Spoor HRM Ken- en stuurgetallen voor HRM in een gedecentraliseerde omgeving : Gevalstudie Verenigde Staten 1 oktober 2003 Wouter Vandenabeele Prof. Dr. Annie Hondeghem

Overzicht presentatie : -Inleiding -Institutioneel kader -Evolutie managementhervormingen -Human Capital in de federale overheid -Agentschappen -Kritische succesfactoren en lessen voor de Vlaamse overheid Overzicht

Inleiding -Plaats binnen jaarplan Eén van de weinige voorbeelden van HRM mbv. scorecards in de overheid -Op basis van documentenonderzoek en interviews

Institutioneel kader

Congress :

Institutioneel kader Congress : -Belang van verschillende committees (budget, functioneel, oversight) -Senaat is het belangrijkste : - Langere termijn - Belangstelling individuele senatoren voor management … the chairs of the committees are very powerful, [even when there is a new administration] 60 to 70 people keep coming back, because the system is based on seniority… -David Rosenbloom-

Institutioneel kader GAO : -Rekenkamer, ook bevoegd voor managementaudits en studies -Comptroller General staat aan het hoofd (David Walker) -Programmatorisch gestructureerd ipv functioneel

Institutioneel kader President en Executive Office of the President : OMB : -Controleert de budgetten voor de President -Algemeen managementorgaan van de President -Neemt deel aan managementraden -Programmatorische structuur -Director en deputy-directors President : -Political appointees (3000, waarvan 660 bij SES) -Invloed op congresleden

Institutioneel kader President en Executive Office of the President : OMB :

Institutioneel kader De reguliere administratie (Bureaucratie): -15 Cabinet Departments (geleid door Secretary) -90 Independent Agencies ( vs. agentschappen in een Vlaamse context) -Boards en Commissions -Structuur van CEO –COO kan sterke impact uitoefenen op intern management …But I think the most important thing is the senior management of the different entities […] Sean O’Keefe [Aministrator NASA] can’t hear enough, he wants to hear about it every week… -Vicki Novak-

Institutioneel kader OPM : -Independent agency voor personeel -Toezicht op Merit principles -Permanante staat van verandering (NPR : James King; PMA : Kay James) -Structuur met desk-officers -Initiative owner Human Capital (bij gratie van OMB)

Institutioneel kader OPM :

Institutioneel kader Managementraden: -Verschillende organen: -President’s Management Council -Chiet Financial Officers Council -Chief Information Officers Council -Chief Human Capital Officers -Sturingsorganen (rol van OMB) -Best Practices

Institutioneel kader Besluit institutioneel kader: -Wisselwerking (‘strijd’) tussen congres en president -Concentratie van macht is zeer moeilijk -Federale overheid staat onder druk van de staten -Projecten op lange termijn moeten over breed draagvlak beschikken

Evolutie hervormingen van de overheid Pendleton act: -Spoils system vs. Merit system -Civil Service Commission moet sturen (onafhankelijk) Civil Service Reform Act: -Carter vervangt CSC door OPM, MSPB en SES -Resultaten zijn niet 100 % positief -Volcker Commission en ‘quiet crisis’

Evolutie hervormingen van de overheid National Performance Review: -In theorie : ‘entrepreneurialism’ en decentralisatie -In praktijk : massale personeelsreductie -Geen nieuwe wetgeving (geen medewerking van vakbonden, administratie en republikeins Congress) -Hervorming buiten de administratie om -Gebrek aan communicatie van resultaten …At least three of the eight years, it was an outright war with OMB. We totally disagreed on policies, on numbers, on the implementation... –Jonathan Breul-

Evolutie hervormingen van de overheid Government Performance and Results Act: -Hervorming vanuit het Congress (bi-partisan draagvlak) -Strategische plannen, Prestatieplannen, Prestatierapporten -Manageriële vrijheden -Sterke strategische focus -Sterke programmatorische focus -Managementaspecten worden niet opgenomen (rol van OPM in vraag ?) …GPRA provided for reductions, but didn’t change requirements, we didn’t stop doing things that we expected from HR-staff and of organizations, yet we reduced support staff… -Al Ressler-

Evolutie hervormingen van de overheid President’s Management Agenda (GW Bush): -5 kernpunten : -Human Capital -Vernieuwd financieel management -E-government -Integratie van begroting en resultaten -Competitive Sourcing -President heeft hiermee persoonlijke affiniteit -OMB is belangrijkste verantwoordelijke

Evolutie hervormingen van de overheid President’s Management Agenda (GW Bush): -Human Capital is belangrijk, maar implementatie stokt (Freedom to Manage) -Implementatie andere elementen loopt beter (sluiten meer aan bij eerdere wetgeving) -11 september luidt de ommekeer in (Homeland Security Act 2002) -Einde van de Civil Service (DHS, DOD, NASA,…) ? …[The integration of Homeland Security is going to be very difficult. ]… They’re bringing together 22 agencies, all of whom know each other, many of whom don’t like each other, some of whom are armed… -Chris Mihm-

Evolutie hervormingen van de overheid President’s Management Agenda (GW Bush): -Gebruik van scorecards : -27 departementen en agentschappen -3 maandelijkse evaluatie -Korte termijn vs. lange termijn

-Communicatie-instrument met brede verspreiding (pers, politicals, careerists) -Persoonlijke aandacht van de President en naaste medewerkers (Clay Johnson) -Sturing in verschillende managementraden The president apparently jumped out from behind his desk to greet the secretary. […] He said : good to see you mister secretary, aren’t you glad for what Mitch Daniels [Director OMB] has done for you with your red dots and given you such an opportunity to improve yourself… - Jonathan Breul- Evolutie hervormingen van de overheid President’s Management Agenda (GW Bush):

Evolutie hervormingen van de overheid President’s Management Agenda (GW Bush): Proud to be : -interne oefening door OMB (stappenplan) -Langere termijn (1 jaar & ‘stretch goals’) -Contract tussen OMB en agentschappen -Zeer lage standaarden -Politiek gehalte ?

Human Capital Aandacht voor Human Capital : -Quiet crisis : arbeidsmarkt & imago -Comptroller General -Bush-administratie : Human Capital overkoepelt PMA -Nieuwe rol voor OPM (eigenaarschap) …Part of the problem with personnel is that we have treated it as outside the management system. The whole human capital idea is that you should integrate the human resources with the other resources of the organisation… -Patricia Ingraham-

Human Capital Evolutie van Human Capital : OPM : Human Capital scorecard : -Strategische afstemming -Verwerven en behouden strategische competenties -Leiderschap -Prestatiegerichte cultuur -Leervermogen

Human Capital Evolutie van Human Capital : GAO : Human Capital scorecard High Risk Challenges : -Integratie van managementinitiatieven -Strategische Human Capital Planning -Koesteren van talent -Resultaatgerichtheid

GAO, OMB en OPM : Human Capital Assessment and Accountability Framework -Strategische afstemming personeelsbeleid -Integrerende visie op organisatie -Continu leiderschap -Divers, resultaatgericht en goed presterend personeel -Sluiten van skills gap -Data-geörienteerd accountability systeem Systeem met ‘Standards’, ‘Kritische Succesfactoren’ en ‘Suggested Indicators’ Human Capital Evolutie van Human Capital :

Human Capital Implementatie van HCAF : -Desk officers van OPM voeren evaluatie uit (eigenaarschap Human Capital) -Niet alleen audit, ook ondersteuning en nazorg (permanent quasi- informeel contact) -Basis is kwalitatieve evaluatie op basis van Human Capital Plan en Government Wide Survey -Problematiek van kleine agentschappen -HCAF is geen stricte checklist, eerder gids van goede praktijken -Momenteel poging tot institutionalisering van ‘metrics’

Human Capital Human Capital bij de agentschappen : Grote graad van vrijheid in het ontwerpen van een Human Capital Plan : -Agriculture : 9 dimensies -NASA : 5 dimensies -USAID : 5 dimensies -Labor : 6 dimensies (HCAF) Gemeenschappelijke elementen : -Competentiemanagement en workforce analyse -Strategische HR-capaciteit

Besluit Kritische succesfactoren : -Externe drijfveer : Human Capital Crisis -Leiderschap (politiek en administratief) -Specifieke structuren : -Decentralisatie (inspelen op strategische uitdagingen van entiteit) -Coördinatie op algemeen niveau (draagvlak met verschillende stake-holders) -Sturingsmechanismen (budget, communicatie, scorecard,CHCO council, tijdsdruk)

Besluit Lessen voor de Vlaamse overheid : -Externe dreiging : pensionering en arbeidsmarktimago -Uitbouwen van een strategische HR capaciteit op twee niveau’s : -Vlaamse overheid (Strategisch personeelsbeleid Vlaamse Regering) -Functioneel beleidsdomein (Workforce analyse en strategische planning) - Management Code : -Basis van monitoringproces en strategische communicatie -Evolutief instrument (leerproces) -Integratie van HRM doelstellingen in de beleidsnota’s