Sarbanes-Oxley en de Code Tabaksblat een goede reputatie wordt opgebouwd door vele initiatieven en beslissingen, voor het verlies ervan is ééntje voldoende Start pagina SOX en Tabaksblat, ken de risico’s van uw organisatie, op weg naar een beter bestuur KPNP / Kennisteam IC 2005

Sarbanes-Oxley en de Code Tabaksblat Wie is er verantwoordelijk voor financiële rapportages? Business is veel te complex / werd veel complexer Niet verantwoordelijk voor alle beslissingen Is de werkwijze volledig gearchiveerd en eenduidig vastgelegd? Ik kan toch niet alles weten Is elke onderliggende stap afgetekend? Wij hebben (zelf) toch niks fout gedaan KPNP / Kennisteam IC 2005

Sarbanes-Oxley en de Code Tabaksblat Gevolgen: Vivendi Ahold Parmalat Royal Dutch Shell ENRON Worldcom Tyco Arthur Andersen internationaal Kpmg Cisco KPNP / Kennisteam IC 2005

Antwoorden: In Nederland: Commissie-Peters / 1997 Commissie Corporate Governance (code Tabaksblat) / 2003 In de USA: Sarabanes Oxley Act of 2002: To protect investors by improving the accuracy and reliability of corporate disclosures………

Voor wie is SOX verplicht ? SOX is een must als... Onderneming beursgenoteerd is in de VS Onderneming een dochtermaatschappij is van een in de VS beursgenoteerde onderneming Een in Nederland aan de beurs genoteerde onderneming overweegt een beursnotering in de VS Een Nederlandse onderneming heeft of overweegt activiteiten in de VS te ontplooien, zoals de uitgifte van een (converteerbare) obligatielening

Tabaksblat is een “must” voor... Elke beursgenoteerde onderneming in Nederland of een dochtermaatschappij of deelneming (associatie) van een in Nederland beursgenoteerde onderneming

Heeft invoering van SOX/Tabaksblat voordelen? Processen, risico's en KSF worden geïnventariseerd Door inventarisatie ontstaat informatie over hoe processen 'in control' zijn of kunnen worden en hoe kosten kunnen worden bespaard Door aanpassing van processen en/of betere monitoring kunnen de processen beter lopen SOX/Tabaksblat leidt ook tot een betere interne verantwoording en heldere informatiestromen Risico's meten leidt veelal ook tot betere risicobeheersing in financiële en niet-financiële zin

Zijn er ook nadelen verbonden aan invoering van Corporate Governance ? Invoering Sox/Tabaksblat kost tijd en dus ook geld. Bedrijven kunnen accountantskosten besparen door de checklist af te werken en de gegevens voor aanvang opdracht aan te leveren. Grootste uitdaging is de AO/IC op orde te krijgen. Komt in organisaties niet te veel nadruk te liggen op “managing” ofwel beheersen en te weinig op ondernemen / initiatief nemen / nieuwe dingen opzetten?

Faster financial reporting SOX-wetgeving: Management Audit commitees Independent Auditors SOX Accounting systeem PCAOB Code of Ethics Attorneys Faster financial reporting

SEC: Securities and Exchange Commission SOX-wetgeving: TITLE I Public Company Accounting Oversight Board De PCAOB zal toezicht gaan houden op naleving van de wet. (publiekrechtelijk orgaan) Accountantskantoren worden goedgekeurd door dit orgaan, en zij zal regels opstellen waaraan accountants moeten voldoen. Uitvoerend orgaan van de SEC (power to appoint en remove members / to file an annual report with the SEC) SEC: Securities and Exchange Commission

SOX-wetgeving: TITLE II Auditor Independence Het “Audit Committee{AC}” (de onafhankelijke toezichthouder binnen een bedrijf) benoemt de controlerend accountant, geeft de opdracht en de accountant rapporteert aan het AC en niet aan de bestuurders van een onderneming. Vóór verschillenanalyse / management letter etc. worden besproken met het management moet eerst het AC worden geïnformeerd. De accountant mag geen andere diensten leveren zoals: hulp bij boekhouding / advies bij nieuwe financiële systemen / geen adviezen op het gebied van waardering en rapportage / advies aan interne audit dienst / HRM / investeringen / juridisch advies etc. Partner roulatie binnen 5 jaar

SOX-wetgeving: TITLE III Corporate responsibility Art 302: “in control” verklaring van algemeen en financieel directeur (CEO EN CFO) Beperkingen en voorwaarden voor het toekennen van bonussen en incentives aan het management.

SOX-wetgeving: TITLE IV Enhanced Financial Disclosures Art 404 bepaalt dat bedrijven jaarlijks een verklaring dienen op te stellen over de problemen / zwakheden en risico’s van de financiële rapportage. De extern accountant dient deze verklaring te beoordelen en te tekenen. (zie COSO) Eisen die gesteld worden aan disclosures Verplichte en openbaar beschikbare Code of Ethics (for senior financial officers)

SOX-wetgeving: TITLE V ---- XI Andere bepalingen in de wet: Kwaliteitseisen toezichthouders Verbod op leningen aan ‘officers and directors’ Verplichte ‘whistle-blower’ regeling Bestuurders zijn verplicht ‘compensations’ terug te betalen als cijfers achteraf niet juist blijken te zijn.

Code Tababaksblat: De Nederlandse corporate governance code Sarbanes-Oxley en de Code Tabaksblat Code Tababaksblat: De Nederlandse corporate governance code beginselen van deugdelijk ondernemingsbestuur en best practice bepalingen Opgesteld door de Commissie Corporate Governance op 9 december 2003 KPNP / Kennisteam IC 2005

Inhoud Code Tabaksblat (officiële indeling) De code is onderverdeeld in vijf hoofdstukken I. naleving en handhaving van de code II. het bestuur III. de raad van commissarissen IV. de (algemene vergadering van) aandeelhouders en V. de audit van de financiële verslaggeving en de positie van de interne audit functie en van de externe accountant.

I naleving van de code: Naleving en handhaving van de code: In hoe verre de code afdwingbaar is en voor wie is niet geheel duidelijk. In boek 2 BW (lid 4 art. 2:391)is bij algemene maatregel van bestuur vastgelegd dat een gedragscode kan worden aangewezen en dat de regel “pas toe of leg uit” van toepassing is. In de toelichting is gebleken dat dit in ieder geval voor NV’s geldt. Een Monitoring Commissie controleert de naleving.

II Het bestuur (1) Het bestuur van de onderneming: Het bestuur legt ter goedkeuring aan de RvC voor: Strategie en operationele doelstellingen van de onderneming Randvoorwaarden bij doelstellingen dmv financiële ratio’s Een klokkenluiderregeling Regels ten aanzien van bezit en transacties in effecten door bestuurders

II Het bestuur (2) Het bestuur van de onderneming: Informatie-elementen: Remuneratie verslag / bezoldigingsbeleid / variabel en niet variabel deel / verantwoording van een absolute veranderingen van het niet variabele deel Duur van de contracten met bestuurders en afvloeiingsregelingen / prestatie criteria (inzage in de vergelijkingscriteria) etc. Geldende regelingen voor pensioen of vervroegde uittreding bestuurders en de hiermee gepaard gaande financieringskosten

III De RvC (1) De code gaat uit van de “two-tier” bestuursstructuur. Een RvC die onafhankelijk dient te zijn van het bestuur. Alle commissarissen (met uitzondering van maximaal één persoon) dient onafhankelijk te zijn. (die ene mag geen voorzitter zijn!) Een commissaris dient deskundig te zijn. Het aantal commissariaten die één persoon heeft dient beperkt te zijn (max 5) Maximaal drie maal 4 jaar bij één bedrijf

III De RvC (2) Bij de grotere bedrijven (meer dan 4 commissarissen) stelt de raad uit zijn midden een auditcommissie een remuneratiecommissie en een selectie- en benoemingscommissie vast. Taken van de auditcommissie / toezicht op: De werking van de interne risicobeheersing controlesystemen en naleving van de wet. Financiële informatieverschaffing / accountingpolicies Naleving en opvolging aanbevelingen / opmerkingen interne en externe accountants De auditcommissie is het eerste aanspreekpunt van de externe accountant wanneer deze onregelmatigheden constateert in de inhoud van de financiële berichten De auditcommissie vergadert minimaal 1x per jaar met de externe accountant, buiten aanwezigheid van het bestuur.

IV De AVA De AVA stelt de bezoldiging van de commissarissen vast (mogen niet afhankelijk zijn van de resultaten) De AVA dient een volwaardige rol te spelen in het systeem van “Checks and Balances” in de Vennootschap Benoemingen / voorgesteld beleid / dividend beleid dient voor goedkeuring te worden voorgelegd.

Verschillen SOX / Tabaksblat 1 Europese aanpak vooral “Principle based” (substance over form) Amerikaanse aapak “Rule-based” (Form over substance) “In control verklaring” Tabaksblat meer het idee van ‘laat zien’ SOX eist dat ook de accountant een “in control” verklaring moet tekenen, dan wordt het meer: toon aan / bewijs.

Verschillen SOX / Tabaksblat 2 Tabaksblad is een gedragscode, geen wetgeving. SOX valt onder de Amerikaanse strafwetgeving. (onder titel 9; 10 en 11 van de wet staan strafbepalingen van 5 tot 20 jaar cel) Onafhankelijke “Waakhonden” als de SEC en de PCAOB hebben een totaal andere maatschappelijke functie en werkwijze dan de toezichthouders en “monitoring commissies” in Nederland.

Overeenkomsten SOX / Tabaksblat Sarbanes-Oxley en de Code Tabaksblat Overeenkomsten SOX / Tabaksblat SOX en Tabaksblat dienen een antwoord te geven op de ontstane twijfel over toezicht en verantwoording bij externe belanghebbenden / het brede publiek Sox en Tabaksblat zijn gericht op meer transparantie en een betere en meer onafhankelijke controle op de financiële rapportages KPNP / Kennisteam IC 2005

Probleem: hoe weet ik dat ik aan de wettelijke verplichtingen heb voldaan. Zowel SOX als Tabaksblat verwijzen in hun toelichting naar het COSO model. Dit raamwerk geeft een geïntegreerde aanpak voor Enerprise Risk Management. COSO II zie bijlagen!!!! [COSO = Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission]