Motiveren van vrijwilligers Studentencongres Motiveren van vrijwilligers

Inhoud Inleiding 10 tips Kritische vragen Oefening

Inleiding Er zijn verschillende manieren om tot een oplossing te komen. Het doel van deze sessie is enkel jullie wat handvaten mee te geven, niet te zeggen hoe het beter moet. We luisteren dan ook graag naar good practices van jullie kant!

10 tips 1. Toon waardering voor de inzet van elke vrijwilliger. Feedback is cruciaal. Bedank je mensen, op welke manier dan ook. Een schouderklopje of een geste is reeds een manier om waardering te tonen. Neem permanent de tijd om te coachen. Moedig je vrijwilligers aan om ook elkaar te coachen en ook aan jezelf feedback te bezorgen. Heb ook oog voor “kleine” taakjes, functies, losse medewerkers,…

10 tips 2. Biedt de ruimte aan je vrijwilligers om hun eigen ding te doen. Contacten leggen, zaken organiseren, plezier maken,… Luister naar voorstellen en initiatieven van iedereen. Vertrouw op je vrijwilligers. Ze werken niet voor jou, maar met jou. Geef hen ook de kans om te leren uit eigen fouten. Stimuleer de optie om met eigen voorstellen naar voren te komen.

10 tips 3. Laat vrijwilligers weten dat ze op jou kunnen rekenen. Maar dring jezelf niet op. Probeer op de hoogte te zijn en laat weten dat je beschikbaar bent (zelfs al ben je niet fysiek aanwezig) Biedt bevestiging tijdens de voorbereidingen. Volg werkingsverslagen op. Probeer steeds bereikbaar te zijn; verzorg op zijn minst een alternatieve contactpersoon, als je zelf niet bereikbaar bent.

10 tips 4. Vrijwilligerswerk is vrijwillig. Laat ieder zijn eigen engagement bepalen. Vergeet nooit dat de vrijwilliger zijn/haar engagement toont uit vrije wil. Er is dus een grens van wat je kan en mag verwachten van je medewerkers. Kwaad worden omdat iemand niet kan, heeft geen enkele zin en motiveert niet. Valse beloftes maken over werklast werkt achteraf averechts. Doe wat je zelf kan en geef steeds het goede voorbeeld.

10 tips 5. Zorg dat je vrijwilligers zich thuis voelen. Laat nieuwkomers stap voor stap kennismaken met de mogelijkheden in jouw werking. Veel info in één keer kan overrompelend zijn. Benadruk de belangrijke dingen en vraag tussendoor of alles begrepen is. Vergeet informele regels ook niet mee te delen. Zorg dat je zelf ook de tijd neemt om elke vrijwilliger te leren kennen. Blijf hen ook opvolgen.

10 tips 6. Betrek vrijwilligers bij beslissingen, sta er niet boven. Sta als collega tussen je vrijwilligers, niet erboven. Als je een beslissing moet nemen, waarbij je niet iedereen kan betrekken, koppel dan duidelijk terug en zorg dat iedereen je redenering kan volgen. Communiceer ook over vergaderingen/thema’s/beslissingen waar de vrijwilligers geen inspraak in hadden. Zo creëer je transparantie en een gevoel van betrokkenheid.

10 tips 7. Verdeel verantwoordelijkheid over saaie klussen tussen verschillende vrijwilligers Geef iedereen evenveel kansen om taken/shiften op te nemen. Begin eventueel met de minder leuke taken te verdelen. Probeer in de mate van het mogelijke steeds de positieve kanten van de zaak voor te stellen. Je kan enkel van anderen verwachten wat je zelf ook doet. Toon je appreciatie voor elk van de vrijwilligers die een taak opnemen.

10 tips 8. Werk aan het vertrouwen van vrijwilligers met een slechte ervaring bij je werking. Benadruk dat één tegenvaller geen voorbode is van een slechte prestatie over de hele lijn. Evalueer je vrijwilligers om te evolueren. Toon de marge om te groeien en maak duidelijk dat fouten maken een les kan zijn in je werking. Geef verantwoordelijkheid, maar vermijd gebruik van termen als “schuld” of “fout”.

10 tips 9. Zorg dat je vereniging met een positief verhaal bekend is bij het grote publiek. Niemand is graag “verdediger” van zijn/haar vereniging. Werk samen aan een goede reputatie. Lid zijn van een positieve zaak, zorgt voor een betere sfeer om binnen te vrijwilligen. Een positief imago kan jarenlang voor animo zorgen.

10 tips 10. Onderschat nooit de betekenis van een goede teamgeest en teambuilding. Besef dat een vrijwilliger de groepsgeest en deel uitmaken van een ploeg minstens even belangrijk vindt als het doel van je vereniging. Maak werk van je teambuilding en vorm een hecht team. Probeer het nuttige aan het aangename te koppelen.

Kritische vragen Geef je beloningen? Waarom wel? Waarom niet?

Kritische vragen Heeft jouw organisatie teambuildingsactiviteiten?

Kritische vragen Maak je werk van motivering, evaluaties, reflecties en coaching?

Kritische vragen Hoe zit het met het imago van je vereniging?

Oefening Hou met je buurman een fictief motiverend gesprek. Je kan één van volgende situaties als uitgangspunt nemen. De vrijwilliger heeft moeite met deadlines. De vrijwilliger neemt nooit uit eigen initiatief shiften op. De vrijwilliger rakelt steevast op dat het vroeger allemaal beter was. Hou hierbij de 10 tips in je achterhoofd.