Paul Berens paul.berens@pallas-athena.com www.pallas-athena.com FLOWer Paul Berens paul.berens@pallas-athena.com www.pallas-athena.com

AGENDA Pallas Athena Demonstratie FLOWer runtime Workflow management en case handling (Flexibel) gestructureerde processen Geschiedenis Verschillen tussen WFM en case handling

AGENDA FLOWer Protos Activate Referenties Functionaliteit Demonstratie Architectuur en integratie UWV architectuur Protos Activate Van procesontwerp naar uitvoering

Pallas Athena Opgericht 1993 Leverancier van process management software Hoofdvestiging in Nederland vestigingen in België, Duitsland en Engeland partners in Italië, Hongarije, Luxemburg, Zwitserland, Australië, VS en Z-Afrika, Brazilië, Antillen Drie jaar in de fast 50 +/- 80 medewerkers Voortdurend op zoek naar goede software engineers

Productenpallet Protos Protos Activate FLOWer Dienstverlening procesmodellering en -analyse Protos Activate procesondersteuning direct vanuit Protos FLOWer case handling met volledige workflow management functionaliteit Dienstverlening consultancy en training partners

Demo FLOWer runtime omgeving Het afhandelen van een autoschade

Proces Definitie Een proces is een verzameling van gerelateerde activiteiten, afgehandeld op een systematische wijze, om tot een vooraf gedefinieerd resultaat te komen.

Procestype: Gestructureerd Proces heeft veel instantiaties (zaken/cases) Proces van te voren volledig gedefinieerd en de besturing ligt vast Eindgebruiker participeert in proces Nauwelijks uitzonderingen Voorbeeld: Afhandeling van autoruitschade Aanvraag voor een reisverzekering

Lopende band

Procestype: Flexibel gestructureerd Per proces veel instantiaties (zaken/cases) Proces van te voren gedefinieerd met voldoende vrijheidsgraden Eindgebruiker participeert, controleert en stuurt Elke zaak is binnen zekere grenzen anders Voorbeeld: Afhandeling van letselschade Afhandeling van een bezwaarschrift

Procestype: Flexibel gestructureerd Veel uitzonderingen Informatie eerder beschikbaar dan verwacht Informatie te laat Informatie is veranderd Klant wil iets anders/speciaals Klant wil de status van de zaak weten Niet: Uitzondering op de regel, maar: Uitzondering is regel

Geschiedenis Procesautomatisering in de dienstverlenende sector: Jaren 60/70: eerste pogingen data georiënteerd applicatie automatiseert een taak, geen proces Jaren 80: processen krijgen gaandeweg meer aandacht in applicaties zijn processen hard gecodeerd eerste procesbesturingssoftware voor dienstensector primair data-geörienteerd

Wat is de definitie van productiviteit? Geschiedenis (jaren 90) Constatering: Productiviteit in de dienstensector blijft achter Wat is de definitie van productiviteit?

Productiviteit is wel gestegen: Geschiedenis (jaren 90) Productiviteit is wel gestegen: Meer producten Meer keuzevrijheid Meer inbreng van de klant Klantgerichter Minder fouten Volledig geautomatiseerde (simpele) processen Geen geschikte procesbesturing!

Idée fixe 1 Volg de productie-automatisering: processen en data moeten losgekoppeld worden! Eigenschappen administratief proces Kopiëren is eenvoudig en goedkoop Geen beperking aan grondstoffen en voorraad Volgorde veel minder van belang Kwaliteit moeilijk(er) te bepalen Kwaliteit van het product kan/mag soms wisselen Geen fysieke beperkingen Loops en rework treedt frequent op Directe invloed van de klant tijdens de uitvoering

Idée fixe 2 Stroomlijnen van de gladde gevallen Even uitrekenen…..

Gevolgen Processen krijgen (te?) veel aandacht: Business Process Reengineering (BPR) Opkomst workflow management (WFM)

Huidige situatie WFM werkt, maar toepassing is beperkt: Alleen voor eenvoudige processen succesvol Niet toepasbaar voor ingewikkelde processen of slechts tegen hoge kosten Procesmodel is óf te zeer vereenvoudigd: Alleen simpele gevallen gaan goed Alle uitzonderingen vinden buiten WFM plaats óf extreem complex Wijzigingen vergen teveel inspanning Geen concept voor uitzonderingen

→ “data-driven process management” WFM en case handling Wat maakt case handling dan anders dan WFM? Evolutie vanaf 1985: Mainframe applicaties Documenten/Dossiers Onderzoek naar “kantoorprocessen” → “data-driven process management”

Definitie Case Handling WFM en case handling Definitie WFM (WfMC): The automation of a business process, in whole or part, during which documents, information or tasks are passed from one participant to another for action, according to a set of procedural rules Definitie Case Handling Geautomatiseerde ondersteuning van het afhandelen van een zaak door het in één van de toegestane volgordes en door de juiste personen “produceren” van informatie op basis van kennis, documenten en data

WFM en case handling WFM: Voortgang vindt plaats via “routering”: Een proces bestaat uit routeringsstappen: Dus: een activiteit is het werk tussen routeringspunten B na A betekent routering tussen A en B, dus een overdracht tussen twee medewerkers B kan pas starten als A is afgerond Directe koppeling activiteit-rol-werkbak Alleen de huidige activiteit wordt getoond, noch de hele zaak, noch de informatie: Context tunneling

Case handling 750 250 10 15 1000 50 200 600 25 75 500 “Afgeronde case met: eindstatus, specifieke condities en waarden”

WFM en case handling Case Handling Het product van het proces is Informatie! Voortgang vindt plaats door Informatietoename: De status wordt bepaald door de aanwezige gegevens Een activiteit is een logische eenheid van werk Werk is het verwerken van gegevens/informatie B na A betekent: B kan pas afgerond worden als A is afgerond Geen directe koppeling activiteit-rol-werkbak De hele zaak wordt getoond inclusief de beschikbare informatie Routering is slechts afgeleid

Case handling en WFM: granulariteit Stap 1 Stap 4 Stap 8 Stap 2 Stap 5 Stap 9 Stap 3 Stap 6 Stap 10 Stap 7 Rol A Rol B Rol C

Case handling en WFM granulariteit Stap 1 Stap 4 Stap 8 Stap 2 Stap 5 Stap 9 Stap 3 Stap 6 Stap 10 Step 1 Step 3 Stap 7 Step 2 Rol A Rol B Rol C

Case handling en WFM: granulariteit Stap 1 Stap 4 Stap 8 Stap 2 Stap 5 Stap 9 Stap 3 Stap 6 Stap 10 Stap 7 Rol A Rol B Rol C

Case handling en WFM: impliciete/expliciete routering Stap 1 Stap 4 Stap 5 Stap 6 Stap 7 Stap 8 Stap 4 Stap 5 Stap 4 Stap 5 Stap 6 Stap 7 Stap 4 Stap 5 Stap 6 Stap 7 Stap 2 Stap 4 Stap 5 Stap 9 Stap 6 Stap 7 Stap 6 Stap 7 Stap 3 Stap 6 Stap 7 Stap 10 Rol A Rol B Rol C Stel we verwijderen één routeringsstap en verdelen de activiteiten over 2 rollen

Case handling en WFM: impliciete/expliciete routering Stap 1 Stap 4 Stap 8 Stap 2 Stap 5 Stap 9 Stap 3 Stap 6 Stap 10 Step 1 Step 3 Stap 7 Step 2 Rol A Rol B Rol C

Case handling en WFM: impliciete/expliciete routering Stap 1 Stap 8 Stap 2 Stap 4 Stap 5 Stap 6 Stap 7 Stap 9 Stap 3 Stap 10 Step 1 Step 3 Rol A Rol C

Case handling en WFM: impliciete/expliciete routering Stap 1 Stap 8 Stap 2 Stap 4 Stap 5 Stap 6 Stap 7 Stap 9 Stap 3 Stap 10 Step 1 Step 3 Rol A Rol C

Case handling en WFM: impliciete/expliciete routering Stap 1 Stap 4 Stap 8 Stap 2 Stap 5 Stap 9 Stap 3 Stap 6 Stap 10 Stap 7 Rol A Rol B Rol C

Case handling en WFM: impliciete/expliciete routering Stap 1 Stap 4 Stap 8 Stap 2 Stap 5 Stap 9 Stap 3 Stap 6 Stap 10 Stap 7 Rol A Rol B Rol C

Case handling en WFM: impliciete/expliciete routering Stap 1 Stap 4 Stap 8 Stap 2 Stap 5 Stap 9 Stap 3 Stap 6 Stap 10 Stap 7 Rol A Rol B Rol C

Case handling en WFM werkobject: documenten etc Informatie en applicaties voor Step 3 Informatie en applicaties voor Step 1 Informatie en applicaties voor Step 2 Rol A Rol B Rol C

Case handling en WFM werkobject: case folder Stap 1 Stap 4 Stap 8 Stap 2 Stap 5 Stap 9 Stap 3 Stap 6 Stap 10 Informatie en applicaties voor ALLE activiteiten Stap 7 Rol A Rol B Rol C

Positionering Workflow: context tunnelling Step 4 Step 5 Step 6 Step 7 Step 1 Step 2 Step 3

Positionering Case Handling: context overview Step 4 Step 5 Step 6 Step 7 Step 1 Step 2 Step 3

FLOWer Referenties Functionaliteit: Componenten Role model Data handling model Demonstratie Studio en Beheeromgeving Architectuur en integratie UWV architectuur

FLOWer referenties Grote installaties (1000 – 6000 gebruikers): UWV Ministerie van Justitie Arboned ING Enkele tientallen kleine – middelgrote installaties (30 – 1000 gebruikers)

FLOWer componenten

FLOWer role model Drie lagen autorisatie model Execute Skip Redo Hiërarchische rolegraph Elke rol heeft de autorisatie van onderliggende rollen Parallelle rollen sluiten elkaar uit in autorisatie Gebruikers mogen meer dan één rol hebben

FLOWer rollen Execute Role B skip Role C redo Role A Execute Role C skip Role A Step 1 Step 2 Step 3 Step 4

FLOWer rollen Execute Role B skip Role C redo Role A Execute Role C skip Role A Step 1 Step 2 Added condition: IF user has Role A THEN IF user selects Step 3 goto Step 3 END IF ELSE IF user selects Step 4 goto Step 4 ELSE goto Step 2 Step 3 Step 4

FLOWer rollen Role A Role B Role C Role D Execute Role B skip Role C redo Role A Execute Role C skip Role A Step 1 Role A Role B Role C Role D Step 2 Step 3 Step 4

FLOWer rollen Role A Role B Role C Role D Execute Role B skip Role C redo Role A Execute Role C skip Role A Step 1 Role A Role B Role C Role D Step 2 Stap 3 Step 3 Step 4

FLOWer rollen Role A Role B Role C Role D Execute Role B skip Role C redo Role A Execute Role C skip Role A Step 1 Role A Role B Role C Role D Step 2 Step 3 Step 4

FLOWer rollen Role A Role B Role C Role D Execute Role B skip Role C redo Role A Execute Role C skip Role A Step 1 Role A Role B Role C Role D Stap 2 Step 2 Stap 3 Step 3 Stap 4 Step 4

FLOWer Data handling model Data georiënteerde procesevaluatie: Free Mandatory Restricted

FLOWer Data data1 data2 Label1: data3 Label2: data4 Label3: data5 Step 1 mandatory Step 2 restricted Step 3 Step 4

FLOWer Data data1 data2 Label1: data3 Label2: data4 Label3: data5 Step 1 Value1 Step 2 restricted Step 3 Step 4 mandatory

FLOWer Data data1  data2 Label1: data3 Label2: data4 Label3: data5 Step 1 mandatory Value1 Value2 Step 2 restricted Value3 Step 3 Step 4

FLOWer Data data1  data2 Label1: data3 Label2: data4  Label3: data5 Step 1 mandatory Value1 Value2  Step 2 restricted Value3 Value4  Step 3 Step 4

data1  data2 Label1: data3 Label2: data4  Label3: data5 Label4: Step 1 mandatory Label1: Value1 Label2: Value2  Step 2 Label3: restricted Value3 Label4: Value4 Label5:  Step 3  Step 4

Componenten Procesontwerp: FLOWer Studio Beheer: FLOWer beheeromgeving Gebruik: ZakenZoeker en ZakenGids

Procesontwerp: FLOWer Studio Rollen Data Formulieren

Procesontwerp: FLOWer Studio Rollen Data Formulieren

Procesontwerp: FLOWer Studio Rollen Data Formulieren

Beheer: FLOWer beheeromgeving Functies en rollen Werkbakken en queries Gebruikers en groepen Voor: bepalen van werkprofielen

Gebruik: ZakenZoeker en ZakenGids Zakenzoekers Zakengids Formulieren

Gebruik: ZakenZoeker en ZakenGids Zakenzoekers Zakengids Formulieren

Gebruik: ZakenZoeker en ZakenGids Zakenzoekers Zakengids Formulieren