Brussel, 19 februari 2015 ESF Vlaanderen ESF OPROEP Innovatie Brussel, 19 februari 2015 ESF Vlaanderen

INFOSESSIE: Agenda Wat is ESF? Inhoudelijke schets oproep Innovatie Financiële bepalingen Documenten indiening Projectregistratie Overheidsopdrachten Vragen

1. Wat is ESF? ESF = Europees Sociaal Fonds Subsidieagentschap Doel is om maximaal de uitvoering en vernieuwing van het Vlaamse Werkgelegenheidsbeleid te versterken via middelen van de Europese Unie en de Vlaamse overheid Het ESF verdeelt deze middelen – in de vorm van subsidies - onder organisaties die de Vlaamse arbeidsmarkt versterken en de werkgelegenheid vergroten

1. Wat is ESF? 5 prioriteiten in het Operationeel Programma 2014 - 2020 Prioriteit 1: Loopbaanbeleid curatief Werkzaamheid Werkzoekende jongeren Ondernemerschap Prioriteit 2: Loopbaanbeleid preventief Ongekwalificeerde uitstroom Leven lang leren Prioriteit 3: Sociale inclusie en armoedebestrijding Actieve inclusie Gemarginaliseerde groepen Ondersteuning sociale economie Prioriteit 4: Mensgericht ondernemen Prioriteit 5: Innovatie en transnationale samenwerking

1. Wat is ESF? Levensloop project Opmaak projectvoorstel door promotor Beoordeling projectvoorstel door ESF Vlaanderen Projectbeslissing Managementcomité ESF Vlaanderen Projectovereenkomst (getekend door promotor en ESF Vlaanderen) Uitvoering en monitoring project Indiening rapportering door promotor Beoordeling rapportering door ESF Vlaanderen (projectbeheerder) Bezwaar/beroepsmogelijkheden door promotor Validering

1. Wat is ESF? Evaluatie projectvoorstellen 2 evaluatoren Beoordeling Relevantie Haalbaarheid Evaluatiecollege (voorstel tot projectbeslissing) Managementcomité (projectbeslissing) Beoordeling op basis van basis van inschaling beoordelingsstramien met richtlijnen (bijlage bij de oproep) minimaal 60% op elk beoordelingscriterium

1. Wat is ESF? Minimale kwaliteitsvereisten Binnen het beleidsdomein Werk en Sociale economie kwaliteitskader met minimale kwaliteitsvoorwaarden Enkel geldig voor intermediaire dienstverstrekkers Organisaties met een project binnen deze oproep vallen hier onder Komt verder aan bod

2. Inhoudelijke schets oproep Innovatie – WAT? De oproep beoogt de versterking van dienstverleners (intermediairen) op de Vlaamse arbeidsmarkt Hiertoe wordt bestaande dienstverlening vernieuwd of Een nieuwe dienstverlening opgezet Deze vernieuwing wordt ingevoerd op basis van proces-, product- en/of methodiekontwikkeling

2. Inhoudelijke schets oproep Innovatie – WAT? Dienstverleners worden op die manier voorzien van de nodige handvaten om in te gaan op de uitdagingen van de arbeidsmarkt Finaal wordt de arbeidsbevolking (werkenden, werkzoekenden en zelfstandigen) beter bediend, op basis van de ontwikkelde instrumenten  Hierdoor kan een hogere mate van werkzekerheid worden gerealiseerd Versterking van één organisatie niet subsidiabel, dus partnerschap

2. Inhoudelijke schets oproep Innovatie – WAT? Proces-, product- en/of methodiekontwikkeling Procesontwikkeling  Het effectief en efficiënt herontwerpen van de werkprocessen, gericht op de klant Voorbeeld: het opzetten van een overdraagbaar samenwerkingsverband tussen diverse opleidingsverstrekkers

2. Inhoudelijke schets oproep Innovatie – WAT? Proces-, product- en/of methodiekontwikkeling Productontwikkeling  Het ontwikkelen van nieuwe tools die door dienstverleners gebruikt kunnen worden ter versterking van de dienstverlening Voorbeeld: een website waarop tools aangeboden worden voor loopbaanbegeleiding en die HR- medewerkers of loopbaanbegeleiders kunnen gebruiken in hun dagelijkse werking

2. Inhoudelijke schets oproep Innovatie – WAT? Proces-, product- en/of methodiekontwikkeling Methodiekontwikkeling  Het ontwikkelen of aanpassen van de werkwijze waarop dienstverleners vandaag werken. Voorbeeld: een nieuw begeleidingstraject waarbij ongekwalificeerde jongeren toegeleid worden naar de arbeidsmarkt of naar een opleiding

2. Inhoudelijke schets oproep Innovatie – Resultaten? Het project leidt tot een gevalideerd en overdraagbaar instrument voor dienstverleners op de arbeidsmarkt  Instrumenten uittesten op verschillende tijdstippen om aanpassingen door te voeren De ontwikkelde instrumenten worden ter validering voorgelegd  Kritische analyse en reflectie door experten  2 maanden voor einde project  Positieve validering (70%) kan leiden tot indiening disseminatieproject

2. Inhoudelijke schets oproep Innovatie – WIE? Dienstverleners op de Vlaamse arbeidsmarkt Alle organisaties met rechtspersoonlijkheid, alsook de vakbonden Vlaamse arbeidsmarktactoren  iedere organisatie die een rol heeft op de arbeidsmarkt, dus ook sociale partners, bedrijven, … Overheidsadministraties en –diensten kunnen niet deelnemen aan deze oproep indien:  de finale doelgroep het eigen personeel is of  de doelstelling het verbeteren van de eigen organisatie/dienstverlening is

2. Inhoudelijke schets oproep Innovatie – HOEVEEL? Oproepbudget oproep Innovatie: 1,4 miljoen EUR  700.000 EUR uit het Europees Sociaal Fonds  700.000 EUR uit het Vlaams cofinancieringsfonds Maximale subsidie van 200.000 EUR per project  Maximaal 100.000 EUR ESF (50%)  Maximaal 100.000 EUR VCF (50%) Jaarlijks voorschot ten belope van 70% van de toegewezen middelen uit het Vlaams CofinancieringsFonds

2. Inhoudelijke schets oproep Innovatie – HOE? Online via de ESF applicatie https://esf2007-2013.vlaanderen.be/esf/index.jsp Oproep Innovatie: Oproepnummer 311 Nieuwe promotor  registratie via ‘Organisatiebeheer’ Beantwoorden inhoudelijke vragen samen met de opmaak van een plan van aanpak en het opstellen van een begroting

2. Inhoudelijke schets oproep Innovatie – WANNEER? Vanaf 1 februari 2015 met als uiterste indieningsdatum 30 april 2015 Goedgekeurde projecten kunnen van start gaan op 1 augustus 2015 of 1 september 2015 (indien 1 augustus niet mogelijk is omwille van verlof) Looptijd van maximaal 2 jaar of 24 maanden Verlengingen zijn niet mogelijk!

2. Inhoudelijke schets Criteria organisatieniveau? Promotor en partners moeten over rechtspersoonlijkheid beschikken (ontvankelijkheidscriterium) De promotor moet voldoende kredietwaardig zijn om het ingediende project te dragen  Deze check gebeurt via een koppeling met Digiflow van de federale overheid De promotor moet aan minimale kwaliteitsvereisten voldoen  Hiervoor dient de promotor als bijlage een attest op te leveren

2. Inhoudelijke schets Kwaliteitsbewijs Mogelijkheden kwaliteitsbewijs Kwaliteitsopstap die geldig was tot eind september 2013 via een goedgekeurde kwaliteitspaper of een geldend ESF-kwaliteitslabel. Deze geldigheid werd namelijk verlengd tot eind 2015 Voor OCMW’s kan het inspectie/visitatierapport gelden Gemandateerden door VDAB Een overig kwaliteitslabel uit de lijst van gelijkgestelde labels, erkend door ESF Vlaanderen  zie lijst op: http://esf-agentschap.be/nl/node/25232 Dit attest is essentieel voor de opstart van het project en dient uiterlijk op 15 juni 2015 bezorgd te worden

2. Inhoudelijke schets Criteria projectniveau? Het projectvoorstel moet opgesteld zijn in het Nederlands (ontvankelijkheidscriterium) Het projectvoorstel moet opgeladen worden via de ESF-applicatie (ontvankelijkheidscriterium)

2. Inhoudelijke schets TIPS! Enkel wat op papier staat, telt Evaluatoren kennen thema, maar niet specifieke achtergrond Handleiding doornemen Projectvoorstel laten lezen Zelf beoordelen en scoren

2. Inhoudelijke schets Informatie Oproepfiche Financiële nota standaardschalen Handleiding bij het indienen van een projectvoorstel Beschikbaar op: www.esf-agentschap.be ESF-applicatie (Oproep 311 – Bijlagen)

3. Financiële bepalingen Kosten Binnen deze oproep wordt gewerkt met een standaardschaal op basis van de interne personeelskosten Een gerealiseerd VOLTIJDS EQUIVALENT op jaarbasis (= 1.720 uren inhoudelijke werking door een intern personeelslid) wordt als eenheid beschouwd  De inhoudelijke werking omvat de uren voor de activiteiten, zoals goedgekeurd in het actieplan

3. Financiële bepalingen Kosten Volgende activiteiten worden beschouwd als inhoudelijke werking van het project: research, ontwikkeling, testing, themawerking, validering, aansturing partnerschap, … ! Uren die door interne personeelsleden besteed worden aan administratieve taken tellen niet mee als eenheid Standaardschalen voor 4 niveaus in combinatie met 3 anciënniteitscategorieën Bedragen zie oproepfiche en financiële nota standaardschalen (Bijlagen bij de oproep)

3. Financiële bepalingen Kosten Bewijslast niveau en anciënniteit Niveau  aan de hand van het diploma van het personeelslid en indien niet voorhanden aan de hand van het contract of het functieprofiel Anciënniteit  aan de hand van de arbeidsovereenkomst of de jaarloonfiche indien dit hierop vermeld staat

3. Financiële bepalingen Kosten Forfait van 40% werd opgenomen in de standaardschaal  voor alle andere kosten die binnen het project gemaakt worden Dit forfait omvat dus zowel loonkosten extern personeel, kosten deelnemers, directe en indirecte kosten. Er kunnen dan ook geen andere kosten meer ingebracht worden in deze oproep

3. Financiële bepalingen Kosten De directe relatie tussen het opgebouwde plan van aanpak en de personeelsinzet moet duidelijk blijken  In het kosten- en financieringsschema worden best de fasen en activiteiten overgenomen die opgenomen werden in het plan van aanpak Berekeningswijze  Maak een inschatting van het aantal benodigde personeelsleden op basis van de uit te voeren fasen en de samenhangende activiteiten Maak een inschaling van niveau en anciënniteit

3. Financiële bepalingen Financiering Maximale subsidie van 200.000 EUR per project  Maximaal 100.000 EUR ESF (50%)  Maximaal 100.000 EUR VCF (50%) Geen minimale private cofinanciering vereist Additionaliteit  ESF bedrag kan pas berekend worden na vastlegging van de andere financieringsbronnen  Met andere woorden: de andere financieringsbronnen dienen eerst berekend en benut te worden

4. Documenten indiening Verplichte bijlagen bij projectvoorstel Inhoudelijke analyse Plan van aanpak Projectbegroting Partnerschapsovereenkomsten Kwaliteitsbewijs Goedkeuring OR of advies SERR (indien bedrijven promotor zijn)

4.1. Inhoudelijke analyse Sjabloon inhoudelijke vragen Oproep Innovatie_Inhoudelijke vragen projectvoorstel (aan te vullen en op te laden als bijlage).docx Handleiding bij projectvoorstel Handleiding bij projectvoorstel oproep Innovatie.pdf Beoordelingsformulier Bijlage Projectvoorstel- en beoordelingsvragen oproep Innovatie.xlsx

4.1. Inhoudelijke analyse 1. Welke bestaande dienstverlening zal u binnen het project verbeteren of welke nieuwe dienstverlening zal u ontwikkelen? Nieuwe dienstverlening of verbeterde dienstverlening? Gericht op dienstverleners op de Vlaamse arbeidsmarkt

4.1. Inhoudelijke analyse 2. Waarom wil u deze verbetering of nieuwe ontwikkeling doorvoeren? Gelieve dit voldoende te onderbouwen. Noodzaak voor de Vlaamse arbeidsmarkt, de betrokken dienstverleners en de finale doelgroep Hoe werd deze noodzaak gedetecteerd?

4.1. Inhoudelijke analyse 3. Welke instrumenten worden ontwikkeld ter ondersteuning van deze nieuwe dienstverlening? Beschrijf de innovatieve meerwaarde van deze instrumenten. Proces-, product- en/of methodiekontwikkeling Innovatieve meerwaarde

4.1. Inhoudelijke analyse 4. Beschrijf de brede groep van belanghebbenden bij het project (inclusief dienstverleners en finale doelgroep). Ga na wat hun belang is. Ga hierbij ook na of er bepaalde maatschappelijk kwetsbare groepen belang hebben bij het project. Welke partijen (dienstverleners en finale doelgroep) hebben belang bij het verbeteren van de dienstverlening? Maatschappelijk kwetsbare groepen Beschrijf belang

4.1. Inhoudelijke analyse 5. Hoe zal u de brede groep van belanghebbenden betrekken bij het project? Wie wordt opgenomen binnen het partnerschap en wie zal u op een andere manier betrekken? Hoe worden belanghebbenden betrokken? Partnerschap Onderaannemer Klankbordgroep, stuurgroep, testgroep, … Volgens belang bij project Maatschappelijk kwetsbare groepen

4.1. Inhoudelijke analyse 6. Hoeveel keer en wanneer in de projectperiode zal u de nieuwe instrumenten testen? Wat en hoe zal u testen? Wie wordt hierbij betrokken? Wanneer ga je testen? Doorheen de hele projectperiode Wat leg je voor ter testing? Alle onderdelen van het instrument Hoe ga je testen? Methodologie Wie betrek je bij de testgroep? Dienstverleners Finale doelgroep Representatieve samenstelling

4.1. Inhoudelijke analyse 7. Beschrijf de verschillende soorten kosten verbonden aan de nieuwe/verbeterde dienstverlening voor dienstverleners en finale doelgroep. Welke verschillende soorten baten levert de nieuwe dienstverlening op voor de dienstverleners en finale doelgroep? Vul het rooster aan. De uiteindelijke cijfers achter de kosten en baten moeten resulteren uit de testings. Hoe zal u dit mee verwerken in de voorziene testmomenten? Evenwichtige balans kosten-baten Concrete cijfers uit testings Aanvullen sjabloon

4.1. Inhoudelijke analyse 8. Beschrijf het plan van aanpak. Vermeld hierbij de verschillende fases en activiteiten en licht deze toe. Gebruik hiervoor het sjabloon 'Planning'. Oproep Innovatie_Sjabloon planning (aan te vullen en op te laden als bijlage).xlsx Welke fases voorzie je om tot een geslaagde ontwikkeling te komen? Research Ontwikkeling Testing Continu proces Output per fase Fases invullen met specifieke activiteiten Indicatief

4.2. Projectbegroting Sjabloon kosten- en financiering 311_Oproep Innovatie_Detaillering kosten&financiering_05022015.xlsx Berekening standaardkosten Voorstel tot standaardkosten bij financiering oproep Innovatie_22012015.pdf

4.2. Projectbegroting Begroting van kosten die gemaakt zullen worden gedurende de projectperiode Gekoppeld aan fasen en activiteiten uit plan van aanpak Wijzigingen mogelijk in overleg met ESF

4.2. Projectbegroting Sjabloon invullen Tabblad ‘SAMENVATTING’ Tabblad ‘Invoeren gegevens personeel’ Tabblad ‘Financiering’ Kosten en financiering ingeven in applicatie Overnemen uit tabblad ‘In te vullen in applicatie’ Voorbeeld

4.3. Partnerschapsovereenkomst Globale partnerschapsovereenkomst of afzonderlijke partnerschapsovereenkomsten Een partnerschapsovereenkomst dient minstens het volgende te bevatten: naam, adres, ondernemingsnummer en vestigingsnummer van de partner(s) een inhoudelijk luik met o.a. een projectplan, een beschrijving van de projectresultaten en/of producten, alsook een taakverdeling. een financieel luik met o.a. een beschrijving van de kostenverdeling tussen de partners en de verdeling van de financiële verantwoordelijkheden datum van ondertekening van de partnerschapsovereenkomst handtekeningen van de Promotor en de partner(s).

4.4. Kwaliteitsbewijs Zie criteria organisatieniveau

4.5. Goedkeuring OR of SERR Enkel indien bedrijven promotor zijn

5. Projectregistratie Tijdsregistratie intern personeel  Een sluitende registratie is verplicht!  Verantwoording van de ingediende kosten Sjabloon tijdsregistratie  Op basis van dagdelen (4u)  Ondertekenen personeelslid en tegentekenen leidinggevende per maand  Tip: gebruik hierbij de activiteiten zoals benoemd in de planning bij het projectvoorstel  Voorbeeld

6. Wetgeving overheidsopdrachten 4 Categorieën: De overheid Organisaties die aan bepaalde voorwaarden voldoen Privaatrechtelijke universiteiten Privaatrechtelijke ondernemingen die bepaalde werken laten uitvoeren (bouwwerken die niet gesubsidieerd worden door ESF)

6. Wetgeving overheidsopdrachten Gemeenschappen, gewesten, provincies en gemeenten Organisaties van algemeen nut, publiekrechtelijke verenigingen, OCMW ‘s en verenigingen die opgericht zijn door verschillende aanbestedende overheden onder deze categorie.

6. Wetgeving overheidsopdrachten Organisaties die aan bepaalde voorwaarden voldoen Opgericht met specifiek doel te voorzien in behoeften die niet louter van industriële of commerciële aard zijn (een algemeen belang hebben) EN met een overwegende overheidsinvloed Doel van algemeen belang: Staat tegenover een doel van commerciële of industriële aard, “komt ten goede aan de gemeenschap” Een commercieel/industrieel doel sluit een algemeen doel niet uit Overwegende overheidsinvloed: Organisatie voor meer dan de helft gefinancierd wordt door de overheid Het beheer onderworpen is aan de overheid Directie of de raad van toezicht samengesteld is door de overheid.

6. Wetgeving overheidsopdrachten Indien wetgeving van toepassing: Schriftelijke Overeenkomsten Ten bezwarende titel Met derden Wetgeving van toepassing voor aankopen van: diensten (extern personeel) leveringen (directe kosten) werken Procedure volgen, afhankelijk van grootte bedrage en type aankoop

7. Vragen VRAGEN?

CONTACT Catherine Bonnarens en Eline Vermeersch catherine.bonnarens@esf.vlaanderen.be eline.vermeersch@esf.vlaanderen.be 02/546.22.09 – 02/546.22.16 Helpdesk esfsupport@vlaanderen.be (ESF-applicatie)