De ambtelijk secretaris als intern adviseur Wat je van dichtbij haalt, is ook lekker !

De rol van de ambtelijk secretaris als (interne) adviseur De pro-actieve adviseur Jouw invloed als adviseur vergroten Aandachtsgebieden voor de adviseur

Takenpakket AS

FB Adviseur Medezeggenschap Adviseren van het medezeggenschapsorgaan over te kiezen inhoud en strategie. Adviseren van het bestuur ten aanzien van medezeggenschapskwesties.

Competenties van de adviseur 1 Probleemanalyse Problemen traceren naar oorzaken Stelt gerichte vragen om problemen helder te krijgen. Raadpleegt meerdere bronnen om betrouwbare informatie te verzamelen. Ordent informatie op een inzichtelijke manier. Kan de gegevens inzake een probleem gestructureerd weergeven op enkele sheets of dia's. Kijkt verder dan naar aanleidingen, zoekt structurele oorzaken. Weet de factoren die een rol spelen in een probleem te benoemen en op een rij te zetten.

Competenties van de adviseur 2 Organisatiebewustzijn Effectief omgaan met organisatieverandering Kent de informele weg binnen het eigen medezeggenschapsorgaan en maakt daar effectief gebruik van. Leidt externe informatie en contacten binnen het medezeggenschapsorgaan door naar de juiste plek. Kent de bedrijfscultuur binnen de organisatie waar het medezeggenschapsorgaan opereert en houdt daar rekening mee in gedrag en acties. Overziet de gevolgen van afspraken voor de organisatie waar het medezeggenschapsorgaan opereert. Kent de effecten van organisatieverandering op mensen en processen, en houdt daarmee rekening. Benut zijn/haar informele relatienetwerk om tijdig te voorzien in welke richting de organisatie zal veranderen.

Competenties van de adviseur 3 Overtuigingskracht Omgaan met weerstand in de ondernemingsraad Baseert argumenten op vakkennis en feiten. Anticipeert op tegenargumenten en bouwt een verdediging in. Geeft ruimte voor kritiek en gaat daar met respect op in. Kent de verhoudingen en mogelijke weerstand in de ondernemingsraad.

Wie adviseert de OR? Onderzoek GBIO Externe adviseurs en interne adviseurs (maar de ambtelijk secretaris…..?) Onderbenutting, hoe kan dat? Het wordt niet gezien De AS laat zich niet zien

ambtelijk secretaris als adviseur Voordelen De ambtelijk secretaris is al ‘in huis’. Hij of zij is al goed ingevoerd in de organisatie en kent de OR Er zijn korte lijnen in de contacten De ambtelijk secretaris kan zowel adviseren als implementeren

De pro-actieve adviseur

PARADIGMA’S Onze waarneming wordt door onze paradigma’s voorgestructureerd Je handelt naar het eigen paradigma

DILEMMA 1 De bestuurssecretaris spreekt u aan op de gang en zegt het volgende: “Bij jullie (lees: de OR) duurt het altijd weken voordat men een stuk besproken heeft, terwijl wij dit beleid juist snel willen invoeren". Hij vraagt u hier als intern adviseur iets aan te doen. Wat doet u?

Kiezen! U belooft hem te kijken wat u kunt doen om de voortgang te bespoedigen. U zegt toe het in te brengen in de OR. U vertrouwt hem toe dat u hier ook last van heeft en nodigt hem uit om onder het genot van een kop koffie te bespreken wat hier aan gedaan kan worden. U zegt dat dit niet uw verantwoordelijkheid is en dat hij zich maar rechtstreeks tot de OR moet wenden.

DILEMMA 2 De voorzitter vraagt u samen met een ander OR-lid een advies uit te werken. Het gaat over de vraag hoe de OR tot een betere interne samenwerking kan komen. U heeft echter weinig sympathie voor dit OR-lid; u ziet hem als oorzaak van de problemen. Daarnaast maakt het OR-lid in vergaderingen nogal eens negatieve opmerkingen over uw bijdrage aan de discussie. Wat doet u?

Kiezen! U vraagt de voorzitter een ander OR-lid voor deze adviesklus te ‘werven’ en licht dit toe. U geeft aan dit adviestraject niet aan te willen gaan om dat u ‘partij’ bent. U gaat aan de slag en besluit uw moeizame relatie met dit OR-lid niet van invloed te laten zijn op het adviestraject. U nodigt het OR-lid uit voor een goed gesprek alvorens de keus te maken al dan niet gezamenlijk in dit traject op te trekken.  

Opkomen voor eigen ideeën Rekening houden met ideeën van geadviseerde AS in beweging Gelijk op Tegenbewegen Opkomen voor eigen ideeën Wegbewegen Meebewegen Rekening houden met ideeën van geadviseerde

Adviesrollen

Waarover? Er zijn een aantal aandachtsgebieden waarover de ambtelijk secretaris kan adviseren: strategie (b.v. OR-beleidsplan) structuur (b.v. taken en bevoegdheidsverdeling in OR) systemen (b.v. procedures t.b.v. het draaien van de OR) managementstijl (van de voorzitter en DB) personeel (de OR-leden; hun kennis, motivatie en vaardigheden) cultuur (het klimaat, de sfeer, stijl van werken als team)  

Belangrijke competenties Verbinden Schakelen Duikelen De adviseur zal verschillende competenties moeten kunnen inbrengen. Hij moet kunnen verbinden, schakelen en duikelen (Schuiling, 2004). Verbinden wil zeggen dat hij de juiste betrokkenen op de juiste manier met elkaar in gesprek brengt. Schakelen duidt op variëren in rollen: van inhoudelijk adviseur t.a.v. wetgeving, tot procesbegeleider en inhoudsdeskundige. Belangrijk hierbij is transparantie en keuze vrijheid voor klant. Duikelen wil zeggen dat de adviseur de veerkracht heeft om weer overeind te komen als hij in dit complexe krachtenveld eens de plank misslaat of misverstaan wordt.

Vorm geven aan je adviserende rol Kijk als een 'buitenstaander' naar je OR. Noteer zaken waarvan je denkt dat ze voor verbetering vatbaar zijn. Selecteer één onderwerp waarvoor je denkt de kennis in huis te hebben om een oplossing aan te dragen. Geef kort en bondig aan (zonder emotionele reacties) wat er naar jouw idee is misgegaan en geef de OR vervolgens een objectief advies. Desnoods eerst aan het DB.

Vorm geven…. Probeer een volgende keer een wat complexer probleem te behandelen. Bereid je hier zelf eerst weer inhoudelijk op voor. Loop niet te hard van stapel, waardoor de OR averechts reageert. Soms heeft een idee wat tijd nodig alvorens het geaccepteerd wordt. Win langzamerhand het vertrouwen van je OR en bouw je adviserende rol verder uit!

Gegevens Ron van der Wens mobiel: 06 46773545 ron@tpast.nl TPAST voor medezeggenschap  • info@tpast.nl http://www.tpast.nl Pastbus 726 7000 AS Doetinchem nl.linkedin.com/in/rvanderwens twitter.com/tpastron