Werken met een adressenbestand in Word 2010 wo 30-01-2013

Wat kunnen we met een adressenbestand Wat kunnen we met een adressenbestand? ~~ Etiketten maken ~~ Samenvoegen van gegevens (brieven): met een adres(etiket) en/of persoonlijke begroetingsregel en/of een ”automatisch” datumveld

Variabele gegevens voorbereiden: kies type adreslijst: met kolom: adres en kolom: huisnummer (nr) of met een kolom adres+huisnummer

Adressenbestand aanmaken Maak een tabel in Word of Excel met de kopjes: Titel: bv. Dhr. en Mevr. Voornaam Voorletter (met tussenvoegsel): L. van Achternaam Adres (straatnaam) Huisnummer of Adres + huisnummer Postcode Woonplaats Land Speciale kenmerken: bv. Kerst (k), vakantie (v) Sla het adressenbestand op in Mijn Documenten

Adreslijst met kopjes

Klik op de tab Verzendlijsten Start Word 2010 en Klik op de tab Verzendlijsten in het lint

Vel met dezelfde etiketten: Boeken, CD’s, DVD’s merken Als afzender op (vakantie)post

Klik links op de groep Maken en kies Etiketten

Kies voor 1 pag. met hetzelfde etiket of voor 1 etiket Kies de juiste soort etiket via Opties

Typ de tekst in het adresvak Klik op Nieuw Document Typ in het adresvak uw adresgegevens (Begin met 2x spatie,) typ naam, Enter (2x spatie,) typ adres, Enter (2x spatie,) typ postcode, 2x spatie, typ plaats Klik op de stip voor: Volledige pagina met hetzelfde etiket

Je ziet nu een overzicht van het vel etiketten

Klik op het kruisje om de hele tabel te selecteren en klik op de tab Indeling in het lint. Kies de gewenste uitlijning

De tekst staat nu op de gewenste plaats De tekst staat nu op de gewenste plaats. Klik op Bestand, Printen en print de etiketten. Links uitgelijnd Uitgelijnd in het midden

Etiketten Word 2010 Koppelen aan een adressenbestand met een kolom adres en een kolom nummer

Klik op de tab Verzendlijsten Start Word 2010 en Klik op de tab Verzendlijsten in het lint

1.Klik op Afdruk Samenvoegen in het lint. Kies hierna Etiketten 2. Kies het formaat van de etiketten OK 3. Klik op Adressen selecteren

Kies Bestaande lijst. Zoek in de Verkenner naar het juiste adressenbestand en klik op Openen. Het adressenbestand is nu gekoppeld aan de etiketten, je ziet dit echter niet!

Gebruik adreslijst met aparte kolom met huisnummers Gebruik adreslijst met aparte kolom met huisnummers! Klik op Samenvoegvelden invoegen, denk aan de spaties en Enter tussen de velden. Klik op Velden vergelijken om de juiste veldnamen te kiezen.

Klik op de onderhelft van de knop Samenvoegvelden invoegen Voeg in: 2x spatie, klik op Titel, spatie klik Voorl., spatie klik Naam, Enter 2x spatie, klik Adres, spatie klik Nummer, Enter 2x spatie, klik Postcode, 2x spatie, klik Plaats Enter 2x spatie, klik Land

2010 Selecteer de velden Klik op: OK

Klik op Etiketten bijwerken in het lint, nu staan alle records op de etiketten.

Nu wordt het hele vel etiketten bijgewerkt Zo ziet het resultaat er uit na het invoeren van de velden Klik op Etiketten bijwerken Nu wordt het hele vel etiketten bijgewerkt

Klik op: Voorbeeld van het resultaat

Klik op het kruisje om de hele tabel te selecteren en klik op de tab Indeling in het lint. Kies de gewenste uitlijning

Klik links boven op het kruisje om alle etiketten te selecteren.

Klik op het tabblad Indeling in het lint en zoek de juiste uitlijning van de tekst op het etiket uit.

Klik op: Voltooien en Samenvoegen om te gaan printen U hebt nu etiketten met verschillende adressen

Voor een adresbestand met maar 1 kolom adres + nummer kun je het Adresblok in het lint Verzendlijsten gebruiken. Dan velden vergelijken. Klik ‘hierna op Etiketten bijwerken. Klik linksboven op blauwe kruisje, klik op Indeling en lijn de tekst uit. Daarna Voltooien en samenvoegen en Afdrukken

Brieven en adressen koppelen Open de brief in Word 2010

Klik op de tab Verzendlijsten Start Word 2010 en Klik op de tab Verzendlijsten in het lint

1.Klik op Afdruk Samenvoegen in het lint. Kies hierna Brieven 3. Klik op Adressen selecteren

Kies Bestaande lijst gebruiken Kies Bestaande lijst gebruiken. Zoek in de Verkenner naar het juiste adressenbestand en klik op Openen. Het adressenbestand is nu gekoppeld aan de brieven, je ziet dit echter niet!

Adreslijst met aparte kolom met huisnummers Klik op Samenvoegvelden invoegen, denk aan de spaties en Enter tussen de velden. Klik op Velden vergelijken om de juiste veldnamen te kiezen.

Klik op de onderhelft van de knop Samenvoegvelden invoegen Voeg in: 2x spatie, klik op Titel, spatie klik Voorl., spatie klik Naam, Enter 2x spatie, klik Adres, spatie klik Nummer, Enter 2x spatie, klik Postcode, 2x spatie, klik Plaats Enter 2x spatie, klik Land

2010 Selecteer de velden Klik op: OK

Stel de begroetingsregel in

Maak hem persoonlijk

Geadresseerde haal de A weg en voeg de samenvoegvelden in Begroetingsregel haal de B weg en voeg de begroetingsregel in

Stel de aanhef in met voornaam (indien gewenst)

Klik op: Voorbeeld van het resultaat Bekijk alle adressen

Klik op: Voltooien en Samenvoegen om te gaan printen U hebt nu brieven met verschillende adressen en een persoonlijke aanhef

Voor een adresbestand met maar 1 kolom adres + nummer kun je het Adresblok in het lint Verzendlijsten gebruiken. Dan velden vergelijken. Voorbeeld bekijken. Daarna Voltooien en samenvoegen en Afdrukken

Veel succes