Opleiding voor schoolsecretariaten 2011 - 2012 Welkom Infosessies aangeboden aan medewerkers van schoolsecretariaten. - Zowel over scholenmaterie als over personeelsmaterie, bv leerlingenzendingen, verificatie, verlofstelsels, weddeberekening … - Doel: Bevordering van kennis van regelgeving, procedures en documenten. Drempelverlagend, bevordering van contacten tussen scholen en schoolbeheerteams/verificatie, tussen scholen en werkstations. - Reeds het 3e schooljaar Vorige schooljaren konden de deelnemers enkel inschrijven voor de hele reeks. Vanaf dit schooljaar kan dat per module. Vlug inschrijven is de boodschap. - ABC-cursus = nieuw. Bedoeling is volledig ‘basic-info’ te geven, met o.a. afkortingen, overlopen van verschillende processen zonder er echt diep op in te gaan. Daarop kunnen de verschillende modules aansluiten. Wordt georganiseerd 3X per schooljaar (sept, jan, april). - Praktische info: Start- en einduur van de module, Gsm afzetten, documenten in de bundel, pauze na ‘CONCURRENTIEEL VERVOER ‘ en vóór ‘terugzendingen’ (ong 10u45) Opleiding voor schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Inleiding Doorgeven schoolgegevens Leerplichtcontrole Verificatie … Inschrijving en registratie leerlingen en aanwezig-heden webEDISON en elektronische zendingen van leerlingengegevens en terugzendingen Dienstbrieven ivm omkadering en toelagen BAO-formulieren Geen tijdslijn, wel een beperkte opsomming van processen Doorgeven schoolgegevens, bv gewijzigd e-mailadres, gewijzigde bankrekening… Leerlingen worden ingeschreven, geregistreerd. Alle leerlingengegevens worden via webedison doorgezonden Zending 1/10, 1/02, afwezigheden kleuters 30/06… Meer uitleg wordt gegevens in de module ‘zending van leerlingengegevens’ Deze gegevens maken verschillende andere processen mogelijk, bv de leerplichtcontrole. De gegevens op de teldag (meestal 1/02) worden o.a. gebruikt voor de berekening van de omkadering van een school voor de toelagen… Daarvoor moeten de gegevens eerst gecontroleerd worden: klopt het totaal aantal leerlingen, kloppen de aantallen per vestigingsplaats…? opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Overzicht programma Zendingen van leerlingengegevens in het basisonderwijs: webEDISON Reglementering zendingen Overzicht zendingen Terugzendingen via webEDISON Enkele aandachtspunten Contactgegevens AgODi Project Discimus opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 WebEDISON EDISON: Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen Scholen en ministerie van Onderwijs elektronisch sedert 1995 2008: webEDISON EDISON is een letterwoord en staat voor : het Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen Scholen en ministerie van ONderwijs. Vroeger gebeurde het doorgeven van informatie op papier. Vanaf 1995 gebeurt dit elektronisch : eerst via EDISON, een lokaal geïnstalleerd programma, zoals bvb word, excel, … Sedert 2008 wordt webEDISON gebruikt, overal toegankelijk op internet met een webbrowser. - Doorgeven van info in de 2 richtingen - Zorgt er enkel voor dat de info bij de ontvanger terechtkomt opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Situering webEDISON informatiestroom school  ministerie ministerie  school webEDISON De informatie over leerlingen en personeel die AgODi van de school nodig heeft, zit in het schoolsoftwarepakket. Deze informatie moet naar het Ministerie overgebracht worden. Het Ministerie heeft ook informatie die voor u van belang is : telingsrapporten, ontbrekende rijksregisternummers, schoollistings, foutmeldingen over de doorgestuurde informatie, … Dit is precies wat webEDISON doet : webEDISON zorgt voor het doorgeven van informatie in 2 richtingen op een beveiligde manier. WebEDISON bevat dus zelf geen informatie maar is enkel het doorgeefluik. Samengevat : webEDISON is de elektronische postbode van AgODi. webEDISON = elektronische postbode beveiligd communicatiekanaal bevat zelf geen gegevens over leerlingen of personeel opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 eID - token toegang webEDISON: enkel met token of eID beide zijn bruikbaar reserve geven ook toegang tot persoonlijke gegevens op andere websites (taxonweb, mutualiteit, …) wees voorzichtig met doorgeven van wachtwoord, pincode, … Om een zending te versturen of terugzending af te halen, moet je natuurlijk toegang hebben tot webEDISON. Daar gaan we nu even dieper op in. Kort samengevat komt het hier op neer : webEDISON is toegankelijk op internet via de webbrowser aanmelden kan alleen met elektronische identiteitskaart of federaal token je moet de nodige toegangsrechten hebben. Bij het aanmelden, zowel op om zendingen te versturen als voor het gebruikersbeheer, krijg je de keuze tussen aanmelden met federaal token of met elektronische identiteitskaart. Merk op dat het gaat om je eigen identiteitskaart en je eigen federaal token. Deze geven ook toegang tot persoonlijke informatie op andere websites zoals uw belastingaangifte op taxonweb. Wees dus voorzichtig met het doorgeven van het wachtwoord of de pincode. opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Toegangsrechten (1) toegangsrechten vereist webEDISON is een beveiligde website enkel toegankelijk met de juiste toegangsrechten de directeur bepaalt zelf wie zendingen mag doen voor de school (is "Edisonbeheerder") de directeur kan rechten verlengen en stopzetten aanmelden bij "webIDM/gebruikersbeheer" de toegangsrechten kunnen voor ten minste één dag tot maximaal 15 maand toegekend worden De toegangsrechten De informatie die via webEDISON binnenkomt, wordt gebruikt voor het berekenen van werkingsmiddelen, wedde, … enz. Niet iedereen mag dus zo maar toegang hebben tot de website en daarom is de website beveiligd : het volstaat niet om naar het juiste adres te gaan en u aan te melden met token of identiteitskaart om ook zendingen te kunnen versturen of terugzendingen op te kunnen halen. U moet ook over de juiste toegangsrechten beschikken. Het is de directeur van de school die zelf de toegangsrechten toekent. De directeur kan de rechten ook stopzetten of verlengen. Hiervoor meldt de directeur aan bij "webIDM/gebruikersbeheer" (keuze 2 op het startscherm van webEDISON). Om veiligheidsredenen zijn de toegangsrechten beperkt in de tijd (om bvb te vermijden dat de rechten blijven doorlopen als iemand al lang uit de school verdwenen is en de directeur ze niet heeft stopgezet): de maximale looptijd is op dit ogenblik 15 maand. De rechten moeten dus regelmatig verlengd worden. opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Toegangsrechten (2) belang van toegangsrecht toegang tot webEDISON binnen webEDISON versturen zendingen / afhalen terugzendingen: enkel voor de school waarvoor u rechten heeft enkel het soort waarvoor u het recht heeft (personeel/leerlingen) daarom: waarschuwing bij het aanmelden als recht gaat vervallen mogelijkheid om zelf rechten na te kijken verwittiging directeurs via Schooldirect Merk op dat de toegangsrechten belangrijk zijn voor de toegang tot webEDISON, maar ook binnen webEDISON zelf : Toegang : zonder het juiste recht kom je er niet in Binnen webEDISON : je kan enkel zendingen versturen / terugzendingen afhalen voor de scholen waarvoor je rechten hebt en van de soort waarvoor je rechten hebt. Als je binnen webEDISON bvb enkel het recht personeel hebt dan zal je enkel zendingen voor personeel kunnen versturen, ook al kan je bvb wel zendingen voor leerlingen aanmaken in het schoolsoftwarepakket. Het is dus van groot belang dat je toegangsrechten correct ingesteld zijn. Daarom : -krijg je b ij het aanmelden in webEDISON een verwittiging dat een recht binnenkort vervalt (verlengen voor het vervalt!) -kan je zelf je rechten nakijken -worden de directeurs geregeld via Schooldirect er op gewezen dat de rechten voor hun school nagekeken en indien nodig verlengd moeten worden (bvb op het einde van het schooljaar om er voor te zorgen dat de rechten OK zijn bij de start van het nieuwe schooljaar). opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Gebruik van webEDISON 4 schermen: overzicht zendingen verzenden fouten afmelden terugzendingen afhalen Als je naar het goede adres gesurft hebt, aangemeld hebt met eID of token, de nodige rechten hebt en je akkoord verklaart met de gebruiksvoorwaarden, dan krijgt je het startscherm van webEDISON te zien. In WebEDISON heb je 4 mogelijkheden/schermen : - het overzicht van de verstuurde zendingen bekijken - klaarstaande zendingen versturen - indien nodig fouten afmelden, de zending kon niet vertrekken door fouten in programma - terugzendingen afhalen Als je aanmeldt niks te zien – controleer toegangsrechten of zoekcriteria aanpassen 2. Verzenden = alles verzenden of enkel een selectie Indien geen zendingen te vinden = rechten controleren of mappensets checken 3. Fouten afmelden : herinnering wegdoen nadat probleem opgelost is (eerst fouten oplossen en nieuwe zending doen, zending is niet vertrokken! 4. Terugzending afhalen : alles of selectie => alle nog niet afgehaalde terugzendingen opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Terugzendingen afhalen (1) voorbeeld: alle terugzendingen voor leerlingen van oktober 2011 in de zoekcriteria: status: "Alle statussen" soort: "I&L. ADM" periode van: 01/10/2011 tot en met: 31/10/2011 Via vierde en laatste scherm van webEDISON : terugzendingen (TZ) afhalen. Oa de BAO04 ! In dit scherm krijg je de beschikbare terugzendingen te zien, die voldoen aan uw rechten en de zoekcriteria. -> Alle statussen = af te halen en afgehaald.-> alles afhalen of enkel een selectie. Merk op : met "alles afhalen" haal je alle terugzendingen af die op dat moment op het scherm staan, dus ook de terugzendingen in de toestand "afgehaald" staan. Voorbeeld : je vindt een terugzending voor leerlingen van oktober vorig jaar niet meer terug op jouw PC. WERKWIJZE: 1. de status op "alle statussen " te zetten (misschien heb je de TZ al afgehaald, misschien ook niet) 2. zet de soort op "I&L ADM" : zo krijg je enkel de TZ voor leerlingen, en niet die voor personeel 3. "periode van" zet je op 1 oktober 2011 4. "periode tot" zet je op 31 oktober 2011 5. druk op zoek, alle TZ voor leerlingen van oktober 2011 komen op het scherm 6. druk op "alles afhalen" om de TZ af te halen opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Terugzendingen afhalen (2) waar zullen de terugzendingen terecht komen ? bij afhalen komen de terugzendingen terecht in "map voor terugzendingen" van de ingestelde mappenset  wijzig indien nodig vóór het afhalen submappen "instnr/gestruct": bedoeld voor softwarepakketten "instnr/leesbaar": leesbare en afdrukbare tekst  worden indien nodig automatisch aangemaakt bestandnaam: 1e letter: P (personeel) of L (leerlingen) 2e letter: L (leesbaar) of S (gestructureerd) vb: PL001234567.txt is leesbare terugz. personeel Een vraag die we regelmatig krijgen : waar plaatst webEDISON de terugzendingen ? Dit wordt in de eerste plaats bepaald door de instelling in de mappenset : webEDISON zal de terugzendingen plaatsen in de map die daar opgegeven is als "map voor terugzendingen". In deze map komt er een submap met als naam : het instellingsnummer. Nog eens daarbinnen zijn er twee mappen : 1. gestruct : gestructureerde terugzendingen, bedoeld voor uw softwarepakket 2. leesbaar : leesbare en afdrukbare terugzendingen Elke terugzending komt in een afzonderlijk bestand. Aan de naam van het bestand kan je zien om welke terugzending het gaat. de eerste letter van het bestand geeft aan of het een terugzending voor personeel is (eerste letter P) of voor leerlingen (eerste letter L) de tweede letter duidt aan of het een leesbare terugzending is (letter L) of een gestructureerde (letters S) Voorbeeld : een terugzending in het bestand PL001234567.txt is een terugzending voor personeel (eerste letter P) die leesbaar is (tweede letter L). opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Terugzendingen afhalen (3) na afhalen: gestructureerde terugzendingen komen in map "c:/edison.win/receive/000002/gestruct" leesbare terugzendingen komen in map "c:/edison.win/receive/000002/leesbaar" Bij het afhalen van de terugzendingen komen de gestructureerde terugzendingen dus in : c:/edison.win/receive/000002/gestruct . c/edison.win/receive -> uit de mappenset submap 000002 -> het instellingsnummer daaronder opsplitsing : gestruct en leesbaar Een terugzendingen voor personeel zit in een bestand waarvan de naam begint met de letter P, die voor leerlingen met de letter L. De 2de letter van de bestandsnaam geeft aan of het om een gestructureerde (S) of een leesbare (L) terugzending gaat. opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Help (1) Online handleiding & veel voorkomende vragen en HELPDESK pagina's in webEDISON met: Stap voor stap uitleg schermafdrukken links worden regelmatig aangevuld en actueel gehouden opzoeken via google Technische brochures van de zendingen http://ond.vlaanderen.be/edison/ Als je bij het gebruiken van webEDISON vragen of problemen hebt, waar vind je dan informatie of waar kan je terecht ? Er is in webEDISON een online handleiding beschikbaar. Er is ook een lijst met veel voorkomende vragen, met de antwoorden. Er nuttig zijn ook het boodschappenvenster en een aantal handige links. In de online handleiding vind je pagina's met stap voor stap uitleg voor heel wat onderwerpen geïllustreerd met schermafdrukken aangevuld met nuttige links Deze pagina's worden regelmatig aangevuld en actueel gehouden. Je kan de informatie van de handleiding ook terugvinden via google. opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Help (2) online handleiding: De online handleiding kan je oproepen door in de linker kolom op "handleiding" te klikken en dan op het onderwerp waarover je informatie zoekt. Hier bvb over het afhalen van terugzendingen. opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Help (3) WebEDISON-Helpdesk 02 / 553 90 90 tijdens de kantooruren helpdesk.edison@ond.vlaanderen.be niet voor: inhoudelijke vragen over dossiers ((bv foutmeldingen) gebruik van uw softwarepakket, … voor alles wat met de communicatie zelf te maken heeft het gebruik van webEDISON : versturen zendingen, afhalen terugzendingen, fouten afmelden, instellen van mappensets en zoekcriteria, … assistentie bij beheer van toegangsrechten technische problemen met webEDISON, … De EDISON-helpdesk is normaal bereikbaar tussen van 8u 's morgens tot 5u in de namiddag. Het telefoonnummers is 02/553 9090. Er wordt permanentie voorzien. In het begin van de presentatie hebben we gezien dat webEDISON de "postbode" van AgODi is. U kan bij ons dus niet terecht met vragen over de inhoud van zendingen en terugzendingen : vragen dossiers van personeel of leerlingen betekenis van foutmeldingen in de terugzendingen Hiervoor kan u het werkstation of schoolbeheerteam contacteren. gebruik van uw softwarepakket Bij de EDISON-helpdesk kan je wel terecht met vragen en over alles wat met de communicatie zelf te maken heeft : het gebruik van webEDISON : versturen van zendingen, afhalen van TZ, instellen van mappensets, gebruik van zoekcriteria, foutmeldingen, … assistentie bij het beheer van toegangsrechten (directeur) : rechten toekennen, verlengen, … technische problemen … opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Zendingen REGLEMENTERING: Omzendbrief Zending van leerlingengegevens in het basisonderwijs BaO/2008/03 van 29/08/2008 Overzicht, contactgegevens, info in bijlagen… Website www.ond.vlaanderen.be Wetwijs: “Z” Informatie is er genoeg beschikbaar. De kunst is om die vlot te vinden en die correct te interpreteren. In de omzendbrief zitten ook links naar andere regelgeving. Website –> specifieke doelgroepen: directies en secretariaten Wetwijs lijkt op ‘autostrade met op- en afritten’ Bv. A – afwezigheden V – verificatie Z – zendingen Via WETWIJS naar OMZENDBRIEF, bijlagen, contactnummers opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Overzicht zendingen Aanwezigheden 3de schooldag september Inschrijvingen 1ste schooldag oktober/februari GON 1ste schooldag van oktober Problematische afwezigheden Aanwezigheden kleuters Concurrentieel vervoer GON= geïntegreerd onderwijs Problematische afwezigheden: ongewettigde afw, de B-codes Concurrentieel vervoer: Andere zendingen worden elektronisch verstuurd; concurr. Vervoer is de uitzondering. Deze gegevens moeten in ‘papier’ bezorgd worden aan Agodi. opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Aanwezigheden 3de schooldag van september Wie?  Alle scholen behalve type 5-scholen Doel?  Leerplichtcontrole, kleuterparticipatie Welke gegevens?  Identificatie  Aan- en afwezigheden eerste 3 schooldagen Wanneer?  Binnen de 7 werkdagen Ivm de type 5-scholen: Voor lln opgenomen in ziekenhuizen, preventoria (bv De Haan) en revalidatiecentra. Hier kan dubbele inschrijving: zowel in thuisschool als in T5-school. De T5-school moet enkel een lijst aan Agodi bezorgen met de lln die in geen enkele andere school ingeschreven zijn. Kleuterparticipatie -> evt brieven aan ouders waarvan kinderen nergens ingeschreven zijn (en dus geen onderwijs volgen). Identificatie (+ al dan niet ingeschreven) Gebruik het rijksregisternr of het bisnr. Kwaliteit van de ID-gegevens is belangrijk. Deze geg. worden opgeslagen in de centrale databank. Indien lln opnieuw doorgestuurd worden, zonder RR-nr of zonder bis-nr, en er zitten kleine wijzigingen in de ID-gegevens, geeft de zending van 1/02 en/of 1/10 fatale fouten. Dat kind met dat stamboek is immers ‘gekend’ met andere gegevens. opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Inschrijvingen 1ste schooldag oktober/februari Wie?  Alle scholen behalve type 5-scholen Doel?  Leerplichtcontrole  Financieringswet  Toekenning omkadering en toelagen Welke gegevens?  Identificatie  Inschrijving  Leerlingenkenmerken Wanneer?  Binnen de 7 werkdagen na teldag T5-scholen bezorgen ook bij de zending 1/02 en 1/10 een lijst aan het SBT buitengewoon onderwijs met de lln die nergens anders ingeschreven zijn. Financieringswet -> enkel op basis van de gegevens van 1ste schooldag van februari-> Herverdeling van het belastinggeld over de Vlaamse en de Franse Gemeenschap. Tussen de gemeenschappen worden ook de leerlingengegevens uitgewisseld om dubbels te vermijden. Sommige gegevens worden ook ter beschikking gesteld van CLB’s, inspectie, dienst studietoelagen… Teldag = 1ste schooldag van febr of oktober (bij programmatie of herstructurering) opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Leerlingenkenmerken Geïntegreerd in de zending van 1ste schooldag oktober/februari Gewoon onderwijs en BO (enkel types 1 en 3 voor de externen en semi-internen) Kenmerken: - thuistaal - opleidingsniveau moeder - thuisloos en trekkende bevolking (enkel voor gewoon onderwijs) Ivm enkel de types 1 en 3 in BO: Studie heeft uitgewezen dat vooral T1 en 3 nood hebben aan extra omkadering. Daarbij vooral externen en semi-internen, meer dan internen; internen krijgen reeds extra begeleiding vanuit internaat. Bij taal meerdere antwoorden -> zo doorsturen Bij diploma meerdere antw -> hoogste diploma doorsturen Thuistaal en opleidingsniveau met verklaring op eer. Thuisloos en trekkende bevolking. Op basis van attesten. Thuisloos: oa geplaatste kinderen door jeugdrechtbank of Comité bijzondere jeugdzorg Verklaring op eer -> in te vullen bij instappers, lln uit buitenland, bij wijziging gegevens. Bij schoolverandering hoeft dit niet opnieuw ingevuld te worden. School kan lln-kenmerken doorsturen met ‘gegevens onbekend’ en krijgt dan via webEDISON een terugzending met de gegevens (taal en diploma) opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

GON 1ste schooldag van oktober Reglementering?  Omzendbrief Geïntegreerd onderwijs GD/2003/05 Wie?  Scholen voor buitengewoon onderwijs met GON Doel?  Toekenning van eenheden en toelagen Welke gegevens?  Identificatie  Inschrijvingen  Type, aard handicap, aard integratie,…  Enkel leerlingen die recht hebben op GON-begeleiding Wanneer?  Binnen de 7 werkdagen na teldag GON= geïntegreerd onderwijs Lln met een handicap of een speciale onderwijsbehoefte volgen les in het gewoon onderwijs met begeleiding vanuit het buitengewoon onderwijs. (Evt cijfergegevens) (niet ION, niet ASS-afwijking…) Inschrijvingen: zowel geg. van het gewoon als het BO Aard integratie, bv T6- matig visuele handicap, volledig permanent (= volgen alle dagen les in gewoon on) T7 matig auditieve handicap, volledig permanent Enkel GON-lln, dus niet de ION-lln (type 2) en niet de lln die enkel afwijkings-LT krijgen voor ASS. opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Problematische afwezigheden Reglementering?  Omzendbrief Afwezigheden van leerlingen in het basisonderwijs BaO/2002/11 Wie?  Alle scholen met leerplichtigen Doel?  Toekenning van schooltoelage en beleidsinformatie Welke gegevens?  Identificatie  Inschrijving  Aantal B-codes  Data B-codes: 1ste, 10de en 30ste halve dag  Werkwijze bij schoolverandering Wanneer?  Bij 30 halve dagen B-code Opgelet: ook voor leerplichtige kleuters! Ivm schooltoelage: Indien een kind 2 schooljaren na elkaar 30 halve dagen ongewettigd afwezig was, verliest het zijn schooltoelage voor het 2e j. Zending PA: 1ste, 10de, 30ste HD + totaal aantal B-codes Bij schoolverandering geeft de oude school het aantal B-codes door aan de nieuwe school en de nieuwe school telt dus verder. Bij vergissing moet de melding PA eerst geannuleerd worden en daarna kan opnieuw gezonden worden. 1X per jaar per leerling opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Aanwezigheden kleuters Wie?  Alle scholen met kleuterniveau Doel?  Toekenning schooltoelage en beleidsinformatie  Controle toelatingsvoorwaarden gewoon LO Welke gegevens?  Identificatie  Aantal halve dagen aanwezigheid  Enkel niet-leerplichtige kleuters Wanneer?  Binnen de 7 werkdagen na teldag (laatste schooldag juni) Alle scholen, ook BO en ook T5. Ivm schooltoelage: Indien een kind 2 schooljaren na elkaar onvoldoende aanwezig was, verliest het zijn schooltoelage voor het 2e j. Het gaat over AANWEZIGHEID ipv afwezigheid Ziekte en revalidatie = afwezig Ivm uitschrijving: Ook kleuters die in de loop v/h schooljaar uitgeschreven zijn, moeten nog in de zending 30/06 opgenomen worden. Rijksregisters gebruiken Deze gegevens moeten gekoppeld worden! Tijdstip: laatste schooldag -> vakantie; scholen worden moeilijk bereikbaar indien er fouten zijn. opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Concurrentieel vervoer Wie?  Scholen in Vlaams-Brabant, Brussels Hoofdstedelijk gewest en aantal gemeenten Doel?  Financieringswet Welke leerlingen?  Regelmatige en georganiseerde ophaling vanuit Waals gewest Wanneer?  Vóór 1 maart Ong 865 scholen krijgen zo’n formulier Gemeenten -> in nabijheid van de taalgrens Financieringswet -> enkel op basis van de gegevens van 1ste schooldag van februari-> Herverdeling van het belastinggeld over de Vlaamse en de Franse Gemeenschap. Tussen de gemeenschappen worden ook de leerlingengegevens uitgewisseld om dubbels te vermijden. (zie zending 1/2) Regelmatige en georganiseerde ophaling vanuit Waals gewest -> deze lln vallen uit de bestanden van lln van Vlaanderen en Wallonië. opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Terugzendingen via (WEB)EDISON (1) Soorten terugzendingen: terugzendingen voor personeel krijgen een bestandsnaam die begint met de letter "P" terugzendingen voor leerlingen krijgen een bestandsnaam die begint met de letter "L" leesbare terugzendingen krijgen een "L" als tweede letter van de bestandsnaam gestructureerde terugzendingen krijgen een "S" als tweede letter van de bestandsnaam Voorbeelden : gestructureerde terugzending personeel : "PS003010831.txt" leesbare terugzending leerlingen :            "LL003010832.txt Er moet altijd een terugzending komen! Zoniet is er geen zending gebeurd en is er iets verkeerd gelopen. Beschikbaar in principe dag nadien. Gestructureerd of niet-gestructureerd: gestructureerd: leesbaar aangeboden door het softwarepakket van de school (code). Deze code wordt vertaald en leesbaar gemaakt door het softwarepakket van de school. Niet-gestructureerd: Door de software te herkennen en binnen te halen in de Edison-inbox. Het is een ‘tekstbestand’’. Via knip- en plakwerk leesbaar af te drukken (Mogelijkheid: liggend, lettertype Courrier new en lettergrootte niet meer dan 8). opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Terugzendingen via (WEB)EDISON (2) Info i.v.m. verwerking:  Verwerkt  Verwerkt maar waarschuwende fouten  Niet verwerkt wegens fatale fouten Nieuwe zending is nodig! Info i.v.m. verwerking: -> Verwerkt: TDI of TDW  leesbaar door ons -> Verwerkt maar waarschuwende fout: TDW Vb. Wanneer sprake van waarschuwende fouten? Kind met RR-nr maar verschil in naam Onderwijs vorig jaar, combinatie leerjaar vorig jaar en schoolnummer vorig jaar dat niet klopt (kleuter in een lagere school,…) -> Niet-verwerkt: FRC. Dan moet er een nieuwe zending komen! Vb: wanneer sprake van fatale fouten? Kind zonder RR-nr en met verschil in naam Verplicht veld niet ingevuld Ongeldige nationaliteitscode Verschil in geboortedatum of geslacht Zie ook verder. opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Verwerking en foutmeldingen Mogelijke oorzaken van waarschuwende fouten  fouten op naam met RRNR  onderwijs vorig schooljaar Mogelijke oorzaken van fatale fouten  fouten op naam zonder RRNR  geslacht, geboortedatum,...  verplicht veld niet ingevuld  ongeldige nationaliteit Verwerkt = proficiat, goed gewerkt (maar opgepast, aantallen kunnen nog verkeerd zijn) Waarschuwing = gegevens zijn binnen, maar in pakket nog verbeteringen aanbrengen (geen nieuwe zending nodig) Fatale fout : gegevens zijn niet binnen en er MOET een nieuwe zending komen - Naam met of zonder rrnr : zonder rrnr veel strenger, 1 letter verschil dan al fatale fout - Onderwijs vorig jaar : combinatie leerjaar en school vorig schooljaar wordt gecontroleerd, veel fouten daarop => Bv nummer secundaire school en 2e leerjaar : oplossing indien niet gekend : 999999 - Geslacht : eerst een M, daarna ineens V, kan natuurlijk niet - Geboortedatum : veranderen van datum kan zomaar niet, + ook uitleg over geboortedatum 00.00.XXXX: 0000 is een geldige geboortedatum als het kind die geboortedatum heeft. Scholen kunnen dat niet aanduiden in het softwarepakket, maar kunnen de geboortedatum als ‘ongekend’ of ‘niet-gekend’ zetten. Bij de zending wordt dan wel 0000 verstuurd. - Ongeldige nationaliteit : code die niet meer bestaat, land dat niet meer bestaat (Belgisch Kongo bvb) opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Terugzendingen via (WEB)EDISON (3) Mainframescherm - AGODI   ED17 Actie : _ Lezen Wijzigen ------------------------------------------------------------------------------ ED170000 BPWS045 ONDERWIJS COMMUNICATIE 05-02-2010 15:25:47 LIJST BERICHTEN INSTELLINGEN EN LEERLINGEN Instelling _25711 Vrije Basisschool BuO Beekstaat 3 8000 BRUGGE IHS - - - Soort Gebeurtenis ----- Geldigheidsdatum 00-00-0000 Ontvangst vanaf 01-07-2009 tot 00-00-0000 S Geldigheid Gebeurtenis Stat EIC IHS Ontvangst Zending Bericht Software - 30-06-2009 halve dagen aan TDI 1 221 02-07-2009 212 1 ONDVLA C - 03-09-2009 aanwezigheden d TDW 1 221 09-09-2009 35 1 ONDVLA C - 01-10-2009 LEERL.EN INSCHR TDW 1 221 09-10-2009 36 1 ONDVLA C - 01-10-2009 LEERL.EN INSCHR TDI 1 221 23-10-2009 104 1 ONDVLA C - 01-10-2009 GON LEERLINGEN FRC 1 221 14-10-2009 57 1 ONDVLA C - 01-10-2009 GON LEERLINGEN TDI 1 221 23-10-2009 105 1 ONDVLA C - 01-02-2010 LEERL.EN INSCHR TDI 2 221 01-02-2010 343528 1 ONDVLA C . F13=LRECORD F14=LFOUTEN F21=LSCHOOL F22=LINST ! Voorbeeld uit MF wanneer verstuurd vastgestelde geldigheidsdatum bv 1/2 ook al is dit geen schooldag welke zending stat= status van het bericht datum van ontvangst... ! Geen terugzending te vinden = geen melding op het MF-scherm opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Terugzendingen via (WEB)EDISON (4) Info i.v.m. doorgestuurde gegevens:  Globale leerlingenaantallen BAO4, BKL  Gedetailleerde info bv zending van 30/06 vermeldt alle kleuters met het doorgestuurde aantal halve dagen aanwezigheid Uitleg over BAO4 : - Gegevens op eerste blad komen NIET uit zending maar wel uit onze databank. Gegevens checken of ze nog correct zijn, bv naam directeur, ingerichte administratieve groepen… Wijzigingen kunnen doorgegeven worden bij begin van het schooljaar via de BAO-algemene gegevens of via het schoolbeheerteam. - Aantallen op 2de blad controleren natuurlijk - Uitleg over kolommen : leerlingen aan 1,5 worden niet verrekend in kolom C, wel voor de berekening van de godsdiensten. * Info ivm doorgestuurde gegevens: -> BAO4 voor gewoon basisonderwijs BKL voor buitengewoon basisonderwijs Scholen krijgen een BAO4 of BKL terug bij de zendingen 1/10 en 1/02. Leerlingenaantallen moeten zeker gecheckt worden want ze kunnen verkeerd zijn. Leerlingenkenmerken (taal en diploma): cijfers en detail per leerling opmerking over “sterretjes” (sterretjes wijzen op nieuwe leerlingen of leerlingen waar iets aan veranderd is. Bij de verificatiecontrole stellen we bij deze leerlingen vaak fouten vast. Rapport aanwezigheden kleuters / zending 30/06 => belangrijk de “uitroeptekens” GON lijsten: cijfers en detail per leerling opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Terugzendingen via (WEB)EDISON (5) Aanvulling rijksregisternummers  half januari  eind mei …  aankondiging exacte data via Schooldirect aanvulling rijksregisternummers Opzoeking via rijksregister en teruggevonden nummers worden via edison teruggestuurd. In principe gebeurt dit in de loop van de maand januari en in de loop van de maand mei. Scholen worden hiervan op de hoogte gebracht via Schooldirect. 10.000 lln zonder RR-nr. Na automatische opzoeking nog ong. 3.000 lln basisonderwijs manueel op te zoeken! Enorm belangrijk om RRN te gebruiken Alle controles gebeuren op basis van het rrnr (leerplicht, kleuterparticipatie, dubbele inschrijvingen, …) BIS-nummer: zeker naam , geboortedatum en geslacht controleren in school, want in 90% van de gevallen blijkt daar iets fout te zijn opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Enkele aandachtspunten (1) Rijksregisternummers  alle controles op basis van RRNR Bisnummers  enkel als RRNR niet gevonden wordt  extra controle identificatiegegevens noodzakelijk!!! Belangrijk voor leerplichtcontrole, linken aanwezigheden kleuters, dubbele inschrijvingen… Bis-nr wordt gecreëerd indien er geen RR-nr wordt gevonden. Dat gebeurd pas na intensieve opzoekingsacties binnen Agodi Ongeveer 3000 RR-nrs manueel op te zoeken! Bij bis-nummers zeker nog eens de identiteit grondig controleren, want in principe alleen illegalen en kinderen die in buitenland wonen krijgen bis-numer. Proces: - Leerling aan AgODi gezonden zonder identificatienummer: - zoeken in eigen databank - opzoeken in rijksregister - naar Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) Opgelet: eventueel nieuw nummer op basis van doorgegeven naam – geboortedatum – geslacht - terugzendingen met identificatienummers opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Enkele aandachtspunten (2) Zending aanwezigheden kleuters Timing Kwaliteit van de gegevens Afhankelijk van de input in de school! - Timing opvraging is vrij “ongelukkig” daar zijn we ons van bewust (einde schooljaar, razend druk voor scholen) Maar moet ook binnen de 7 werkdagen verstuurd zijn ZEKER terugzendingsrapport bekijken want daar staan kinderen met onvoldoende aanwezigheid met uitroeptekens aangeduid en ook aantallen controleren. Ook kinderen die reeds van school veranderd zijn, moeten in deze zending opgenomen zijn. - Schooljaar 2010-2011 nog steeds veel scholen met alle aanwezigheid op 0 of alles boven de maximum-aanwezigheid. Max aanwezigheid = 340 halve dagen. -Aandacht voor klasveranderingen: sommige kleuters zitten 2X in de zending. Alle dagen in de verschillende klassen per kleuter samen tellen en het totaal aantal dagen aanwezigheid doorsturen. -Zaten alle kleuters in de zending? Ook diegene die al uitgeschreven zijn? opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Contactgegevens AgODi E-mail: leerlingenzendingen.basisonderwijs@vlaanderen.be Gewoon onderwijs: Antwerpen: 02 553 99 32 Brussels Hoofdstedelijk Gewest: 02 553 92 17 Limburg: 02 553 99 33 Oost-Vlaanderen: 02 553 92 05 Vlaams-Brabant: 02 553 92 17 West-Vlaanderen: 02 553 93 87 Buitengewoon onderwijs: 02 553 92 04 Er is altijd permanentie voorzien. Instellingsnummer van de school steeds vermelden in mails. Er zijn veel scholen met eenzelfde naam. Bv naamswijzigingen: verwittig Agodi om toekomstige fouten in zendingen te vermijden! opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Project ‘Discimus’ opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Momenteel: webEdison Leerlingengegevens via Edisonzendingen: School doet ‘bulkzendingen’ (3/9,1/10, 1/2, 30/6,…) Nadelen: Fout in gegevens van één leerling kan zending voor de hele school tegenhouden AgODi beschikt pas laat over gegevens wie waar is ingeschreven Geen in- en uitschrijvingen in de loop van het schooljaar in het basisonderwijs Bij één fout in de gegevens wordt de volledige zending tegengehouden, niet enkel die ene leerling. Bij het punt ‘geen in- en uitschrijvingen in de loop van het schooljaar in het basisonderwijs’ kunnen we de vergelijking maken met het secundair onderwijs. Daar heeft men wel een zicht op de in- en uitschrijvingen en het is de bedoeling dat de overheid hier ook voor het basisonderwijs informatie over verkrijgt. Dit is immers noodzakelijk om goede beleidskeuzes te maken. opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Situering Vraag van de minister naar realisatie van een geïntegreerd systeem voor registreren en opvragen van inschrijvingen afwezigheden attesten schoolloopbanen kenmerken van leerlingen… Vraag van scholen om meer gegevens uit te wisselen op het moment dat ze nodig zijn… *De minister wilde de capaciteitsproblematiek en de problematiek van dubbele inschrijvingen beter én vooral sneller in kaart brengen. Daarnaast is er ook een grote behoefte om snel zich te krijgen op andere leerlingengegevens, zoals aan- en afwezigheidsgegevens, leerlingenkenmerken,… Veel van deze informatie wordt op dit ogenblik ofwel via het logge DISCIMUS, ofwel op papier, ofwel niet met de Vlaamse overheid uitgewisseld. Scholen hebben ook behoefte om sneller informatie over leerlingengegevens te krijgen en willen ook veel sneller feedback. In een tijdperk van snelle online informatie-uitwisseling is het dan ook logisch dat de overheid haar dienstverlening naar de scholen hieraan aanpast. Momenteel steeds een nachtverwerking! opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Nabije toekomst: Discimus (1) Een centraal systeem voor de registratie van in- en uitschrijvingen: Directe verbinding tussen schoolpakket en centrale databank Start voorjaar 2012 voor inschrijvingen voor schooljaar 2012-2013 - Algemene opmerking: Als je over DISCIMUS spreekt, niet spreken van ‘zending’ of ‘zenden’. Dit creëert de illusie dat scholen zelf nog informatie moeten versturen. In DISCIMUS gebeurt de uitwisseling van leerlingengegevens automatisch! DUS: WebEDISON = zenden & DISCIMUS = uitwisselen Het project DISCIMUS zal in de nabije toekomst van start gaan. Op dit ogenblik is het nog niet duidelijk op welke datum het project zal starten . Je kan wel zeggen dat het project in de laatste fase zit en dat het vermoedelijk in de loop van februari zal opengesteld worden naar de softwareboeren en dat de scholen niet veel later op de kar zullen kunnen springen. Van zodra er duidelijkheid is op welke datum de scholen toegang krijgen tot DISCIMUS zal er hiervoor een omzendbrief verspreid worden. Discimus heeft als voordeel dat er een directe verbinding is tussen het schoolpakket en de centrale databank. De informatieuitwisseling gebeurt ogenblikkelijk en automatisch. Scholen hoeven dus niet op één knop te duwen om een leerlingenzending te versturen. Van zodra er velden worden ingevuld, wordt deze informatie automatisch uitgewisseld met de overheid. Scholen krijgen ook direct feedback. Discimus gaat van start in de loop van het voorjaar. In de eerste fase zullen enkel de inschrijvings- en identificatiegegevens automatisch uitgewisseld worden. opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Nabije toekomst: Discimus (2) Gewoon en buitengewoon basis- en secundair onderwijs Inschrijvingen, geen aanmeldingen, geen weigeringen Geleidelijke uitbouw van het project Alle scholen voor gewoon en buitengewoon onderwijs stappen in het project. Voor de scholen voor type 5 is er wel een uitzondering. Zij zullen pas in een latere fase deelnemen. DISCIMUS is in de eerste plaats een nieuwe manier om leerlingengegevens uit te wisselen. In de eerste fase worden enkel de inschrijvings- en identificatiegegevens uitgewisseld. Het staat los van bijvoorbeeld het aanmeldingsregister en het ziet er niet naar uit dat het aanmeldingsregister van sommige steden in de nabije toekomst aan DISCIMUS zullen gelinkt worden. Er worden ook geen gegevens over weigeringen in DISCIMUS uitgewisseld. Het is de bedoeling om DISCIMUS geleidelijk uit te bouwen om op termijn de leerlingenzendingen via WebEDISON te vervangen. De personeelszendingen zullen wel via WebEDISON kunnen blijven verlopen. Naarmate DISCIMUS uitgebouwd wordt, zal de omzendbrief met bijhorende FAQ’s uitgebreid worden. opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Hoe verloopt de uitrol? (1) Voorjaar 2012: uitwisseling van inschrijvings- en uitschrijvingsgegevens Einde schooljaar 2011-2012: informatie over dubbele inschrijvingen bezorgen aan scholen Zie ook vorige slides. Belangrijk is dat we zeggen dat scholen de dubbele inschrijvingen voor het schooljaar 2012-2013 via DISCIMUS zullen kunnen raadplegen. Het tijdstip waarop dat kan, staat nog niet vast, maar vermoedelijk zal dit voor het einde van het schooljaar gebeuren. Het is belangrijk dat scholen correct omgaan met gegevens over dubbele inschrijvingen. Het inschrijvingsrecht staat niet toe dat scholen een kind weigeren, omdat het elders ingeschreven is. opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Hoe verloopt de uitrol? (2) Schooljaar 2012-2013: Dubbeldraaien met webEDISON Verder onderzoek behoefte uitwisseling afwezigheidsgegevens en studiebewijzen … Verdere toekomst? In het schooljaar 2012-2013 blijft WebEDISON de basis voor belangrijke processen zoals de berekening van de werkingsmiddelen en omkadering van scholen. Scholen zullen dus nog steeds leerlingenzendingen via WebEDISON moeten versturen. Als alles goed gaat, kunnen we vanaf 2013-2014 voor een aantal processen al gebruik maken van de gegevens die uitgewisseld worden via DISCIMUS. Voor de zendingen PA, 3/9, 30/6, … zullen we vermoedelijk ook nadien nog DISCIMUS gebruiken. Dit wordt op dit ogenblik verder onderzocht. Technologie waarop DISCIMUS gebaseerd is, maakt veel mogelijk. Op termijn is het mogelijk om ook andere partners te betrekken (bv. CLB’s). Hierover zal op korte termijn geen beslissing genomen worden. Evt later: studiebewijzen? Daarover moet nog overlegd worden. opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

WebEDISON internet internet 4 5 6 3 2 1 7 School AgODi Mainframe 4 5 6 3 Instellingen (Directeur, medewerker, …) 2 1 7 webEdison werking : AS-IS. Secrtariaatsmedewerker put de gegevens in Secrtariaatsmedewerker maakt de zending aan Secrtariaatsmedewerker versturen gege. naar webEdison via internet Zending gaat naar webEdison Agodi & na nachtverwerking in mainframe (centrale databank) Terugzending via webEDISON naar school Secrtariaatsmedewerker logt aan op webEDISON om zending af te halen Gegevens worden geïntegreerd in eigen softwarepakket/databank School AgODi opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 41

Project Discimus internet 1 School AgODi WS internet Project Discimus Instellingen (Directeur, medewerker, …) 1 Nadruk leggen op direct Maar ook op de Q : best zo bouwen dat je niet volledig afhankelijk wordt van de beschikbaarheid van de webservices, zodat het pakket, met verminderde functionaliteit, toch nog kan verder werken. Ivm Q: (letter Q -> weg uit de tekening) We raden de softwareleveranciers aan hun software zo te maken dat het pakket kan verder werken ook als de webservices niet beschikbaar zijjn. En dus worden de webservices in een wachtrij geplaatst,( die normaal leeg is, maar kan opgevuld worden als er bv performantieproblemen zijn) en worden vanaf door naar Onderwijs & Vorming afgevuurd. School AgODi opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 42

Kritische succesfactoren AgODi kan inschrijvingen ontvangen Planning : voorjaar 2012 Softwareleveranciers volop bezig met ontwikkeling Schooladministratie Inschrijvingen in pakket registeren Met rijksregisternummer of bisnummer Geen aparte lijsten AgODi is bijna klaar. Softwareleveranciers moeten ook klaar zijn. Dit is nu nog niet het geval DISCIMUS heeft pas succes als scholen het systeem gebruiken waarvoor het gemaakt is. Het is belangrijk dat scholen inschrijvings- en uitschrijvingsgegevens ogenblikkelijk, of althans vlak na de inschrijivng, registreren. Als scholen maanden wachten om deze informatie in te voeren, zullen de scholen een veel onduidelijker beeld krijgen van de dubbele inschrijvingen. DUS: beklemtonen dat de scholen baat hebben bij een zo snel mogelijke registratie van de inschrijvingen. Bijkomend voordeel is ook dat scholen ogenblikkelijk feedback krijgen over fouten in de gegevens die ze versturen. Als scholen tijdig leerlingengegevens registreren, hebben ze veel minder werk op het ogenblik dat bulkzendingen worden verstuurd. opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Voordelen Beter zicht op capaciteitsproblematiek door project Discimus Hulpmiddel bij organisatie begin schooljaar Op termijn gemakkelijker opzoeken van rijksregisternummers Schooladministraties beter ondersteunen Op termijn gaan scholen een beter beeld hebben van de INSZ-nummers. Momenteel worden de mogelijkheden onderzocht om scholen sneller de juiste RRN’s of BISnummers te bezorgen. Er moeten hiervoor nog enkele knelpunten worden opgelost, maar het is de bedoeling dat we scholen via DISCIMUS ogenblikkelijk deze informatie kunnen bezorgen. De terugzendingen van rijksregister- en bisnummers via WebEDISON worden hierdoor overbodig (van zodra er een oplossing is uiteraard). opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Communicatie Eén omzendbrief voor basis- én secundair onderwijs Contactpersonen in afdelingen ‘scholen’ Lijst van FAQ’s voor scholen Scholen worden via Schooldirect en mail op de hoogte gesteld LOP-deskundigen zijn op de hoogte en kunnen info geven Omzendbrief is in de maak en zal spoedig op Edulex verschijnen. Scholen zullen via Schooldirect en per mail geïnformeerd worden. Er is een lijst van FAQ’s bij de omzendbrief voorzien OZB en FAQ’s zullen aangepast worden naarmate het project uitbreidt. opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Contactgegevens Dezelfde contactgegevens als voor leerlingenzendingen via webEDISON Zie omzendbrief ‘Zendingen van leerlingengegevens in het basisonderwijs’ opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Contactgegevens AgODi E-mail: leerlingenzendingen.basisonderwijs@vlaanderen.be Gewoon onderwijs: Antwerpen: 02 553 99 32 Brussels Hoofdstedelijk Gewest: 02 553 92 17 Limburg: 02 553 99 33 Oost-Vlaanderen: 02 553 92 05 Vlaams-Brabant: 02 553 92 17 West-Vlaanderen: 02 553 93 87 Buitengewoon onderwijs: 02 553 92 04 Er is altijd permanentie voorzien. Instellingsnummer van de school steeds vermelden in mails. Er zijn veel scholen met eenzelfde naam. opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012