Beleid, Registratie en Analyse Ziekteverzuim Beleid, Registratie en Analyse   Bij deze presentatie wordt uiteengezet wat ziekteverzuim is, welke gevolgen het kan hebben voor een organisatie en hoe er op systematische wijze aan een verlaging van het ziekteverzuim gewerkt kan worden. Van belang is onder meer dat er deskundigheid in een bedrijf aanwezig is, bijvoorbeeld bij een afdeling Personeel & Organisatie, of dat die gemakkelijk van buiten een bedrijf kan worden betrokken, bijvoorbeeld van een arbodienst of een branche-organisatie.

Motieven voor verzuimbeleid Organisatorische motieven Financiële motieven Sociale motieven Motieven voor verzuimbeleid kunnen in drie categorieën worden onderscheiden: organisatorische, financiële en sociale motieven. Op zich lijkt bedrijven dus niets in de weg te staan om verzuimbeleid te ontwikkelen. Toch is voorstelbaar dat een organisatie opziet tegen het starten van een verzuimverlagend beleid. Een dergelijk beleid betekent immers dat ziekteverzuim bespreekbaar moet worden gemaakt, dat het zorgvuldig moet worden geregistreerd, dat procedures moeten wijzigen. „Buitenstaanders", zoals arbodiensten worden betrokken in het bedrijfsbeleid op het gebied van ziekteverzuim en arbeidsomstandigheden. Voor directie en leidinggevenden betekent het, dat men direct verantwoordelijk wordt gehouden voor de hoogte van het verzuim en werknemers moet aanspreken op een afwijkend verzuimgedrag. Werknemers zien, zeker in aanvang, de toegenomen aandacht voor verzuim vooral als een extra controle van de werkgever.

1. Organisatorische motieven Verlies van arbeidskrachten met ervaring Verstoring van continuïteit Vooral kortdurend, frequent verzuim leidt tot hinderlijke onderbrekingen. Collega's moeten werk overnemen ‑ en worden daardoor zwaarder belast ‑ of er moet voor vervanging worden gezorgd. Vervangers moeten worden ingewerkt en zijn vaak minder productief. Bij uitval van sleutelfiguren moeten bepaalde werkzaamheden worden opgeschort of productieprocessen worden bijgesteld. Leidinggevenden en personeelsfunctionarissen hebben extra werk aan het zoeken van vervangers. De kwaliteit van producten, de dienstverlening en levertijden kunnen achteruitgaan, waardoor irritatie bij klanten kan ontstaan.

2. Financiële motieven Aantrekken extra formatie Overwerk van collega’s Hogere premie ziektekosten De bovengenoemde organisatorische problemen kunnen kostenverhogend werken. Aantrekken van extra formatie, het laten overwerken van collega's, het (extra) inschakelen van medische controlecapaciteit en extra registratie van verzuimmeldingen zijn kostenverhogend. Een bedrijf kan op grond van een verhoogd ziekteverzuim een hogere premie moeten betalen aan de verzekeringsmaatschappij waarbij het ziekteverzuim (veelal) wordt herverzekerd.

3. Sociale motieven Tegengaan verzuimcultuur Verslechtering imago Naarmate mensen vaker en langer ziek zijn, dalen begrip en tolerantie van collega's en medewerkers. Bij frequent verzuim ontstaat irritatie door de organisatorische problemen en bij langdurig verzuim gaat geleidelijk aan het contact tussen werknemer en bedrijf verloren.   Werknemers die vaak en langdurig verzuimen zijn een slecht voorbeeld voor collega's. Soms ontstaat een echte verzuimcultuur: „als hij zo makkelijk thuis kan blijven, doe ik het ook". De werksfeer kan hier stevig door worden aangetast. Bedrijven met een hoog verzuim kunnen bij klanten een slechte naam krijgen. Ook een hoog verloop kan het gevolg zijn. Een bedrijf met een slechte naam kan moeilijker aan goed personeel komen.

Ontwikkeling verzuimbeleid, de eerste stappen Verzuim bespreekbaar maken Arbodiensten in bedrijfsbeleid betrekken Aandachtspunt: Werknemers voelen zich gecontroleerd Ziekteverzuimbeleid betekent in de eerste plaats dat verzuim bespreekbaar moet worden gemaakt. Door het op de agenda zetten van het werkoverleg onderstreept een bedrijf dat het zich zorgen maakt om het verzuim van de medewerkers. Van belang is wel dat met name het menselijke aspect aandacht krijgt. Het gaat tenslotte vooral om de gezondheid van de medewerkers in plaats van kille rapportcijfers van een bedrijf.   Het is wenselijk dat deskundigen van arbodiensten worden betrokken in het bedrijfsbeleid op het gebied van ziekteverzuim. Als relatieve buitenstaanders slagen zij erin om directe leidinggevenden erop te wijzen dat zij aanspreekbaar zijn op de hoogte van het verzuim. In de gesprekken tussen de afdelingschefs en hun medewerkers bestaat echter wel het gevaar dat de aandacht voor verzuim wordt opgevat als een extra controlemiddel van bovenaf.

Registratie van verzuim: verzuimgrootheden Verzuimpercentage Verzuimfrequentie Gemiddelde verzuimduur Gemiddelde personeelssterkte   Landelijk zijn indertijd afspraken gemaakt door onder meer NIA/ TNO (tegenwoordig TNO Arbeid) en het Centraal Bureau voor Statistiek (CBS) over hoe verzuim wordt geregistreerd. Uit oogpunt van vergelijkbaarheid is het raadzaam hiervoor te kiezen. In de registratie van ziekteverzuim begint een ziekteperiode op het moment van ziekmelding en eindigt op het moment van volledige herstelmelding. Het verzuimpercentage (P) geeft weer: het percentage door ziekte niet gewerkte dagen van de totale observatieperiode, meestal drie maanden of een jaar. De meldingsfrequentie (MF) geeft het gemiddeld aantal ziekmeldingen in een bepaalde periode aan. Ook wordt de grootheid FR gebruikt: het aantal meldingen per werknemers perjaar. De gemiddelde verzuimduur (GD) geeft weer: het aantal dagen dat een ziektegeval gemiddeld heeft geduurd. De gemiddelde personeelssterkte (PS) is het gemiddeld aantal personeelsleden dat in de betreffende periode in dienst was.

Registratie van verzuim: indelingen (1) Naar groepen werknemers: Afdeling Leeftijd / geslacht Part-time/ full-time De vier hiervoor genoemde verzuimgrootheden zijn de basis voor een verzuimregistratie. Zij zeggen verder nog niets over de achtergronden van de groepen werknemers waar het om gaat, of specifieker om de kenmerken, van de groepen verzuimers. Het hangt van de omvang, taakverdeling en samenstelling van de bedrijfspopulatie af, hoe het verzuim het best kan worden geregistreerd. Een organisatie kan zich afvragen welke onderverdeling zinvol is.   Zo is het erg gebruikelijk om groepen werknemers in te delen naar hun achtergrond, bijvoorbeeld naar: afdeling/dienst/sector; leeftijdscategorie; parttime/fulltime dienstverband; dagdienst/ploegendienst; salarisklasse of functieniveau; administratie/productie; geslacht.

Registratie van verzuim: indelingen (2) Naar verzuimkenmerken Frequentie Duur Weekdag van melding   Een andere gebruikelijke indeling is naar verzuimkenmerken, zoals: frequentie; verzuimduur; weekdag van ziek/herstelmelding; wel/niet zwangerschapsgebonden; wel/niet ten gevolge van bedrijfsongevallen; wel/niet ten gevolge van beroepsziekten. Allerlei combinaties van variabelen kunnen worden gemaakt. Van belang is wel, dat de groepen van werknemers waar het om gaat niet te klein worden. Uit resultaten van groepen kleiner dan circa 20 personen kunnen geen verantwoorde statistische conclusies worden getrokken; het toeval kan dan een te grote rol spelen.

Analyse van verzuim: soorten Wit verzuim Zwart verzuim Grijs verzuim Vaak wordt aan verzuimredenen een zekere kleuring gegeven. Wit verzuim betekent in dat geval dat het verzuim niet ter discussie staat. De zieke kan echt niet werken. Bij grijs verzuim is er zeker sprake van medische klachten, maar speelt de beslissingsruimte van de betrokken werknemer een grote rol. De een gaat snipverkouden aan het werk, de ander blijft liever thuis. Zwart verzuim betekent, dat er geen medische reden is te verzuimen maar dat men zich toch heeft ziek gemeld. Er kunnen overigens wel dringende redenen zijn om niet op het werk te verschijnen, maar deze hebben geen medische achtergrond. Uit de literatuur is bekend dat het grijze verzuim een groot deel uitmaakt van het totale verzuim. Op zich is dat een gunstig gegeven, want juist het grijze en zwarte verzuim kunnen effectief worden gereduceerd aan de hand van een samenhangend verzuimbeleid.

Aanpak van verzuimbeleid: commitment Doelstelling Streefcijfers Intentieverklaring Als de omvang van de ziekteverzuimproblematiek helder is gemaakt, zijn, als het goed is, de verschillende partijen (management, ondernemingsraad, deskundigen) het eens over de noodzaak een verzuimbeleid te voeren. In dat geval ligt voor de hand dat de partijen zich in het bedrijf ook mede‑verantwoordelijk voelen voor de hoogte van het ziekteverzuim. In overleg wordt een haalbaar streefcijfer voor het verzuim bepaald als doelstelling. Haalbaar betekent in de regel dat het verzuim binnen één jaar ten minste 10 tot 20 % moet dalen. Het „product" van deze fase moet dan ook een door de partijen onderschreven beleids‑ of intentieverklaring zijn het verzuim planmatig aan te willen pakken met een doelstelling in cijfers.

Aanpak van verzuimbeleid: planning Registratiesysteem Analysesysteem Meldingsprocedure Controle Begeleiding Een aantal trajecten moet voor een verzuimbeleid worden voorbereid en ingezet. Sommige liggen achter elkaar, sommige naast elkaar.   Verzuimregistratie‑systeem Het eerste dat nodig is, is een goede verzuimregistratie die op elk gewenst moment betrouwbare cijfers levert; zowel over individuen als over groepen. Als die er niet of onvoldoende is, moet deze worden opgezet of verbeterd. Analyse‑systemen Informatie over de oorzaken van ziekteverzuim kan komen uit gesprekken met zieken door leidinggevenden, uit registratie van spreekuurcontacten en periodieke onderzoeken van bedrijfsartsen, uit functionerings‑ en beoordelingsgesprekken, werkoverleg, ongevallen en werkplekbezoeken. Zonder hierbij de grenzen van vertrouwelijkheid of medisch geheim te schenden, is het goed mogelijk knelpunten op het gebied van arbeidsomstandigheden, arbeidsinhoud en arbeidsverhoudingen bloot te leggen. Verzuimmeldingsprocedures Melding van ziekte zou bij voorkeur niet op anonieme wijze mogen geschieden. Dus niet bij de portier of de afdeling Personeel en Organisatie, maar bij zijn of haar eigen chef. Zo kan er al in een vroeg stadium een dialoog tussen direct leidinggevende en zieke ontstaan. Controleprocedures Bij een vermoeden van onrechtmatig verzuim is een contraleen sanctiemogelijkheid nodig en moet deze gebruikt worden. Hiervoor moeten glasheldere procedures met de controlerende instantie én met de medewerkers worden afgesproken. Het effect van het sanctioneren van zwart verzuim is groot: het treft de verzuimer en geeft een voorbeeld aan de anderen. Begeleidingsprocedures Meer dan 80 % van de verzuimsituaties is na twee weken beëindigd. Wanneer men langer ziek is, is het zaak om het contact met de zieke te blijven houden.

Continuïteit verzuimbeleid Stuurgroep of werkgroep In SMT: individuele gevallen “Verzuimthermometer” Een verzuimbeleid opstarten of uitbouwen is een project met een doorlooptijd van jaren. Helderheid en continuïteit zijn van belang; daarom moet binnen het bedrijf, meestal bij Personeelszaken, een coördinator gevonden worden. Deze coördinator wordt aangestuurd door een stuurgroep, idealiter bestaande uit vertegenwoordigers van directie, ondernemingsraad en deskundige diensten zoals arbodiensten.   Daarnaast is het nodig in een sociaal‑medisch team (SMT) periodiek de individuele verzuimgevallen te bespreken en af te stemmen. Het is belangrijk, dat afspraken gemaakt worden met de bedrijfsarts na hoeveel tijd en op welke indicatie zieken worden opgeroepen voor het verzuimspreekuur. Na zes weken is het zeker nodig om te zien of een "terugkeerplan" gemaakt kan worden. Heel belangrijk is systemen op te zetten, waarmee de voortgang van afgesproken procedures gevolgd worden. Het kan helpen een "verzuimthermometer" op elke afdeling op te hangen en deze wekelijks bij te werken. Per week krijgen alle leidinggevenden overzichten van het verzuim op hun afdeling en bespreken deze in het werkoverleg. Periodiek worden in het SMT de verzuimgevallen besproken. Maandelijks verschijnt een bulletin met de voornaamste verzuimcijfers en de voortgang van de beleidsmaatregelen. Als „producten" van deze fase geldt een groot aantal procedures en afspraken op gebied van registratie, analyse, melding, controle en begeleiding. Het is zeer zinvol in een aantal folders of kleine boekjes deze vast te leggen voor alle partijen.