Praktijk case: “Geautomatiseerd scannen én verwerken van ingekomen facturen” ICT Platform

DocuProces Gespecialiseerd in Document Processen en integratie van business toepassingen Vele jaren ervaring (DocuPro’s) Eigen methodiek en aanpak Standaard software oplossingen Klant specifieke implementatie Onderdeel van People-force B.V.

DocuSwing DocuCycle

Digitalise Organise Certify, Authorise and Security Unify Share Workflow Integrate Navigate Generate

Diverse samenhangende tools Document Management en Archief: DocuWare Intelligente scanning: RecSolution Workflow: JobRouter Collaboratie en Content: SharePoint Document Creatie en Generatie Relatiebeheer: SuperOffice

Business Case Klant Inkomende facturen (ca 300/week) Automatisch verwerken (zo veel mogelijk) Geen papieren documenten Scan, analyse, verwerken, archiveren Koppeling met financieel systeem (order matching, koppeling aan kostenplaatsen)

Voorgestelde oplossing Scanning of elektronisch ontvangen Analyse vooraan in het proces Matching, autorisatie, verrijking vooraan Opslag in DMS incl. metadata Automatische input en verwerking in Financiële Administratie

Intelligent scannen en analyse Flow Ingekomen facturen: Papier of pdf archief DMS systeem Gebrui-kers pdf opslag Intelligent scannen en analyse index raadplegen autorisatie xml Fin. Adm. Navision verwerken

RecSolution: Intelligent Scannen Details van de scan instellingen Bron: scanner of een al ingescand of bv. per mail ontvangen pdf. Pagina scheiding: door witblad, barcode, stempel, vaste tekst.

RecSolution: Verwerking

RecSolution: Verwerking

RecSolution: slim nabewerken

Intelligent scannen en analyse RecSolution Ingekomen facturen: Papier of pdf archief Analyseren tot op factuur regelniveau Herkenning van velden Herkenning van logo’s Controle op scanresultaat / nabewerking Inhoudelijke controle (herberekening) Context afhankelijke matching (bv kostenplaats) Freeformat scanning mogelijk DMS systeem Gebrui-kers pdf Intelligent scannen en analyse xml Fin. Adm. Navision

RecSolution: resultaat

RecSolution: Scan sjabloon

XML gegevens uitwisseling

Intelligent scannen en analyse DocuWare Ingekomen facturen: Papier of pdf archief Archiveren van pdf én xml XML tbv indexing en metadata Eenvoudige workflow en werkprocessen Autorisatieproces Uitgebreide zoekmogelijkheden Full-text zoeken DMS systeem Gebrui-kers pdf opslag Intelligent scannen en analyse index xml Fin. Adm. Navision

DocuWare: gearchiveerde facturen Geïndexeerd en verrijkt Eenvoudig zoeken Autorisatie

Navision Geautomatiseerde invoer vanuit de XML Automatische verwerking (waar mogelijk) ordermatching autorisatie betalingsopdracht klaarzetten Eenvoudig origineel rechtstreeks in DocuWare opvraagbaar

Intelligent scannen en analyse Resultaat klant Ingekomen facturen: Papier of pdf Tijdbesparing: niet langer handmatig invoeren factuurregels Vervangen door controle en enige handmatig nabewerking Minder fouten: automatische uitsplitsing naar kostenplaats (bv op kenteken) Minder fouten: door invoeren of overtypen Ruimte besparing: alle facturen gearchiveerd Gemak: geen papieren facturen meer rond sturen Procesverbetering: autoriseren middels workflow Snellere afhandeling Klaar voor de toekomst archief DMS systeem Gebrui-kers pdf Intelligent scannen en analyse xml Fin. Adm. Navision

Hartelijk dank voor uw interesse!