Informatieanalyse en databaseontwerp Practicum 1 Welkom bij het practicum IID

Databases?  Wat zijn databases, ook wel databanken?  Database: »Data komt van Datum (Latijn): Gegeven »Base lijkt op Basis : hoofdkwartier/opslagpunt  Kun jij er een paar noemen?

Waarom doen wij het?  Juist voor rechten zijn databases heel relevant »Eigen administratie »Jurisprudentie »Wetboeken »  Om iets goed te begrijpen helpt het vaak om er zelf op een hoger niveau mee te maken te hebben. »Adviseren over nieuwe aanschaf software »Kleine projecten zelf opzetten

Wat gaan we NIET doen?  Een perfecte database te maken »Daarvoor heb je een dure IT’er met een 5jarige studie en bijbehorende deelcertificaten rondlopen  Een complete Access cursus doorwerken »Kan niet in 4x 1.5 uur

Wat gaan we WEL doen?  Een aantal kleine databases maken  De basisbegrippen onderzoeken en uitwerken  Er achter komen dat Access best leuk en interessant kan zijn

Practicum opbouw  4 practica  Elke sessie begint met een klein inleidend deel over de theorie  Daarna in tweetallen aan de slag met een opdracht  Aan het eind van de les een korte evaluatie en laat je je werk aftekenen  4x practicum afgetekend (en werk in orde) = voldoende op cijferlijst!  Als je een practicum mist, moet je zelf zorgen dat je weer up to date bent (aan het begin v/h volgende college). Zorg altijd dat je je afwezigheid van te voren meld. 2x missen is een onvoldoende!

Tips voor tijdens dit practicum  Wees niet bang om uitleg te vragen  Gebruik de helpfunctie (paperclip, vraagteken en F1)  Sla regelmatig je bestanden op, op je eigen schijf/USBstick  Maak reservekopieën voordat je ingrijpende dingen doet!  Houd een stukje papier voor kleine aantekeningen bij de hand  Alle sheets/bestanden staan op:

Aan de slag!  In je kast staat een grote hoeveelheid boeken.  Sommige mensen willen wel eens een boek lenen  Maar ja, waar is het gebleven?

Informatie Analyse  Wat moeten we weten van onze boeken? »Welke gegevens moeten we opslaan  Wat willen we verder met deze informatie doen? »Hoe willen we het invoeren/weergeven?

Starten met Access  Zodra Access start vraagt deze wat je wilt doen: We starten een nieuwe, blanco database

Starten met Access: locatie/naam Database Zet de database op een plek die je altijd kunt bereiken! (bv de eigen netwerk schijf of USB Stick) Bibliotheek1.mdb

Starten met Access: Overzichtscherm

Starten met Access: Onze eerste tabel!  Dubbelklik op Create a table by entering Data (maak een tabel door gegevens in te voeren)

Onze eerste tabel: Veldnamen  Dubbelklik op het grijze ‘Field 1’ en verander de tekst in ‘Titel’  Verander zo alle velden zoals onderstaand voorbeeld  Let op, geen tikfouten maken!!! Titel Schrijver Genre Bladzijden Druk Jaar

Onze eerste tabel: Gegevens  Gegevens noemen we ook wel records  Maak onze boekencollectie compleet door de gegevens in te vullen. (boeken hoef je niet letterlijk over te tikken) Tip: je kunt een kolom breder maken via dit zwarte streepje

Onze eerste tabel: Opslaan  Druk op het kruisje rechts bovenin van de tabel  Access vraagt of je de veranderingen in het ontwerp van Table1 wilt opslaan, kies ‘Ja/Yes’  Sla de tabel op als ‘Boeken’  Access vraagt of je een primary key wilt maken. Kies wederom voor ‘Ja’ (uitleg volgt in volgende colleges)  Het venster sluit zich  Als je de tabel weer opent zie je dat er een kolom ‘ID’ bij is gekomen.

En nu?  Een tabel is niet echt gebruikersvriendelijk  We gaan een ‘form’ (formulier) maken om de invoer makkelijker te maken.  Klik op ‘Forms’ in het overzicht en kies de Form Wizard.

Ons eerste formulier: de Wizard Zorg dat alle velden, behalve ID, in de rechter kolom terecht komen, met het pijltje naar rechts. Een foutje kun je corrigeren met het pijltje naar links. Als alles goed staat, klik op Next.

Ons eerste formulier: de Wizard 2  We kunnen nu voor de layout kiezen. We kiezen ‘Columnar’ (kolommen) en klikken op next.  Nu kunnen we de stijl kiezen. Ik kies voor standaard, jullie kunnen zelf eventueel een hip patroontje kiezen.

Ons eerste formulier: de Wizard 3  Ons formulier is klaar, geef het de titel ‘Invoeren Boeken’ en druk op Finish.

Het resultaat tot nu toe  We hebben een tabel en een bijpassend formulier, en het formulier werkt als invoermiddel voor de tabel  Klik op het pijltje met het sterretje ernaast, dat maakt een nieuw leeg record aan. Vul de volgende gegevens in:“Donkere Dagen”, van “E Edwards”, een “Thriller” uit “2001”, druk “2”, “198” bladzijden Tip: Gebruik deze pijltjes om makkelijk te navigeren. Sluit het formulier en open de tabel, staat het nieuwe boek er in?

Informatie uitvoeren  De tabel en het formulier dienen voornamelijk voor invoer (input)  Een middel van uitvoer is het Rapport (Report), hiermee kunnen we nette geprinte overzichten maken, die de informatie voor ons ordenen.  Klik in het overzichtsvenster op ‘Reports’ en kies voor de wizard.

Rapporten, de wizard 1 We willen niet alles op ons rapport, dus kiezen we voor Titel, Schrijver en Genre

Rapporten, de wizard 2  Nu vraagt de wizard of we de informatie willen groeperen.  We groeperen op het Genre

Rapporten, de wizard 3  Nu kunnen we de gegroepeerde informatie nog sorteren. We kiezen voor de titel:

Rapporten, de wizard 4  Je kunt alles prettig layouten, wij kiezen voor Stepped en klikken op next, daarna voor de stijl Corporate en weer next.

Rapporten, de wizard 5  Sla het rapport op onder de naam ‘Boeken op Genre’ en sluit de wizard af met de keuze ‘preview report’.

Opdrachten  (Maak eerst een reservekopie van je database!)  Breidt de tabel uit met minstens 4 boeken, 2 stuks via het formulier en 2 stuks via de tabel.  Verken de ‘design view’ (rechterknop op tabel!) van de tabel Boeken, en voeg een veld ‘Waardering’ toe. Waardering wordt een score (number) voor het boek, 1 tot 10.  Wis het oude formulier en maak een nieuwe waar ook het scoreveld in staat  Geef alle boeken een waardering  Maak een rapport gegroepeerd op schrijver en eentje op waardering.  Breidt de tabel en het formulier uit met een veld ‘locatie’ (tekst) en geef elk boek een plaats (bv kast, nachtkastje, kwijt)  Maak een rapport gegroepeerd op locatie en gesorteerd op titel  Als alles werkt, laat je werk aftekenen.

Samengevat  Databases zijn handig om informatie beschikbaar te hebben  Je hebt de volgende vaardigheden eigengemaakt: »Tabel maken en vullen met informatie »Formulieren maken via de wizard »Rapport maken via de wizard en deze ordenen op diverse manieren »Tabellen aanpassen met nieuwe velden

Einde practicum 1  Zijn er nog vragen?  Hoe ging het?  Zorg dat je aanwezigheid op de lijst staat en dat ik je werk heb afgetekend!  Zorg ervoor dat je vóór aanvang van practicum 2 het ‘huiswerk’ af hebt, dit is een toelatingseis!  Mocht je er een keer niet zijn, mail even naar geen afmelding = onvoldoende!  Deze sheets staan op  Bedankt en tot de volgende keer!