PLOEG 15 juni 2006 Workshop Proeftuinen PLOEG+: Samen leren uit ervaringen Marcel Van Lerberge – Adviseur Agentschap Overheidspersoneel Anja D’hoe – Adviseur Departement Bestuurszaken PROEFTUINEN Managementinstrument van de Vlaamse overheid om mens en organisatie met elkaar te verbinden

2 Inhoud 1. PLOEG: uitgangspunten 2. Proeftuinen PLOEG Doel Proeftuinen PLOEG Voor wie bestemd? 2.3. Kader waarbinnen proeftuin werkt 2.4. Overzicht van de lopende proeftuinen 2.5. Doelstellingen van de proeftuinen Proeftuinsessies

3 Inhoud 2.6. Korte terugkoppeling vanuit proeftuinsessies 2.7. Tussentijdse evaluatie 2.8. Randvoorwaarden tot efficiënte proeftuinwerking 2.9. Aanbevelingen voor leidinggevenden Aanbevelingen voor PLOEG-toepassing Programma Terugkoppeling naar de uitgangspunten

4 1. PLOEG: uitgangspunten Opgestart in 1995 met als doelstellingen: resultaten verbeteren motivatie verhogen rechtvaardige evaluatie communicatie en samenwerking verbeteren responsabilisering grote betrokkenheid

5 PLOEG is een instrument

6 Hoofdprincipe: Verbeteren is belangrijker dan meten PLOEG: jaarlijkse managementcyclus van Plannen, Leidinggeven & Opvolgen, Evalueren en Gewaardeerd worden Sturen van prestaties is meer dan evalueren Strategisch belangrijk instrument om verbeteringsprocessen te ondersteunen Continue verbetering voor medewerker en organisatie  verbetering voor iedereen

7 Instrument is goed, maar knelpunten in gebruik: PLOEG louter evaluatie-instrument i.p.v. managementinstrument Systeem komt bureaucratisch over, niet aangepast aan eigenheid entiteit Perceptie: niet altijd rechtvaardig, objectief, billijk,… Functioneringstoelagen oneigenlijk gebruikt om interne onbillijkheid op te lossen …

2. Proeftuinen PLOEG + Stand van zaken, tussentijdse evaluatie & aanbevelingen (april 2006)

Inzicht krijgen in randvoorwaarden om knelpunten weg te werken Leidinggevenden ondersteunen in de samenwerking met medewerkers om resultaten en afspraken te behalen 2.1. Doel Proeftuinen PLOEG +

Voor wie bestemd? (Sub)entiteiten die durven voorop lopen om bepaalde aanpassingen en vereenvoudigingen aan klassiek PLOEG-formaat door te voeren bereid zijn kennis en ervaring te delen  Win-win voor alle betrokkenen

Kader waarbinnen een proeftuin werkt Algemene principes van PLOEG Aanvankelijke doelstellingen van PLOEG Geldende statutaire bepalingen

Lopende proeftuinen PLOEG+ ABAFIM (dep. AZF) APO (dep. AZF) Afd. Gesubsid. Infrastructuur (dep. AZF) Export Vlaanderen (nu: FIT) AWV (dep. LIN) DAB Catering (dep. AZF) DAB Loodswezen (dep. LIN) Afd. Scheepvaartbegeleiding (dep. LIN) (in opstart) VIZO (sectie ‘Bedrijfsadvies’, nu VLAO) OC – GIS (VLM) Afd. Gezondheidszorg (dep. WVC)

Doelstellingen: ‘Planning’ o Nieuwe functiebeschrijvingen/ functiefamilies en competentiekaarten/ eigen competentiewoordenboek opstellen o Maatgerichte planningsdocumenten opstellen bijv. dynamisch planningsdocument voor hele afdeling met vermelding van individuele doelstellingen o Planningsdocumenten invoeren met gebruik van kengetallen, afspraken, prestatienormen

Doelstellingen: ‘leidinggeven en opvolgen’ o Tussentijdse opvolging stimuleren door functioneringsgesprek aan te moedigen o Opleiding voor personeelsleden niveau D om inbreng in PLOEG-gesprekken te verhogen o Evaluatoren tijdens evaluatie aanspreken op ‘people management’ o ‘Leidinggeven’ expliciet onder de aandacht brengen door vermelding in functiebeschrijving, ondersteuning aan te bieden, meer tijd en ruimte te gunnen,…

Doelstellingen: ‘Evaluatie’ o BUE en Collega-feedback invoeren o Evaluatie kwantificeren of ‘rubriceren’ o Meetfactoren invoeren

Doelstellingen: ‘Waardering’  Toekenning prestatietoelagen objectiveren: Lijst met criteria uitwerken Afspraken maken rond gegadigden onder consensus van evaluatoren Standaardformulieren invoeren  Motivering van voorstel ‘vertraging’: Lijst met criteria opstellen Standaardformulieren invoeren  … ?!

Proeftuinsessies 1. DAB Catering – 2 B Adm. Wegen & Verkeer – balkon 2 links 3. VIZO – balkon 3 links 4. Afd. Gesubsidieerde infrastructuur – balkon 3 rechts

Korte terugkoppeling vanuit proeftuinsessies 1. DAB Catering – Christine Vissenaekens 2. Adm. Wegen & Verkeer – Karlien Declercq 3. VIZO – Anja D’hoe 4. Afd. Gesubsidieerde infrastructuur – Marcel Van Lerberghe

Tussentijdse evaluatie ‘SWOT- analyse’ (zie sjabloon) per proeftuin t.b.v. P & O en lijn Leerpunten en case-study per proeftuin Geïntegreerde ‘SWOT- analyses’ Aanbevelingen t.b.v. P & O en lijn/beleid …

Sjabloon van ‘SWOT – analyse’: Sterktes: .....  …. Opportuniteiten:  …. Zwaktes:  …. Bedreigingen:  ….

Randvoorwaarden tot een efficiënte proeftuinwerking (1) Vooraf: omgevings- en risicoanalyse kunnen negatief inwerkende organisatorische aspecten preventief in kaart brengen Onderliggende problemen moeten eerst worden aangepakt Randvoorwaarden uitwerken om PLOEG te gebruiken als globaal en continu verbetertraject voor organisatie en medewerkers, eerder dan het individueel te bekijken

Randvoorwaarden tot een efficiënte proeftuinwerking (2) Kader, krijtlijnen, objectieven zijn bij opstart duidelijk en worden aanvaard Voorafgaand overleg met vakbonden is nodig Organisatorische transformaties en reorganisaties (cfr. BBB): niet het geschikte moment of juist wel? Aangehouden engagement van P & O-functie en lijnmanagement is conditio sine qua non

Aanbevelingen voor leidinggevenden (1) Kern proeftuin: niet PLOEG- uitvoeringsmodaliteiten maar nastreven goed ‘people management’ Lijnmanagement moet borg staan voor responsabilisering en is eindverantwoordelijk Alle leidinggevende niveaus moeten tijdig en correct geïnformeerd en betrokken worden

Aanbevelingen voor leidinggevenden (2) Leidinggevenden zijn tussenschakel tussen management en medewerkers, zij maken (tussentijdse) resultaten bespreekbaar bij medewerker(s) P & O-functie en (vertegenwoordigers van) lijn werken voorstellen uit Ook medewerkers kunnen betrokken worden, bijv. via focusgroepen Leidinggevenden moeten over vaardigheden inzake people-management beschikken  ondersteuning via instrumenten; van managementcode tot persoonlijke coaching

Aanbevelingen voor PLOEG-toepassing (1) Planning: Globaal, dynamisch planningsdocument voor hele entiteit kan overwogen worden Planningsdocument met bijhorende meetfactoren maakt takenpakket transparant en verhoogt kans op objectieve evaluatie Bij de planning nodige aandacht besteden aan gepast loopbaanperspectief  zie functiefamilies Vlaamse overheid

Aanbevelingen voor PLOEG-toepassing (2) Leidinggeven & opvolgen: Kandidaten voor leidinggevende functies grondig screenen op aanwezigheid en kwaliteit van leidinggevende competenties en motivatie Leidinggevende componenten opnemen in functiebeschrijving + competentieprofiel en bespreken tijdens evaluatiegesprek Lijnmanagement erkent en bevordert kwaliteit van leidinggeven  nodige aandacht, waardering, ruimte

Aanbevelingen voor PLOEG-toepassing (3) Evalueren: Zelfevaluatie verhoogt inbreng, verlicht werk evaluatoren (feiten en vbden) Kwantitatieve evaluatie (rubrieken, geen cijfers!) combineren met beschrijvende evaluatie Evaluatie ‘onder de norm’ moet aanleiding geven tot ontwikkelingsgerichte afspraken Leidinggevenden ondersteunen in kwaliteitsborging via checklists, feedback op verslagen,…

Aanbevelingen voor PLOEG-toepassing (4) Waarderen: Evaluatoren spreken onder consensus criteria voor FUTO’s af en delen deze mee bij planning Prestatietoelagen worden toegespitst op ‘uitstekend presteren’, boven de norm Negatief waarderen richt zich ook op ‘onderpresteren’ (waarschuwing, niet noodzakelijk vertraging of onvoldoende) Bevorder informele waardering

Programma 2006  Terugkoppeling bevindingen naar doelgroepen: P & O–professionals (via workshop) Lijn (door P & O–professionals, met ondersteuning IVA Overheidspersoneel) Beleid (via Nota ‘Beleidsaanbevelingen’) Representatieve vakbonden (via thematisch ‘Open Forum’) …  Inbedding proeftuinen PLOEG+ in ‘Kwaliteitsvol leidinggeven’  Bijsturing PLOEG vanuit Sectoraal Akkoord

Terugkoppeling naar de uitgangspunten (1) De proeftuinen:  haken in op de aanvankelijke doelstellingen van ‘PLOEG’  staan voor ‘voortdurend verbeteren’  spitsen zich toe op de knelpunten in gebruik van ‘PLOEG’

Terugkoppeling naar de uitgangspunten (2) De proeftuinen zijn:  maatwerk gericht (voor- en nadelen!)  team georiënteerd (voor- en nadelen!)  een draagvlak voor kwaliteitsvol leidinggeven (voor- en nadelen!)

Is dit herkenbaar ?

33 Bedankt voor uw aandacht! Voor meer informatie: Marcel Van Lerberge, tel: 02/ Anja D’hoe, tel: PLOEG-site: index.htm