VAC’s in Leuven, Brugge, Gent Agentschap voor Facilitair Management Agentschap voor Overheidspersoneel Het project VAC VAC’s in Leuven, Brugge, Gent 13-09-2006 Info sessie VAC Leuven, Gent en Brugge – EVA’s en IVA’s

Agenda 14u00: Voorstelling project VAC Leuven-Brugge-Gent Marc Andries, Kabinetchef Minister Bourgeois 14u10: Partners – Wie is wie? Gert Potoms (IVA FM) en Bart Huybrechts (PMV) 14u30: Anders werken Jo De Leenheer, kenniscel Anders Werken, AgO 15u00: Projectaanpak en stand van zaken locaties Bart Huybrechts, Participatiemaatschappij Vlaanderen 15u30: Uitnodiging tot samenwerking Gert Potoms, agentschap voor Facilitair Management 15u45: Vraag en antwoordsessie 13-09-06 Info sessie VAC LEUVEN GENT BRUGGE – EVA’s en IVA’s

Voorstelling project VAC 13-09-06 Info sessie VAC LEUVEN GENT BRUGGE – EVA’s en IVA’s

Partners - Wie is wie? IVA FM is: een intern verzelfstandigd agentschap dat diensten aanbiedt aan alle organisatie-entiteiten van de Vlaamse Overheid het dienstenaanbod van het agentschap voor facilitair management omvat vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport Rol binnen het project VAC-LBG: verzamelen behoeften entiteiten – verdedigen van de belangen van de gebruiker aanleveren technische know how (op facilitair vlak) opvolgen projecten tot aan de verhuizing en nadien leveren van facilitaire diensten (onthaal, schoonmaak, catering, technisch onderhoud, …) Teamleden IVA FM Herman De Wever, projectleider VAC’s Kristel Gevaert, administrateur-generaal Gert Potoms, algemeen directeur Patrick Bieghs, wnd. afdelingshoofd 13-09-06 Info sessie VAC LEUVEN GENT BRUGGE – EVA’s en IVA’s

Partners - Wie is wie? 13-09-06 Info sessie VAC LEUVEN GENT BRUGGE – EVA’s en IVA’s

Partners - Wie is wie? PMV is: een holding- en investeringsmaatschappij onafhankelijke en bedrijfseconomische gericht onderdeel van het Vlaams overheidsinstrumentarium 100% van de aandelen in handen van het Vlaamse Gewest BU Vastgoed concentreert zich op: ondersteunen van realisatie, structurering, financiering en beheer van huisvestingsbehoeften van de Vlaamse overheid (actief vastgoedbeheer) realisatie, structurering, financiering en beheer van vastgoedgerelateerde projecten gelinkt aan de Vlaamse overheid Rol binnen het project VAC-LBG: Projectmanager, adviseur en partner Haalbaarheidsstudie, creëren van schaal- en scopevoordelen, projectcoördinatie Potentiële investeerder Financieringsbronnen, particpaties, financiële- en vennootschapsstructuren Teamleden PMV Bart Huybrechts, Projectleider Mia Segaert, Investeringsmanager 13-09-06 Info sessie VAC LEUVEN GENT BRUGGE – EVA’s en IVA’s

Partners – Wie is wie? Redenen voor partnership: ESR-neutraliteit: Bijkomende aandacht voor projectstructurering Bijkomende aandacht voor financiering Streven naar een op maat realisatie binnen marktconform kader Schaal en scope van het project: 3 VAC’s tegelijkertijd uitwerken (bouwkost 70 à 100 miljoen euro) Alle mogelijkheden van inhuring, over publiek-private samenwerkingen (PPS) tot volledige realisatie door PMV Naleven van de beslissingen van de Vlaamse Regering Anders Werken 23 m² bruto bovengrondse oppervlakte per werkplek Generieke werkplekken en specifieke noden Aangepast meubilair 13-09-06 Info sessie VAC LEUVEN GENT BRUGGE – EVA’s en IVA’s

Projectorganisatie Organisatie 13-09-06 Kabinet Bourgeois + Kabinet Van Mechelen M. Smets K. Gevaert/G. Potoms/P. Bieghs/H. De Wever M. Van Handenhoven + B. Huybrechts H. De Wever + P. Bieghs B. Huybrechts + M. Segaert STAKEHOLDERS gebruikers experten Gebouwen, Schoonmaak, Catering, Facilitaire Diensten eIB kenniscel Anders Werken preventiedienst en arbeidsgeneesheer vakbonden *OBO=Ontwerp-Bouw-Onderhoud 13-09-06 Info sessie VAC LEUVEN GENT BRUGGE – EVA’s en IVA’s

Anders werken 13-09-06 Info sessie VAC LEUVEN GENT BRUGGE – EVA’s en IVA’s

Projectaanpak Projectplan Projectorganisatie Projectplanning 13-09-06 Info sessie VAC LEUVEN GENT BRUGGE – EVA’s en IVA’s

Stand van zaken en locaties VAC Brugge – Geïdentificeerde sites VAC 1 Kamgebouw, Station Sint-Michiels, terrein NMBS VAC 2 Kanaalzone, terrein VG (Baron Rusettelaan) Nog te onderzoeken: VAC 3 Voorzijde station Brugge, terrein NMBS ... VAC Gent – Geïdentificeerde sites VAC 1 Fabiolalaan, station Gent Sint-Pieters, NMBS terrein VAC Leuven – Geïdentificeerde sites VAC 1 Terrein NMBS, hoek Vuurkruisenlaan/Diestsepoort/spoorlijn Brussel-Luik VAC 2 Gebouw in constructie KBC Verzekeringen, Tiensevest VAC 3 Kop van Kessel-Lo, CIP ontwikkeling op ex-nmbs terrein VAC 4 Diestsepoort, bestaand gebouw deels te renoveren VAC 5 Voormalige busstelplaats ‘De Lijn’, hoek Vuurkruisenlaan/Diestsepoort 13-09-06 Info sessie VAC LEUVEN GENT BRUGGE – EVA’s en IVA’s

Uitnodiging tot samenwerking Voordelen voor de gebruiker Stationslocatie: max 750 m Kwalitatieve huisvesting aan marktconforme condities Hedendaagse huisvesting Gemeenschappelijke faciliteiten en schaalvoordelen Professioneel beheer en nazorg Flexibiliteit en anticiperend op de toekomst Concentratie op core-business Centraal toegangspunt voor de burger Aandacht voor specifieke elementen: toegankelijkheid voor personen met een handicap, energiezorg, IDPB, … 13-09-06 Info sessie VAC LEUVEN GENT BRUGGE – EVA’s en IVA’s

Uitnodiging tot samenwerking Procedure Eerste intentieverklaring voor huisvestingsbehoeften: Schriftelijk aan het IVA Facilitair Management Vóór 11/10/2006 Verwachtingen inzake behoeften maar ook alle andere vastgoedgerelateerde onderwerpen (specifieke behoeften zoals labo’s, etc., huurcontracten huidige huisvesting, wat met vastgoed in eigendom, timingverschillen, ...) Onderhandelingsfase: Tussen EVA/IVA en IVA FM wordt de behoefte verfijnd en een integratie in de verschillende projecten uitgewerkt Timing voorzien voor 15/11/2006, afhankelijk van voortgang project Formele behoeften: Aanmelding bij Inspectie van Financiën (voor IVA’s) Meer gedetailleerde uitwerking binnen een project Timing voorzien voor 20/12/2006 gevalideerd door IF, afhankelijk van voortgang project Engagement Aandachtspunten voor de entiteiten Start de voorbereiding van het Anders Werken Koop geen desktops, maar wel laptops (via de jaarlijkse refresh) Denk aan gemeenschappelijke archiefstructuur, gemeenschappelijke documentatie, digitale werking (e-government, gemeenschappelijke servers, telewerk, …) 13-09-06 Info sessie VAC LEUVEN GENT BRUGGE – EVA’s en IVA’s

Uitnodiging tot samenwerking Deelprocessen, Taken & Projectplanning Initiatief Definitie Ontwerp Voorbereiding Realisatie Nazorg 1 2 3 4 5 6 Deadline Globale aanpak Publiek-publieke afstemming + informatie verzameling Analyse en structurering Onderhandelingen, aanbesteding en contracten Uitvoering VAC Brugge, VAC Gent en VAC Leuven Gebruik en beheer 12 – 09 - 2006 21 – 12 - 2006 26 – 02 - 2007 03 – 12 - 2007 21 – 04 - 2009 Vanaf 13-07-2009 VR Bus. plan 13-09-06 Info sessie VAC LEUVEN GENT BRUGGE – EVA’s en IVA’s

Uitnodiging tot samenwerking Wijze van aangeven behoeften Aantal personen (koppen) Archiefbehoeften Specifieke behoeften (b.v.) Vergaderzalen (groot/klein) Laboruimte Ontvangstruimte Dienstvoertuigen Auditorium … 13-09-06 Info sessie VAC LEUVEN GENT BRUGGE – EVA’s en IVA’s

Q & A 13-09-06 Info sessie VAC LEUVEN GENT BRUGGE – EVA’s en IVA’s