Model inrichting declaratie- / facturatieproces VNG Project - Declaratie Jeugd www.vng.nl/declaratie-jeugd

Declaratie- / facturatieproces Procesmodel op hoofdlijnen 8 1 2 3 4 5 6 7 8

Declaratieproces op hoofdlijnen 1 Declaratieproces op hoofdlijnen 1. Opstellen factuur / declaratie door aanbieder (1/2) Informatieproducten Voor de factuur/declaratie buiten AWBZ/ZVW is geen landelijk format. Maak eigen afspraken of gebruik de excel-tool van VWS Aansluiting informatie-uitwisseling en ICT infrastructuur In principe kennen alle huidige AWBZ/ZVW aanbieders de vecozo structuur. Vraag dit wel na! Alle overige partijen kunnen momenteel nog niet via geautomatiseerd via de standaarden afrekenen. Als u dat toch wil, zorg voor een veilige verbinding, of: Laat deze partijen ook aansluiten op vecozo. Er komt in de nabije toekomst een tool van VWS om via een excel-invoerformulier toch via de standaarden te kunnen factureren. Meer informatie op: AWBZ/ ZVW format: www.istandaarden.nl/istandaarden/Jeugdwet.html Excel-tool VWS (Nog niet beschikbaar, volgt zodra dit mogelijk is)

Declaratieproces op hoofdlijnen 1 Declaratieproces op hoofdlijnen 1. Opstellen factuur / declaratie door aanbieder (2/2) Lokale en regionale afstemming Gemeenten kunnen kiezen voor één regionale postbus voor het berichtenverkeer met aanbieders of inrichting van de administratie op lokaal niveau. Voor een aanbieder die via Vecozo verantwoording inlevert maakt dat in principe niet uit. De aansluiting op SVB en GAK dient wel op individueel gemeenteniveau plaats te vinden: deze informatie dient bij regionale afhandeling, nog wel aangesloten te worden op de regionale postbus/organisatie. Meer informatie op: Regionale samenwerking in het declaratieproces Aansluiten op de SVB: Werkinstructie trekkingsrecht PGB

Declaratieproces op hoofdlijnen 2. Verbinding Vecozo en GGK Aansluiting informatie-uitwisseling en ICT infrastructuur De Vecozo berichten worden ontsloten via het GGK. In principe sluiten gemeenten niet rechtstreeks aan op de systemen van Vecozo maar doen zij dat via het GGK. Als gemeente dient u via knooppuntdiensten.nl een projectleider aan te wijzen voor deze aansluiting. Lokale en regionale afstemming Het is mogelijk om het GGK ook te benaderen vanuit een regionale voorziening. Welke andere inrichtingskeuzes zijn er nog te maken? Via het GGK zullen op 1-1-2015 het toewijzingsbericht en de declaraties Jeugd en JeugdGGZ kunnen worden uitgewisseld. Het bericht Verzoek om toewijzing volgt medio 2015. Gemeenten die dit bericht al eerder uit willen wisselen, dienen hiervoor een beveiligde methode te vinden. Meer informatie op: Knooppuntdiensten.nl Factsheet gemeentelijk gegevensknooppunt

Declaratieproces op hoofdlijnen 3 Declaratieproces op hoofdlijnen 3. Registratie van binnenkomende facturen / declaraties Aansluiting informatie-uitwisseling en ICT infrastructuur De facturen en declaraties zullen moeten worden ingelezen in het cliëntvolgsysteem van de gemeente. Aansluiting op registratie bij de toegang/toewijzing Een belangrijke stap bij het binnenkrijgen van de facturen/declaraties is het koppelen van deze berichten aan de besluitenadministratie bij de toewijzing. Spreek door hoe u deze koppeling kan maken, en waar deze koppeling mogelijk lastig automatisch te maken is. Deze aansluiting is essentieel voor stappen 4 en 5. Lokale en regionale afstemming Als gekozen wordt voor regionale verzameling van de facturen en lokale betaling dan zal het regionale ICT systeem de facturen/declaraties moeten kunnen doorzetten naar de lokale administratie. Meer informatie op: GEMMA softwarecatalogus Toewijzing en Declaratie: berichtenverkeer in het jeugddomein

Declaratieproces op hoofdlijnen 4. Match met contract Aansluiting informatie-uitwisseling en ICT infrastructuur Overzicht met contractuele afspraken tussen gemeenten en aanbieders dat digitaal automatisch te benaderen is. Lokale en regionale afstemming Als gekozen wordt voor lokale uitvoering van deze controle dan is afstemming nodig met regionale inkoopteam. Eventuele tussentijdse aanpassingen moeten eenvoudig verwerkt kunnen worden. Welke andere inrichtingskeuzes zijn er nog te maken? Deze stap kan eventueel ook plaatsvinden bij de toegang als de beschikking scherp genoeg geformuleerd is dat deze bij controle ook de contractuele afspraken dekt. Mits tenminste de contracten niet tussentijds wijzigen met terugwerkende kracht. In overleg met de accountant van de gemeente is het wellicht mogelijk om controle van de opdracht steekproefsgewijs in te richten in combinatie met accountantscontrole van de aanbieder zelf. Meer informatie op: Toewijzing en Declaratie: berichtenverkeer in het jeugddomein

Declaratieproces op hoofdlijnen 5 Declaratieproces op hoofdlijnen 5. Controle op beschikking / opdracht (1/2) Informatieproducten Er worden regionaal en lokaal afspraken gemaakt over de inhoud en vormgeving van een zorgopdracht. Naarmate in een regio meer wordt samengewerkt in de administratie en risicodeling is het wenselijk om de inhoud en werkwijze binnen een regio te standaardiseren. Met de aanbieder moeten afspraken gemaakt worden in hoeverre het mogelijk is om te werken met een uniek verplichtingennummer op de opdracht én factuur. In het toewijzingsbericht Jeugd (JW301) is het mogelijk om een beschikkingnummer op te nemen. Aansluiting informatie-uitwisseling en ICT infrastructuur Als gekozen wordt voor regionale betaling en lokale toegang dan zal vanuit het lokale domein informatie doorgezet moeten worden aan de regionale administratie. Omdat dit cliëntinformatie betreft dienen nadere privacy waarborgen gehanteerd te worden.

Declaratieproces op hoofdlijnen 5 Declaratieproces op hoofdlijnen 5. Controle op beschikking / opdracht (2/2) Lokale en regionale afstemming Gemeenten kunnen kiezen voor één regionale postbus voor het berichtenverkeer met aanbieders of inrichting van de administratie op lokaal niveau. Voor een aanbieder die via Vecozo verantwoording inlevert maakt dat in principe niet uit. Welke andere inrichtingskeuzes zijn er nog te maken? Denk na over de afspraken die gemaakt zijn rondom de toewijzing/start van de zorg. Deze zijn randvoorwaardelijk voor de mogelijkheden die er zijn om te controleren op de beschikking / opdracht. Werk uit waar in uw gemeente dit tot lacunes leidt, en hoe u hier mee omgaat i.h.k. van de rechtmatigheid. In overleg met de accountant van de gemeente is het wellicht mogelijk om controle van de opdracht steekproefsgewijs in te richten in combinatie met accountantscontrole van de aanbieder zelf. Meer informatie op: FAQ Beschikkingen Toewijzing en Declaratie: berichtenverkeer in het jeugddomein

Declaratieproces op hoofdlijnen 6. Match met woonplaatsbeginsel Aansluiting informatie-uitwisseling en ICT infrastructuur Voor de GBA check wordt momenteel een tool ontwikkeld die gemeenten en instellingen in staat stelt om de woonplaats na te gaan. Voor het gezagsregister is momenteel nog geen digitale oplossing. Gemeenten en instellingen spreken af de best mogelijke woonplaats aan te houden. De gemeente is wettelijk verantwoordelijk voor doorgeleiding van de rekening naar de juiste gemeente als het woonplaatsbeginsel uitwijst dat de rekening niet door hem betaald hoeft te worden. De gemeente zal hiervoor een voorziening moeten treffen. Lokale en regionale afstemming In hoeverre vindt deze controle lokaal of regionaal plaats? GBA wijzigingen worden lokaal beheerd; als gekozen wordt voor regionale inrichting dan is een koppeling noodzakelijk. Let op bevoegdheden regionaal bureau. Welke andere inrichtingskeuzes zijn er nog te maken? In hoeverre richt de gemeente deze controle met name in bij de toegang? In overleg met de accountant van de gemeente is het wellicht mogelijk om controle van de opdracht steekproefsgewijs in te richten in combinatie met accountantscontrole van de aanbieder zelf. Meer informatie op: Factsheet Woonplaatsbeginsel in de praktijk

Declaratieproces op hoofdlijnen 7. Controle op omzetplafond Informatieproduct Actuele omzetplafonds per aanbieder Aansluiting informatie-uitwisseling en ICT infrastructuur Om de uitputting van de omzetplafonds te kunnen monitoren leveren aanbieders die bevoorschot worden in de regel periodiek management informatie aan over gerealiseerde productie en een prognose over de rest van het jaar. Hier maken gemeenten apart afspraken over. Voor aanbieders die factureren is het van belang om omzetplafonds te monitoren als daarover afspraken zijn gemaakt in de inkoopcontracten. Hiervoor is een consolidatie noodzakelijk van de betaalde facturen. Als betaling op lokaal niveau plaatsvindt dient er een afstemmingsmechanisme ingericht te worden die voorkomt dat aanbieders meer betaald krijgen dan hun omzetplafond toe laat. Lokale en regionale afstemming Afhankelijk van de inrichting is informatie-uitwisseling noodzakelijk tussen regionaal en lokaal niveau. Meer informatie op: FAQ DBC INKOOPGIDS

Declaratieproces op hoofdlijnen 8. Retourstroom Informatieproduct Vecozo heeft standaard retourberichten Jeugd Aansluiting informatie-uitwisseling en ICT infrastructuur Vergelijkbaar met ontvangen vecozo berichten. Lokale en regionale afstemming Als er sprake is van regionaal contactpunt en lokale betaling, via welk kanaal loopt dan de retourstroom terug? Meer informatie op: AWBZ/ ZVW format: www.istandaarden.nl/istandaarden/Jeugdwet.html