Informatiesessie kwaliteitscirkels OCMW’s Theo Wijnen & Ruud Bourmanne

Informatiesessie kwaliteitscirkels OCMW’s Agenda: Traject naar Uitmuntendheid? Wat is een kwaliteitscirkel? Hoe werkt een kwaliteitscirkel? Wat is het doel van een kwaliteitscirkel? Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd? Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel? Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel? Concreet voorstel? Vragen? 5-4-2017

Traject naar Uitmuntendheid Invullen van de eerste noden (= inspanningen uit het verleden) Om te voldoen aan wettelijke eisen - decreten Zelfevaluaties (CAF, SWOT, EFQM, PROSE, …) Vrijwillige initiatieven op het vlak van o.a.: Processen Procedures Indicatoren Kwaliteits- & administratieve handboeken Klachtenbeheer Informatisering Kennisbeheer Organisatie- optimalisatie … Wat? Cf. publicatie “Verbeteren door zelfevaluatie” – p. 26 & 27 3 fasen: 1e fase: Invullen van de eerste noden van: De wet- en decreetgever (Gemeente- en OCMW-decreet, Woonzorgdecreet, kwaliteitsdecreten, …) De burgers / klanten De medewerkers Derden De organisatie zelf Opvolging & samenhang? Duurzame effecten? 5-4-2017

Traject naar Uitmuntendheid Wat? Cf. publicatie “Verbeteren door zelfevaluatie” – p. 26 & 27 3 fasen: 2e fase: Opzetten & implementeren van een kwaliteits-managementsysteem: Systematisch werken aan integraal (kwaliteits)management Recuperatie van inspanningen uit het verleden  Cf. Praktijkboek voor Welzijnsvoorzieningen Vele goede initiatieven uit het verleden  realiseren van duurzame effecten Vanuit de praktijk Gefaseerd Lange termijn Kwaliteitscirkels, ROP’s, vormingen & begeleidingen 5-4-2017

Zelfevaluatie van de organisatie Zelfevaluatie van de organisatie. Voorwaarde voor verdere groei en ontwikkeling? 5-4-2017

Traject naar Uitmuntendheid Wat? Cf. publicatie “Verbeteren door zelfevaluatie” – p. 26 & 27 3 fasen: 3e fase: Evolueren naar uitmuntendheid: Inbrengen van de resultaten en de inspanningen van het kwaliteitsmanagementsysteem Periodieke zelfevaluaties Permanente verbetering – de lat steeds hoger Benchmarking en -learning 5-4-2017

Informatiesessie kwaliteitscirkels Agenda: Traject naar Uitmuntendheid? Wat is een kwaliteitscirkel? Hoe werkt een kwaliteitscirkel? Wat is het doel van een kwaliteitscirkel? Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd? Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel? Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel? Concreet voorstel? Vragen? 5-4-2017

Wat is een kwaliteitscirkel? Een kleine groep van organisaties die samen stapsgewijs toewerken naar integraal & geïntegreerd (kwaliteits)management Onder begeleiding van de VVSG (vb. aanreiken van werkkaders, projectplanning opvolgen & bewaken) Nadruk op: Samenwerking tussen de deelnemers Kennisdeling en uitwisseling van ervaringen, kennis, informatie, documenten en instrumenten tussen de deelnemers Leren van elkaar Duidelijk mandaat & engagement van de deelnemers om stappen te zetten in het traject naar geïntegreerd management 5-4-2017

Informatiesessie kwaliteitscirkels Agenda: Traject naar Uitmuntendheid? Wat is een kwaliteitscirkel? Hoe werkt een kwaliteitscirkel? Wat is het doel van een kwaliteitscirkel? Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd? Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel? Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel? Concreet voorstel? Vragen? 5-4-2017

Hoe werkt een kwaliteitscirkel? 12 stappenplan  schema Op basis van een globaal projectplan (verschillende projectfases die binnen de onderliggende diensten/afdelingen/voorzieningen ontwikkeld & geïmplementeerd dienen te worden) Elk werkjaar een jaarprogramma i.s.m. de deelnemers 4 werksessies per werkjaar: Aanreiken van werkkaders & werkmateriaal Uitwisseling & samenwerking  recupereren van inspanningen uit het verleden Rapporteren van realisaties en vooruitgang a.d.h.v. projectplanning Netwerking en vergelijkende analyses en onderzoeken tussen de deelnemende organisaties Elkaar ondersteunen en begeleiden richting integraal (kwaliteits)mgnt Ondersteund door een digitaal platform (website & extranet(ten)) 5-4-2017

Informatiesessie kwaliteitscirkels Agenda: Traject naar Uitmuntendheid? Wat is een kwaliteitscirkel? Hoe werkt een kwaliteitscirkel? Wat is het doel van een kwaliteitscirkel? Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd? Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel? Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel? Concreet voorstel? Vragen? 5-4-2017

Wat is het doel van een kwaliteitscirkel? De ontwikkeling van een integraal en geïntegreerd (kwaliteits)managementsysteem binnen de deelnemende organisaties 1 systeem voor: Interne controle Beheerscontrole Organisatieontwikkeling Organisatieoptimalisatie Maatwerk  (GEEN) EENHEIDSWORST Realiseren van een sectordynamiek waarbij organisaties elkaar begeleiden en ondersteunen door samenwerking, uitwisseling en kennisdeling 5-4-2017

Informatiesessie kwaliteitscirkels Agenda: Traject naar Uitmuntendheid? Wat is een kwaliteitscirkel? Hoe werkt een kwaliteitscirkel? Wat is het doel van een kwaliteitscirkel? Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd? Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel? Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel? Concreet voorstel? Vragen? 5-4-2017

Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd? Secretarissen, financieel beheerders, leden van het managementteam, middenkader (diensthoofden) Kwaliteitsverantwoordelijken of –coördinatoren Staf- en beleidsmedewerkers Pas aan bij: Invoegen / Koptekst en Voettekst 5-4-2017

Informatiesessie kwaliteitscirkels Agenda: Traject naar Uitmuntendheid? Wat is een kwaliteitscirkel? Hoe werkt een kwaliteitscirkel? Wat is het doel van een kwaliteitscirkel? Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd? Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel? Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel? Concreet voorstel? Vragen? 5-4-2017

Wat verwachten we van de deelnemers? Duidelijk mandaat & engagement om aspecten & instrumenten van (kwaliteits)management te ontwikkelen Geplande & afgesproken opdrachten uitvoeren en hierover rapporteren aan de collega’s in de kwaliteitscirkel (= werksessies goed voorbereiden aan de hand van de projectplanning) Bereidheid om kennis, informatie, ervaringen, documenten en instrumenten uit te wisselen en te delen met collega’s in de kwaliteitscirkel Bereidheid om te leren van anderen Pas aan bij: Invoegen / Koptekst en Voettekst 5-4-2017

Informatiesessie kwaliteitscirkels Agenda: Traject naar Uitmuntendheid? Wat is een kwaliteitscirkel? Hoe werkt een kwaliteitscirkel? Wat is het doel van een kwaliteitscirkel? Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd? Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel? Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel? Concreet voorstel? Vragen? 5-4-2017

Praktische afspraken Een werkjaar van een kwaliteitscirkel bestaat uit 4 werksessies (van 9u30 tot 16u30) gespreid over het jaar Op locatie in de regio van de deelnemers Maximaal 5 tot 10 organisaties per cirkel Elke organisatie heeft max. 2 deelnemers Kwaliteitscirkel = max. 20 personen Deelnameprijs: nog te bepalen Incl. ondersteunend (basis)werkmateriaal Pockets “Professionele Vaardigheden  vb. Geïntegreerd management Publicatie “Verbeteren door zelfevaluatie” en de bijhorende werkboeken Praktijkboek Kwaliteitszorg in Welzijnsvoorzieningen Begeleiding: Theo Wijnen & Ruud Bourmanne 5-4-2017

Informatiesessie kwaliteitscirkels Agenda: Traject naar Uitmuntendheid? Wat is een kwaliteitscirkel? Hoe werkt een kwaliteitscirkel? Wat is het doel van een kwaliteitscirkel? Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd? Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel? Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel? Concreet voorstel? Vragen? 5-4-2017

Voorstel: dieper in de organisatie gaan Concreet voorstel? Centrale vragen: op welke manier slaag je er het beste in om vanuit de kwaliteitscirkels de deelnemers te begeleiden naar geïntegreerd management + wie moet dan in deze kwaliteitscirkels zitten??? Voorstel: dieper in de organisatie gaan Kwaliteitscirkels op 2 niveaus: Op dienst/afdelings/voorzieningsniveau  deelnemers: diensthoofden/kwaliteitscoördinatoren Op overkoepelend niveau: secretarissen/kwaliteitscoördinatoren 5-4-2017

Opvolging, coördinatie, sturing & afstemming Concreet voorstel? Overkoepelende kwaliteitscirkel met secretarissen & kwaliteitscoördinatoren Opvolging, coördinatie, sturing & afstemming Kwaliteitscirkel DGAT Kwaliteitscirkel WZC Kwaliteitscirkel Sociale diensten Kwaliteitscirkel DC’s Kwaliteitscirkel Serviceflats Kwaliteitscirkel DVC Kwaliteitscirkel Personeels-diensten Kwaliteitscirkel Financiële diensten Kwaliteitscirkel IT-diensten Kwaliteitscirkel Secretariaten Kwaliteitscirkel … 5-4-2017

Informatiesessie kwaliteitscirkels Agenda: Traject naar Uitmuntendheid? Wat is een kwaliteitscirkel? Hoe werkt een kwaliteitscirkel? Wat is het doel van een kwaliteitscirkel? Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd? Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel? Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel? Concreet voorstel? Vragen? 5-4-2017

Bedankt voor uw aandacht!