Inkoop arbo- en verzuimbeleid Voorbereiding programma van eisen

Wat is de aanleiding? Ontevredenheid met huidige dienstverlener? Andere koers, bijvoorbeeld meer richting preventie, gezondheidsbeleid, duurzame inzetbaarheid?

Wat willen we? Wat zijn onze verwachtingen en wensen? De invulling van het inzetbaarheid- en met name verzuimbeleid is afhankelijk waar u als werkgever gekozen hebt. Welk inzetbaarheid-/verzuimbeleid gaat u als werkgever voeren en op welke wijze wilt u daar uitvoering aan geven? Welke rollen onderkent u en wat doet u zelf en wat wilt u uitbesteden.   Pas als u weet wat u als werkgever wilt, kunt u een definitieve vraagstelling doen aan interne en/of externe dienstverlener. De toe te lichten aspecten zijn primair gericht op de verzuimbegeleiding maar kunnen eenvoudig sluitend worden gemaakt voor de inzet van andere, specifieke externe deskundigen. Ontevredenheid over de huidige uitvoerder van uw verzuimbeleid, mogelijk uw arbodienst, komt ook door een onjuiste of onvolledige vraagstelling over de gewenste diensten aan die dienst. Maar hoe kunt u nu eigenlijk ontevreden zijn over de dienstverlening, als niet vooraf duidelijk vaststaat wat uw eigen wensen en verwachtingen zijn? Welke kwantitatieve en kwalitatieve resultaatafspraken wilt u of hebt u gemaakt? Kortom, waar gaat u op afrekenen? Dit uiteraard los van de verplichtingen van de arbodiensten om op een kwalitatief verantwoordelijk niveau hun diensten te leveren. In de veel (standaard)contracten van de arbodiensten komen nog steeds zelden duidelijke meetafspraken voor om te kunnen evalueren. Reeds medio 2005 heeft BOA Borea (nu OVAL) –de brancheorganisatie van arbodienstverleners - de mogelijkheid van resultaatafspraken naar buiten gebracht. Mogelijk wilt u eerst een beoordeling maken van uw huidige verzuimaanpak c.q. arbodienstverlener; waar heeft u welke opmerkingen over en wat zou u willen verbeteren. aan de hand van uw beoordeling heeft u mogelijk een beter beeld van wat u uw eigen of een nieuwe arbodienstverlener wilt vragen. Wat willen we? Wat zijn onze verwachtingen en wensen? Veel uitbesteden, weinig zelf Veel zelf, weinig uitbesteden Maatwerk of standaardpakket Resultaatafspraken: zijn we specifiek genoeg in onze vraagstelling aan de dienstverlener? Beoordeling van huidige aanpak en dienstverlener nodig?

Wat kunnen we vragen? Wat we zelf niet kunnen U vraagt datgene wat u zelf niet intern kunt en wilt organiseren en dus vanuit een externe partner geleverd wilt krijgen. Dus als u geen Ondernemingsraad of een andere personeelsvertegenwoordiging heeft, dan zult u veel ondersteuning vragen aan die externe partij. U bent dan een ‘vangnetgeval’ al dan niet met een mate van eigen regie!   Ook bij maatwerk zult u vaak extra ondersteuning willen. Als u bijvoorbeeld een Risico-Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) wilt maken van uw bedrijf en dat wilt u, want u wilt gezonde werknemers in een gezonde werkomgeving, dan is het vaak verstandig én verplicht om daar een externe partij naar te laten kijken. Ofwel, u laat de beoordeling van uw interne activiteiten aan een externe deskundige over. Ook het inzetten van een bedrijfsfysiotherapeut of een bedrijfspsycholoog is niet iets dat zo vaak voorkomt dat je die personen ‘in huis’ hebt. Wat kunnen we vragen? Wat we zelf niet kunnen Wat we zelf niet in huis hebben

‘Normen’ voor inzet Inzet per fulltime deskundige Er zijn in de markt enkele normen gecreëerd voor de inzet van deze personen. Dat ligt natuurlijk ook de aan branche waarin u actief bent en de wijze waarop u ze inzet. Maar neem de genoemde eenheden voor het in dienst nemen van een deskundige maar eens in overweging. Dit soort normen geldt ook voor de andere deskundigen die u kunt inschakelen: veiligheidskundige, arbeids- & bedrijfsdeskundige en arbeidshygiënist. Naast de bedrijfsarts zijn dit de kerndeskundigen zoals opgenomen in de Arbowet. Om als arbodienstverlener in aanmerking te komen voor een certificering, moeten er onder andere met deze vier deskundigen contractuele afspraken zijn geregeld.   De inzet van deze personen hebt u nodig bij specifieke bedrijfsrisico’s die zijn beschreven in de RI&E en die een externe beoordeling behoeven. ‘Normen’ voor inzet Inzet per fulltime deskundige verzuimconsulent: 1 op 2.500 tot 3.500 werknemers bedrijfsarts: 1 op 3.000 tot 5.000 werknemers arbeidsdeskundige: 1 op 3.000 tot 6.000 werknemers fysiotherapeut: 1 op 4.000 tot 6.000 werknemers psycholoog : 1 op 4.000 tot 6.000 werknemers BMW: 1 op 3.000 tot 5.000 werknemers

Voor de verzuimaanpak heeft u primair een verzuimconsulent nodig en verplicht een (contract met een geregistreerde en gecertificeerde) bedrijfsarts. Primair nodig: Geregistreerde en gecertificeerde arbodienst (verplicht) Verzuimconsulent

Aandachtspunten: Dienstverband professionals: U kunt een contract maken met een parttime inzetbare, zelfstandige bedrijfsarts, die indien nodig is voor u beschikbaar is. Dit heeft als nadeel dat u of zij tevens voor een achtervanger moet zorgen als deze arts om wat voor reden dan ook verhinderd is. Als u een eigen bedrijfsarts in dienst neemt, is de intercollegiale toetsing minder goed mogelijk. Daarnaast ontstaat het risico, dat de arts zijn eigen functie gaat uitbouwen en zich steeds meer opstelt als adviseur.   Uiteraard geldt dit ook voor andere professionals. Het is dus belangrijk dat de inzet te meten valt en dus toetsbaar blijft aan transparante normen. Kijk dus goed naar de inzetcijfers van het afgelopen jaar en probeer die om te zetten naar reëel beschikbare uren. Wat ook meespeelt is of uw bedrijf op één of meerdere locatie is gevestigd en dan met name de afstand tussen die locaties. Vaak zal het zo zijn bij een bedrijf met meerdere vestigingsplekken verspreid door het land, dat de inzet van de genoemde deskundigen veelal van buiten zal komen, met uitzondering van de verzuimconsulent. De verzuimconsulent is makkelijker intern in te zetten, gekoppeld aan een afdeling HR/P&O Aandachtspunten: Dienstverband professionals: Zelfstandige professionals (ZZP’ers) of in dienst bij een externe organisatie of zelf in huis halen locaties van organisatie: Aantal Afstand

Soorten contracten Op hoofdlijnen zijn dit er drie: abonnementencontract verrichtingencontract mixvariant

1. Abonnementencontract Bij een abonnementencontract maakt u de volgende afspraak: de externe partij zal voor alle werknemers een vooraf nauwkeurig bepaald deel van de mogelijke diensten leveren, tegen een vaste prijs per medewerker per jaar.   Hierna is dit pakket beschreven als “Compleet” of full-service. Dit soort contracten is een tijd lang minder populair geweest maar lijkt weer in aandacht toe te nemen. U verzekert zich daarmee in feite van alle relevante diensten. U weet niet óf uw dienstverlener de diensten gaat leveren en in welke hoeveelheid. Nu is dat niet erg als het gaat om basale diensten, zoals de inhuur van een verzuimsysteem, een verzuimconsulent, of de inzet van een bedrijfsarts. Maar u loopt natuurlijk wel het risico dat u meer betaalt dan strikt nodig is. En de arbodienstverlener kan de neiging hebben om minder te leveren dan wenselijk is, omdat hij anders geen of weinig marge overhoudt. Cruciaal is dat u binnen dit contract wel aangeeft welke resultaten gemeten worden. 1. Abonnementencontract Vooraf nauwkeurig bepaalde diensten Tegen een vaste prijs per medewerker per jaar Compleet of full-service contract Geschikt voor: Basale diensten zoals inhuur verzuimsysteem, verzuimconsulent, inzet bedrijfsarts

2. Verrichtingencontract Een verrichtingencontract houdt in, dat u betaalt voor alle activiteiten op verrichtingenbasis of op uurbasis. Per verrichting wordt of een vaste prijs gerekend of een ureninschatting. Hiermee komt het risico geheel bij u te liggen: de inzet van alle deskundigen betaalt u als ze nodig zijn. U krijgt dan vaak een offerte aangeboden met de benodigde inzet. Het is positief voor u omdat u zelf bepaalt wanneer u deskundigen inzet en ook direct weet wat de kosten zijn. Het uurtarief is vaak hoger dan het tarief als u een abonnement hebt.   Vaak wordt dit verrichtingencontract u aangeboden met een basisbedrag voor de administratieve activiteiten die nodig zijn om uw bedrijf te kunnen aansluiten. Het basisbedrag gaat dan vaak om een bedrag van € 5 tot € 25 per werknemer per jaar. Zie hiervoor het pakket “Flexibel”, ook wel "Basis" genoemd. Nadeel is, dat u als werkgever in de verleiding kunt komen om het inzetten van de benodigde of gewenste deskundigen te beperken om zo de kosten in de hand te houden. Terwijl het grotere doel: het beter en breder inzetbaar maken van uw medewerkers daar niet bij gediend is. 2. Verrichtingencontract Betalen voor activiteiten op: verrichtingenbasis of op uurbasis Vaste prijs per verrichting of een ureninschatting Vaak basisbedrag voor administratieve activiteiten Flexibel of basis contract Valkuil: te smal inhuren

Mix contract Deels abonnement per werknemer per jaar Als derde vorm is er een mixcontract mogelijk. Hierbij geldt deels een abonnement per werknemer per jaar en deels een verrichtingentarief. Hierna genoemd: “Compact”. Mix contract Deels abonnement per werknemer per jaar Deels verrichtentarief

Compleet en compact: vaak MKB Aantal werknemers ongeveer 50 werknemers : geen eigen of specifieke HR&P&O-afdeling; ondernemer is vaak zelf leidinggevende en/of zit dicht op het personeel Qua aansturing; werkgever is vaak zelf-meewerkend binnen bedrijf; werkgever is verzekerd voor verzuimkosten; werkgever heeft geen specifieke kennis van en ervaring met verzuimaanpak; werkgever heeft een laag gemiddeld meerjarig verzuimpercentage (ongeveer 3%) maar door beperkt aantal werknemer wel een groot risico.

Mix / compact: grotere bedrijven Aantal werknemers tussen de vijftig en tweehonderdvijftig personen. Kenmerken kunnen zijn: extra laag management; eigen HR-/P&O-afdeling met een of meerdere werknemers; meerdere vestigingen; verschil in groepen werknemers; ondernemer staat meer op afstand van de uitvoering; verzuim ligt tussen de drie en vijf procent per jaar; en ondernemer heeft verzuim nog verzekerd.

Verrichtingen: bedrijven met aangescherpte verzuimaanpak Aantal werknemers ligt veelal boven de 250. Kenmerken kunnen zijn: professionele HR-afdeling met meerdere disciplines; eigenrisicodrager verzuim; eigen managementstructuur; ondernemer op afstand van uitvoering; verzuim boven de 4%.