Web Management System (WMS) Inhoudsleveranciers maart 2014

1 I Algemeen

Info Aanvraagprocedure https://icts.kuleuven.be/sc/ Documentatie https://admin.kuleuven.be/icts/services/wms Vraag of probleem: ICTS ServicePunt https://admin.kuleuven.be/icts/servicepunt Evaluatieformulier https://admin.kuleuven.be/icts/info/evaluatie-opleiding

Doel Op een efficiënte manier en zonder kennis van webtechnologieën het publiceren en onderhouden van informatie in de KU Leuven-webomgeving toegankelijk maken voor KU Leuven-medewerkers. WMS staat voor Web Management System. Het is gebaseerd op Plone/Zope technologie met een laagje van eigen ontwikkelde functionaliteiten.

Waarom WMS? Geen speciale software nodig Geen lokale kopie van website op jouw pc Geen extra login & paswoord nodig Geen kennis van webtechnologieën nodig Geen zorgen over de lay-out Automatisch in de KU Leuven-huisstijl Vanuit om het even welke locatie te gebruiken op voorwaarde dat je een internetverbinding hebt Geen speciale software nodig Alle aanpassingen aan je website gebeuren via de browser. Geen lokale kopie van de website op jouw pc Je kan dus aan je website werken van op het even welke pc, ook van thuis. Geen extra login en paswoord nodig Om in het systeem in te loggen gebruik je gewoon je u-nummer. Geen kennis van webtechnologieën nodig Je bewerkt de informatie op je website in een eenvoudige ingebouwde editor. Bovendien kan je zonder dat je hoeft te programmeren dynamische overzichten creëren (zoals nieuws, agenda-items, vacatures) en ook zelf formulieren maken. Geen zorgen over de huisstijl Je website voldoet aan alle huisstijl vereisten. Bovendien zijn alle toekomstige veranderingen daaraan in de dienstverlening inbegrepen.

Voorbeeld webpagina Link naar ICTS startpagina

Inloggen https://prep.cc.kuleuven.be/wmsop1 https://prep.cc.kuleuven.be/wmsop2 https://prep.cc.kuleuven.be/wmsop3 https://prep.cc.kuleuven.be/wmsop4 https://prep.cc.kuleuven.be/wmsop5

Inloggen (vervolg) Klik op Inloggen (rechtsonder in de footer) Gebruikersnaam (uxxxxxxx) Intranet wachtwoord Als je ingelogd bent zie je bovenaan: Inhoudstaakbalk & Actietaakbalk onderaan: Footer Als je ingelogd bent kan je de webpagina’s bewerken waarop de sitebeheerder je rechten heeft gegeven Cursisten hebben alle rechten op hun map

2 I Voorbereidend werk Wat gaan we doen? Mappen maken Bestanden toevoegen Afbeeldingen toevoegen

Mappen maken Nieuw item toevoegen / Map: Images, English, Onderwijs, Onderzoek, Algemene info Categorisatie Naam (wordt weergegeven in URL) Titel = Images (wordt bovenaan weergegeven in rood) Beschrijving (= ondertitel) Categorisatie (= verplicht) Taal = nl (behalve map English) Instellingen (voor Images en English) Footer Bewaren Tab Standaard Naam Indien in dit vak niets ingevuld wordt, dan zal het systeem zelf de naam genereren op basis van de gegevens in de titel, zonder hoofdletters/speciale karakters. Spaties worden vervangen door streepjes. Titel Gebruik voor mappen (departementen, onderzoeksgroepen) dezelfde naam als degene die in de url staat. Beschrijving Kan gebruikt worden als ondertitel. Wordt weergegeven in html head sectie (meta-descriptie) en wordt getoond in resultaten van zoekrobots. Tab Categorisatie Taal is verplicht in te vullen op het rootniveau van het domein. Nieuwe items binnen een map krijgen automatisch de taal van de map. Gebruik een aparte map voor een anderstalig deel van je website (English). Tab Instellingen Sluit uit van navigatie -> English & Images (de andere mappen mogen zichtbaar blijven) Vorige/volgende (enkel beschikbaar bij mappen) Footer Footer kan per pagina worden aangepast Bv. voor Reacties op de inhoud: Gebruik link in de wie-is-wie (bv. http://www.kuleuven.be/wieiswie/nl/person/00027780) of officieel contactadres( bv. https://admin.kuleuven.be/icts/contact) Voor e-mails: mailto: (bv. mailto:mariel.volckaert@icts.kuleuven.be)

Bestanden toevoegen Ga naar de gewenste map bv. Onderwijs Nieuw item toevoegen / Bestand Klik op Bladeren en zoek het bestand Tweemaal een bestand met zelfde bestandsnaam uploaden gaat niet Eenzelfde titel geven aan twee verschillende bestanden gaat wel Verschillende bestanden in één keer toevoegen via Upload Verschillende bestanden tegelijk uploaden kan als volgt: Open de map waarin je verschillende bestanden wenst te uploaden Kies Upload Kies Browse Selecteer de verschillende bestanden Klik op Upload Files

Afbeeldingen toevoegen Ga naar de map Images Nieuw item toevoegen / Afbeelding (één voor één) of via Upload (meerdere tegelijk) - bio.jpg - bio-algemeen.jpg - microscoop.jpg - onderwijs.jpg - onderzoek.jpg Verzamel alle afbeeldingen in een map. Geef GEEN naam, titel of beschrijving http://www.kuleuven.be/fotodatabank

3 I Pagina toevoegen & opmaken van tekst

Bezint eer je begint … Denk na over de Informatie die je aanbiedt Structuur https://www.kuleuven.be/communicatie/digitale_huisstijl/ Gebruik nooit hoofdletters, spaties of speciale karakters in een URL, bestandsnamen of afbeeldingen Maak afbeeldingen kleiner alvorens ze te gebruiken (zeker in portlets of nieuwsitems) Maak toegankelijke websites https://www.kuleuven.be/communicatie/publicaties/webpaginas/toegankelijk.html Let op het taalgebruik Structuur De algemene header wordt op alle websites getoond Middenzone bevat informatie van de website Linkerkolom bevat navigatie en menulinks Rechterkolom is bedoeld voor aankondigingen & links naar vaste locaties binnen of buiten website Toegankelijke websites maken die voor iedereen bruikbaar zijn slechtzienden blinden kleurenblinden ouderen wie een auditieve of motorische handicap heeft Toegankelijke websites zijn ook beter geschikt voor kleine beeldschermen (gsm, zakcomputer) elke browser

Pagina toevoegen Ga naar het hoofdniveau Kies Nieuw item toevoegen / Pagina / geef titel CK Opdracht Gebruik de visuele editor om de tekst op te maken Ga naar de map English Add New Item / Page / geef titel About

Visuele editor Vet / Cursief / Subscript Superscript / Citaatblok 8 9 10 6 7 2 3 4 1 5 11 12 13 14 15 16 Vet / Cursief / Subscript Superscript / Citaatblok Nummering / Opsommingstekens Inspringen verkleinen/vergroten Uitlijning Knippen / Kopiëren / Plakken / Plakken als platte tekst / Plakken vanuit Word Link invoegen/wijzigen / Link verwijderen / Interne link Afbeelding / iFrame / Tabel / Horizontale lijn invoegen Zoeken / Vervangen Tekstkleur / Achtergrondkleur Toon blokken / Spellingcontrole tijdens typen Ongedaan maken / Opnieuw uitvoeren Opmaakstijlen (dynamisch) Opmaak (volgens huisstijl) Sjablonen Alles selecteren / Maximaliseren of Minimaliseren Opslaan HTML-broncode weergeven WANNEER JE LIJSTEN MAAKT, WERK DAN ALS VOLGT: Typ de tekst en druk <Enter> om telkens een nieuwe paragraaf te maken Selecteer de tekst waarop je een link wenst te maken en voeg de link toe Selecteer de volledige lijst en klik op het knopje ‘Opsommingstekens’ Met het opnemen van een iFrame op een webpagina kun je een andere pagina van het internet tonen binnen je eigen pagina. De oorspronkelijke pagina wordt niet 'verlaten' (en ook niet hoeft te worden herladen) als je binnen de iFrame pagina aan het klikken bent. Het vakje Stijl is dynamisch, d.w.z. de inhoud verandert afhankelijk van de positie van de cursor bv. Bij figuren Bij tabellen

Voorbeeld Rechtstreeks HTML-code toevoegen kan, maar sommige codes worden automatisch uitgefilterd. Bestaande online pagina kopiëren en plakken binnen het veld van de visuele editor kan. Indien je tekst vanuit Word kopieert, gebruik de knop Plakken als platte tekst. Save regelmatig! Gebruik volledig scherm. Tabellen Randen: via knop Stijl Toevoegen kolommen & rijen: via rechtermuisknop Opgelet: de inhoud van de knop Stijl is afhankelijk van de positie van de cursor bv. je krijgt extra stijlen als een tabel of afbeelding is geselecteerd. Wanneer een pagina de standaardweergave is van een map (zie verder) is deze niet zichtbaar in de navigatie!

Afbeelding invoegen Plaats cursor waar afbeelding moet worden ingevoegd Klik op de knop Afbeelding Klik op Bladeren op server en zoek de afbeelding Stel de opties in (kan achteraf ook nog via rechtermuisknop/Eigenschappen afb.)

Tabel invoegen Klik op de knop Sjablonen en kies een van de voorgedefinieerde tabellen Aanpassen kan via rechtermuisknop: en via knop Stijl OPMERKING Best geen tabel maken via de knop Tabel in de editor (tabel heeft dan vaste breedte van 500 pixels).

Links Linktype URL - externe website - naar pagina - naar bestand/afbeelding Interne link in pagina = link naar bladwijzer, deze eerst aanmaken via knop Interne link E-mail = naar e-mailadres Link naar een externe website (plak URL) bv. www.bib.kuleuven.be Link naar pagina (URL, Bladeren op Server) bv. naar de pagina ‘English’ Link naar een bestand of afbeelding (URL, Bladeren op Server) bv. naar het bestand ‘bio-bachelor’ Link naar een interne link in de pagina bv. eerst ‘anker’ (bladwijzer) plaatsen voor titel; nadien link maken naar deze bladwijzer Er kan ook een inhoudstafel worden gemaakt op basis van de koppen in de tekst via de tab Instellingen bij het bewerken van de pagina (Opgelet: werkt NIET voor admin.kuleuven.be) TYP NOOIT HANDMATIG DE LINK! Gebruik steeds de knop ‘Link’ van de visuele editor. Link maken in navigatie: zie sitebeheerders: Ga naar hoofdniveau / kies Nieuw item toevoegen / Link

4 l Weergave

Weergave wijzigen in map Klik op Bekijken en vervolgens op Weergave Weergaveopties: Samenvattingsweergave Tabelweergave Fotoalbum weergave Standaardweergave Alle content Ga naar de map Images Klik op Bekijken Kies Weergave / Fotoalbum weergave Als je nu deze map bekijkt en je klikt op een foto, komt automatisch de lightbox interface te voorschijn.

Standaardweergave van map instellen Ga naar de map waarvan je de standaardweergave wilt veranderen Kies Weergave / Selecteer een item als standaardweergave Selecteer de standaard pagina Klik op Bewaren De standaardweergave is te zien via Bekijken Ga naar de root (hoofdniveau) Klik op Weergave Kies Selecteer een item als standaardweergave en selecteer de pagina CK Opdracht als standaardpagina

Volgorde wijzigen in navigatie Ga naar root (hoofdniveau) van je site Klik op Inhoud Sleep in kolom Order de items in de gewenste volgorde In de lijst wordt elke titel voorafgegaan door een pictogram bv. map, pagina, link … OPMERKING Als je de Inhoud bekijkt van de site, dan worden er max. 20 items weergegeven. Klik op Toon Alle items om ze allemaal weer te geven.

5 l Bewerken

Bestand vervangen door recente versie Klik op de map Onderwijs Klik op Inhoud Klik op het te vervangen bestand Klik op Bewerken Kies Vervangen door nieuw bestand Klik op Bladeren Bijvoorbeeld: Vervang Bio-Bachelor door zelfde bestand in de map “Recente pdf” Vervang Bio-Master door zelfde bestand in de map “Recente pdf”

Verplaatsen & Kopiëren Via Inhoud Ga naar het hoofdniveau Klik op Inhoud Vink gewenste item(s) aan Klik op Knippen of Kopiëren Wacht op infomelding (n item(s) geknipt/gekopieerd) Selecteer de map waarin je het item wilt plakken Klik op Plakken

Verplaatsen & Kopiëren (vervolg) Via Acties Ga naar gewenst item Klik op Bekijken Klik op Acties / Knippen of Kopiëren Selecteer de map waarin je het item wilt plakken Klik op Acties / Plakken

Naam wijzigen en Verwijderen Werkwijze idem Verplaatsen en Kopiëren: Via Inhoud: Of via Acties: In dit voorbeeld verwijderen we de CK pagina die voordien gekopieerd werd in een map.

6 l Workflow & werkkopie

Workflow De editor Bij het maken van een item is de status privé (rood) Item wordt niet getoond op publieke website. Indien rechten -> rechtstreeks publiceren -> status gepubliceerd Item is publiek beschikbaar. Indien geen rechten -> indienen ter publicatie -> status in behandeling (oranje) Kan zelf ook een item terugtrekken -> status privé De reviewer Ziet alle items die in behandeling zijn in een portlet (= lijst) Kan een item terugsturen (reject) -> status privé Kan een item publiceren indien in orde -> status gepubliceerd Wens je de status te wijzigen van meerdere items: Ga naar de inhoud van een site (of map). Vink de items aan in de lijst. Klik onderaan op Status wijzigen. Selecteer de gewenste actie. Klik op Bewaren. Opgelet Het is wenselijk om de status te wijzigen via Geavanceerd. Je kunt daar immers een korte opmerking geven zodat de andere betrokkenen zien waarom iets teruggestuurd, gepubliceerd ... wordt. Vink – indien gewenst – het vakje inclusief subitems aan.

Werkkopie Wat? Gepubliceerde pagina offline bewerken terwijl het origineel onveranderd beschikbaar blijft. Uitchecken Klik in de taakbalk op Acties Selecteer Uitchecken Bewerk de tekst Inchecken Controleer dat je in de werkkopie staat Selecteer Inchecken Wanneer werkkopie? Indien je voor langere tijd aan een gepubliceerde pagina werkt, dan is het wenselijk om uit te checken en op de werkkopie verder te werken. In de inhoud van de map waarin je je bevindt zijn er twee items met dezelfde naam: origineel en werkkopie. Opgepast! Kies je Acties/Check-out annuleren (i.p.v. Inchecken), dan zal de werkkopie worden verwijderd. Alle gemaakte wijzigingen gaan dan verloren. Vorige versie bekijken en herstellen Via de knop Geschiedenis op de taakbalk.

7 l Verzamelingen

Wat? Voorgedefinieerde zoekopdracht die alle items toont die aan de opgegeven criteria voldoen De inhoud is dynamisch (wordt bijgewerkt) Doel Overzicht behouden en inhoud beheren als webmaster/inhoudsverantwoordelijke van de site (intern) Duidelijk ingedeelde en gegroepeerde info tonen aan bezoekers van de site (extern)

Verzameling maken en criteria definiëren Nieuw item toevoegen / Verzamelingen Typ bij Titel de naam van de verzameling Geef Criteria op Vb 1: alle pagina’s die de afgelopen week zijn gemaakt VOORBEELD 1 Maak een verzameling van alle pagina’s die de afgelopen week zijn gemaakt (zie documentatie: zoek naar Verzamelingen)

Verzameling maken en criteria definiëren (vervolg) Vb 2: maak een verzameling van alle pagina’s met als trefwoord vacature: Maak een pagina Vacature onderwijs in de map Onderwijs en geef als tag (trefwoord) vacature. Maak een pagina Vacature onderzoek in de map Onderzoek en geef als tag (trefwoord) vacature. Ga naar het hoofdniveau van je site en kies Nieuw item toevoegen / Verzamelingen. Geef als titel Vacatures, sluit deze uit van de navigatie (via tab Instellingen) en klik op Bewaren. Klik in de taakbalk op Criteria. Selecteer in het vak Veldnaam de optie Tags, kies bij Criterium type voor Lijst met waarden en klik op de knop Criterium toevoegen. Typ of selecteer in het vak Waarden het trefwoord vacature en klik op de knop Bewaren. Selecteer en bij Operator naam. Selecteer daaronder bij ‘Veldnaam’ Locatie, kies bij ‘Criterium type’ Locatie in website en klik op de knop Criterium toevoegen. Klik bij het criterium Locatie op de knop Toevoegen, typ de naam van je site en druk Enter om te zoeken. Vink je map aan en sluit het venster (via kruisje links bovenaan). Vink de optie Zoek in submappen aan om gans je site te doorzoeken en klik op Bewaren. Kies onderaan bij Selecteer de volgorde voor Wijzigingsdatum, vink het vakje Omgekeerd aan (= recentste bovenaan) en klik op Bewaren. Klik bovenaan op de taakbalk op Bekijken om het resultaat te zien. Je ziet dan de pagina’s die je hebt aangemaakt in stap 1 en 2.

Verzamelingportlet maken Maak, indien gewenst, een verzamelingportlet op basis van de gemaakte verzameling via Portlets beheren Ga naar de startpagina van uw site. Klik op Portlets beheren onderaan de linkerkolom. Voeg een verzamelingportlet toe. Geef als naam (Koptekst van de portlet) vacatures. Typ als doelverzameling de verzameling Vacatures en klik op Zoeken. Selecteer in de zoekresultaten de correcte verzameling en klik op de knop Bijwerken. Klik onderaan op de knop Bewaren. Klik op Terug bovenaan in het middengedeelte. Op de startpagina van uw site wordt de portlet VACATURES getoond.