Congres It nije workjen in Heemstede Willem van den Berg 30 juni 2011 Hoe moet ik mijn mensen aansturen als ik ze niet zie?

Inhoud èHet Nieuwe Werken in Heemstede èLeidinggeven & Het Nieuwe Werken èDe praktijk

Waarom keuze voor flexkantoor? èVerkleinen bouwvolume nieuw gemeentehuis (weerstand bevolking) èNieuwe manier van werken (geen kastjes en muren, meer samenwerken) èDienstverleningsconcept ‘Denken als de klant’ (veranderen van fysieke omgeving betekent ook ander gedrag) Het Nieuwe Werken in Heemstede

oude situatie: 2 locaties 80 werkplekken100 werkplekken Kantoor Het Nieuwe Werken in Heemstede

huidige situatie: centralisatie op 1 locatie Kantoor Het Nieuwe Werken in Heemstede 128 flexplekken voor 180 medewerkers 70% bezettingsgraad

mentale omgeving fysieke omgevingvirtuele omgeving Integrale aanpak digitaal werken & leren plaats en tijd onafhankelijk werken verschillende soorten werkplekken (afhankelijk van werk dat je doet) Informatie digitaal beschikbaar en overal toegankelijk Het Nieuwe Werken in Heemstede

Voorbereiding: opstellen actielijst Tournee langs afdelingen èOpstellen actielijst door leidinggevenden (i.s.m. medewerkers) èLeidinggevende = eigenaar actielijst èVerzamel alle vragen/onderwerpen die aandacht vragen èMaak afspraken over acties èCentrale bewaking van gemeenschappelijke thema’s Het Nieuwe Werken in Heemstede

Voorbereiding Fysiek èOrganisatie betrekken bij inrichting & look and feel èExcursies naar flexkantoren Het Nieuwe Werken in Heemstede

Klantcontact Het Nieuwe Werken in Heemstede

Ondersteunende faciliteiten eet-werkcafé pantry’s Het Nieuwe Werken in Heemstede

Voorbereiding / randvoorwaarden Virtueel èGoede ICT is cruciaal (voorkom cynisme) - Snel netwerk voor toegang tot tekst, beeld, geluid èDigitalisering informatie (ook poststroom gescand) èTokens voor veilige toegang vanuit huis tot documenten èTelefoonbeleid (bereikbaarheid is probleem) èMailtoegang voor smartphones èIntranet ter ondersteuning interne informatievoorziening (bibliotheek wordt bijna niet meer gebruikt) Het Nieuwe Werken in Heemstede

Voorbereiding Mentaal èCleandesk èActie wervelwind èLadeblokken verwijderen èOpenstellen agenda’s voor iedereen èOmgaan met koude, warme en hete informatie èDigitale vaardigheden & digicoaches èDiscussie starten over gedragregels (gouden regels)

Het Nieuwe Werken in Heemstede Doorontwikkeling naar 2015 (1) Centrale thema’s èOp peil houden personeelsbestand (uitstroom/krapte arbeidsmarkt en imago overheid) èNieuwe taken en herbezinning rol overheid (regisserende gemeente) èSamenwerken in netwerken (met gemeenten en andere partners) èDigitale revolutie: via social media toegang tot contacten/kennis buiten eigen organisatie

Het Nieuwe Werken in Heemstede Doorontwikkeling naar 2015 (2) Strategie èRichten op aantrekkelijk werkgeverschap (project Gowehe van de VGS) èBeleidsmedewerkers faciliteren in groei naar nieuwe regierol en samenwerking buiten eigen organisatie Hoe? èVerdere uitrol van principes Het Nieuwe werken èWorkshops bewustwording social media & gebruik nieuwe technische tools ( BYOD)

Klanttevredenheid dienstverlening Overall score7,17,8 8,18,1 èKlantvriendelijkheid8,28,78,68,8 èDeskundigheid8,18,68,58,7 èWachttijd loket6,87,98,38,2 èInleving medewerker7,68,68,38,5 èOpeningstijden 6,18,28,17,9 èWachtruimte7,48,18,38,4 èPrivacy6,67,78,08,0 Voor 3 e opeenvolgende jaar hoogste cijfer voor dienstverlening binnen benchmark

Het Nieuwe Werken in Heemstede MTO - Medewerkerstevredenheid Ruim 80% heeft deelgenomen aan onderzoek èIk doe mijn werk met veel plezier 86% èIk ben persoonlijk gemotiveerd 91% èDe werksfeer binnen het team is goed 82% èIk spreek collega’s aan op hun flexgedrag 15% èIk heb een goede relatie met mijn leidinggevende 86% èMijn leidinggevende weet mij te motiveren 48% èIk vind belangrijk: zelfstandigheid & met mijn vak bezig zijn èCijfer tevredenheid over werkgever Heemstede 7,6

Leidinggeven & Het Nieuwe Werken èProbeer niet alles van te voren te bedenken. Je moet het eerst ervaren (is ontwikkeltraject) èLeidinggevende is belangrijke factor voor slagen HNW èVoorbeeldgedrag is essentieel (wordt gekeken naar leidinggevenden onderling, zorg voor uniform gedrag) è2 invalshoeken: - verantwoordelijk voor bewaken flexomgeving - aansturen medewerkers o.b.v. HNW Hoe moet ik mijn mensen aansturen als ik ze niet zie?

Invalshoek 1: bewaken flexconcept Is verantwoordelijkheid leidinggevenden èZorg dat medewerkers zich houden aan “gouden regels” en … spreek ze hierop aan! Medewerkers verwachten dit ook van leidinggevenden (ze doen het niet zelf, leidt tot irritaties) èGeef zelf het goede voorbeeld (iedereen doet mee) (bijv. door gevarieerd werkplekken te kiezen) èEvalueer regelmatig ervaringen met collega’s Leidinggeven & Het Nieuwe Werken

Invalshoek 2: aansturen van medewerkers Zorg voor gedeelde visie op leiderschap èLeidinggevende in Heemstede is meewerkend voorman (20-40% aan leidinggeven, niemand is vrijgesteld van het echte werk) èMedewerkers bepalen zelf “hoe, waar en wanneer” èBasis in Heemstede is “Rijnlands organiseren” Leidinggeven & Het Nieuwe Werken

Invalshoek 2: aansturen van medewerkers Rijnlands organiseren èVakman staat centraal èVertrouwen, in plaats van controle: geloof dat professionals liever iets goed doen dan fout èCoördinatie vanaf de werkvloer (daar is het inzicht) èLeidinggevende is ondersteunend, zorgt voor juiste faciliteiten voor medewerkers (coachen/inspireren) èDit betekent ook … meer verantwoordelijkheid en zelfdiscipline voor medewerkers Leidinggeven & Het Nieuwe Werken

Leergang “Rijnlands organiseren” Doorbreken vastgeroeste denkpatronen (“goed gemanaged, slecht georganiseerd”) èDag 1 – waardevrij waarnemen (organisatiefotografie) èDag 2 – zintuigen (diner in het donker) èDag 3 – delen en verdiepen (flipvideo maken ervaringen sopstages) èDag 4 – zelforganisatie (chaostheorie/kracht van de zwerm) èDag 5 – leiderschap (leidinggeven aan kudde wilde paarden) Leidinggeven & Het Nieuwe Werken

oude werken nieuwe werken

De praktijk (1) èMinder hiërarchie, iedereen toegankelijker èVersterking organisatiegevoel (trots), vermindering van afdelingsgevoel èMeer moeite doen voor goede interne afstemming Is niet vanzelfsprekend en moet je organiseren: koffietijd inplannen! èNieuwe medewerkers hebben extra aandacht nodig (inwerkprogramma), minder snel inzicht wie doet wat (smoelenboek) Leidinggeven & Het Nieuwe Werken

De praktijk (2) èBetere samenwerking tussen afdelingen (geen kastjes en muren), meer inzicht in waar anderen mee bezig zijn è(Gedogen) ongewenst gedrag/functioneren valt meer op, juist ook van andere afdelingen èNiet iedereen is gelijk, maatwerk is de basis Soms moet vertrouwen nog groeien en niet iedereen zit te wachten op meer vrijheid en verantwoordelijkheid Leidinggeven & Het Nieuwe Werken

De praktijk (3) èMaak heldere maken wat je van elkaar verwacht Spreek verwachtingen uit, niet soft maar o.b.v. van heldere resultaatafspraken (die je samen maakt) èDe rol van dialoog, feedback en onderlinge reflectie wordt belangrijker in onderlinge communicatie èMedewerkers hebben “brengplicht” om informatie te geven over waar zij mee bezig zijn Leidinggeven & Het Nieuwe Werken

De praktijk (4) èHulpmiddelen zoals afdelingsplannen, individuele werkplannen en jaargesprekken zijn noodzaak (en dus geen noodzakelijk kwaad) èMedewerkers aanspreken op resultaten, maar géén afrekencultuur (fouten maken mag als er maar van geleerd wordt) èVisie wordt belangrijker zorg dat medewerkers weten wat strategie en doelstellingen zijn en wat zij daaraan moeten bijdragen (zorgt voor binding met organisatie) Leidinggeven & Het Nieuwe Werken

Tips èStel jezelf de vraag: hoe ga ik met mijn eigen leidinggevende om? Kun je dit praktisch vertalen naar hoe je medewerkers met jou willen omgaan? èBespreek ervaringen onderling en probeer niet alles van te voren te bedenken. Je moet het eerst ervaren, kijk vervolgens welke extra maatregelen nodig zijn. èProbeer schaalgrootte beperkt te houden, menselijke maat (vlekken zijn belangrijk in grote organisatie) Leidinggeven & Het Nieuwe Werken

Kom een keer bij ons zitten op een deelstoel reserveer via Leidinggeven & Het Nieuwe Werken Willem van den Berg