e-Raden als extranet Leuven, 24 oktober 2005 Freddy Deprez, Algemeen directeur Jan Vangrinsven, projectleider

In een notendop Voor adviesraden, bestuursraden, colleges Om hun documenten online ter beschikking te hebben Om één communicatiesysteem te gebruiken

Waarom e-Raden? Wanneer adviesraden zichzelf organiseren, en eigen websites inrichten bestaat er een risico m.b.t. de continuïteit -> e-Raden legt de controle bij het bestuur; Veranderende adressen, , telefoonnummers voor doorgaans meer dan 100 deelnemers is meer dan men kan bijhouden -> bij e- Raden houden de deelnemers zelf hun veranderende gegevens bij; E-Raden is de website waar de enige geldige versie van alle relevante documenten ter beschikking wordt gesteld; Nieuwe leden vinden bij e-Raden alle documenten uit het verleden; De communicatie verloopt in toenemende mate elektronisch – dit is aantrekkelijk voor potentiële nieuwe deelnemers aan het politieke overleg

Doelgroep Adviesraden : de klassieke (cultuurraad, jeugdraad, seniorenraad, milieuraad…) maar elke gemeente kan specifieke raden, comissies, comités, werkgroepen enz. hebben (feestcomité, werkgroep groententeeltbevordering…) Bestuursraden : gemeenteraad, OCMW-raad, politieraad Beleidscolleges : CvB+S, Vast Bureau, Politiecollege Uitbreidbaar naar verenigingen Uitbreidbaar als intranet-instrument

Beheer van deze doelgroep Wordt door de administratie van het bestuur beheerd Deel van het VERA-gebruikersbeheer U geeft iedereen een gebruikerscode en wachtwoord Precies zoals de interne medewerkers In principe krijgt iedereen een account (uitzonderingen mogelijk) De mail kan automatisch geforward worden naar persoonlijke e- mailadres Dit stelt de gebruiker zelf in Voordeel : het bestuur heeft één lijst, die altijd actueel is

Een vlot documentbeheer In de LIPS-omgeving Maar zonder fiattering In principe worden documenten opgeladen door iemand in het bestuur Maar dat kan bvb ook de voorzitter zijn, die niet in het netwerk van het bestuur zit.

LIPS of geen LIPS, LIPS! Nieuwsberichten Evenementen Algemene opmaak Het bestuur moet evenwel geen LIPS-klant zijn LIPS zit gewoon in e-Raden voor de raden van het bestuur E-Raden bestaat op zichzelf Bij LIPS-besturen kunnen de e-Raden in hun website worden geïntegreerd Wie een andere website heeft, moet dit evt met de eigen leverancier opnemen – VERA zal desgevraagd meewerken

Communicatie via Webmail Voor iedereen wordt een postbus aangemaakt in AgendaWeb ® Maar veel leden van raden hebben hun elders –Op hun werk –Bij hun ISP –Op het Internet De VERA AgendaWeb ® account is dan een doorgeefluik Het beheer van het doorgeef-adres is niet de zorg van de administratie, maar van de gebruiker De gemiddelde postbusgrootte voor leden van e-Raden kan dan ook kleiner zijn dan bij het personeel van het bestuur

Componenten – technisch Website in de vormgeving van het bestuur indien het bestuur een website heeft bij LIPS - anders standaard vormgeving De eerste e-Raad of e-Raden wordt/worden voor u aangemaakt, daarna wordt de aanmaak en het beheer aan u overgelaten LIPS-extranet opslagcapaciteit van 2,5 MB per e-raden account (100 leden: 250 MB of 5000 Word-documenten van 50 K) Webmail van AgendaWeb met opslagcapaciteit van 250 K per account Gebruikersbeheer in de bekende gebruikersbeheeromgeving Initiële opleiding (bij de eerste e-Raad) inbegrepen AgendaWeb moet geactiveerd zijn.

DEMO Jan Vangrinsven