Plaats- en tijdsonafhankelijk werken bij het departement Economie, Wetenschap en Innovatie… … prikken of niet prikken ? Birgit Van Damme 1Juni 2014

telt momenteel 124 personeelsleden; is gehuisvest in het Ellipsgebouw te Brussel; heeft geen buitendiensten; werkt in een open kantooromgeving. staf en 5 afdelingen tellen elk 12 à 50 personen. doet overwegend klassiek kantoorwerk: – kerndepartement: beleidsvoorbereiding, monitoring en –evaluatie; – managementondersteunende diensten: administratie. 2 Het departement Economie, Wetenschap en Innovatie Mei 2014Arbeidstijdregeling EWI

Wat zegt de nieuwe omzendbrief? Tijdsonafhankelijk werken: werken zonder dat het personeelslid gebonden is aan een werkrooster, waarbij niet de uren waarop het personeelslid werkt, van belang zijn, maar wel het resultaat dat het personeelslid behaalt. …dienstverlening centraal stellen en houden..(kernaspect van het Nieuwe Werken) Voor een succesvolle invoering is het belangrijk dat de leidinggevende goede afspraken maakt met de personeelsleden over de inzet om prestaties te leveren en resultaten te behalen…personeelsleden zijn autonoom verantwoordelijk en inzetbaar en in ruil daarvoor geeft de entiteit aan het personeelslid de mogelijkheid en het vertrouwen om te werken op de plaatsen en tijdens de uren die daartoe geschikt zijn. Mei 2014Arbeidstijdregeling EWI3

Wat zegt de nieuwe omzendbrief? Een prikklok is een instrument voor tijdsregistratie en meet niet de effectieve prestaties van een personeelslid. Entiteiten worden opgeroepen om…de prikklok zoveel mogelijk gedeeltelijk of geheel af te bouwen. Door het gebruik van zelfroosteren hebben personeelsleden in principe de vrijheid om zelf hun uren te bepalen, waarbij ze rekening houden met de beschikbaarheid of bereikbaarheid die de entiteit vraagt. Samen garanderen ze de continuïteit van de dienstverlening en de bereikbaarheid van de dienst voor de klanten door afgesproken servicetijden te respecteren. Mei 2014Arbeidstijdregeling EWI4

Prestaties versus ‘uren kloppen’ De omzendbrief legt de nadruk op prestaties en output, meer dan op het op een geregistreerd moment ‘aanwezig zijn in een bepaalde ruimte’. Tijdsregistratie garandeert geen efficiënte aansturing op resultaten en inschatting/evaluatie van prestaties en output. 5Mei 2014Arbeidstijdregeling EWI

Opheffing van de prikplicht (2007) Maatschappelijke tendens naar ‘afrekenen op resultaten in plaats van op het aantal gepresteerde uren’. Cultuur van vertrouwen, openheid en integriteit versterken. Administratieve vereenvoudiging (winst voor personeelslid én administratie)! Niet alle collega’s prikten… (hogere graden, buitendiensten,…): quid gelijke behandeling? Momenteel gebruiken nog slechts 3 personeelsleden (2,4 %) van het departement EWI de prikklok. 6Mei 2014Arbeidstijdregeling EWI

Gelijktijdigheid en Vrijwilligheid: Op hetzelfde moment voor alle personeelsleden die prikten opgeheven wie wilde blijven prikken, kon dit doen. Verantwoordelijkheid van de leidinggevende: Het is de leidinggevende die – ook op de werkvloer – coacht, aanstuurt en afrekent op resultaten, veeleer dan op arbeidstijd of aanwezigheid. Wie lang op kantoor aanwezig is, werkt daarom nog niet hard… Omkeerbaarheid: Bij dysfunctie kan een personeelslid verplicht worden om (opnieuw) te prikken. 7 Voorwaarden en principes (1) Mei 2014Arbeidstijdregeling EWI

Permanentie: de dienstverlening staat centraal Om de dienst te verzekeren worden de stamtijden alleszins behouden: iedereen is verplicht aanwezig tussen 9u15 en 11u45 en 13u45 en 16u en presteert gemiddeld 7u36. Billijkheid en Zelfroostering/Zelfsturing Iedereen registreert aan/afwezigheden in Vlimpers/de Outlook kalender er wordt van iedereen een constructieve en realistische houding verwacht; anderzijds zorgt sociale controle voor een zeker evenwicht. Aansturing Het evaluatiesysteem PLOEG zorgt voor goede afspraken (planning) en zorgt ervoor dat problemen en dysfuncties ter sprake worden gebracht en bijgestuurd (evaluatiegesprekken, opvolging…). 8 Voorwaarden en principes (2) Mei 2014Arbeidstijdregeling EWI

In arbeidsreglement Specifieke werktijdregeling Alle personeelsleden kunnen eenzijdig op hun verzoek vrijgesteld worden van prikken. Alle vrijgestelde personeelsleden kunnen op ieder ogenblik hun beslissing herzien en terug opnieuw prikken. Een mededeling hiervan gebeurt aan de lijnmanager en de personeelsdienst. Afhankelijk van de behoeften van de dienst kan de lijnmanager, na overleg in het bevoegde overlegcomité, aan een aantal personeelsleden een specifieke werktijdregeling opleggen. – Dit is onder meer het geval voor de personeelsleden van niveau C en D voor de organisatie van het onthaal van bezoekers (zie bijlage 4). – Voor de chauffeur van de secretaris-generaal geldt een specifieke werktijdregeling in overleg met de secretaris-generaal. Het bevoegde overlegcomité kan evenwel geen nieuwe voordelen of compensaties opleggen die strijdig zijn met de statutaire bepalingen van het Vlaams personeelsstatuut. Bij deze uitzonderlijke werktijdregeling kunnen onder meer verplichtingen worden opgelegd om sommige vaste uren te presteren binnen de glijtijden; andere glijtijden worden opgelegd en vaste dienstroosters worden opgelegd. 9Mei 2014Arbeidstijdregeling EWI

Hoe aansturen op resultaten ? 10Arbeidstijdregeling EWI Onze functiebeschrijvingen zijn realistisch en concreet: zo weet iedereen wat verwacht wordt. Elk jaar wordt voor iedereen een individuele planning opgesteld, met concrete doelstellingen (incl. timing, op te leveren producten,…). Deze individuele doelstellingen zijn gekaderd in de strategische en operationele doelen van het departement en het jaarlijks ondernemingsplan. De individuele doelstellingen worden het volgende jaar geëvalueerd, en indien nodig tussentijds. Mei 2014