Organisatie Sportclub Deventer

Sportclub Deventer Doel: Invulling geven aan een „nieuwe” organisatie, met heldere verdeling van taken en verantwoordelijkheden, die past bij de fase waarin Sportclub Deventer zich bevindt en waarbij de club klaar is voor de toekomst.

Uitgangspunten invulling organisatie Sportclub Deventer Uitgangspunten invulling organisatie Verantwoordelijkheden laag in organisatie beleggen Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zoveel mogelijk in 1 lijn (bevoegdheden kun je delegeren, verantwoordelijkheden niet) Gebruik maken van eerder geïnventariseerde informatie

Sportclub Deventer Secretariaat Financien & ICT Club van 100 FHT Bestuur (voorzitter, secretaris, penningmeester, bl technische zaken bl senioren bl jeugd bl facilitaire zaken) Secretariaat (Secretaris) Wedstrijd secretariaat Vrijwilligers commissie Financiën & ICT (Penningmeester) FHT Club van 100 Communicatie & Sponsoring (Voorzitter) Website commissie Sponsor commissie Taskforce ledenwerving Senioren (bl senioren) EMC Technische zaken (bl technische zaken) Technische commissie senioren Trainers senioren Technische commissie jeugd Trainers jeugd Scheidsrechters commissie Jeugd (bl jeugd) Taskforce meisjes voetbal Activiteiten commissie jeugd Jeugd mini t/m A Facilitaire zaken (bl facilitaire zaken) Materiaal & outfits commissie Accommodatie commissie Clubhuis commissie SBS commissie Vertrouwenspersoon ALV Secretariaat Financien & ICT Club van 100 FHT Website commissie Sponsor Commissie Senioren (commissie) EMC Technische commissie senioren Trainers senioren Technische commissie jeugd Trainers jeugd Scheidsrechterscommissie Jeugd (commissie) Activiteitencommissie jeugd Voetbalkampcommissie Accommodatie commissie Materiaal & outfits commissie Clubhuis commissie

Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Sportclub Deventer Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Algemeen Sportclub Deventer ALV Goedkeuren gedragscode en algemeen beleid Goedkeuren missie visie en strategie Sportclub Deventer Uitvoeren kascontrole Vertrouwenspersoon Verzorgen eerste opvang/klachten van slachtoffers van ongewenst gedrag van overige leden dan wel van personen die in relatie staan tot sportclub deventer SBS commissie Projectmatige ondersteuning bestuur & organisatie bij verschillende vraagstukken

Bestuur Sportclub Deventer Opstellen missie, visie en strategie Sportclub Deventer Opstellen gedragscode en algemeen beleid Dagelijkse leiding en besturing van de vereniging Verantwoordelijk voor vaststelling en uitvoering van het totale beleid binnen het kader en de mogelijkheden van de Statuten, Huishoudelijk Reglement en de besluiten van de Algemene Ledenvergadering Ziet er op toe dat de commissies en werkgroepen hun taken binnen de kaders van het vastgestelde beleid blijven uitvoeren. Toezien op naleving van statuten, huishoudelijk reglement alsmede op de dagelijkse gang van zaken binnen de vereniging Vertegenwoordigen van de vereniging bij officiële gelegenheden zoals huldigingen, jubilea, recepties e.d. En treedt daar (eventueel) op als woordvoerder namens de vereniging. Voeren van overleg en onderhandelingen met externe instanties, zoals de (lagere) overheid, tenzij anders overeengekomen door een bestuursbesluit. Goedkeuren/vaststellen van beleid opgesteld door de verschillende commisies binnen de portefeuilles: Secretariaat, Financiën & ICT Senioren, Jeugd, Technische zaken, Facilitaire zaken en Communicatie en sponsoring Organiseren jaarlijks feest voor leden/ dankavond vrijwilligers

Secretariaat Sportclub Deventer Algemeen Het opzetten van een vergaderschema van het bestuur inclusief zorgdragen voor beschikbaarheid van de benodigde vergaderinformatie Het notuleren van bestuur- en ledenvergaderingen Het verzorgen en verspreiden van verenigingscorrespondentie inclusief archivering Onderhouden en actueel houden van de ledenadministratie Vrijwilligerscommissie Opstellen vrijwilligersbeleid Werven en uitvoering vrijwilligersbeleid

Secretariaat Sportclub Deventer Wedstrijdsecretariaat Indeling van de kleedlokalen en velden op wedstrijd- en trainingsdagen. Beheert het wedstrijdsecretariaat voor de seniorenafdeling d.w.z. verzorgen van alle administratieve en organisatorische zaken rondom wedstrijdgebeuren van seniorenteams (heren/dames) veld. Contact tussen KNVB, voetbalverenigingen en Sportclub Deventer betreffende wedstrijdzaken senioren. Beheren wedstrijdsecretariaat voor de jeugdafdeling d.w.z. verzorgen van alle administratieve en organisatorische zaken m.b.t het wedstrijdgebeuren van de jeugdafdeling. Contact tussen KNVB, voetbalverenigingen en Sportclub Deventer betreffende het totale wedstrijdgebeuren van de jeugdafdeling. Het verzorgen en verspreiden van alle relevante correspondentie voor zover deze betrekking heeft op wedstrijdorganisatie. Organisatie, coördinatie en publicering van wedstrijdprogramma’s, afgelastingen, etc

Financiën & ICT Sportclub Deventer Algemeen Onderhouden financiële verenigingsadministratie Het opstellen van jaarstukken en begroting alsmede verslag doen daarvan tijdens de algemene ledenvergadering (minimaal 1x per jaar) Opstellen financieel & ICT beleid Het beheer van de algemeen financiële middelen van de vereniging Het correct en tijdig afhandelen van alle financiële zaken Inning en administratie van de vastgestelde contributies Het innen van door KNVB opgelegde boetes aan leden Inning van toegezegde sponsorbijdragen Beheren ICT infrastructuur en verlenen ondersteuning aan gebruikers systemen FHT Organiseren Frans Hemmelder Toernooi Club van 100 Financieel ondersteunen sportclub met realiseren specifieke doelstellingen

Communicatie & Sponsoring Sportclub Deventer Communicatie & Sponsoring Algemeen Zo breed mogelijke informatieverschaffing naar de leden voor wat betreft beleid en uitvoering daarvan Het verzorgen van noodzakelijke externe contacten Organisatie en coördinatie van Public Relations activiteiten binnen de vereniging, zoals publicering van clubinformatie, verslagen en andere publicaties Opstellen communicatiebeleid Uitvoering van het vastgestelde communicatiebeleid Website commissie Content beheren website en facebook

Communicatie & Sponsoring Sportclub Deventer Communicatie & Sponsoring Sponsor commissie Opmaken van sponsorcontracten Onderhouden en actueel houden van de sponsoradministratie Intermediair tussen sponsor en vereniging. Onderhouden van contacten en onderhandelen met (potentiële) sponsors. Opstellen sponsorbeleid Uitvoering van het vastgestelde communicatiebeleid Taskforce ledenwerving Ledenwerving senioren Ledenwerving jeugd

Senioren Sportclub Deventer Algemeen Opstellen seniorenbeleid Uitvoering van het vastgestelde seniorenbeleid Dagelijkse leiding geven aan de gehele seniorenafdeling Zo breed mogelijke informatieverschaffing aan de seniorenleden wat betreft seniorenbeleid en uitvoering daarvan Vertegenwoordigen van de belangen van de senioren teams. Begeleiding van senioren teams voor, tijdens en na wedstrijden. Opvang en begeleiding van de scheidsrechters senioren bij thuiswedstrijden Werven en aanstellen van teamleiders senioren Leidersindeling senioren

Technische zaken Sportclub Deventer Technische commissie senioren Opstellen technisch beleid senioren Samenstellen van trainingschema’s voor de seniorenteams Begeleiding overstap jeugd naar senioren Uitvoeren technisch beleid Werven en aanstellen van teamtrainers senioren Selectie en teamindeling senioren Advisering m.b.t. de aanschaf van benodigde wedstrijd- en trainingsmaterialen senioren Trainingsopbouw seniorenteams Kwaliteit en scholing trainers senioren Trainers senioren Verzorgen van de training van senioren in de diverse categorieën Coaching van senioren teams voor, tijdens en na wedstrijden

Technische zaken Sportclub Deventer Technische commissie jeugd Opstellen technisch beleid jeugd Werven en aanstellen van teamtrainers jeugd Selectie en teamindeling jeugd Uitvoeren technisch beleid jeugd Trainingsopbouw jeugdteams. Kwaliteit en scholing trainers jeugd Bewaken van de kwaliteit van jeugdvoetbalactiviteiten (toernooien etc) Advisering m.b.t. de aanschaf van benodigde wedstrijd- en trainingsmaterialen jeugd Trainers jeugd Verzorgen van de training van jeugd in de diverse categorieën Coaching van jeugd teams voor, tijdens en na wedstrijden Scheidsrechterscommissie Werven en begeleiden van clubscheidsrechters voor senioren (incl opleiding) Het aanstellen van clubscheidsrechters bij thuiswedstrijden waarvoor geen KNVB scheidsrechter is aangewezen. Dit zowel voor senioren- als jeugdwedstrijden. Werven en begeleiden van clubscheidsrechters voor de jeugd

Jeugd Sportclub Deventer Algemeen Opstellen jeugdbeleid Uitvoering van het vastgestelde jeugdbeleid Dagelijkse leiding geven aan de gehele jeugdafdeling Zo breed mogelijke informatieverschaffing binnen de jeugdafdeling wat betreft beleid en uitvoering daarvan Zo breed mogelijke informatieverschaffing aan ouders van jeugdleden Zit de commissie- en jeugdkader vergaderingen voor Uitvoeren van representatieve taken t.b.v. de jeugdafdeling Zorgdragen voor het goed functioneren van de jeugdafdeling Begeleiding van jeugd teams voor, tijdens en na wedstrijden. Werven en aanstellen van teamleiders jeugd Leidersindeling jeugd Organiseren toernooien, aanbieden toernooien elders

Jeugd Sportclub Deventer Activiteiten commissie Activiteiten organiseren voor mini's, pupillen en junioren naast het voetbal Taskforce meisjes voetbal Het opzetten van een meidentak binnen sportclub deventer (met de benodigde activiteiten)

Facilitaire zaken Sportclub Deventer Accommodatie commissie Het tijdig wedstrijd klaarmaken van de speelvelden. Het (zonodig) keuren van de terreinen op speelgeschiktheid in overleg met KNVB-consul. Het schoonhouden van de kleedlokalen. Noodzakelijk onderhoud aan totale accommodatie. Dit zoveel als mogelijk in eigen beheer, maar zonodig ook door het uitbesteden daarvan aan derden Opstellen facilitair beleid Het schoonhouden van de accommodatie Het onderhouden van contacten met de gemeente en derden m.b.t. het te verrichten accommodatieonderhoud en de onderlinge afstemming daarvan Materiaal & Outfits commissie Opstellen facilitair beleid materiaal & outfits De aanschaf, beheer en onderhoud van voetbal materialen

Facilitaire zaken Sportclub Deventer Clubhuis commissie Opstellen facilitair beleid clubhuis Organisatie van kantinezaken binnen de richtlijnen zoals die door het bestuur zijn vastgesteld Bezetting van de kantine (bar- en keukendiensten) en het bijhouden van de voorraden drank, snacks, snoep enz. Doen van inkopen om voorraden drank, snacks, snoep enz op peil te houden. Contacten met leveranciers voorraden drank, snacks, snoep enz Beheer van de clubhuis kalender (bezetting, reserveringen). Kasbeheer clubhuis Inrichting en sfeerzaken clubhuis

Werkwijze op hoofdlijnen Sportclub Deventer Werkwijze op hoofdlijnen Bestuur bestuurt Bestuursleden hebben naast bestuursrol een actieve sturende rol voor een portefeuille/”afdeling” (eindverantwoordelijk) Portefeuilles/“afdelingen” werken zelfstandig op basis van kaders en richtlijnen (vastgesteld) beleid en jaarplannen Portefeuilles/“afdelingen” werken met commissies. Elke commissie heeft een voorzitter/trekker die communiceert en verantwoording aflegt namens commissie aan bestuurslid betreffende portefeuille/”afdeling”

Hoe gaan we zorgen dat het gaat werken? (implementeren) Sportclub Deventer Hoe gaan we zorgen dat het gaat werken? (implementeren) Realiseren: Dit is een eerste stap Verder uitschrijven van een implementatieplan Goed nadenken over waar te beginnen: nadruk ->vrijwilligersbeleid en invulling vrijwilligers Met mensen vanuit eigen organisatie Ondersteund door SBS Realistische planning (hou rekening met 1 jaar) Vanaf dag 1 al starten met werken volgens nieuwe schema