Afschaffen handtekeningen en digitaal tekenen bij de stad Antwerpen Studiedag digitale handtekening – Leuven 10/02/2014
aanleiding vanaf 2007 - : digitaal werken en digitaal archiveren 2012: opdracht stadssecretaris digitaal werken digitaal tekenen wat kan/moet er juridisch? waar mogelijk: afschaffen
analyse juridisch: archivistisch: geen vormvereisten: functie van de handtekening staat centraal digitaal tekenen kan: gewone handtekening geavanceerde handtekening gekwalificeerde handtekening weinig (overkoepelende en eenduidige) rechtspraak en rechtsleer archivistisch: handtekenen is geen vereiste voor authenticiteit analyse functie van document in het proces (context) digitale alternatieven met zelfde finaliteit beschikbaar
uitrol - principes comply or explain: technische oplossing afschaffen enkel tekenen indien juridisch vereist voortaan digitaal tekenen technische oplossing stadsbreed zelfde technologie eID = principe: gratis (kostenbewust) generiek ondertekenen van word, email, excel, …
beslissingsmodel
uitrol - aanpak fase 1: voorbereiding handleidingen opleiding (helpdesk, gebruikers) communicatie: nieuwsbrieven, infosessies en Yammer intranet: beslissingsmodel met voorbeelden realisaties praktische en technische FAQs pc’s tekenklaar maken: verspreiden middleware, registry settings, certificaten, enz.
uitrol - aanpak fase 2: fase 3: technisch: keuze tekenplatform DSS van Fedict afsluiten SLA piloot: eBesluitvorming toepassing van de principes diensten toetsen zelf hun processen aan het beslissingsmodel rol projectteam: adviesverlening + focus bewaken eerst intern, dan pas extern uittekenen digitale tekenflow fase 3: technische implementatie tekenflow overdracht naar reguliere werking
openstaande kwesties bulktekenen tekenen op tablet aangetekend verzenden, ontvangstbewijzen weerstand bij externe instanties
succesfactoren draagvlak bij management aanjagen door voorbeelden functie van het document en van de handtekening staat centraal geen ‘big bang’: aanbieden bestaande werking permanent in vraag stellen aankweken van reflex bij iedere medewerker
meer info