Overdracht Digitaal Sociaal Huis Infodag 13 maart 2014 18/10/2012 Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014

Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem Voordelen samenwerking Opvolging / Verdere stappen Vragen

Werkgroep VCS Luchthaven : Machelen Steenokkerzeel Zaventem Zemst + Aarschot +/- 10 bijeenkomsten : bespreken functionaliteiten, puntenverdeling, overleg evaluatie scenario’s, onderhandelingen, overleg offertes, overleg BAFO, extra demo Samenstelling : Secretarissen Secretariaatsmedewerkers IT verantwoordelijken Mandatarissen

Rol van projectleider VERA Coördinatie van de werkgroep bijeenkomsten Schrijven van het bestek Opmaken van de functionaliteiten Excel Beantwoorden vragen kandidaten Faciliteren onderhandelingen Administratieve afhandeling Verdere opvolging na gunning

Verloop procedure Startvergadering Demodag Kandidaten Bestek & Functionaliteitenlijst Gunningscriteria Ontvangst offertes Onderhandelingen Extra Demo Dag

Overdracht Digitaal Sociaal Huis 18/10/2012 17/12/2014 : Startvergadering Geen minimalistische invulling Volwaardig digitaal vergaderen Agendapunten digitaal stemmen van thuis uit Meerdere types vergaderingen (CBS, gemeenteraad,…) Op voorhand verkenning van de markt

07/02/2013 : Demodag Demo diverse toepassingen in Machelen Alle geïnteresseerde VCS besturen welkom Leveranciers : CEVI/Logins Remmicom End2End Solutions Schaubroeck CIPAL -> Green Valley Anaxis

Overdracht Digitaal Sociaal Huis 18/10/2012 26/06/2013 : Kandidaten Europese onderhandelingsprocedure met bekendmaking VERA als opdrachtencentrale Nadruk op software die gekoppeld kan worden met andere toepassingen 12 Kandidaten : BCT (NL), Capgemini (NL), Circle Software, Cronos, E2e, Green Valley, Logins, Net IT, Notubiz (NL), Remmicom, Schaubroeck, XenIT

04/07/2013 : Bestek en functionaliteitenlijst Overdracht Digitaal Sociaal Huis 18/10/2012 04/07/2013 : Bestek en functionaliteitenlijst Excel bestand met alle mogelijke functionaliteiten Master excel met punten op elk onderdeel (intern gebruik) Screen recording demo’s (7 scenario’s) Prijzen a.h.v. 2 Fictieve besturen Installatie bij het bestuur / hosted of cloud Onderhandelingen met de 6 hoogst scorende kandidaten Scenario’s : Bijkomend (hoogdringend) punt maken nadat de agenda al is afgesloten Punten laten doorstromen naar andere vergadering Vervanging van personen Werkwijze tijdens vergadering Adviezen / Visums Afhandeling besluiten Zoeken

Overdracht Digitaal Sociaal Huis 18/10/2012 Gunningscriteria Prijs (35 punten) Kwaliteit (65 punten) Functionaliteiten (30) Flexibiliteit (10) Gebruiksvriendelijkheid (10) Ondersteuning (10) Kwaliteit van de initiële offerte (5) Flexibiliteit : mobiel werken, vlot aanpasbaar a/d behoeften van het bestuur Gebruiksvriendelijkheid : ahv screen recording demo’s Ondersteuning : helpdesk, SLA Kwaliteit van de initiële offerte en de screen recording demo’s

21/08/2013 : Ontvangst offertes (1) 9 offertes : Circle Software, Cronos, E2e, Green Valley, Logins, Net IT, Remmicom, Schaubroeck, XenIT Verdeeld over leden werkgroep : Elke offerte door minstens 2 personen geëvalueerd Elke persoon minstens 2 offertes Niet de offerte van huisleverancier Gezamenlijk 1 screen recording scenario bekijken

21/08/2013 : Ontvangst offertes (2) Projectleider VERA : leest alle offertes focus op technische zaken (SLA, Projectaanpak,…) functionaliteiten samenvoegen in master Excel TCO berekening (2 fictieve besturen A en 10 B op 5 jaar)

25 – 26 – 27/09/2013 : Onderhandelingen 3 afvallers : XenIT : Offerte onregelmatig Net IT & Circle Software : Volledig mid-office systeem, daardoor hoge prijs Andere leveranciers : Overlopen functionaliteiten Verduidelijkingen en ontbrekende informatie BAFO Discussies koppelingen met andere toepassingen

08/11/2013 : Extra Demo dag Screen recording demo’s zonder geluid en niet altijd even duidelijk Geen ruimte voor Live demo tijdens onderhandelingen Toepassing gebruikt door hele organisatie : gebruiksvriendelijkheid zeer belangrijk Nieuwe evaluatie gebruiksvriendelijkheid : oorspronkelijke puntenverdeling (10 punten) wordt vervangen door nieuwe Na de demo kwam Schaubroeck als winnaar naar voor

Gunning Leverancier TCO Prijs 35 Kwaliteit 65 Score 100 Schaubroeck € 483826 25,50 61,05 86,55 Cronos € 706201 17,47 65,00 82,47 Remmicom € 713450 17,29 63,46 80,75 Green Valley € 563765 21,88 58,51 80,39 E2e € 352500 35,00 42,89 77,89 Logins € 508182 24,28 52,27 76,55

Opmerking : Hosted / Cloud In bestek expliciet gevraagd naar een hosted / cloud model Staat nog in de kinderschoenen bij de leveranciers Bij originele offerte had bijna niemand een uitgewerkte oplossing Alle leveranciers hadden tegen de BAFO een oplossing en prijs Uiteindelijk niet meegenomen bij TCO Nog net iets te vroeg, ongetwijfeld meer focus in de toekomst.

eNotulen Schaubroeck (1) Functionaliteiten : verliest punten door : Ontbreken adviezen (gepland) Nog niet op voorhand kunnen stemmen (gepland) Doorzoeken van bijlagen (gepland) Ontbreken van visums (gepland) Koppelingen en integratie met toepassingen van derden Flexibiliteit : onder het gemiddelde. Interface nog niet aangepast aan touch apparaten. Ondertussen is deze functionaliteit beschikbaar

eNotulen Schaubroeck (2) Gebruiksvriendelijkheid : Het hoogst gequoteerd De logica en werking v/d toepassing duidelijkst Prijs : Op 1 na goedkoopste oplossing Voordelig, zowel voor groot als klein bestuur

Demo

Implementatie Zaventem Erik Bergen, IT verantwoordelijke gemeente Zaventem

Praktische informatie Individuele offerte aanvraag bij Schaubroeck Prijzen vergelijken met offertes fictieve besturen Contact : Koen Schepers 0477-13 00 44 ksc@schaubroeck.be

Voordelen samenwerking Joke Bruggeman, Secretaris gemeente Zemst Tijdsinvestering Kennisdeling Geruststelling dat je niet alleen moet beslissen over een groot dossier Ervaringen m.b.t. implementatie uitwisselen

Opvolging / Verdere stappen Waken over de gemaakte afspraken / offerte Koppelingen : Bemiddeling tussen de leveranciers Forfaitaire prijs onderhandelen Ontwikkeling ten voordele van alle besturen in Vlaanderen 2 dagen voorzien Discussieforum op www.virtuelecentrumsteden.be : Delen ervaringen / issues Toegang voor besturen die afnemen van het raamcontract

Vragen

Overdracht Digitaal Sociaal Huis 18/10/2012 Meer info Toegang tot alle documenten aangaande de aanbesteding op www.virtuelecentrumsteden.be Projectleider VERA : Hans Hubin 016-30 85 21 hans.hubin@vera.be Vertrouwelijkheidsverklaring