De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen Management consultant Ordina Public Management Consulting

Agenda -Wat gaat er vaak mis bij document management projecten? -Wat zijn daar de oorzaken van? -Wat zijn mogelijke oplossingen?

Bron:

Bron:

Bron:

Wat is het probleem? - Samenvattend Document management projecten: -Duren vaak lang -Kosten vaak veel geld -Resulteren vaak in oplossingen die slecht worden gebruikt Investeringen worden niet of nauwelijks terug verdiend

Wat zijn oorzaken? -Opdrachtgeverschap & governance -Welke informatie & taal van de organisatie -Snelheid & doorlooptijd -ICT-focus -Tool-focus → Toegevoegde waarde primaire proces?

Bron:

Wat zijn oplossingen? Om een project tot een succes te maken: -Moet opdrachtgeverschap bij de ‘business’ zijn belegd -Moeten rollen en verantwoordelijkheden helder zijn -Heb je flexibele en schaalbare tools nodig -Moet je weten wie de oplossing gaat gebruiken -Staan gebruikers centraal

Microsoft SharePoint-platform SharePoint biedt: -Flexibiliteit -Schaalbaarheid -Gebruikersvriendelijkheid BI Samenwerken Zoeken Portal Formulieren PlatformServices ContentManagement Een platform waarbij de eindgebruiker centraal staat

Oplossingsrichtingen voor Document Management met SharePoint ScenarioKenmerken Alleen SharePointStandaard Sterke integratie kantoor automatisering Vertrouwde omgeving Basale workflow Vooral content ‘geboren’ in kantoor automatisering SharePoint icm 3 rd party of maatwerk Sterke integratie kantoor automatisering Vertrouwde omgeving Krachtig ontwikkelplatform Veel sector-specifieke en generieke oplossingen SharePoint als presentatielaag Sterke integratie kantoor automatisering Vertrouwde omgeving ‘Best of both worlds’ Hoogwaardige ECM-oplossingen

SharePoint ‘uit de doos’

Voorbeeld van standaard workflow

SharePoint en NEN2082 -NEN2082: officiële Nederlandse norm voor (digitale) archivering: –“NEN2082: Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur” –Minimale verzameling functionele eisen voor informatie- en archiefmanagement in software -Opvolger van ReMANO en geïnspireerd op standaarden als MoReq en DOD Norm van Nederlands Normalisatie-instituut (juni 2008) -In combinatie met DoD Add-on Pack is SharePoint NEN2082 gecertificeerd (persbericht gaat binnenkort uit)

Casus Tam Tam: Digitalisering poststroom -Fasegewijze implementatie digitaal werken -Kleine stappen met concrete resultaten, beginnen bij de grootste pijn Uitdagingen: -Post ontvangen op verschillende locaties (Amsterdam & Emmeloord) -Kunnen aanwijzen als vervangend behandelaar -Dossiervorming

SharePoint met 3 rd party oplossingen

SharePoint met ECM -Local heroes: –Decos –BCT Corsa –Circle Verseon -‘Grote’ spelers –Filenet –Open Text –EMC -Specifiek voor SharePoint –Meridio (van Autonomy)

Integratie van content tussen Livelink en SharePoint

Zoeken door documenten in SharePoint & Livelink

Samenvattend -Focus op toegevoegde waarde primaire proces -Implementatie van Document management is geen technologie project -Governance -Focus op gebruikers

Bedankt voor uw aandacht Vragen? Michiel Hazen Ordina Public Management Consulting

Mensen maken

het Nieuwe Werken