autonomie in aansturing van projecten Ben je baas of ben je slaaf? autonomie in aansturing van projecten Door: Frank van der Spek Jeroen de Witte

Doel Masterclass Verbeterpotentieel in de aansturing van projecten blijft onbenut, omdat het nog geen gemeengoed is om best practices te delen* * bron: Benchmark Projectmanagement, Atos Origin Nederland

Introductie Frank van der Spek Informatiemanager AD Frenc, vanaf 1-3-2009 Jeroen de Witte Projectmanager FutureFootprints.com

Facts projectsturing 40% van de organisaties in NL voert meer dan 50 projecten uit per jaar 30% van de organisaties weten niet hoe projectkosten zich verhouden tot operationele kosten 50% van de projecten heeft een langere looptijd dan gepland

Facts projectsturing 58% van de projecten wordt volgens budget opgeleverd 66% van de projecten wordt binnen scope opgeleverd 25% van de projecten levert een onbekende bijdrage aan de bedrijfsdoelstellingen

Facts projectsturing Veel wijzigingsverzoeken en onvoldoende beschikbaarheid van gekwalificeerde resources zijn grootste faalfactoren De businesscasemanager, risicomanager en de project portfoliomanager brengen projecten vaker tot de gewenste resultaten (tijd, geld, scope en bijdrage aan strategie) Proactieve omgang met stakeholders leidt vaker tot gewenste projectresultaten

Facts projectsturing Gebruik van een projectenbureau is vooral populair bij bedrijven met centrale positionering van projectmanagers Directie en bestuur zijn de belangrijkste interne opdrachtgevers Een project wordt vaak gezien als eenmalige verandering en niet als een continue verandering

Facts projectsturing Gebruik van projectmanagementmethoden blijft stijgen (70% gebruikt inmiddels Prince2) MS Excel en MS Project zijn nog altijd de meest gebruikte tools Projecten worden veelal niet tijdens en niet achteraf getoetst (wel vooraf)

Facts projectsturing Als er wordt geevalueerd, dan wordt de bijdrage aan de strategie hierbij veelal uit het oog verloren Projectstuurders dienen ook de zakelijke rechtvaardiging van een project te beoordelen en uit te dragen Het is gebruikelijk aan het worden projecten alleen met een sluitende business case te laten starten

Stellingen In aansturing van projecten is leiding geven belangrijker dan op milestones managen Projecten leiden is dus belangrijker dan projecten managen Bij het leiden van projecten moeten mensen belangrijker worden gemaakt dan mijlpalen

Stellingen Juiste governance is voorwaarde om in een project de gewenste resultaten te bereiken Streef nooit naar het maximaal haalbare resultaat Zonder ‘nee’ geen resultaat

Stellingen Goed projecten leiden lukt alleen als er een gezonde spanning is met de staande organisatie Projectleiding verdient meer waardering vanuit de lijn in de organisatie Organisaties hebben geen ‘koele’ projectmanagers nodig

Definitie IT-projectportfolio 1 Blik op toekomstige projecten Ideevorming Initiatie Analyse Realisatie Nazorg 2 Tijdige en continue bepaling van impact projecten Impact teams Project A Project B Project C … Impact architectuur

Zoom-in op een project Ideevorming Classificatie project Strategische bijdrage Financiële bijdrage Risico/Complexiteit Business case op basis van rationele analyse

AD klantcase

AD klantcase Top 3 nieuwssite www.AD.nl Unieke combinatie van internationaal, nationaal, regionaal en lokaal nieuws Nummer 1 krant in “the Randstad” en regio Nederlands eerste sportkrant Webshops zijn een succes: zo mag AD zich inmiddels de grootste wijnboer van Nederland noemen

AD - ideevorming

return on investment verbeteren AD - classificatie Bedrijfsdoel AD NieuwsMedia: return on investment verbeteren Afgeleide CRM doelstelling: Maximaliseren van de klantwaarde op een efficiënte manier door de juiste klant op het juiste moment met het juiste aanbod via het juiste kanaal te benaderen

AD – business case Bouwstenen: 1. Verrijking van klant kennis 2. Voorspelling van klantgedrag afhaakkans, ltv, respons op campagnes 3. Campaign management tool korte time to market, flexibiliteit, nauwkeurige aansturing tm bureau’s, mogelijkheid makkelijk veel tests uit te voeren en te monitoren

Business case met terugverdientijd < 2jr AD – business case 4. Online scoring tijdens gesprekken en websessies Afhaakkans, ltv, verkoopkansen, ontbrekende verrijkingsdata 5. En along the way… een nieuw Data Warehouse Business case met terugverdientijd < 2jr = Start van het project

Toepassen 80/20 regel op scoping projecten. Open deur – 80/20 scope Toepassen 80/20 regel op scoping projecten. 20% 80% Useful Many Vital Few Reqs Value Added Value Cost Low Medium High ELIMINATE REQUIREMENT KEEP ON TRACK REDEFINE SOLUTION AND/OR REQUIREMENT AND/OR

AD - scope

AD – plateau planning

Stellingen t.o.v. klantcase In aansturing van projecten is leiding geven belangrijker dan op milestones managen Projecten leiden is dus belangrijker dan projecten managen Bij het leiden van projecten moeten mensen belangrijker worden gemaakt dan mijlpalen >> HOE WAS DIT BIJ AD?

Stellingen t.o.v. klantcase Juiste governance is voorwaarde om in een project de gewenste resultaten te bereiken Streef nooit naar het maximaal haalbare resultaat Zonder ‘nee’ geen resultaat >> HOE WAS DIT BIJ AD?

Stellingen t.o.v. klantcase Goed projecten leiden lukt alleen als er een gezonde spanning is met de staande organisatie Projectleiding verdient meer waardering vanuit de lijn in de organisatie Organisaties hebben geen ‘koele’ projectmanagers nodig >> HOE WAS DIT BIJ AD?

Was je slaaf of was je baas? Terug naar sheet 1 Was je slaaf of was je baas?