Digitale archivering Rienk Jonker

Wat komt aan de orde Wat is digitale archivering? Kernwaarden Ontwikkelingen Informatie op orde Adviezen Gewaardeerd verleden RvC en de ROB Standaarden Focus DIV?

Digitale archivering Archivering: Zinloos zinloze bestanden opslaan En digitale archivering Dat tijdschriften via internet beschikbaar zijn

Digitale archivering Het integreren van de archieffunctie in de ICT. Archivering (remano definitie) Verzamelterm voor het geheel van activiteiten dat wordt uitgevoerd door het archiefsysteem (= het geheel van processen, documenten, gegevens, methoden, mensen en middelen waarmee een organisatie haar archieffunctie vorm geeft.

Kernwaarden (kwaliteiten) 15 november 2007 Kernwaarden (kwaliteiten) Betrouwbaarheid + authenticiteit Toegankelijkheid + vindbaarheid Duurzaamheid Transparantie Binnen de context van de overheid dienstbaar aan de organisatie en de samenleving Presentatie Nijmegen 15 november 2007

Wat komt op ons af Internetloketten Digitalisering processen (andere overheid, ideeën over dienstverlening, mid-office, zakenmagazijn, gegevensmagazijn) Digitalisering processen Met ketenpartners en landelijke voorzieningen WMO, WKPB etc Basisregistraties Bv BAG en GBA2

Informatie op orde Beleidsvisie van het Rijk Dementerende overheid 8 actielijnen Zal ook gevolgen hebben voor andere overheden

Dementerende overheid documenten raken voortijdig verloren door misverstanden, bewuste en onbewuste schoonacties; documenten zijn niet terug te vinden omdat iedereen ze naar eigen inzicht heeft opgeborgen; documenten zijn niet juist meer te interpreteren doordat de juiste -contextinformatie ontbreekt; gegevens worden langer bewaard dan op grond van de privacy- en archiefwetgeving is toegestaan; documenten raken onbedoeld in de openbaarheid.

Actielijnen (baselines) Digitalisering van de rijksoverheid en een baseline voor (digitale) informatiehuishouding Audit, control en toezicht Samenwerking en kennis Versoepelen overgang van papier naar digitaal Nieuwe aanpak voor selectie Bewerking van papieren en digitaal archief Duurzaam beheer en behoud Herziening wet- en regelgeving

Gewaardeerd verleden Advies commissie Jeurgens over actielijn 5 15 november 2007 Gewaardeerd verleden Advies commissie Jeurgens over actielijn 5 Getrapte selectie Selectie en vernietiging vanuit de optiek van verwerving. Processen centraal Voorselectie + instrumentarium (DSP) Bevat een oriëntatie op de kosten van digitale bewaring samenleving 2. actoren en archiefvormers 3. werkprocessen en archiefbescheiden Presentatie Nijmegen 15 november 2007

Citaat over kosten …But the real cost of storage is management. Folks on Wall Street tell me that they spend $300,000 per terabyte per year administering their storage. They have more than one data administrator per terabyte. Other shops report one admin per 10 TB, and Google and the Internet Archive seem to be operating at one per 100 TB. The cost of backup/restore, archive, reorganize, growth, and capacity management seems to dwarf the cost of the iron. This stands as a real challenge to the software folks. If it is business as usual, then a petabyte store needs 1,000 storage admins. — Jim Gray, head of Microsoft's Bay Area Research Center (2003)

Waarderen Selectie en vernietiging in een digitale omgeving moet Kosten Complexiteit beheer Forgetfull society / tweede kans Privacy

Verdere advisering Raad voor Cultuur (RvC) en Raad voor het openbaar bestuur (ROB) adviseert over de inrichting en het functioneren van de overheid. Doel is het verbeteren van de doeltreffendheid en doelmatigheid. De Rob besteedt in het bijzonder aandacht aan de uitgangspunten van de democratische rechtsstaat. Met name over actielijnen 5 en 8 Rol en belang overheidsinformatie Selectie en vernietiging Richting informatiewet (WOB + AW + ?) Informatie centraal

Standaarden Transparantie en controleerbaarheid Met behulp van standaarden kunnen organisaties, belanghebbenden en toezichthouders op alle niveaus de verwerking en het beheer van gegevens doorzien. Uniformiteit (vereenvoudiging van beheer en beheerskosten) Door het gebruik van standaarden kan het aantal verschillende soorten verwerkingen en variaties in opslag van gegevens worden ingeperkt. Uitwisselbaarheid (Verticaal, horizontaal, door de tijd en op logisch  en technisch niveau) Van hoog naar laag binnen een organisatie, tussen afdelingen, diensten, verschillende  overheidsorganisaties en inwoners van de gemeente. Bovendien biedt het gebruik van standaarden meer garantie op de langere termijn ten aanzien van de beschikbaarheid van de gegevens en de toekomstige overbrenging naar de archiefbewaarplaats.

Standaarden Archiefsysteem (NEN 15489) Metadata (NEN-ISO 23081-1:2006) RMA (Remano 2004) RM-functionaliteiten (NEN 2082) Eisen voor functionaliteit van informatie en archiefmanagement in programmatuur In 2008 RMS – records management services opnemen, herkomst, categorie (classificatiecode), authenticiteit, dossier, verwijderen en beschikbaarstellen.

Focus DIV

Begrippen Zorg dat de taal die je gebruikt begrepen wordt. Maak hier afspraken over.

Standaarden Ga met je DIV-beleid richting implementatie van standaarden als NEN 15489, ReMano, en NEN 2082 etc.

Onthechting / dematerialisering Mijn paradigma: Zet in je denken de informatie en de belangen centraal, techniek en gegevensdragers volgen hieruit.

Waarderen en duurzaamheid Door processen en informatie te waarderen kun je uitspraken doen over de toe te passen technieken

15 november 2007 Instrumenten Zorg dat instrumenten zoals het verplichte overzicht met het DSP op orde zijn Presentatie Nijmegen 15 november 2007

Stellingen Selectie (en vernietiging) in een digitale omgeving is niet meer nodig. Belangrijke documenten moeten we (toch maar) niet alleen digitaal bewaren maar ook op papier. Digitalisering is het einde van DIV. Alleen door informatie en techniek los van elkaar te zien kan DIV uitspraken doen over digitale archivering.

Vragen?