Bedrijfsvoeringsprocessen Jeugd Haarlem 21-10-2014

Doel Werksessie 19 augustus Bespreken beleidskeuzes en daaruit volgende uitgangspunten in de inrichting van de administratieve organisatie Bespreken werkprocessen bedrijfsvoering Formuleren “huiswerk” van de gemeente

Inhoud Uitgangspunten inrichting administratieve processen Randvoorwaarden vanuit inkoop Declaratie- en facturatieproces ‘Huiswerk’ Planning

Geformuleerde uitgangspunten Uitgangspunten inhoudelijk proces Vertrouwen in professionals is uitgangspunt voor het jeugdbeleid van de gemeente, daarom: Het inhoudelijke werk ligt bij de inhoudelijke professional. Gemeente doet dit niet (zo min mogelijk) over. De klant wordt integraal geholpen waar nodig. Het gezinsplan is hier de basis voor. Uitgangspunten administratieve en financiële inrichting De gemeente Haarlem wil de administratieve lasten voor gemeenten, instellingen en burgers niet verzwaren. De gemeente wil de juridisering van het proces zoveel mogelijk beperken. Informatiestromen worden alleen voor hun oorspronkelijke doelstelling gebruikt. Om efficiënt te kunnen sturen en controleren (zowel op rechtmatigheid als budgettair) is reeds bij de start van de zorg, de zorg in beeld bij de gemeente. De kwaliteitscontrole (controle op doeltreffendheid en doelmatigheid) vindt zo veel mogelijk plaats in het primaire proces. In de administratie wil de gemeente zoveel mogelijk gebruik kunnen maken van financiële informatie op cliëntniveau Vraag: herkent iedereen zich in deze uitgangspunten?

Beleidskeuzes Toegang Toegang verloopt via CJG, (huis-)arts en juridisch kader Verwijzing van één van deze drie is de opdracht tot zorg voor de aanbieder Deze opdracht is ruim geformuleerd; het geeft toegang tot een globale soort zorg zonder nader te specificeren welke zorg on hoeveel precies ingezet moet worden. In de opdracht staat, als mogelijk, het doel geformuleerd waarvoor de voorziening ingezet wordt. Kwaliteitsborging zit in het gebruik van het afwegingskader bij het CJG. CJG-Coaches gebruiken dit in elk gezinsplan. Vraag: herkent iedereen zich in deze beleidskeuzes?

Beleidskeuzes beschikking Een beschikking wordt alleen afgegeven bij bezwaar/beroep of in het geval van een Pgb. De beschikking is een als beschikking vormgegeven versie van de samenvatting van het gezinsplan. Als iemand een beschikking wil maar nog geen gezinsplan heeft, bijvoorbeeld doordat verwijzing via de huisarts verliep, doorloopt deze alsnog het inhoudelijke traject bij het CJG. Vraag: herkent iedereen zich in deze beleidskeuzes?

Beleidskeuzes bezwaar en beroep Het streven is om juridisering van de processen te voorkommen zodat afwegingen blijven plaats vinden op grond van wat inhoudelijk het beste is voor het kind of gezin. De procedure van bezwaar en beroep blijft de standaardprocedure die binnen de gemeente al is ingeregeld. Enige verschil is dat de burger die bezwaar wil maken, eerst met de hulpvraag langs gaat bij het CJG. Als hij/zij dan alsnog in bezwaar wil dan wordt het plan van aanpak tot beschikking benoemd. Vanuit Juridische Zaken wordt ondersteuning gegeven richting CJG. Mediation wordt verder ontwikkeld. Vraag: herkent iedereen zich in deze beleidskeuzes?

Beleidskeuzes woonplaatsbeginsel Bij vrij toegankelijke zorg (CJG) wordt het woonplaatsbeginsel niet formeel toegepast Bij niet-vrij toegankelijke zorg vraagt de gemeente de instellingen om het woonplaatsbeginsel toe te passen. De gemeente zorgt ervoor dat instellingen de gemeente kunnen vragen om navraag te doen in het GBA en gezagsregister in die gevallen dat daar twijfel over bestaat. Vraag: herkent iedereen zich in deze beleidskeuzes?

Contractering van zorg De gemeente betaald alleen zorg aan gecontracteerde partijen. Aanbieders mogen alleen zorg leveren als zij een contract hebben met de gemeente. Uitzondering is de zorg die vanuit continuïteit geboden moet worden en zorg die wel noodzakelijk is maar anders niet geboden kan worden.

Beleidskeuzes Bericht start zorg Op 1-1-2015 kent alleen de voorheen AWBZ zorg het bericht start zorg. Instellingen sturen dan via VeCoZo een bericht dat een cliënt bij hen zorg krijgt. Binnen J-GGZ en Jeugd- en opvoedhulp bestaat dat bericht niet. Ontwikkeling daarvan komt pas na 1-1-2015. De gemeente heeft de ambitie zo snel mogelijk en uiterlijk 1-1-2016 een systeem te ontwikkelen om het bericht start zorg te gebruiken. Waar mogelijk wordt aangesloten bij landelijke standaarden. Het start zorg bericht kan input zijn voor financiële sturing. Om de onzekerheid die het gevolg is van het uitblijven van het bericht start zorg te beperken vraagt de gemeente elk kwartaal een overzicht van de instellingen op van hun onder handen werk. Bij factuurcontrole kan de gemeente niet controleren of er een rechtmatige opdracht gegeven is voor de zorg die in rekening gebracht wordt. Er is immers geen geregistreerde beschikking in het systeem. Haarlem legt deze verantwoordelijkheid neer bij de aanbieder zelf en diens accountantscontrole. Vraag: herkent iedereen zich in deze beleidskeuzes?

Samenvatting Kwaliteit en rechtmatigheid Maatregel JOH BOJ PGB GGZ land Gebruik vast afwegingskader in primaire proces ✔ Steekproeven kwaliteit Kwaliteitskader Concretiseren vanuit contract management JGGZ vult in 2015 verplicht de ROM in Landelijke afspraken (kwaliteitsregister, kwaliteitsnormen GI’s, toezicht in het jeugddomein) Inkoop (opveegronde na) Contractmanagement Managementinformatie (nog afspraken nodig) Maandrapportages - Hoofdlijnen staan in contract

Samenvatting Kwaliteit en rechtmatigheid (2) Maatregel JOH BOJ PGB Klein (boj en ggz??) GGZ land Bevoorschotting obv contractueel vastgelegde partijen, producten, en prijzen  X Controleren en vastleggen van de door inhoudelijk verantwoordelijk partij verstrekte opdracht aanb Controleren van woonplaatsbeginsel Accountantsverklaring op eigen administratie ? Melding start zorg () Tussentijdse declaraties om af te zetten tegen de bevoorschotting/declaratie bij einde traject (tuss) (eind) Woonplaatsbeginsel door check berichtenverkeer VeCoZo?? Bijsturing en nacalulatie obv contractueel vastgelegde partijen, producten en prijzen Bijsturing en nacalulatie (en facturatie bij “klein”) obv budgetplafonds PGB: Verantwoording bestede bedragen? client? Svb? Facturatie obv contractueel vastgelegde partijen, producten en prijzen Beschikken door gemandateerde derde (CJG) igv bezwaar en beroep. Verordening: alleen in bepaalde situaties, namelijk bij een Pgb of bezwaar/beroep

Inhoud Uitgangspunten inrichting administratieve processen Randvoorwaarden vanuit inkoop Declaratie- en facturatieproces ‘Huiswerk’ Planning

Randvoorwaarden vanuit inkoop Wijze van contractering en financiering bepaalt administratieve processen Er is zowel sprake van bevoorschotting en facturatie Het gaat om ongeveer 47 partijen Hoe is het berichtenverkeer geautomatiseerd? Dit verschilt voor de drie hoofdgroepen Jeugd- en opvoedhulp Begeleiding, behandeling. Persoonlijke verzorging en verblijf Jeugd GGZ Landelijk gecontracteerde instellingen

Karakteristieken Inkoop & betaling “Jeugd- en opvoedhulp” Voorwaarden / kenmerken inkoopproces voor 2015 Grote instellingen krijgen een contract met omzetplafond (geen budgetgarantie) MK+ZK In principe sturing op basis van p x q met oude productbenamingen Bevoorschotting 13 x/jaar, aanpassing voorschot tweemaal per jaar Declaratie in 2015 nog op cliëntniveau (na afloop!) Sturingsoverleg 4x/jaar Nacalculatie alleen bij overschrijding budget, na instemming gemeente Bovenregionale contracten Geen kleine instellingen zonder bevoorschotting Deels landelijke contracten Geen bevoorschotting, maar facturatie Kenmerken markt (invullen inkooporganisatie) # aanbieders met contractuele bevoorschotting + bevoorschotting bedrag per gemeente # cliënten € Budget -> (baten vs. lasten) # betalingen -> bevoorschotting # facturen / declaraties -> 1x na afloop van 2015, voor 1-2-2016

Karakteristieken Inkoop & betaling “Behandeling, begeleiding, persoonlijke verzorging en verblijf Jeugd” Zin Voorwaarden / kenmerken inkoopproces voor 2015 Bovenregionaal: MK,ZK, H’meer Grote instellingen krijgen een contract met omzetplafond (geen budgetgarantie) Bevoorschotting 13 x/jaar, aanpassing voorschot tweemaal per jaar Declaratie op cliëntniveau via VeCoZo Bericht start zorg via VeCoZo Sturingsoverleg 4x/jaar, tenzij het een kleinere aanbieder betreft Nacalculatie PGB Voorwaarden PGB voor zorg buiten gecontracteerde instellingen Kenmerken markt (invullen inkooporganisatie) # aanbieders met contractuele bevoorschotting # overige aanbieders # cliënten (ZiN / PGB) € Budget (Zin / PGB) # betalingen # facturen / declaraties

Karakteristieken Inkoop & betaling “Jeugd GGZ” Voorwaarden / kenmerken inkoopproces voor 2015 Grote instellingen krijgen een contract met omzetplafond (geen budgetgarantie) Bevoorschotting 12 x/jaar, halfjaarlijkse aanpassing bevoorschotting Sturingsoverleg 4x/jaar Declaratie op cliëntniveau via VeCoZo bij afsluiting van een traject Berekening OHW halverwege en einde van het jaar t.b.v. gemeente zodat verrekening naar boekjaar gemaakt kan worden. Nacalculatie tussentijds/1x/jaar Kleine instellingen en vrijgevestigden krijgen een raamcontract Facturatie op cliëntniveau via VeCoZo Contract met kleine aanbieders gaat via portal (van Amsterdam) Kenmerken markt (invullen inkooporganisatie) # aanbieders met contractuele bevoorschotting # overige aanbieders # cliënten # betalingen # facturen / declaraties Vrijgevestigden loopt nog!

Karakteristieken Inkoop & betaling “Landelijke instellingen” Voorwaarden / kenmerken inkoopproces voor 2015 Landelijke contracten; zonder bevoorschotten Deels J&O, B&O en J- GGZ Geen sturingsoverleg Facturatie op cliëntniveau voor Jeugd- & opvoedhulp Facturatie op cliëntniveau voor GGZ en B&O via VECOZO Kenmerken markt Raamovereenkomsten VNG Factuur

Inhoud Uitgangspunten inrichting administratieve processen Randvoorwaarden vanuit inkoop Declaratie- en facturatieproces ‘Huiswerk’ Planning

Werkprocessen Op hoofdlijnen Bevoorschotten & nacalculatie Uitgewerkt Declaratie Ondersteuning & begeleiding / J-GGZ Facturatie

Bevoorschotting en nacalculatie

Declaratieproces Provinciale Jeugdzorg Binnen J&O is in 2015 geen declaratie op cliëntniveau Er is sprake van nacalculatie waarin de aanbieders een overzicht aangeven van de zorg per gemeente. Tussentijds informatie die beschikbaar is komt vanuit beleidsinformatie.

Declaratieproces AWBZ en J-GGZ CONTRACTPARTIJEN DIE BEVOORSCHOT WORDEN

Facturatieproces AWBZ en J-GGZ VRIJ GEVESTIGDEN EN LANDELIJKE AWBZ INSTELLINGEN

Declaratie en facturatieproces We beschrijven deze op hoofdlijnen Welke subprocessen zien we? Welke informatie behoefte is er? Welke ICT aansluitingen moeten er geregeld worden? Welke organisatorische keuzes zijn er te maken?

Factuur/declaratie opstellen en versturen AANBIEDER Prov. Jeugdzorg declaratie AWBZ Jeugd / ZVW declaratie AWBZ Jeugd / ZVW factuur Subprocessen Intern proces aanbieder Periodieke maandelijkse verzamelfactuur VeCoZo automatische toets Informatie-producten Match beschikking en productenboek Standaard bericht voor facturatie Standaard bericht voor factuur/declaratie (Vecozo) ICT vereisten Afhankelijk van systemen aanbieders Digitale aanlevering (CSV bestand?) Aansluiting VeCoZo Organisatie: Wie? Lokaal / Regio? Capaciteit? Factuur naar gemeente Factuur naar vecozo

Factuur/declaratie ontvangen en verwerken BACKOFFICE GEMEENTE Prov. Jeugdzorg declaratie AWBZ Jeugd / ZVW declaratie AWBZ Jeugd / ZVW factuur Subprocessen Direct ontvangen Technische toets op volledigheid declaratie Registreren / invoeren Ontvangen via Integraal gegevensknooppunt of direct via VeCoZo Informatie-producten Format declaratie Landelijk ontwikkelde standaardberichten ICT vereisten Registreren in gemeentelijk systeem (GWS) Aansluiting integraal gegevensknooppunt / VeCoZo Organisatie: Wie? Lokaal / Regio? Capaciteit? Lokaal Gezamenlijk met Zandvoort?

Match met contract BACKOFFICE GEMEENTE Prov. Jeugdzorg declaratie AWBZ Jeugd / ZVW declaratie AWBZ Jeugd / ZVW factuur Subprocessen Automatische check met contracten Informatie-producten Contracten aanbieders ICT vereisten Inregelen automatische controle Database contracten Overzicht financiële afspraken en status Organisatie: Wie? Lokaal / Regio? Capaciteit? Lokaal

Controle op omzetplafond BACKOFFICE GEMEENTE Prov. Jeugdzorg Declaratie AWBZ Jeugd / ZVW declaratie AWBZ Jeugd / ZVW factuur Subprocessen Indien sprake is van lokale omzetplafonds alles bij Haarlem Indien regionale plafonds; dan moet er ook een regionale check plaats vinden. Informatie-producten PM ICT vereisten Overzicht uit GWS met facturen per aanbieder Regionaal systeem indien sprake van regiobudgetten Organisatie: Wie? Lokaal / Regio? Capaciteit? Lokaal / regionaal?

Betaalbaar stellen factuur BACKOFFICE GEMEENTE Prov. Jeugdzorg declaratie AWBZ Jeugd / ZVW declaratie AWBZ Jeugd / ZVW factuur Subprocessen Afstemming met regionale organisatie Bevoorschotting maandelijks uitbetalen Betaalbaar stellen factuur Informatie-producten Factuur Nacalculatie ICT vereisten Aansluiting op gemeentelijk systeem Organisatie: Wie? Lokaal / Regio? Capaciteit? Lokaal

Inhoud Uitgangspunten inrichting administratieve processen Randvoorwaarden vanuit inkoop Declaratie- en facturatieproces ‘Huiswerk’ Planning

Huiswerk Haarlem & Zandvoort VNG

Inhoud Uitgangspunten inrichting administratieve processen Randvoorwaarden vanuit inkoop Declaratie- en facturatieproces ‘Huiswerk’ en actielijst lokale gemeenten Planning

Planning

Bijlagen Processchema toegang Berichten Vecozo

VECOZO - berichtenverkeer Er worden nu 3 standaard berichten ontwikkeld voor de jeugdzorg Zorgtoewijzing AWBZ JW301/302 gebaseerd op https://www.zorgregistratie.nl/bep/azr32/html/AW33.pdf Declaratie AWBZ JW303/304 gebaseerd op http://ei.vektis.nl/WespStandaardenOverzichtDetail.aspx?is_iber=AW319&is_versie=1.4 Declaratie ZVW JZ303/304 gebaseerd op http://ei.vektis.nl/WespStandaardenOverzichtDetail.aspx?is_iber=GZ321&is_versie=1.0 Bij elk bericht wordt ook een retourbericht ontwikkeld. Overige standaardberichten binnen Vecozo komen wellicht later beschikbaar maar niet voor 1-1-2015 Onderdelen VECOZO berichten (niet limitatief) BSN & NAW gegevens AGB code aanbieder Toewijzing; ZZP / functie indicatie, diagnose, besluitnummer

Toegangsproces Haarlem - CJG

Uitwerking backofficeprocessen toegang Algemene toegang Toegang via huisarts / jeugdarts / medisch specialist Toegang via de rechter Processtappen Eerste intake (CJG) Intakegesprek (CJG) Afstemming met professional (CJG) Opstellen plan & opdracht (CJG) Opstellen en verzenden beschikking indien daar om gevraagd wordt (CJG) Inkate Opstellen plan (aanbieder) Controle woonplaatsbeginsel (aanbieder) Bezwaar & Beroep (Gemeente) Hulplijn woonplaatsbeginsel (gemeente) Verwijzing huisarts (huisarts) Intake aanbieder (aanbieder) Opstellen plan (aanbieder) Eventueel afstemmen met regisseur gemeente Indien cliënt niet tevreden is; via CJG Start zorg melding AWBZ (niet ZVw) (aanbieder) Verwijzing naar RvdK (Gemeente) Verzoek RvdK (RvdK) Besluit rechter (ZM) Ontvangst besluit CORV (AMHK) Versturen aan BO CJG (AMHK) Verwerken besluit (BO CJG) Start zorg melding (aanbieder) Informatie-producten Productenboek /-lijsten Overzicht contracten Standaard verwijsberichten Standaard plan van aanpak Standaardmodel opdracht & beschikking ICT vereisten Clientvolgsysteem Mens Centraal Toegang gezagsregister Aansluiting CORV Clientsysteem voor Verwerken start zorg Beschikkingen Regio/lokaal Lokaal