Betrouwbaarheidstypologie Overige dienstverleningsbedrijven en beroepen (zie ook personeelsproces)

Belangrijkste aanknopingspunten voor betrouwbaarheid Geautoriseerde tarieven voor dienstverlening op basis van begrote bezetting Functiescheiding tussen opdrachtverwerving, planning, uitvoering en administratie Betrouwbare urenregistratie Beoordeling directe versus indirecte uren

Kenmerkende betrouwbaarheidsrisico’s volledige registratie van uitgevoerde opdrachten verschuivingsrisico van uren tussen opdrachten juistheid indirect uren

Preventieve IC maatregelen

Begroting, normen en tarieven

1.1 Begroting, normen, tarieven verkoopbegroting personeelsbegroting begrote bezetting commerciële uurtarieven begroting overige kosten (bijvoorbeeld automatisering, opleiding, leaseauto’s)

1.2 CT functiescheiding Ten aanzien van de opdrachten: Verkoop (beschikkend: offerte en opdrachtaanvaarding) Planning (intern beschikkend) Uitvoering (uitvoerend) Administratie (registrerend & controlerend) Ten aanzien van personeel: Personeelszaken (beschikkend) Salarisadministratie (uitvoerend)

1.3 Procedures, wet- en regelgeving, richtlijnen cliënt en opdrachtaanvaarding werving & selectie bijwerken standenregister arbeidsomstandighedenwet

Managementinformatie

1.4 Belangrijke managementinformatie Exploitatie: Omzet Salarislast directe medewerkers (toegerekend aan projecten) Projectresultaat Overschotten of tekorten op projecten Bezettingsresultaat Overige kosten Netto marge Daarnaast: Verhouding directe/indirecte uren Ouderdom debiteuren, Hitrate uitgebrachte offertes

Gegevens in bestanden  Informatie

1.5 Essentiële bestanden offertebestand contractenbestand planningsbestand projectbestand debiteurenbestand personeelsbestand

Repressieve IC-maatregelen

Cijferanalyse

Vaak geen 9 tot 5 werk!

2.1 Cijferanalyse werkelijke omzet en bezetting versus begroot verhouding directe-indirecte uren beoordeling indirecte uren mate waarin bezetting de in het tarief geraamde bezetting over of onderschrijdt begrote versus werkelijke salarislast per uur mate waarin het gerealiseerde tarief afwijkt van het verwachte verkooptarief

Verbandscontroles

Aanname & ontslag!

2.2 Verbandscontroles shoptime (personeelsbestand) = jobtime (projectbestand) + indirecte uren jobtime X verkooptarief = omzet + / -tariefresultaat Brutosalaris =netto + sociale lasten beginstand personeel + in dienst – uit dienst = eindstand personeel

2.3 Detailcontroles controle op juistheid van de gehanteerde verkoop tarieven juistheid tijdbesteding indirect uren.

Waarneming ter plaatse

2.4 Waarneming ter plaatse controle op aanwezigheid controle op werken aan niet geregistreerde opdrachten. naleving voorschriften Arbo-wet

Olivia

Olivia B. V. is een groot bureau op het gebied van tuinarchitectuur Olivia B.V. is een groot bureau op het gebied van tuinarchitectuur. Onder de directie ressorteren onder andere de volgende afdelingen: Secretariaat (2) Tuinarchitecten (10) Planning (3) Tekenkamer (30) Personeelszaken (3) Administratie (4) De directie is verantwoordelijk voor het verwerven van de grote opdrachten. De opdrachten zijn sterk verschillend van aard en omvang. Grote opdrachten (bijvoorbeeld van projectontwikkelaars) worden tegen vaste aanneemsom uitgevoerd. Kleine opdrachten komen meestal via het secretariaat binnen en worden op regiebasis aan de klant doorberekend.

Op basis van specifieke deskundigheid worden de opdrachten onder de tuinarchitecten verdeeld. De afdeling planning bewaakt de voortgang en verzorgt de planning van het tekenwerk. De facturering van de werkzaamheden is als volgt. Voor grote opdrachten: 25% van de aanneemsom bij aanvaarding en de rest bij voltooiing. Voor kleine opdrachten geldt dat een vast bedrag overgemaakt moet worden alvorens aan het werk begonnen kan worden.

Toepassingsvraag Met welke vorm van productie vertoont het type overige dienstverlening voor wat betreft de interne organisatie sterke overeenkomsten? Zijn er ook verschillen?

Toepassingsvraag Welke attentiepunten (risico’s) zijn er in de casus aanwezig met betrekking tot de volledigheid van de opbrengsten verantwoording?

Toepassingsvraag Wat is de aard van de afdelingen binnen Olivia gelet op het aspect functiescheiding? Vindt u het een probleem dat de directie tevens procuratie heeft?

Toepassingsvraag Welke bestanden zijn minimaal noodzakelijk voor de biv bij olivia? Wie muteert welke gegevens?

Toepassingsvraag Welke begrotingen kan men binnen Olivia onderscheiden en hoe komen de uurtarieven tot stand?

Toepassingsvraag Welke maatregelen van ao/ic kunnen de volledigheid van de verantwoorde opdrachten borgen? Besteed hierbij onder andere aandacht aan de contractprocedure

Toepassingsvraag Beschrijf de ao/ic met betrekking tot de facturering en het debiteurenbeheer.

Toepassingsvraag Beschrijf de ao/ic met betrekking tot personeelsbeheer.

Toepassingsvraag Door verdere groei van de organisatie moet de directie zich nader bezinnen op de taakverdeling binnen Olivia. Eén voorstel is om de tuinarchitecten voortaan ook de grotere opdrachten te laten verwerven. Zijn hier risico’s aan verbonden? Zo ja, bestaat er een mogelijkheid om deze af te dekken?

Toepassingsvraag Binnen Olivia bestaat het volgende voorschrift: Tuinarchitecten dienen alle opdrachten die ze voor eigen rekening uitvoeren ( ook in eigen tijd) bij de directie te melden. Wat is de achtergrond van deze richtlijn? Welke maatregel van interne controle geeft de directie een indicatie of de tuinarchitecten zich aan de richtlijn houden?

Toepassingsvraag Welke verbandscontroles kan men leggen tussen de bij vraag 4 genoemde bestanden? Wie moet dit doen? Wat controleert men met dergelijke verbandscontroles?

Toepassingsvraag Welke informatie zou de directie willen ontvangen?