Patrick Asselberghs presentatie studiedag e-invoicing 29 september Fedcom e invoice Patrick Asselberghs presentatie studiedag e-invoicing 29 september

overzicht Omschrijving project e invoice Scope project e invoice Procesflow Nieuwe functionaliteiten Uitdagingen Conclusies Vragen

Omschrijving e invoice federale overheid Algemeen kader: Gerealiseerd binnen het “FEDCOM” systeem De FEDCOM applicatie is gebaseerd op SAP FEDCOM is in gebruik bij de FOD’s Platform voor ontvangst e facturen: Mercurius platform Mercurius = BE implementatie van het “Europese” E prior platform Definitie elektronische facturatie (Fedcom): Het langs elektronische weg ontvangen en verwerken van facturen waarbij de authenticiteit van de herkomst en integriteit van de inhoud worden gewaarborgd en waarmee de medecontractant heeft ingestemd. (Ref= presentatie DAV “Forum For The Future” Thurn & Taxis, Brussel1 december 2010) => de factuur wordt via geautomatiseerde procedure in Fedcom opgeladen ≠ een PDF Doc = een xml (ubl) file (ubl = universal business language) Definitie van toepassing voor Fedcom ≠ wettelijke definities

Omschrijving e invoice Doelstellingen project: efficiëntere behandeling van de facturen en eventuele geschillen de verkleining van de papierberg de makkelijkere opvolging van de facturen Verkorten doorlooptijd: van ontvangst tot boeken van de factuur Verbeteren standaardisatie, harmonisatie, transparantie en “traceability” Platform voor verwerking = Fedcom Formaat e invoice = UBL

scope Pilootfase: Roll out: Uitbreiding naar andere FOD’s (gefaseerd) Opzetten van het algemeen platform voor ontvangst facturen (=e prior/Mercurius) Opslag en verwerking van de facturen in Fedcom voor de pilootfods Opzetten van een algemene helpdesk “e invoice” gerelateerd, voor leveranciers en FODs Opmaak van “interchange agreement”: voor opname in bestekken Opmaak van “onboarding procedures”: voor leveranciers Pilootfods = Kanselarij, fod B&B, FEDICT Leveranciers = Belgacom, Electrabel “E Scan (Fod Fin)” verwerking van gescande papieren doc + PDF facturen Roll out: Uitbreiding naar andere FOD’s (gefaseerd) Uitbreiding van aantal leveranciers Toegang via “Portal” (voor “kleine” leveranciers)

Scope Proj Groep Actuele stand E scan: live E invoice: Volgende fazen DAV, FEDICT, FOD B&B + FOD Fin “Piloot” leveranciers: “Piloot” FOD’s Actuele stand E scan: live E invoice: Live (pilootFods + electrabel + provider Basware) on boarding: Belgacom Volgende fazen “Governance” (piloot DAV) On boarding nieuwe leveranciers Uitrollen naar anderde FOD’s

E invoice algemene proces flow Send invoice By supplier Supplier is “on boarded” UBL + PDF attachments Receive invoice Mercurius platform consistency check ACK to supplier Transmit invoice From Mercurius To Fedcom UBL + attachments Process invoice In Fedcom UBL -> Parked doc Human readable view Approval flow Manual processing Post invoice Payment after due date Store in DMS UBL + Attachments Application Response to supplier

E invoice: proces flow supplier “on boarding” Send request By supplier To FEDICT implement Receive “supplier bundle” From FEDICT Implement bundle requirements testing Conformance testing With FEDICT E2E With Fedcom Go Live Send e invoices To Mercurius

Nieuwe functionaliteiten DMS (Doc Mgt Syst) Opslaan e invoice Opslaan bijlagen (PDF files) Visualisatie factuur Visualisatie van de UBL Workflow facturen Voor goedkeuring facturen Facturen zonder goederenontvangst Master data leveranciers: Veld GLN Nr (GLN = global location number = uniek leveranciersnummer) om LifNr af te leiden

Uitdagingen Standaardisatie/harmonisatie Boarding procedures Harmoniseren werkwijze over de FOD’s heen Uitwerken procedures Coördinatie met andere bestuursniveaus Boarding procedures Steeds combinatie 1 leverancier 1 FOD Tijdrovend => Optimalisatie nodig Roll out strategie Naar Fods toe Boarding leveranciers Boarding providers Reglementeringen/verplichtingen Verplichten van bestelbonnummer (PO Nr) Weigering factuur indien geen PO UBL mapping “one map fits all” Juiste mapping vinden Governance/helpdesk Nog uit te werken Betrokken partijen Federaal FODs, FEDICT, DAV Vlaams Overheid Waalse Overheid Brussel Leveranciers/providers

conclusies Grote uitdagingen Veel betrokken partijen Samenwerking Synergiën vinden