SamenLoop voor Hoop Inspiratiedag 2 oktober 2010 Workshop Bedrijfsvoering Rina Noorlander, KWF Kankerbestrijding

Rina Noorlander - oktober 2010 Indeling workshop 20 minuten Aansprakelijkheid Samenwerking KWF Kankerbestrijding en Organisatie SamenLoop Overzicht beschikbare verzekeringen Contracten artiesten – huur/leenovereenkomsten algemeen 20 minutenFinanciële organisatie / boekhouding Taken van de Commissie Financiën BTW afdracht, boekhouding, sponsoring Kosten percentages Rapportages aan KWF Kankerbestrijding 20 minutenVragen

Rina Noorlander - oktober 2010 Organisatie Vrijwilligers Survivors Voorzitter KWF - Coördinator Vice voorzitter/ Teamwerving Logistiek Survivorship/ Kaarsencere monie Survivorship/ Kaarsencere monie Aandacht voor en informatie over kanker Registratie /data en Boekhoudng Marketing /Publiciteit Marketing /Publiciteit Amusement en Catering

Rina Noorlander - oktober 2010 Aansprakelijkheid Samenwerking KWF Kankerbestrijding en Organisatie SamenLoop Samenwerkingsovereenkomst tussen KWF en voorzitter en penningmeester Factsheet verzekeringen (handout) Tijdig opgeven aan KWF Kankerbestrijding om wie/wat het gaat Voorbeeldblad verzekeringen (handout) Huur- / leenovereenkomsten goederen (handout) Huurovereenkomst terrein (handout) Contracten artiesten etc.

Rina Noorlander - oktober 2010 Taken commissie Verwerken en registreren aanmeldingen teams vooraf en innen inschrijfgelden Verzenden eventuele facturen (sponsoring) en opstellen gebruikerscontracten Verzorgen boekhouding (evt. in Excell programma) Zorgen voor 4-ogen principe (er zijn altijd 2 mensen om geld te tellen) Organiseren geldinzamelings avonden ism commissie teamwerving Alert op kwetsbaarheid en fraudegevoeligheid Ideeën voor veiligere geldstromen / eventueel gebruik muntjes / winkelbusjes Vrijwilligers zoeken voor ontvangst en inschrijving deelnemers tijdens SamenLoop Verwerken opgehaalde geld door teams vooraf en tijdens het evenement Financiële afwikkeling bankrekening binnen 3 maanden na uitvoer SamenLoop

Rina Noorlander - oktober 2010 Financiële administratie Donaties versus sponsoring BTW Bruto / netto opbrengst – richtpercentage kosten max 10 % Verantwoordingsformulier en eindafrekening (handout)

Voor rapportage ontvangen wij graag Aantal ingezette vrijwilligers Aantal teams + totaal aantal teamleden Aantal betrokken survivors Naw-gegevens survivors, vrijwilligers en teamleden (in ieder geval teamaanvoerders) Aantal georganiseerde teamavonden / geldinzamelingsavonden Aantal kaarsenzakken Voorbeelden promotiematerialen / gebruik logo Rina Noorlander - oktober 2010

Beveiliging Advies KWF Kankerbestrijding: Terrein beveiliging via herkenbare vrijwilligers (denk praktisch bij het ontwerp van de inrichting van het terrein) Professionele beveiliging toespitsen op geldlocatie: Op de geldplek 1 geüniformeerde bewaker Veilige plek voor opslag geld Geld blijft op terrein – na afloop 1 goed geregeld geldtranport (gebruik maken van muntjes?) Rina Noorlander - oktober 2010

Algemene tips Wees alert op fraude, maar overdrijf niet Bekijk vooraf hoe de cijfers gerapporteerd moeten worden, zodat je de inrichting van de administratie hierop afstemt Benader een SamenLoop alsof het een bedrijfje is Startersboekje SamenLoop voor Hoop Excell spreadsheet + handleiding Vragen, vragen, vragen ….. Er zijn heel veel ervaringsdeskundigen!!! Rina Noorlander - oktober 2010

Tot slot Om te zorgen dat SamenLoop voor Hoop blijft groeien en succesvol blijft, is het noodzakelijk dat uw commissie alle gegevens van de deelnemers en sponsors nauwkeurig noteert. Wat geldt voor een succesvol bedrijf, geldt ook voor uw organisatie: weet wie uw klanten zijn, zodat u hen kunt bedanken voor hun inzet, maar vooral ook zodat ze aan SamenLoop voor Hoop blijven meedoen.