De elektronische catalogus E-Catalogue De elektronische catalogus

1. End to end e-procurement Inhoud 1. End to end e-procurement 2. Reikwijdte en meerwaarde 3. Leverancierskant 4. Overheidszijde 5. Starten met e-catalogue

Inleiding e-invoicing  e-facturatie in de bestekken opnemen! e-catalogue Waarom?  aankopen bundelen, goedkoper !  éénvormigheid voor de leverancier !  volledig digitaal aankoopproces  rapportering

1. end to end e-procurement

1. end to end e-procurement

1. end to end e-procurement

2. Reikwijdte en meerwaarde Catalogi: Gestructureerd: Dit zijn catalogi die door middel van de catalogue editor ofwel door de leverancier ofwel door de opdrachtencentrale worden aangemaakt. Niet-gestructureerd: Deze catalogi worden, samen met de bestelinfo, in pdf opgeladen door de opdrachtencentrale.

2. Reikwijdte en meerwaarde Overzicht werking e-catalogue Artikelen & Bestellingen Dossiers & Catalogi Beheer dossiers Beheer catalogi Beheer aanvragen Beheer bestellingen Onderneming Aanbestedende Overheid Aankopers Onderneming Beheer catalogi Beheer bestellingen

2. Reikwijdte en meerwaarde Overzicht procedures Beheer Catalogi Beheer Bestellingen

2. Reikwijdte en meerwaarde Creatie dossier en publiceren catalogus Beheer Catalogi Beheer Bestellingen Dossier Creëren Catalogus opladen Catalogus goedkeuren Dossier delen Catalogus publiceren Maskers definiëren

2. Reikwijdte en meerwaarde Creatie dossier en publiceren catalogus Beheer Catalogi Beheer Bestellingen Dossier Creëren Catalogus opladen Catalogus goedkeuren Dossier delen Catalogus publiceren Maskers definiëren Dossierbeheerder Dossierbeheerder Dossier aanmaken Onderneming registreren

Creatie dossier en publiceren catalogus 2. Reikwijdte en meerwaarde Creatie dossier en publiceren catalogus Beheer Catalogi Beheer Bestellingen Dossier Creëren Catalogus opladen Catalogus goedkeuren Dossier delen Catalogus publiceren Maskers definiëren Dossierbeheerder Onderneming Onderneming Catalogus voorbereiden Catalogus opladen Catalogus indienen ter goedkeuring

2. Reikwijdte en meerwaarde Creatie dossier en publiceren catalogus Beheer Catalogi Beheer Bestellingen Dossier Creëren Catalogus opladen Catalogus goedkeuren Dossier delen Catalogus publiceren Maskers definiëren Dossierbeheerder Onderneming Dossierbeheerder Dossierbeheerder Catalogus controleren Artikelen goedkeuren en/of verwerpen

2. Reikwijdte en meerwaarde Creatie dossier en publiceren catalogus Beheer Catalogi Beheer Bestellingen Dossier Creëren Catalogus opladen Catalogus goedkeuren Dossier delen Catalogus publiceren Maskers definiëren Dossierbeheerder Onderneming Dossierbeheerder Dossierbeheerder Dossierbeheerder Dossier delen  Openstellen voor andere diensten / organisaties

2. Reikwijdte en meerwaarde Creatie dossier en publiceren catalogus Beheer Catalogi Beheer Bestellingen Dossier Creëren Catalogus opladen Catalogus goedkeuren Dossier delen Catalogus publiceren Maskers definiëren Dossierbeheerder Onderneming Dossierbeheerder Dossierbeheerder Dossierbeheerder Dossierbeheerder Catalogus publiceren  Vanaf nu: artikelen zichtbaar voor alle gebruikers

2. Reikwijdte en meerwaarde Creatie dossier en publiceren catalogus Beheer Catalogi Beheer Bestellingen Dossier Creëren Catalogus opladen Catalogus goedkeuren Dossier delen Catalogus publiceren Maskers definiëren Dossierbeheerder Onderneming Dossierbeheerder Dossierbeheerder Dossierbeheerder Hoofdaankoper Hoofdaankoper Maskers definiëren Toegang tot catalogi, artikelen en/of opties beperken Alle organisaties waarmee dossier gedeeld werd

2. Reikwijdte en meerwaarde Bestellingen Beheer Catalogi Beheer Bestellingen Verlanglijstje creëren Bestelbon voorbereiden Bestelbon goedkeuren Bestelling aanvaarden Bestelling ontvangen

2. Reikwijdte en meerwaarde Bestellingen Beheer Catalogi Beheer Bestellingen Verlanglijstje creëren Bestelbon voorbereiden Bestelbon goedkeuren Bestelling aanvaarden Bestelling ontvangen Aanvrager Aanvrager Artikelen zoeken Verlanglijstje maken Verlanglijstje verzenden

2. Reikwijdte en meerwaarde Bestellingen Beheer Catalogi Beheer Bestellingen Verlanglijstje creëren Bestelbon voorbereiden Bestelbon goedkeuren Bestelling aanvaarden Bestelling ontvangen Aanvrager Aankoper Aankoper Verlanglijstjes verwerken Bestelbon voorbereiden

2. Reikwijdte en meerwaarde Bestellingen Beheer Catalogi Beheer Bestellingen Verlanglijstje creëren Bestelbon voorbereiden Bestelbon goedkeuren Bestelling aanvaarden Bestelling ontvangen Aanvrager Aankoper Hoofdaankoper Hoofdaankoper Bestelbon controleren Bestelbon goedkeuren Bestelbon verzenden

2. Reikwijdte en meerwaarde Bestellingen Beheer Catalogi Beheer Bestellingen Verlanglijstje creëren Bestelbon voorbereiden Bestelbon goedkeuren Bestelling aanvaarden Bestelling ontvangen Aanvrager Aankoper Hoofdaankoper Onderneming Onderneming Bestelling aanvaarden Bestelling leveren

2. Reikwijdte en meerwaarde Bestellingen Beheer Catalogi Beheer Bestellingen Verlanglijstje creëren Bestelbon voorbereiden Bestelbon goedkeuren Bestelling aanvaarden Bestelling ontvangen Aanvrager Aankoper Hoofdaankoper Onderneming Keurder Keurder Goederen ontvangen Goederen controleren PV opmaken

2. Reikwijdte en meerwaarde Meerwaarde Eenvoudig en snel opzoeken van artikelen Informatie in bestelbonnen altijd correct en volledig Versiebeheer van catalogi: bestellen enkel mogelijk op laatste goedgekeurde versie Oudere versies nog beschikbaar ter raadpleging Bestellingen plaatsen met een muisklik

2. Reikwijdte en meerwaarde Dossiers en catalogi op flexibele manier delen Beschikbaarheid (zichtbaarheid) van catalogi en artikelen beheren Catalogi kunnen niet wijzigen zonder controle en goedkeuring door aanbestedende overheid Automatisch verloop van ‘levenscyclus’ van dossiers en catalogi, gestuurd door sleuteldata. Via statistieken bestellingen kunnen de afnames opgevolgd worden.

3. Leverancier Rol van de leverancier Registreren op e-procurementplatform als ondernemer Doorgeven van contactpersoon/-gegevens Indienen van catalogus Aanmaken en opladen in e-Catalogue (zie functionaliteiten leverancier) en indienen ter goedkeuring Aanleveren in exel (aanmaak door aanbestedende overheid)

3. Leverancier Registratie Via https://my.publicprocurement.be

3. Leverancier Functionaliteiten voor de leverancier: Eigen catalogi raadplegen Eigen dossiers raadplegen Catologi aanmaken (Catalogue editor downloaden/opleiding) Eigen catologi beheren Bestellingen beheren Raadplegen Beheren Leveringdatum ingeven Downloaden PV’s van oplevering raadplegen

4. Overheidszijde a. rollen Registratie gebruiker: De entiteit waartoe je behoort is reeds geregistreerd: registratie of toetredingsaanvraag verloopt via het CUM (Central User Management of centraal gebruikersbeheer) De entiteit waartoe je behoort is nog niet geregistreerd: Registratie van de entiteit via het CUM Registratie/toetredingsaanvraag gebruiker

4. Overheidszijde a. rollen Registratie Via https://my.publicprocurement.be

4. Overheidszijde a. rollen Registratie in twee stappen Stap 1: profiel Stap 2: organisaties & rollen Uitgever Editor Manager Dossierbeheerder Aankoper Editor

4. Overheidszijde a. rollen Stap 1: aanmaken persoonlijk profiel Altijd met eID! Direct geldig  geen goedkeuring nodig Aanmelden mogelijk Nog niet verbonden aan organisatie(s) Nog geen toegang tot “inhoud” van applicaties (dossiers, catalogi,…)

4. Overheidszijde a. rollen Stap 2: toetreden tot organisaties Organisatie(s) kiezen waar je bij werkt Per organisatie: rollen kiezen voor elke applicatie Goedkeuring nodig van Superuser! Na goedkeuring: toegang tot “inhoud” van applicaties (dossiers, catalogi,…) Beschikbaar voor gekozen organisaties Afhankelijk van gekozen rollen

4. Overheidszijde a. rollen Bestaand profiel aanpassen Aanmelden Kies “Mijn organisaties” in menu Klik op icoon “Rollen bewerken” Bepaal rollen voor applicaties Dien toetredingsaanvraag in

4. Overheidszijde a. rollen Dossierbeheerder Hoofdaankoper Aankoper Magazijnier Keurder Aanvrager

4. Overheidszijde a. rollen Dossierbeheerder Rol voor aanmaken en beheren dossiers in e-catalogue, het controleren, goedkeuren en publiceren van catalogi (een dossier in e-catalogue is een werkruimte waarin contractinformatie wordt opgenomen en de catalogi opgeladen)

4. Overheidszijde a. rollen Hoofdaankoper Rol voor het zoeken van artikelen, het behandelen van bestelaanvragen en het aanmaken, goedkeuren en verzenden van bestellingen. Kan ook PV’s van oplevering opmaken voor de bestellingen.

4. Overheidszijde a. rollen Aankoper Deze rol is ‘identiek’ aan de rol van hoofdaankoper, maar zonder de mogelijkheid om bestelbonnen goed te keuren.

4. Overheidszijde a. rollen Magazijnier Rol voor het aanmaken en beheren van ‘lokale’ dossiers en catalogi, en de daaruit voortvloeiende bestellingen. Bijv voor een intern magazijn van een organisatie; Een ‘lokaal’ dossier is niet verbonden met een contract, er is geen leverancier bij betrokken zoals bij een standaard dossier;

4. Overheidszijde a. rollen Keurder Rol voor de persoon die geleverde goederen in ontvangst neemt en ze keurt. De keurder kan in e-catalogue PV’s van oplevering maken voor de bestellingen van zijn organisatie.

4. Overheidszijde a. rollen Aanvrager Rol die toestaat om artikelen te zoeken in e-catalogue, die toe te voegen aan een persoonlijk winkelmandje en van daaruit bestelaanvragen te creëren die dan ingediend worden bij de (hoofd)aankoper

4. Overheidszijde b. functionaliteiten Aanmaken van dossiers Delen van dossiers Definiëren van maskers

4. Overheidszijde b. functionaliteiten Een dossier aanmaken (dossierbeheerder) Kan zowel vanuit e-Notification als vanuit e-Catalogue Beheersgegevens invullen Aanvullende info/documenten opladen (bestek, brochures, …) Delen met (sub)organisaties (boomstructuur), al dan niet met maskerrechten Onderneming en gebruikers associëren Dossier activeren: status ‘gepubliceerd’ Goedgekeurde catalogus opladen

4. Overheidszijde b. functionaliteiten Een dossier delen (dossierbeheerder/ (hoofd)aankoper) Een organisatie kan zijn dossier delen met andere organisaties Verschillende organisaties willen gezamenlijk contract afsluiten omwille van efficiëntie, schaalvoordeel,… Een bepaalde dienst stelt zijn catalogus open voor andere diensten De uitgenodigde organisaties krijgen toegang tot dossiergegevens kunnen bestellen op bijhorende catalogi

4. Overheidszijde b. functionaliteiten Een dossier delen Organisatie A is eigenaar van een dossier (4) (1) A deelt zijn dossier met B C1 (2) B krijgt toegang tot het dossier (3) C2 (3) A deelt zijn dossier ook met C (4) C krijgt toegang tot het dossier B (1) (2) Let op! C1 en C2 hebben nog geen toegang tot het dossier! Maar C kan dat met hen delen. Toegang hebben= toegang tot dossiergegevens+mogelijkheid tot bestellen! Dossier A A

4. Overheidszijde b. functionaliteiten Maskerrechten toekennen (dossierbeheerder) Maskerechten bepalen of uitgenodigde organisatie zelf het dossier kan delen, en maskers kan definiëren: C Uitgenodigd met maskerrechten: C1 Organisatie kan dossier delen met eigen suborganisaties Organisatie kan maskers bepalen voor eigen suborganisaties Organisatie kan bestellen B B1 Uitgenodigd zonder maskerrechten: Organisatie kan NIET delen met eigen suborganisaties Organisatie kan GEEN maskers bepalen voor eigen suborganisaties Organisatie kan bestellen Dossier A A

4. Overheidszijde b. functionaliteiten Definiëren van maskers Soms wil een organisatie niet de volledige catalogus ter beschikking stellen Beperkingen instellen voor eigen gebruikers Beperkingen instellen voor suborganisaties Dit kan door het definiëren van ‘maskers’ op 3 niveau’s Catalogi : volledige toegang, alleen lezen, geen toegang Artikelen : bestellen, alleen bekijken, geen toegang Opties (vb. kleur) : beschikbaar of niet

4. Overheidszijde b. functionaliteiten Definiëren van maskers Dossier A

4. Overheidszijde b. functionaliteiten Definiëren van maskers (1) Dossier C C1 C2 (1) C heeft toegang tot dossier, suborganisaties niet

4. Overheidszijde b. functionaliteiten Definiëren van maskers Catalogus (1) Dossier C Catalogus C1 C1 (2) C2 (3) (4) (1) C heeft toegang tot dossier, suborganisaties niet (2) Een dossier bevat één of meerdere catalogi (3) Een catalogus bevat één of meerdere artikelen (4) Een artikel kan opties bevatten (vb. kleur) Stel: C wil toegang geven aan C1, maar niet voor alles Oplossing: C definieert maskers voor C1

4. Overheidszijde b. functionaliteiten Definiëren van maskers Catalogus Dossier C Catalogus C1 C2 C bepaalt masker: - Op niveau van catalogus - Op niveau van artikelen - Op niveau van opties Catalogus

4. Overheidszijde b. functionaliteiten Definiëren van maskers Catalogus Dossier C Catalogus C1 C2 C1 heeft enkel toegang tot items toegestaan door C Catalogus

5. Starten met e-catalogue Als afnemende entiteit: Registratie entiteit/gebruiker; Binnen de entiteit een hoofdaankoper en aankopers aanduiden; Volgen opleiding (hoofd)aankoper;

5. Starten met e-catalogue Als opdrachtencentrale: Registratie entiteit/gebruiker; Je bent zelf geen afnemer van het contract: Aanduiden van een dossierbeheerder; Volg de opleiding van dossierbeheerder; Start een pilootproject; Begeleiding door de cel e-procurement; Je neemt zelf ook af van het contract: Aanduiden van een hoofdaankoper en aankopers; Volgen opleiding (hoofd)aankoper;

5. Starten met e-catalogue Afsluitende vragen Wie wil aankopen in e-catalogue? Wie wil een pilootproject opstarten?

6. Vragen ?