Opleidings- en begeleidingstraject organisatiebeheersing door PIVO 5 sessies van een halve dag (3 achter de rug) zeer kleine groep deelnemers gevarieerd: provincie, politie, gemeente- & OCMW-secretaris met beleidsmedewerkster van een gemeente, twee gemeentesecretarissen, drie OCMW-secretarissen, … laagdrempelig eenvoudige woordenschat

pragmatische aanpak telkens opdracht tegen volgende sessie intervisie: ‘tour de table’ hoe ging het? wat was moeilijk? obstakels? veel hangt af van collega-deelnemers… voorbeeld: stad Scherpenheuvel-Zichem hoe pakte stafmedewerker het aan?

documenten op website http://www.auditvlaanderen.be/leidraad de leidraad voor lokale besturen (pdf) en het werkboek (word) deelnemers traject ontvingen ook document projectplan zelfevaluatie = opdracht 1 licht aangepaste versie van het werkboek = opdrachten 2 & 3 is uitvoeren zelfevaluatie o.b.v. vragen

fase 1: projectplan zelfevaluatie zeer zinvol document ter voorbereiding pragmatische ‘projectmanagement’-aanpak stappenplan met te beantwoorden startvragen uiteindelijk weet je waar je naartoe wil waarom je zelfevaluatie uitvoert wanneer je eraan zal werken: tijdspad/mijlpalen met wie? zelfevaluatieteam kennisverwerving / communicatie-aanpak risico’s en beheersmaatregelen betreff. dit project rapportering, evaluatie etcetera

de leidraad organisatiebeheersing elk van jullie heeft die wellicht al bestudeerd… auditoren baseren zich er naar verluid op is de ‘handleiding’ doelstellingen organisatiebeheersing per thema (10 thema’s) mogelijke risico’s indien doelstellingen niet behaald (als voorbeeld) beheersmaatregelen (als voorbeeld)

7. informatie en communicatie 9. facilitaire middelen 10. ICT 10 thema’s, indeelbaar in drie clusters: BBC 1. doelstellingen, proces- en risicomanagement 2. belanghebbendenmanagement 3. monitoring 8. financieel management II. ‘mensen’ 4. organisatiestructuur 5. HRM 6. organisatiecultuur III. ‘middelen’ 7. informatie en communicatie 9. facilitaire middelen 10. ICT

fase 2: het werkboek (word-doc.) per cluster & thema vul je werkboek in met je zelfevaluatieteam: aan de hand van eenvoudige vragen/suggesties welke beheersmaatregelen zijn reeds aanwezig of welke nog niet? welke sterke punten zijn er reeds? welke verbeterpunten bedenken we?

verbeteracties kiezen o.b.v. verbeterpunten fase 3 verbeteracties kiezen o.b.v. verbeterpunten verbeteractieplan opstellen quick wins aanduiden

hoe kiezen we verbeteracties? bepaal op basis van de werkpunten verbeteracties. zet de verbeteracties op een rijtje, herformuleer ze en voeg er eventueel samen. bepaal de quick wins (met andere woorden: de doelstellingen waarvan de realisatie binnen de 3 maanden waarschijnlijk is) en realiseer ze. bepaal aan welke verbeteracties prioritair gewerkt wordt, op basis van: het meerjarenplan de grootste risico’s (financiële impact, fraudegevoeligheid, continuïteit dienstverlening in gedrang,…) de impact op de belanghebbenden de moeilijkheidsgraad de benodigde middelen de realisatietermijn … kies een 10-tal verbeteracties waar de volgende 2 à 3 jaar zal worden op ingezet.

uitvoering gekozen verbeteracties… !?! ennie kwestjens?