1/ Oct 16 th -22 nd, 2007 / EDS Limited Distribution Insert photo here GPI Loonverwerking Externe Kick Off

2/ Oct 16 th -22 nd, 2007 / EDS Limited Distribution GPI Loonverwerking – Kick Off Agenda 1. Visie en globale aanpak “GPI Loonverwerking” Dirk Nyssen 2. Aanpak en stand van zaken “SSGPI Loonmotor” Robert Elsen Walter Stroobants 3. Situering/verduidelijking algemene / analytische boekhouding Dirk Baeyens 4. Rondvraag

Visie en globale aanpak “GPI Loonverwerking”

4/ Oct 16 th -22 nd, 2007 / EDS Limited Distribution GPI Loonverwerking – Kick Off “GPI Loonverwerking” Historiek  2001:Loonverwerking Federale Politie krijgt opdracht tot verloning van de Geïntegreerde Politie, ism. CDVU  Problemen:  Niet aangepast aan de boekhoudkundige vereisten van de Lokale Politie  Niet aangepast aan de vereisten inzake aangifte RSZ(PPO) / DMFA(PPL)  Verouderde toepassing, die geen rechtstreekse toegang van de lokale politie op de loonverwerkingssoftware toelaat  2004:Beslissing tot verzelfstandiging SSGPI, en activering CDVU  2006:Beslissing tot verwerving van een eigen loon- verwerkingsoplossing GPI

5/ Oct 16 th -22 nd, 2007 / EDS Limited Distribution GPI Loonverwerking – Kick Off “GPI Loonverwerking” Doelstellingen  Correcte verloning van de geïntegreerde politie conform het statuut  Correcte en bruikbare informatie en rapportering inzake  Boekhouding  Fiscaliteit  Sociale zekerheid  Mogelijkheid tot decentrale consultatie en invoer van de gegevens door de diverse werkgevers  Ondersteuning van de (controle)opdracht van de  BRP  HR-departementen  Korpsleiding  “Eigen loonverwerkingstoepassing”

6/ Oct 16 th -22 nd, 2007 / EDS Limited Distribution GPI Loonverwerking – Kick Off “GPI Loonverwerking”  Project “Verloning”  Project “Veranderingsbeheer” Globale aanpak

7/ Oct 16 th -22 nd, 2007 / EDS Limited Distribution GPI Loonverwerking – Kick Off “GPI Loonverwerking”  Loonmotor SSGPI  2009Decentralisatie consultatie & invoer  20xxoptimalisatie input via ISLP-Admin Project Verloning

8/ Oct 16 th -22 nd, 2007 / EDS Limited Distribution GPI Loonverwerking – Kick Off “GPI Loonverwerking” Context Input Validtie SSGP I PeopleSoft Dossier & Loondossier L4 Loonmotor Input Consultatie LocZ A ISLP- Admin PS We b LocZ C Ontvangstmeldingen Validatie meldingen Foutenboodschappen ISLP-Admin Input Consultatie PS We b LocZ B Consultatie PS WEB Input

9/ Oct 16 th -22 nd, 2007 / EDS Limited Distribution GPI Loonverwerking – Kick Off “GPI Loonverwerking”  Ontwikkelen gemeenschappelijke visie  Verkennende gesprekken met actoren (SSGPI, werkgevers, CDVU, …)  In kaart brengen verwachtingen  Ontwikkelen van een samenwerkingsmodel  In samenwerking met een externe partner  2008 & 2009: gerichte veranderingsaanpak m.b.t.  Communicatie  Competentieanalyse  Opleiding Project Veranderingsbeheer

10/ Oct 16 th -22 nd, 2007 / EDS Limited Distribution GPI Loonverwerking – Kick Off “GPI Loonverwerking”  Principe van loonberekening doorheen de maand  Tijdelijke loonberekening met alle tot dan toe gekende wijzigingen en controle op loonberekening o Berekening bij aanvang van de maand o Nadien dagelijkse berekening van de ingevoerde wijzigingen  Einde van de maand: definitieve afwerking en berekening van de lonen  Aparte berekeningen voor vaste en onregelmatige prestaties  Indien noodzakelijk, aparte loonafwerking per werkgever  Aparte berekeningen voor vakantiegeld/eindejaarspremie  Inzake boekhouding: einde 2007/begin 2008 vrijgave structuur boekhoudbestand  …. Welke nieuwigheden kan men bvb verwachten?

11/ Oct 16 th -22 nd, 2007 / EDS Limited Distribution GPI Loonverwerking – Kick Off “GPI Loonverwerking” Vandaag: Start van de eerste fase project Verloning: “Loonmotor SSGPI”

Aanpak en stand van zaken “SSGPI Loonmotor”

13/ Oct 16 th -22 nd, 2007 / EDS Limited Distribution GPI Loonverwerking – Kick Off “SSGPI Loonmotor” EDS  EDS, één van 's werelds meest vooraanstaande ICT- dienstverleners, levert zakelijke en technologische oplossingen aan zijn klanten.  EDS was 45 jaar geleden grondlegger van de IT- outsourcing markt.  Vandaag levert EDS een breed dienstenportfolio voor outsourcing van informatietechnologie en bedrijfsprocessen aan klanten in de industrie, financiële dienstverlening, gezondheidszorg, telecommunicatie-, energie-, transport- en retailsector en aan overheden overal ter wereld.   Aanpak en Stand van Zaken – WIE ?

14/ Oct 16 th -22 nd, 2007 / EDS Limited Distribution GPI Loonverwerking – Kick Off “SSGPI Loonmotor” ACERTA  Acerta is een toonaangevende, moderne en dynamische HR dienstengroep met vestigingen over gans België  Het Acerta aanbod bestaat uit o Acerta Ondernemingsloket o Acerta Sociaal Verzekeringsfonds o Acerta Kinderbijslagfonds o Acerta Consult o Acerta Sociaal Secretariaat en Acerta Public  Met de loonmotor Elvire berekent Acerta vandaag meer dan lonen zowel in de privé als in de overheidssector.  Aanpak en Stand van Zaken – WIE ?

15/ Oct 16 th -22 nd, 2007 / EDS Limited Distribution GPI Loonverwerking – Kick Off “SSGPI Loonmotor”  Installatie hardware en software platform  Implementatie Loonmotor  Loonmotor kern L4 (Elvire)  PeopleSoft schil voor data entry en consultatie  Veranderingsbeheer  Vorming  Verschillende doelgroepen  “Train the trainer” principe  Bijstand bij opstart  Helpdesk  Permanentie ter plaatse  Outputmanagement  Onderhoud (later) Aanpak en Stand van Zaken – WAT ?

16/ Oct 16 th -22 nd, 2007 / EDS Limited Distribution GPI Loonverwerking – Kick Off “SSGPI Loonmotor”  Functionele Analyse30/11/2007  Processen  Rekenregels / wetgeving  Inputs & outputs  Ontwerp 31/01/2008  Ontwikkeling31/03/2008  Testen  Integratie testen01/04/ /04/2008  Functionele/Systeem testen01/05/ /06/2008  Acceptatie testen01/07/ /07/2008  Parallel runs01/08/ /11/2008  Conversie van de bestaande gegevens  In productie name01/12/2008  Bijstand bij opstart Aanpak en Stand van Zaken – HOE / WANNEER ?

Situering/verduidelijking algemene / analytische boekhouding

18/ Oct 16 th -22 nd, 2007 / EDS Limited Distribution GPI Loonverwerking – Kick Off Algemene / Analytische Boekhouding  Loonmotor levert de informatie voor een budgettaire en boekhoudkundige verwerking van de loonkost (en de recuperatie van loonkosten)  Informatie wordt geleverd op drie wijzen:  Via een boekhoudbestand met een vaste structuur  Via documenten  Door consultatie (decentralisatie) Situering en verduidelijking

19/ Oct 16 th -22 nd, 2007 / EDS Limited Distribution GPI Loonverwerking – Kick Off Algemene / Analytische Boekhouding  Verwerking in de boekhouding via het boekhoudbestand:  Vaste structuur boekhoudbestand vast te leggen in een protocol (begin 2008)  Koppeling met de boekhouding wordt geschreven door de diverse leveranciers van boekhoudprogramma’s  Verwerking in de boekhouding via documenten  Documenten die bijlagen zijn voor het opmaken van betalingsbevelen en vastgestelde rechten – betalingsbevelen en vastgestelde rechten per begrotingsartikel met aanduiding van de derderekeningen (algemene rekeningen – – – 45820)  Aanleveren van andere documenten  Aanleveren van te ontvangen facturen DMFA/PPL  … Situering en verduidelijking

20/ Oct 16 th -22 nd, 2007 / EDS Limited Distribution GPI Loonverwerking – Kick Off Algemene / Analytische Boekhouding  Proces van goedkeuring en verwerking  Uitvoering van een loonrun met tussenbestand en verificatie door bijzonder rekenplichtige  Mogelijkheid betaling uit tussenbestand te verwijderen  Goedgekeurde loonrun als basis voor betaalbestand (volgens interbancaire afspraken) en boekhoudbestand  Bijsturing langs inputzijde Situering en verduidelijking

21/ Oct 16 th -22 nd, 2007 / EDS Limited Distribution GPI Loonverwerking – Kick Off Algemene / Analytische Boekhouding  Analytische dimensie in loonmotor  Mogelijkheid voor affectatie van personeelsleden op arbeidsplaatsen  Mogelijkheid om rapporten op te stellen voor verschillende organisatorische niveaus  Aanleveren van detailinformatie  Loonkost per agent/personeelslid  Kost per loonelement (vaste en variabele vergoedingen) Situering en verduidelijking

22/ Oct 16 th -22 nd, 2007 / EDS Limited Distribution GPI Loonverwerking – Kick Off Algemene / Analytische Boekhouding  Geen analytische berekeningen door loonmotor  Verzameling van uitgevoerde activiteiten via ISLP-Admin  Aanleveren van detailinformatie loonkost per agent/personeelslid door loonmotor  Analytische kostenberekening door ISLP-Admin of andere (boekhoud)toepassing Situering en verduidelijking

Rondvraag

24/ Oct 16 th -22 nd, 2007 / EDS Limited Distribution EDS Belgium Blarenberglaan Mechelen eds.com EDS and the EDS logo are registered trademarks of Electronic Data Systems Corporation. EDS is an equal opportunity employer and values the diversity of its people. © 2007 Electronic Data Systems Corporation. All rights reserved.

Bijlagen

26/ Oct 16 th -22 nd, 2007 / EDS Limited Distribution GPI Loonverwerking – Kick Off Contexte PeopleSoft-ISLP-Admin Avantages /Désavantages AlternativeAdvantagesDisadvantages 1.Paper based solution  Current paper flow based procedures remain applicable (possibly excluding document content)  Could be maintained as back-up solution in case of communication line problems  Modification to paper flow content needed in order to align to new application  Current operational SSGPI cost of inputting/ controlling possibly increases  Number of resources 2.ISLP based solution without PS Web consultation  Lower operating cost for SSGPI due to eliminated (central) manual input  Faster communication of modified data  Diminished cost of correcting errors  Operational cost for Local Zones remain constant  Cost for building ISLP-interface is included in project  Local access to SSGPI computed and stored data is not available 3.ISLP based solution with PS Web consultation  All advantages of alternative 2 remain valid  No additional investment in hardware needed (standard browser)  Local access to SSGPI computed and stored data  Cost for PS Web is included in project  Training needed to access and use the new application 4.PS Web based solution without ISLP  All advantages of alternative 3 remain valid  Possible double input and/or maintenance of personnel related data  Training needed to access and use the new application