Titel presentatie Vragen subsets OM1 Gemeente Amsterdam 1 januari 2003

Vragen subsets (1) Hoe is een primair proces af te bakenen? Een primair proces is het geheel aan direct toegevoegde waarde leverende activiteiten in een organisatie (1- 3). Dit gaat van van ‘klant tot klant’; afbakeningen zijn er slechts ter bevordering van bijvoorbeeld een (knelpunt-)analyse bij verbetermanagement Veel hierover later vandaag en in OM2 Als je iemand aan een ander proces beschikbaar kunt stellen, moet je dan verder kijken dan capaciteit? Bijvoorbeeld naar bevoegdheden en verantwoordelijkheden? Vanzelfsprekend moet je verder kijken (vraag ?) Kun je spreken van waardetoevoeging bij bestuursprocessen? Ja maar veelal niet i.d.z.v. ‘toegevoegde waarde’ zoals bedoeld door de economen. Gebruikelijker is het dan ook te spreken over ‘bijdragen’ en ‘(synergie-)effecten’. Meer duidelijkheid over de onderlinge samenhang van processen en hoe dit in de praktijk is waar te nemen? Dit zal in 3 dagen duidelijker worden!

Vragen subsets (2) Zijn alle genoemde processen in meer of mindere mate aanwezig binnen een organisatie, of zouden ze er moeten zijn? Graag verduidelijking vraag (in aanzet zijn er altijd primaire, sturende en ondersteunende processen) Wat is de beste manier om processen in kaart te brengen en hoe doe je dit? Nu een verkorte uitleg in OM2 komt e.e.a. uitgebreider aan de orde Heeft een meer of minder duidelijke waarneming te maken met de omvang van het bedrijf? In principe niet (echter; hoe kleiner, hoe meer er door elkaar loopt) Plan, do, check, act; dient dit vastgelegd te worden, want in principe is dat toch een natuurlijke manier om zaken aan te pakken en af te handelen? Hoe minder je vastlegt hoe beter! Echter; juist deze logische cyclus blijkt niet zo ‘natuurlijk’

Vragen subsets (3) Processtructuren (graag even delibereren over de terminologie!): Zijn er beter /slechter: ja maar slechts een optimum en geen maximum (OM1/2) Kunnen verschillende processtructuren naast elkaar: ja erg goed (afh. organogram /OM1) Hoe zit het dan met de interfaces: deze worden bijv. via de overlegstructuur of procesbenaderingen opgelost. Let op: er bestaan met name interfaces tussen functies en niet tussen processen!! Meer info. over verschil tussen organisatie en mgt. Proces: een structuur is de verdeling van TBV’s en een proces de uitlijning van de activiteiten (zie ook Keidl later vandaag) Hoe maak je de keuze voor processtructuur: zie OM1/2 (en Keidl !) Hoe grijpen processtructuren op elkaar in: deze worden bijv. via de overlegstructuur of procesbenaderingen opgelost. Let op: er bestaan met name interfaces tussen functies (TBV’s) en niet tussen processen!! Proces van input-waardetoevoeging-output, hoe werkt dit in de praktijk? In de optimale situatie zoals de theorie dit n.a.v. de empirie heeft beschreven (vraag?) Wat is de meerwaarde van het INK-model en zijn er nog andere modellen? Hier komen we onder sturing (OM2/3) uitgebreid op terug (er zijn 100de modellen)

Vragen subsets (4) Op welke manier kun je het INK-model in praktijk brengen? PDCA? Ja PDCA (!): beantwoord de vragen, analyseer de uitkomst, bepaal de volgorde van verbeteracties, verbeter en beantwoord weer de vragen, enz. Hoe ga je als middle management om met strategie /besluiten die gemaakt zijn zonder goed over de consequenties na te denken en /of middelen beschikbaar te stellen? Bespreek met je leidinggevende de doelen die het aan jou toegewezen procesonderdeel (en aangrenzende percelen) betreffen. Maak deze gezamenlijk SMART. Laat de discussie naast het tijdsbestek en -beslag vooral gaan over de voorwaarden, ondersteuning en middelen om je doelen te kunnen behalen. Wat zou na uniciteit een volgende stap kunnen zijn voor organisaties? Wat denken jullie (businessmodel shift en weer capaciteit)? Vanuit alle vragen dezelfde PDCA-cyclus. Hoe pas je dit toe op andere gebieden en andere (lagere) niveau’s? Exact hetzelfde in een cascade (vraag ?)

Vragen subsets (5) Voorbeeld seminar: PDCA kan op veel verschillende niveaus; wanneer kijk je naar welk niveau? Voor inrichting meteen na het bovenstaande, voor uitvoering meteen na het ondergaande Hoe kun je pull/push gebruiken bij mensen en middelen (resourceproces) Zoals door de subset beschreven: pull werkt vanuit klantbehoeften (vraaggedreven) en push vanuit interne expertise (aanbodgedreven) Hoe werkt PDCA vanuit ‘Lerend managen en Managed leren’: waar vind de actie tussen niveaus plaats? Bedrijfs-, proces- en activiteitenniveau vs plan, do, check, act. (vraag ?)