Hoe digitale sociale dossiers van het OCMW realiseren Felixpakhuis 05/06/2014

Inhoud Inleiding Aanleiding Historiek Het e-dossier Tips andere besturen

Inleiding

Inleiding Samenwerking OCMW en stadsarchief Antwerpen (2010) Anno 2014: digitaal werken bij stad en OCMW: Netwerk informatiebeheerders Gemeenschappelijk klassement/mappenstructuur of bedrijfstoepassing Medewerkers weten hoe ze digitaal moeten werken Digitaal klasseren

Aanleiding

Aanleiding Archivering in de sociale centra Bestuursakkoord: digitaal werken bij OCMW en stad 1SSB040202 Digitaal werken vereenvoudigt de werkprocessen en verbetert de diensten aan de burger 1SSB040103 De Antwerpenaar heeft maximale digitaal toegang tot (bestuurs)documenten en -informatie Inspectie POD MI: antwoord najaar 2013 Opdracht bestuursdirecteur MI: klantendossiers digitaal in 2014

Historiek

Sociale dossiers : Tot 2013 volledig op papier Niet 1 dossier per klant. Verschillende OCMW diensten hebben een eigen dossier over dezelfde klant: Schuldhulpverlening, Activering, Werkervaring, Vrije Tijd, Sociale steunpunten Gezondheid… Vanaf 1991 klantenregistratieprogramma (KLR, Apash en e-Vita)

Problematiek: Problemen bij archivering (opslag en verwerking) Verschillende dossiers rond 1 klant: dubbel werk + dubbele documenten

Het e-dossier

E-dossier! De oplossing = het e-dossier Geïmplementeerd in e-Vita 1 dossier voor 1 klant (diensten werken samen) Achterliggende bewaarstrategie Nood aan afspraken: Naamgeving Wie klasseert waar en wanneer workflows

Technische randvoorwaarden Dubbele schermen Draagbare handscanners Om grotere volumes beter in te scannen scanners voorzien van een duplex (dubbelzijdige) scanmodule. Toetsenbord gekoppeld aan toestel voor directe naamgeving Upgrade software zodat je een voorbeeldweergave kan zien van je gescand document. Rechtstreeks scannen naar e-dossier

Workflows Klant geeft documenten af aan het loket Klant geeft documenten af aan MW tijdens spreekuur/huisbezoek Documenten komen toe per (interne) post Documenten komen toe via algemene mailbox centrum Klant mailt documenten naar zijn/haar MW Documenten komen toe via VIP14 Klant geeft documenten af aan loket die bestemd zijn voor AE Facturen AE komen binnen per post MW = maatschappelijk werker AE = Administratie Extern, dienst voor de medische facturen

Communicatie Intranet, yammer, nieuwsbrief, infosessies en opleidingen Sensibilisering medewerkers (weerstand tegen digitaal werken) Nood aan werkgroep met betrokken diensten (communicatie, ICT, archief, medewerkers werkveld…)

Tips andere besturen

Tips Dossiers consequent, logisch en praktisch opbouwen. Maak hierover afspraken. Ordelijk klassement = efficiënter werken Stem digitale dossiers af op de papieren Klasseer dossiers altijd op dezelfde manier, bv. op dossiernummer, op naam klant, … Stop met printen! (onnodige dubbels en dikke papieren dossiers). Print niet wat je digitaal hebt. Interne communicatie: zoveel mogelijk of uitsluitend digitaal

Externe communicatie: vraag bij partners/instellingen om digitale briefwisseling Hou een overzicht/register bij van welke dossiers je hebt, eventueel met minimale beschrijving Maak overzicht van wat te bewaren in sociaal dossier (en hoelang), zodat de medewerkers weten wanneer en wat ze mogen schonen Indien mogelijk: bekijk de optie voor een scanner om dossiers volledig digitaal te krijgen.