Het Facilitair Bedrijf (HFB) partner in overheidsopdrachten

Infosessie 09/07/ /HFB/OO/32497 Raamovereenkomst met twee percelen voor belanghebbendenonderzoek ter ondersteuning van de beleidsuitvoering op basis van kwantitatieve en kwalitatieve onderzoeksmethoden en voor de online consultatie van belanghebbenden (enquête-tool) Opening 05/08/2015 om 9u45

Informatievergadering HFB Disclaimer : De huidige slides zijn enkel een samenvatting van de voornaamste clausules van het bestek met referentie 2015/HFB/OO/32497 en zijn dus onvolledig. Deze slides zijn dus geen contractueel document. Deze slides hebben enkel tot doel de kandidaat- inschrijver te wijzen op de voornaamste elementen om te komen tot een regelmatige inschrijving

Informatievergadering HFB Algemene gegevens : Voorwerp van de opdracht Aanbestedende overheid – mandaterende overheid Gunningswijze Kwalitatieve selectiecriteria Gunningscriteria Aandachtspunten bij inschrijving Aandachtspunten na sluiting

Informatievergadering HFB Voorwerp van de opdracht: Titel: raamovereenkomst met twee percelen voor belanghebbendenonderzoek ter ondersteuning van de beleidsuitvoering op basis van kwantitatieve en kwalitatieve onderzoeksmethoden en voor de online consultatie van belanghebbenden (enquête-tool) CPV code: Plaats van uitvoering: de dienstverleningsplaats kan per specifieke opdracht worden afgesproken Raamovereenkomst: ja Duur: 4 jaar met opzeggingsmogelijkheid. Per concrete opdracht wordt specifieke uitvoeringstermijn overeengekomen

Informatievergadering HFB Aanbestedende overheid: de Vlaamse Gemeenschap, bij delegatie in de persoon van de administrateur-generaal van Het Facilitair Bedrijf Inhoudelijke opvolging Agentschap Overheidspersoneel

Informatievergadering HFB Gunningswijze: Open offerteaanvraag: de opdracht wordt gegund aan de economisch meest voordelige inschrijver 2 percelen Raamovereenkomst met één opdrachtnemer per perceel. De opdracht wordt uitgevoerd d.m.v. het plaatsten van individuele opdrachten naargelang de werkelijke behoefte, zonder verbintenis vanwege de aanbestedende overheid m.b.t. een minimum af te nemen hoeveelheid Het indienen van varianten is verboden

Informatievergadering HFB PERCEEL 1 - Kwalitatieve Selectiecriteria: eisen ten aanzien van de persoon van de inschrijver Financieel – economische draagkracht: Bankverklaring + verklaring gerealiseerde minimale omzet ( excl. BTW voor 2013 en 2014) met vermelding van de projecten waarin deze werd gerealiseerd Technische bekwaamheid: Aantoonbare kennis van de gevraagde onderzoeksmethoden, 3 relevante referenties, minimale capaciteit qua dienstverlening (6 medewerkers waarvan 2 junior en 2 senior consultants), waarborg deontologische code aantonen

Informatievergadering HFB PERCEEL 2 - Kwalitatieve Selectiecriteria: eisen ten aanzien van de persoon van de inschrijver Financieel – economische draagkracht: Bankverklaring + verklaring gerealiseerde minimale omzet ( excl. BTW voor 2013 en 2014) met vermelding van de projecten waarin deze werd gerealiseerd Technische bekwaamheid: Aantonen autonoom kunnen beschikken over enquête-tool (+ zetel eigenaar in EU), 3 relevante referenties, minimale capaciteit qua dienstverlening (4 medewerkers waarvan 2 junior en 1 senior consultant), waarborg deontologische code aantonen

Informatievergadering HFB PERCEEL 1 – Gunningscriteria: Kwaliteit: 30 punten - minimum 18/30, zoniet geen verdere beoordeling – o.m. beoordeeld op visie, palet aan onderzoeksmethoden, innovatie, kwaliteit werknemers, kwaliteitshandboek Projectaanpak en methodologische garanties: 30 punten – minimum 18/30, zoniet geen verdere beoordeling – o.m. beoordeeld op plan van aanpak, continuïteit methodiek binnen de Vlaamse Overheid, gehanteerde methodiek, samenwerking, maatgerichtheid en klantgerichtheid, heldere rapportering, kennisdeling, naleven privacywetgeving Prijs: 40 punten – geen minimumscore – laagste totaalprijs krijgt beste score, overige offertes o.b.v. verhouding laagste tot de prijs beschouwde offerte, herleid naar 40

Informatievergadering HFB PERCEEL 2– Gunningscriteria: Kwaliteit: 40 punten - minimum 24/40, zoniet geen verdere beoordeling – o.m. beoordeeld op medewerkers, innovatie, opleiding gebruik enquête-tool en specifieke vereisten aan tool m.b.t. ontwerp, verspreiding, bevragingen, analyse en rapportering resultaten en ‘safety en security’ Projectaanpak en methodologische garanties: 20 punten – minimum 12/20, zoniet geen verdere beoordeling – o.m. beoordeeld op plan van aanpak, naleven privacywetgeving, samenwerking en heldere rapportering, kennisdeling, Prijs: 40 punten – geen minimumscore – laagste totaalprijs krijgt beste score, overige offertes o.b.v. verhouding laagste tot de prijs beschouwde offerte, herleid naar 40

Informatievergadering HFB AANDACHTSPUNTEN VOOR EEN FORMEEL REGELMATIGE INSCHRIJVING - MEEST VOORKOMENDE FOUTEN DIE LEIDEN TOT ONREGELMATIGHEID : Digitale handtekening Volledigheid : Alle documenten ! Vooral offerte EN inventaris Bij onderaanneming: intentieverklaring Volledigheid van documenten Invullen van documenten Deontologische code conform Privacy-wet

Informatievergadering HFB Indienen van de offerte : Elektronisch Slechts 1 offerte per inschrijver Tijdig indienen ! Elektronisch : elk document krijgt een timestamp Snelheid van opladen : uw eigen netwerk, het Internet, de omvang van de documenten, … Laad eerst de essentiële documenten op : offerteformulier, inventaris, documenten voor gunningscriteria & kwalitatieve selectiecriteria, andere documenten

Informatievergadering HFB E-tendering De website Inloggen door een gemachtigde : persoon of bedrijf Opladen van documenten PV van opening op e-procurement

Informatievergadering HFB AANDACHTSPUNTEN NA SLUITING Borgstelling : dient tijdig te gebeuren (binnen 30 kalenderdagen na sluiting) Er zijn geen vaste of minimale hoeveelheden te bestellen Clausules m.b.t. straffen en boetes: art. 45, 46 en 154 KB uitvoering Prijsherziening: geen prijsherziening voor verstrijken eerste jaar; jaarlijks; aan te vragen ten laatste 15 dagen voor verjaardag sluiting; op basis van gezondheidsindex Wijze van facturatie: art. 150 en 160 KB uitvoering

Informatievergadering HFB Overlopen van de antwoorden op de vooraf gestelde vragen