwd kunnen worden.

2. Doelstelling en scope  Aanbod aan HR diensten en Producten in kaart brengen  Verlagen van drempels voor kleinere organisaties om deel te nemen aan overheidsprocedures voor grote én kleine klantorganisaties (verzelfstandiging)  Snelle en dynamische HRIS implementaties Selectiefase Pool Hernieuwing of openstelling Pool Pool Pool’ Pool’’ Hernieuwing of openstelling Pool offertes Gunning HR applicatie Gunningsfasen

Sociale Media Operationele planning Tijds- registratie Veiligheid & Gezondheid Verzekeraar Payroll Financiële planning Personeels- administratie Tijds- interpretatie Organisatie- beheer Portaal Post-Payroll Beleidsrapportering Rekrutering & Selectie Competentie- beheer Evaluatie Opleiding ? ? ? ? 2. Doelstelling en scope

2. Doelstelling & Scope Aandachtspunten:  Overlap met lopende of toekomstige procedure(s)  “Payroll dienstverlening” in opdracht van de Gemeenschappelijke Aankoopcentrale Antwerpen (selectie gepubliceerd) => uitvoering van een collegebesluit Antwerpen  Domein “Sociaal secretariaat dienstverlening” ook opgenomen.  Verruiming van het oplossingsarsenaal (functionele scope als ontsluitingsvormen)

3. Intake document Doelstelling:  De technische bekwaamheid van de kandidaten na te gaan Selectiecriteria:  De antwoorden ingevuld op het intake-document onder “1. Functionaliteiten”  De overige informatie is geen selectiecriterium Structuur: I.Algemeen II.Referenties

3. Intake document: I. Algemeen

3. Intake document: II. Referenties

4. e-Procurement (Aankoop) Wie moet de offerte tekenen Juridisch  De offertes die namens een rechtspersoon worden ingediend, moeten ondertekend zijn door de personen die bevoegd zijn om de vennootschap te vertegenwoordigen, met bijvoeging van de stukken waaruit hun bevoegdheid blijkt. Deze vertegenwoordigingsbevoegdheid kan blijken uit de statuten van de vennootschap of uit een bijzondere volmacht. De e-Tendering applicatie In e-Tendering hebt u drie mogelijkheden:  De bevoegde persoon tekent de offerte (en bijhorende documenten).  De bevoegde persoon geeft volmacht aan de persoon die de offerte (en bijhorende documenten) met e-ID tekent. De volmacht is een document met e-ID getekend door de bevoegde persoon en bij de offerte gevoegd.  De inschrijver koopt het Certipost-certificaat op naam van de vennootschap. (USB-Token – elektronische handtekeningen plaatsen die legaal evenwaardig zijn aan een handgeschreven handtekening)

2. Toelichting e-Procurement (Aankoop) - 2  Hoe registreren in e-Tendering  war/preViewNotice.do?noticeId= war/preViewNotice.do?noticeId=94810  Alle handleidingen te downloaden via – ons bedrijf/info voor leverancierswww.digipolis.be  Opleiding op 14/7 10u00 tot 12u00 - algemene infosessie over e- Procurement  Opleiding op 14/7 13u30 tot 16u00 - PC-training met eigen laptop - Instellingen PC worden via doorgestuurd  Week 18/7 – 27/7 op afspraak individuele sessies voor het indienen van de offerte - Wat brengt u mee:  USB-stick met alle documenten  e-ID + pincode bevoegde persoo n  Inschrijven via  Alle vragen en antwoorden op e-Notification forum

5. Contactpersonen  Leidende ambtenaren  Björn Bal  Eddy Van den Daele  Projectleiding  Christine Pécasse  Business analist  Koen Cornelissen  Aankoop  Ann Fournier  Anja Palmaerts