De case Oostkamp

Ter inleiding GEMEENTE OOSTKAMP Middelgrote gemeente Gemeentebestuur Ruim 23.000 inwoners 4 deelgemeenten/zes kernen Gemeentebestuur ca. 185 werknemers dienstverlening was verspreid over diverse locaties klassieke gemeentelijke dienstverlening OCMW ca. 150 medewerkers Was gehuisvest in te kleine locatie in deelgemeente 2 pijlers: Maatschappelijke dienstverlening Ouderenzorg (oa WZC)

Ter inleiding Beide besturen relatief onafhankelijk van elkaar OCMW-voorzitter geen deel van College van burgemeester en schepenen goede verstandhouding en waar nodig overleg weinig doorgedreven samenwerking Ook OCMW op zoek naar geschikte locatie aankoop Coca Cola site door gemeente nauwere contacten bestuurders / topambtenaren => Nieuwe opportuniteiten

OostCampus: een campus voor dienstverlening van gemeente & OCMW

OostCampus bestuurs- en dienstencentrum

aanpak centralisatie diensten op 1 locatie 2006: Coca Cola Enterprises verlaat Oostkamp grote KANS voor de gemeente & OCMW nieuwe werking introduceren centralisatie diensten op 1 locatie

doelstelling - de klant - interne efficiëntie Vernieuwde dienstverlening gericht op: - de klant - interne efficiëntie Komaf maken met het clichébeeld van een overheidsinstelling en de ambtenaar. Niets nieuws, maar hoe begin je eraan?

visie 1 locatie voor alle dienstverlening In gebouw, telefonisch of via website: zelfde aanpak, herkenbaarheid Getrapte dienstverlening Onthaal Thematische loketten Spreekkamers voor individuele overleggen Duidelijke fysieke scheiding: front – back visie Voor Oostkamp geloofden we niet in 1 loket (wij vinden dienstverlening te divers en gespecialiseerd). Voorbeeld Nele in Ruimtelijke Ordening

uitwerking gebouw Visie op dienstverlening i.s.m. projectregisseur van Vectris Architectuurwedstrijd (Open Oproep i.s.m. Vlaams Bouwmeester) Aanstelling architect die visie in gebouw vertaalt (Carlos Arroyo) Vooruitstrevende architectuur + in lijn met onze ambities

kantelen dienstverlening Onthaal Themaloketten Spreekkamers Vragen beantwoorden Gericht doorverwijzen Kleine transacties Ruime openingstijden Constant in evolutie Wonen & omgeving Vrije tijd Welzijn / OCMW Burgerzaken Individuele bespreking van dossiers Complexere dossiers Privacy Kantelen dienstverlening: Aanbodsgericht => klantgerichte dienstverlening Niet verplicht om langs het Onthaal langs te gaan (geen klantenbegeleidingssysteem)

samenwerking gemeente /OCMW Verregaande samenwerking 1 gezamenlijk functionerend M-team 1 gelijke rechtspositieregeling Ondersteunende diensten volledig geïntegreerd (ICT/Com, Personeel, Financiën, Technische Ondersteuning) Decretale graden vervangen elkaar bij verlof / ziekte Juiste persoon op de juiste plaats

samenwerking gemeente /OCMW Hoe kunnen realiseren? Goede verstandhouding (politiek en op persoonlijk vlak) OCMW: weinig ondersteunende diensten (geen diensthoofden) Iedereen blijft juridisch bij eigen werkgever Pragmatische aanpak Principes vastgelegd in beheersovereenkomst Te maken met mensen (goede verstandhouding) en een positieve dynamiek die er heerste. We gaan samen voor iets nieuws. Vooral gefocust op de kansen die er zijn en niet op de struikelblokken.

Ondersteu-nende diensten verhaal is nooit af… mensen Ondersteu-nende diensten visie Verbetering dienstverlening is continu proces, blijven evalueren en bijsturen

Nieuwe/lopende projecten Verbetering interne efficiëntie op vlak van data Mid-office organisatie en uitwisseling data, automatisering processen Project Dynam-O Personeel Invoering gezamenlijk personeelsbeleid (gemeente en OCMW) met nieuw softwarepakket Invoering BBC Betere kijk op financieel beleid over de jaren heen, betere rapporteringsmogelijkheden => betere beleidsbeslissingen mogelijk Via software beter overzicht op stand van zaken uitvoering beleid, werken via indicatoren Om betere service te kunnen leveren naar de klant Verbetering interne werking Streven naar een 5-sterrenorganisatie

succesfactoren bestuur dat dùrft visie gebruik enthousiaste mensen iedereen betrekken gebruik de dynamiek die ontstaat open communicatie bewaken budget Enthousiaste mensen (op elke stoel, hoog – laag, politiek - ambtenaren): zij willen er iets van maken, zien de kansen en mogelijkheden. Zetten de rest in beweging Heel veel draait om mensen. Beslissingen: Aankoop van de site (2006: verkiezingsjaar) Aanstellen architect met futuristisch ogend concept (zal dat wel lukken) OCMW verhuist mee Stap verder: integratie ondersteunende diensten 1 huisstijl 1 server …