RAAMCONTRACT DRAADLOOS NETWERK & RANDINFRASTRUCTUUR 2014/047 Adviescomité IT Noord RAAMCONTRACT DRAADLOOS NETWERK & RANDINFRASTRUCTUUR 2014/047 19 november 2014

AGENDA Waarom, hoe, wie, wat, wanneer, waar? Specifieke constructie Resultaat Hoe verder? Praktisch… Getuigenis van de werkgroep Nabespreking

Stap 1: Waarom? Hoe digitaal vergaderen in een raadzaal? Adviescomité IT Noord Stap 1: Waarom? Hoe digitaal vergaderen in een raadzaal? Internet voor bezoekers, hoe doen we dit? Bijlocaties, kunnen die gekoppeld worden? VERA deed onderzoek naar gelijkaardige dossiers => weinig raamcontracten bieden een oplossing Op vraag van virtuele centrumstad Hageland Oproep gedaan aan de andere samenwerkingsverbanden Oproep tot werkgroep deelnemers Werkgroep 10 leden, VERA projectleider

Stap 2: Oprichting werkgroep Adviescomité IT Noord Stap 2: Oprichting werkgroep Gemeentebestuur Kampenhout: wensen een woonzorgcentrum voorzien van WIFI (case) Gemeentebestuur Steenokkerzeel: wensen de raadzaal “digitaal college”-ready maken (case) Gemeentebestuur Oud-Heverlee: wensen WIFI op alle locaties Gemeentebestuur Londerzeel: wensen punt tot punt met bijlocatie (case) Op vraag van virtuele centrumstad Hageland Oproep gedaan aan de andere samenwerkingsverbanden Oproep tot werkgroep deelnemers Werkgroep 10 leden, VERA projectleider

Stap 3: Overheidsopdracht Adviescomité IT Noord Stap 3: Overheidsopdracht Kick-Off Beslissingsproces: procedure, percelen, contractduur, … Bestek Samen het lastenboek opmaken Publicatie Onderhandeling met bekendmaking (Belgisch & Europees) Gunning Raamovereenkomst met VERA als opdrachtencentrale Lastenboek opgemaakt in de werkgroep Procedure: Offerteaanvraag met bekendmaking Publicatie in Europa en België VERA neemt de rol op van opdrachtencentrale

Stap 4: Bestek indeling - 2 percelen Adviescomité IT Noord Stap 4: Bestek indeling - 2 percelen Er zijn veel aanbieders voor WIFI, maar ze doen niet allemaal mee voor punt tot punt straalverbindingen We kozen voor 2 percelen Perceel 1: indoor draadloos netwerk & randinfrastructuur Perceel 2: outdoor draadloos netwerk (site to site) Perceel 1 bevat ook netwerkswitchen + bekabelingswerkzaamheden WIFI is dus niet zo draadloos als men zou denken ;) Op vraag van virtuele centrumstad Hageland Oproep gedaan aan de andere samenwerkingsverbanden Oproep tot werkgroep deelnemers Werkgroep 10 leden, VERA projectleider

Stap 4: Bestek indeling - Rapportage afname Adviescomité IT Noord Stap 4: Bestek indeling - Rapportage afname Aandacht: De opdrachtencentrale zal periodiek, samen met de werkgroep en de geselecteerde aanbieder(s), kijken wat er aangepast kan worden aan de technologie. De opdrachtcentrale wil op jaarlijkse basis een rapportje van de afname op het dossier. Op die manier kan de opdrachtencentrale deze opdracht evalueren. De aanbieder geeft aan hoe hij aan deze vraag specifiek kan voldoen. Bestek blz. 16 II.8 Op vraag van virtuele centrumstad Hageland Oproep gedaan aan de andere samenwerkingsverbanden Oproep tot werkgroep deelnemers Werkgroep 10 leden, VERA projectleider

Stap 4: Bestek indeling - Gunningscriteria Adviescomité IT Noord Stap 4: Bestek indeling - Gunningscriteria Prijs: 40 punten Technische waarde/kwaliteit van het materiaal: 40 punten Beveiliging Roaming Redundantie en schaalbaarheid Management Service: 20 punten Installatie Planning en design Opleiding Onderhoudscontract & helpdesk ondersteuning (SLA) Op vraag van virtuele centrumstad Hageland Oproep gedaan aan de andere samenwerkingsverbanden Oproep tot werkgroep deelnemers Werkgroep 10 leden, VERA projectleider

Stap 5: Kandidaten Meer dan “23” bedrijven hebben vragen gesteld Adviescomité IT Noord Stap 5: Kandidaten Meer dan “23” bedrijven hebben vragen gesteld “17” hebben zich effectief kandidaat gesteld WIFI en randinfrastructuur: 8 indieners Punt tot punt verbinding: 7 indieners Start leeswerk en onderhandelingen Op vraag van virtuele centrumstad Hageland Oproep gedaan aan de andere samenwerkingsverbanden Oproep tot werkgroep deelnemers Werkgroep 10 leden, VERA projectleider

Adviescomité IT Noord Stap 6: Evaluatie Perceel 1: op basis van het uitwerken van 2 cases en het opstellen van een TCO met onderhoudscontract (Gemeentebestuur Kampenhout + raadzaal Steenokkerzeel) Perceel 2: op basis van het uitwerken van 1 case (Gemeentebestuur Londerzeel) en het opstellen van een TCO Op vraag van virtuele centrumstad Hageland Oproep gedaan aan de andere samenwerkingsverbanden Oproep tot werkgroep deelnemers Werkgroep 10 leden, VERA projectleider

Stap 7: Gunning Midden juli 2014: informatie naar de niet gunningen Adviescomité IT Noord Stap 7: Gunning Midden juli 2014: informatie naar de niet gunningen 22 juli: gunningsbrief naar de 2 winnaars 1 augustus 2014: start contract Contract loopt 3 jaar en “kan” 2 keer met 1 jaar verlengd worden Op vraag van virtuele centrumstad Hageland Oproep gedaan aan de andere samenwerkingsverbanden Oproep tot werkgroep deelnemers Werkgroep 10 leden, VERA projectleider

AGENDA Waarom, hoe, wie, wat, wanneer, waar? Specifieke constructie Resultaat Hoe verder? Praktisch Getuigenis van de werkgroep Nabespreking

Keuze van constructie Opdrachtencentrale of raamovereenkomst? Adviescomité IT Noord Keuze van constructie Opdrachtencentrale of raamovereenkomst?

Raamovereenkomst: Definitie “De overeenkomst tussen één of meer aanbestedende overheden en één of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijs en, in voorkomend geval, de beoogde hoeveelheid”

Opdrachtencentrale: Definitie Artikel 2, 4°, Overheidsopdrachtenwet 2006: Een aankoopcentrale of opdrachtencentrale is de aanbestedende overheid die: • Ofwel leveringen of diensten verwerft die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten de aankoopcentrale • Ofwel overheidsopdrachten gunt of raamovereenkomsten sluit met betrekking tot werken, leveringen of diensten die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten de opdrachtencentrale (= niet gekend in de overheidsopdrachtenrichtlijnen)

Opdrachtencentrale: Voorbeelden België: Centraal Bureau voor benodigdheden Federaal Aankoopbureau Cel FOD-overschrijdende raamcontracten Cel aankoopbeleid en advies Ziekenhuizen (zie bv. Parl. St. Kamer, 51e zittingsperiode, doc 2237/010, p. 5 e.v.; Parl. St. Senaat, legislatuur 2005-2006, doc 1689/3, p. 4 e.v.) VERA Bron: http://www.expo60plus.be/gastspreker/seminaries-pdf/seminarie32.pdf (GD&A advocaten)

Opdrachtencentrale: Doelstelling Een dynamische samenwerkingsvormen creëren door: • Know-how samen brengen • Gunstiger tarieven - beperking transactiekosten • Verbreden van de mededinging • Efficiënter plaatsen van overheidsbestellingen (ook interessant voor de private sector gelet op grotere volumes) • Uitbouw competenties binnen één organisatie Het is aangewezen om een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten tussen leden en aankoopcentrale, inclusief duidelijke afspraken rond aansprakelijkheden

Opdrachtencentrale: Rol opdrachtencentrale Penhouder = overheid of entiteit Treedt op in naam en voor rekening van leden samengevoegde opdracht Treedt op in de hoedanigheid van AO onder eigen naam

Opdrachtencentrale: Rol aanbestedende overheid Een overheid die een beroep doet op een opdrachtencentrale (die uiteraard wél WOHOP moet naleven), is zelf vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren (artikel 15 Overheidsopdrachtenwet 2006) Geen misbruik Met eerbied non-discriminatie en gelijkheid

AGENDA Waarom, hoe, wie, wat, wanneer, waar? Specifieke constructie Resultaat Hoe verder? Praktisch Getuigenis van de projectleden Nabespreking

Voordelen samenwerking Professionele indoor WIFI met grote kortingen Alternatief voor huurlijnen met bijlocaties met aanzienlijke kortingen Betrouwbare leveranciers met mooi referentiebestand Op maat van de lokale besturen en hun noden

Voordelen samenwerking Minder werk voor u U kunt zich focussen op andere zaken Veel tijdswinst, zowel voor ICT-medewerker als voor aankoopdienst, ontvanger, secretaris enz. Kost uitwerking lastenboeken niet eenvoudig in kaart te brengen

Resultaat Standaardisatie Kennis delen Nuttig als drukkingsmiddel bij eigen onderhandelingen

AGENDA Waarom, hoe, wie, wat, wanneer, waar? Specifieke constructie Resultaat Hoe verder? Praktisch Getuigenis van de werkgroep Nabespreking

4. Hoe verder? Praktisch Werkgroep: jaarlijks overleg met de leveranciers i.v.m. hun aanbod VERA: het platform onderhouden waarop alle informatie staat Voorwaarden voor een aanbestedende overheid: Lid zijn van een Virtuele Centrumstad Vertrouwelijkheidsverklaring Toegang tot Virtuele Centrumsteden platform voor meer informatie en model raadsbesluit Gelijkaardige projecten binnen virtuele centrumsteden: ICT kennisplatform (procedures, inventaris…) Digitaal vergaderen (een tablet in de raadzaal …) Raamcontract IP telefonie …

AGENDA Waarom, hoe, wie, wat, wanneer, waar? Specifieke constructie Resultaat Hoe verder? Praktisch Getuigenis van de werkgroep Nabespreking

AGENDA Introductie: hoe, wie, wat, wanneer, waar? Specifieke constructie Resultaat Hoe verder? Praktisch Getuigenis van de werkgroep Nabespreking

Nabespreking De werkgroep blijft bestaan om: Het productaanbod bij te werken De evaluatie van het dossier via de verplichte rapportering door de leveranciers van de afgenomen hoeveelheden Patrick, Koenraad, Peter en Kurt: BEDANKT voor de hulp bij dit dossier!

Vragen? ?