Een kwaliteitsvol selectieproces HR-deelnetwerk

Programma 09u15: Toelichting omzendbrief ‘Kwaliteitscriteria selecties en selectoren’ (Marjan Spiessens) Toelichting transitietraject Jobpunt (Linda Wouters) Toelichting werkgroepen 10u00: Werkgroep 1 10u50: Wissel werkgroepen 11u00: Werkgroep 2 11u50: Terugkoppeling werkgroepen, slotwoord 12u15: Lunch

Toelichting richtlijnen. omzendbrief ‘Kwaliteitscriteria Toelichting richtlijnen omzendbrief ‘Kwaliteitscriteria selecties en selectoren’ Marjan Spiessens

Omzendbrief ‘kwaliteitscriteria selecties en selectoren’ In werking vanaf 1 juni 2014 In het kader van verdere professionalisering van de HR-functie Doelstelling: richtlijnen om tot een kwaliteitsvol selectieproces te komen en kandidaten niet nodeloos te hertesten = leidraad voor een kwaliteitsvol selectieproces

Richtlijnen omzendbrief Minimale stappen selectieproces Professionele methodologie Wetenschappelijk onderbouwde instrumenten Criteria voor selectiespecialisten Omgang met kandidaten en opdrachtgever Toepassingsgebied: DVO Vacatures met betrekking op instroom en doorstroom Statutaire en contractuele betrekkingen Ik overloop nog even kort de richtlijnen van de omzendbrief

Minimale stappen selectieproces Zorgvuldige beschrijving van de vacature Bekendmaking van de vacature VDAB (minimaal maar andere communicatiekanalen ook aangewezen cfr. mailinglijst diversiteit) termijnen vakorganisaties Een kwaliteitsvolle selectie of competentiebeoordeling Motivering en rapportage over de selectie of competentiebeoordeling Eindbeslissing door de opdrachtgever

VDAB: ontwikkeling deelwebsite met alle vacatures Vlaamse overheid op 1 plaats interne vacatures gescheiden van externe release voorlopige versie eind maart 2015, definitieve versie juni invoer vergelijkbaar met huidige maar met een paar extra zoekfunctionaliteiten aangepast aan VO-vacature VPS: VDAB ipv Belgisch staatsblad

Professionele methodologie Minimaal 3 stappen: CV-screening Screening van de afgesproken competenties Inhoudelijk of functiegericht eindgesprek Er is geen verplichte volgorde en stappen mogen eventueel gelijktijdig genomen worden.

Wetenschappelijk onderbouwde instrumenten Validiteit: testen relevant voor functie en voor de te meten competenties Betrouwbaarheid: gestructureerde verwerking en rapportage competenties op 2 verschillende manieren testen enkel testen en rapporteren over op voorhand afgesproken competenties afname test door selectiespecialist met voldoende kennis en ervaring Gebruikte testen wetenschappelijk onderbouwd

Criteria voor selectiespecialisten Algemeen: voldoende kennis en opleiding en voldoende ervaring (min. 50% tijdsbesteding) Meer specifiek: ook afname en interpretatie testen en assessments enkel met juiste gespecialiseerde opleiding en voldoende ervaring Beoordeling inhoudelijke kennis: vakmensen met aantoonbare ervaring in kennisdomein Professionele ervaring en kennis in verhouding met zwaarte en complexiteit procedure en functie Regelmatig bijscholen

Criteria selectiespecialisten Geen sprake van één of meerdere verplichte opleidingen voor selectiespecialisten Criteria = richtlijnen Garantie kwaliteit van selecties prioritair Inschatting juiste ervaring en kennis selectiespecialist = verantwoordelijkheid van de selector en HR-verantwoordelijke

Omgang met kandidaten Voor, tijdens en na de selectieprocedure bijzondere aandacht voor: Correct, transparant, volledig en begrijpelijk informeren en rapporteren Privacy Tijdige respons Non-discriminatie bij alle aspecten van de selectieprocedure Snelle, juiste en eerlijke feedback over elke fase van de selectie Informeren over klachtenprocedure

Omgang met de opdrachtgever Selectoren streven naar een: Kwaliteitsvolle en professionele tussentijdse en eindrapportering Levering van alle info zodat opdrachtgever aan de motiveringsplicht kan voldoen Waarborging vertrouwelijkheid gegevens Zorgvuldige bewaring van de testresultaten Transparante en duidelijke facturering

Wat met principe ‘niet nodeloos hertesten’? Treedt in werking op 1 december 2014 Toepassing: enkel op selecties afgenomen volgens het competentiemodel van de VO enkel voor het geheel van gedragscompetenties, vaktechnische competenties of allebei enkel met toestemming kandidaat Vraagt een gestandaardiseerde aanpak, verwerking en bewaring testresultaten over alle beleidsdomeinen heen

Wat met principe ‘niet nodeloos hertesten’? MAAR: momenteel systematische aanpak nog niet mogelijk. Wordt meegenomen in projectplan transitietraject Jobpunt. Advies: aanpak binnen huidige mogelijkheden op individueel niveau als kandidaat er naar vraagt. Lijnmanager neemt eindbeslissing. Aanpassing VPS: ook voor gedeelte geteste competenties (timing 9 à 12 maanden)

Toelichting transitietraject Jobpunt

Toelichting werkgroepen Marjan Spiessens

Werkgroepen Doel: Dieper ingaan op een aantal aspecten van het selectieproces Delen van kennis en praktijkervaring Samen zoeken naar oplossingen voor ervaren struikelblokken Iedereen hier aanwezig is expert Een moment van reflectie over bestaande aanpak Mogelijkheden bekijken voor toekomstige samenwerking Aanbevelingen rond opleidingen, beheer

Thema’s werkgroepen Methodologie: hoe test u competenties? Test u buiten competenties nog andere zaken? Welke methode gebruikt u en wat wordt gemeten? Hoe vult u de minimale stappen van het selectieproces in ? Bv. is CV-screening enkel een check van de vacaturevoorwaarden of ook een eliminerende stap? Hoe zorgt u ervoor dat er niet nodeloos getest wordt? Hoe zou u met vrijstellingen voor bepaalde testen of fasen werken? Hoe evalueert u de kwaliteit van uw aanpak? (Kaat Bilsen) Van testing naar scoring: Hoe brengt u structuur aan in een selectieproces? Welke sjablonen gebruikt u daarvoor (bv. interviewleidraden, matrix, ...)? Maakt u gebruik van ranking van de kandidaten? Waarom wel of niet? Scoort u op afzonderlijke delen, competenties of het geheel van de selectie? Hoe verhoudt scoring zich tot het principe van niet nodeloos hertesten? (Elisa Verstraete) Wat zou u willen bereiken met gegevensbeheer? Hoe houdt u een overzicht van vacatures, testresultaten en sollicitanten? Wat kan beter? Wat hebt u daarvoor nodig? Hoe zou u met andere selectoren willen samenwerken en wat zou u daarmee willen bereiken? Welke functionaliteiten zou een beheerapplicatie moeten hebben? Kan dit ook handig zijn om te rapporteren over bepaalde indicatoren? (Ilse Snelders) Feedback en motivering: hoe geeft u feedback aan een kandidaat? Wat kunt u zeggen en wat niet? Wat doet u wanneer een kandidaat niet akkoord is met het resultaat binnen het selectieproces? Hoe behandelt u klachten? Hoe houdt u rekening met het opstellen van het rapport met de mogelijke vraag om feedback? Wanneer geeft u feedback? Enkel wanneer er naar gevraagd wordt of altijd? (Martine Van den Abeele)

Thema’s werkgroepen De ideale selectiespecialist: Wat is het profiel van een ideale selectiespecialist? Welke competenties, opleidingen zijn nodig? Is dit voor elke selectiespecialist hetzelfde? Hoe deelt u uw kennis? Welke interessante opleidingen of bijscholingen heeft u gevolgd? Welke opleiding zou u in de toekomst graag volgen? Wat mist u in het aanbod van opleidingen (intern/extern)? Welke opleidingen vindt u essentieel? Hoe deelt u uw kennis? (Elien Gillaerts) Diversiteit: Moet de overheid een weerspiegeling zijn van de maatschappij? Waarom? Wie bewaakt de ingangspoort tot de Vlaamse overheid? Wat is de link tussen diversiteit en rekrutering- en selectieproces? Wat is jouw rol erin? Wat is Adverse Impact? Wat is discriminatie? Bestaat er een positieve discriminatie? Hoe geef je kansen en hoe ontneem je kansen? Welke rode lichten moet je kennen? Hoe kan je voor een groenlicht zorgen? (diversiteitsambtenaar Alona Lyubayeva)

Verloop werkgroepen Keuze uit 2 thema’s Uur en lokaal op kaartje thema Beperkt aantal deelnemers per werkgroep 10u00-10u50: werkgroep thema 1 10u50-11u00: wissel 11u00-11u50: werkgroep thema 2 Mogelijkheid om een aanbeveling naar voor te brengen voor projectgroep transitie Jobpunt-AgO

Terugkoppeling werkgroepen en slotwoord

Terugkoppeling werkgroepen Aanbevelingen aan projectgroep

Slotwoord Permanent netwerk voor selectiespecialisten getrokken door Sofie Lekens en Elisa Verstraete Start januarie 2015 Muur met verbetersuggesties, tips Startpunt naar een groter verhaal rond rekrutering en selectie