Ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) AgODi Opleiding voor schoolsecretariaten

AgODi Opleiding schoolsecretariaten webEDISON

AgODi Opleiding schoolsecretariaten Overzicht programma webEDISON 1.situering binnen AgODi 2.elektronische communicatie 3.toegang 4.gebruik 5.help !

AgODi Opleiding schoolsecretariaten  EDISON : Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen Scholen en ministerie van ONderwijs  elektronisch sedert 1995  2008 : webEDISON  diensten van AgODi :  scholen : berekenen van omkadering en toelagen, …  personeel : uitbetaling wedde en vergoedingen, …  informatie nodig :  leerlingengegevens, inschrijvingen, …  personeel : opdrachten, dienstonderbrekingen, rekeningnr, …  tijdig en correct 1. situering webEDISON

AgODi Opleiding schoolsecretariaten  informatiestroom  school  ministerie  ministerie  school 1. situering webEDISON webEDISON  webEDISON = elektronische postbode  beveiligd communicatiekanaal  bevat zelf geen gegevens over leerlingen of personeel

AgODi Opleiding schoolsecretariaten Informatie doorgeven en ontvangen : stap per stap.  1 ste stap : uw softwarepakket bvb : Broekx, Clockworks, Informat, Plato, Sola-R, Wisa, … 1.inbrengen informatie, rekening houden met reglementering ohoe ? zie uw softwareleverancier owat, wanneer ? zie de cursus over personeels- en leerlingenadministratie 2.aanmaken "zending" vanuit softwarepakket 2. elektronische communicatie ZENDING

AgODi Opleiding schoolsecretariaten ter informatie : voorbeeld van zendingsbestand  wordt direct op uw PC aangemaakt of moet afgehaald worden  moet in de juiste map staan zodat webEDISON het kan terugvinden (zie verder bij "mappenset") 2. elektronische communicatie

AgODi Opleiding schoolsecretariaten de stap : zending versturen  aanmelden bij webEDISON (zie verder)  versturen van klaarstaande zending - meerdere zendingen kunnen samen verstuurd worden - zendingen kunnen meerdere keren per dag verstuurd worden  resultaat : de zending staat klaar om verwerkt te worden  vóór 20u30 verstuurd : nog diezelfde nacht verwerkt ZENDING webEDISON 2. elektronische communicatie

AgODi Opleiding schoolsecretariaten de stap : nachtelijke verwerking  verwerken zendingen  opname informatie in de elektronische dossiers  klaarzetten terugzendingen  gebeurt automatisch ZENDING TERUG- ZENDING 2. elektronische communicatie

AgODi Opleiding schoolsecretariaten de stap : afhalen terugzendingen  aanmelden bij webEDISON  afhalen van klaarstaande terugzending - meerdere terugzendingen kunnen afgehaald worden - terugzendingen kunnen meerdere keren afgehaald worden  resultaat : de terugzendingen staan op uw PC of netwerk TERUG- ZENDING webEDISON 2. elektronische communicatie

AgODi Opleiding schoolsecretariaten de stap : verwerken terugzendingen  er zijn 2 soorten terugzendingen - gestructureerde : bestemd voor softwarepakket - leesbare : afdrukbaar  terugzendingen bevatten belangrijke informatie 2. elektronische communicatie

AgODi Opleiding schoolsecretariaten

AgODi Opleiding schoolsecretariaten op internet, via webbrowser 2.alleen met elektronische identiteitskaart en/of federaal token 3.toegangsrechten vereist 3. toegang tot webEDISON

AgODi Opleiding schoolsecretariaten  toegang op internet via uw webbrowser  internet explorer of firefox  adres : webbrowser

AgODi Opleiding schoolsecretariaten toegang tot webEDISON boodschapvenster zendingen (secretariaat) gebruikers (directeur)

AgODi Opleiding schoolsecretariaten  toegang webEDISON: enkel met token of eID 3.2 eID - fed.token

AgODi Opleiding schoolsecretariaten  toegang webEDISON: enkel met token of eID  beide zijn bruikbaar  reserve  geven ook toegang tot persoonlijke gegevens op andere websites (taxonweb, mutualiteit, …)  wees voorzichtig met doorgeven van wachtwoord, pincode, … 3.2 eID - token

AgODi Opleiding schoolsecretariaten  toegangsrechten vereist  webEDISON is een beveiligde website  enkel toegankelijk met de juiste toegangsrechten  de directeur bepaalt zelf wie zendingen mag doen voor de school (is "Edisonbeheerder")  de directeur kan rechten verlengen en stopzetten  aanmelden bij "webIDM/gebruikersbeheer"  de toegangsrechten kunnen voor ten minste één dag tot maximaal 15 maand toegekend worden 3.3 toegangsrechten

AgODi Opleiding schoolsecretariaten  mogelijke toegangsrechten  er zijn twee rechten voorzien : - personeelsadministratie - leerlingenadministratie  combinaties zijn mogelijk : - meerdere rechten binnen één school - rechten voor meerdere scholen 3.3 toegangsrechten

AgODi Opleiding schoolsecretariaten  belang van toegangsrecht  toegang tot webEDISON  binnen webEDISON versturen zendingen / afhalen terugzendingen : −enkel voor de school waarvoor u rechten heeft −enkel het soort waarvoor u het recht heeft (personeel/leerlingen)  daarom : −waarschuwing bij het aanmelden als recht gaat vervallen −mogelijkheid om zelf rechten na te kijken −verwittiging directeurs via Schooldirect 3.3 toegangsrechten

AgODi Opleiding schoolsecretariaten  verwittiging bij aanmelden in webEDISON  contacteer de directeur om het recht tijdig te verlengen  merk op : een recht kan verlengd worden vóór het vervalt 3.3 toegangsrechten

AgODi Opleiding schoolsecretariaten  zelf nakijken van rechten  mijn profiel > mijn rechten −welk recht, voor welke school, begin- en einddatum −aanduiding (in het rood) van rechten die gaan vervallen −contacteer uw EDISON-beheerder indien rechten ontbreken of verlengd moeten worden 3. toegangsrechten

AgODi Opleiding schoolsecretariaten schermen : 1.overzicht zendingen 2.verzenden 3.fouten afmelden 4.terugzendingen afhalen 4. gebruik van webEDISON

AgODi Opleiding schoolsecretariaten  Informatie over verstuurde zendingen :  status  verzonden op  instellingsnummer  referentienummer  verstuurd door  sorteren : klik op titel van kolom 4.1 overzicht zendingen

AgODi Opleiding schoolsecretariaten  Status (ok) :  Geldig: de zending is zonet verstuurd en geldig bevonden door centraal systeem maar nog niet verwerkt.  In verwerking: inhoudelijke verwerking moet nog gebeuren en terugzendingen moeten nog worden aangemaakt.  Terugzendingen af te halen: voor deze zending zijn er terugzendingen die u nog niet heeft afgehaald.  Terugzendingen afgehaald: voor deze zending heeft u de terugzendingen al afgehaald. 4.1 overzicht zendingen

AgODi Opleiding schoolsecretariaten  Status (niet ok):  Fout in zending: de zending is structureel ongeldig.  Afgemeld: er was een Fout in zending en u heeft deze fout afgemeld. De zending wordt NIET VERSTUURD. Er moet een nieuwe, correcte zending aangemaakt en verstuurd worden. 4.1 overzicht zendingen

AgODi Opleiding schoolsecretariaten  referentienummer : aanklikken geeft meer info over de verwerking van de zending  verstuurd op …  verstuurd door …  terugzending beschikbaar op …  terugzending afgehaald op … door …  terugzending geplaatst in bestand … in map … 4.1 overzicht zendingen

AgODi Opleiding schoolsecretariaten voorbeeld historiek (klik op referentienummer) : 4.1 overzicht zendingen

AgODi Opleiding schoolsecretariaten  gebruiker :  persoon die de zending verstuurd heeft  u ziet ook de zendingen van uw collega's met dezelfde rechten 4.1 overzicht zendingen

AgODi Opleiding schoolsecretariaten probleem : niets te zien in overzicht  het overzicht is leeg  toch hebt u zendingen verstuurd (bvb na vakantieperiode) 4.1 overzicht zendingen oplossing :  controleer uw rechten  pas de "zoekcriteria" aan

AgODi Opleiding schoolsecretariaten overzicht zendingen controleer uw rechten :  via "mijn profiel" > "mijn rechten"  misschien zijn deze ondertussen vervallen  vervallen rechten opnieuw toekennen : door directeur

AgODi Opleiding schoolsecretariaten overzicht zendingen zoekcriteria :  webEDISON bewaart alle zendingen 14 maand  u krijgt die niet allemaal te zien  de selectie gebeurt op basis van de "zoekcriteria"  bekijken en wijzigen : klik op "zoekcriteria"

AgODi Opleiding schoolsecretariaten overzicht zendingen mogelijke zoekcriteria :

AgODi Opleiding schoolsecretariaten overzicht zendingen  pas de zoekcriteria aan, bvb na kerstvakantie : −wijzig de periode naar afgelopen 4 weken −of kies voor meest recente 50 −of geef begin- en einddatum op druk op

AgODi Opleiding schoolsecretariaten  versturen van zendingen  lijst van klaarstaande zendingen  volgens uw rechten  "alles verzenden" of "selectie verzenden" 4.2 verzenden

AgODi Opleiding schoolsecretariaten  selecteren van zendingen  sorteren : klik op kolomtitel  "toon uitgebreide tabel" −instellingsnummer −soort zending 4.2 verzenden

AgODi Opleiding schoolsecretariaten  na het verzenden  u komt in scherm "overzicht zendingen"  controleer de status : "in verwerking" = OK 4.2 verzenden

AgODi Opleiding schoolsecretariaten probleem : geen zendingen gevonden  in webEDISON ziet u geen zendingen  toch hebt u zo pas zendingen aangemaakt 4.2 verzenden oplossing :  controleer uw rechten −"mijn profiel" > "mijn rechten" −als u bv. enkel het recht "personeel" heeft, zal u geen zendingen voor leerlingen zien  bekijk de inhoud van de map voor zendingen −via "verkenner", staan daar zendingsbestanden ?  controleer de instelling van uw mappenset −juiste mappenset ingesteld ? −juiste "map voor zendingen" ?

AgODi Opleiding schoolsecretariaten verzenden mappenset :  klik op "mappen instellen"  elke mappenset bevat 2 mappen : - map voor zendingen - map voor terugzendingen  in de "map voor zendingen" - zoekt webEDISON de zendingen - moet het softwarepakket de zendingen plaatsen

AgODi Opleiding schoolsecretariaten verzenden mappenset :  meerdere mappensets zijn mogelijk  mappensets kunnen interessant zijn indien u in meerdere scholen werkt : bvb mappenset "school1" : c:/edison.win/tosend … mappenset "school2" : n:/zendingen/ …

AgODi Opleiding schoolsecretariaten probleem : vreemd bestand  er staat een vreemd bestand tussen de zendingen (foto, filmpje, pdf-document, …)  wordt in het rood aangeduid  is waarschijnlijk per vergissing in map voor zendingen geplaatst (bv. via download) 4.2 verzenden oplossing :  ga via verkenner naar de map met zendingen  verwijder of verplaats het bestand

AgODi Opleiding schoolsecretariaten  lijst van de foutieve zendingen  meer informatie over fout : klik op referentienummer  maak een correcte zending aan  verstuur de correcte zending  afmelden − afmelden = verwijderen "herinnering" − fout wordt niet vanzelf opgelost 4.3 fouten afmelden

AgODi Opleiding schoolsecretariaten  lijst van de beschikbare terugzendingen  volgens uw rechten & de zoekcriteria  status "af te halen" en "afgehaald"  "alles afhalen" of "selectie afhalen" (alles = alles op het scherm) 4.4 terugzendingen afhalen

AgODi Opleiding schoolsecretariaten  selectie van terugzendingen  sorteren : klik op kolomtitel  zoekcriteria − status (bvb "af te halen") − periode (bvb oktober vorig schooljaar) − instellingsnummer 4.4 terugzendingen afhalen

AgODi Opleiding schoolsecretariaten vb. 1 : alle nog niet afgehaalde terugzendingen sedert 1 januari in de zoekcriteria : status : "Terugzendingen af te halen" periode van : 01/01/2012 druk op "zoek" druk op "alles afhalen" 4.4 terugzendingen afhalen

AgODi Opleiding schoolsecretariaten vb. 2 : alle terugzendingen voor leerlingen van oktober 2011 in de zoekcriteria : status : "Alle statussen" soort : "I&L. ADM" periode van : 01/10/2011 tot en met : 31/10/ terugzendingen afhalen

AgODi Opleiding schoolsecretariaten waar zullen de terugzendingen terecht komen ? bij afhalen komen de terugzendingen terecht in −"map voor terugzendingen" van de ingestelde mappenset  wijzig indien nodig vóór het afhalen −submappen "instnr/gestruct" : bedoeld voor softwarepakketten "instnr/leesbaar" : leesbare en afdrukbare tekst  worden indien nodig automatisch aangemaakt –bestandnaam : 1 e letter : P (personeel) of L (leerlingen) 2 e letter : L (leesbaar) of S (gestructureerd) vb: PL txt is leesbare terugz. personeel 4.4 terugzendingen afhalen

AgODi Opleiding schoolsecretariaten voorbeeld : −terugzending voor instellingsnummer −map voor terugzendingen : "c:/edison.win/receive" 4.4 terugzendingen afhalen

AgODi Opleiding schoolsecretariaten na afhalen : −gestructureerde terugzendingen komen in map "c:/edison.win/receive/000002/gestruct" −leesbare terugzendingen komen in map "c:/edison.win/receive/000002/leesbaar" 4.4 terugzendingen afhalen

AgODi Opleiding schoolsecretariaten  merk op : −het is mogelijk om terugzendingen voor verschillende scholen af te halen, die komen automatisch in de bijhorende submap terecht −terugzendingen kunnen meerdere malen afgehaald worden  belangrijk −terugzendingen bevatten belangrijke informatie, zowel voor personeel als voor leerlingen 4.4 terugzendingen afhalen

AgODi Opleiding schoolsecretariaten waar staan de afgehaalde terugzendingen ? klik op het referentienummer van de afgehaalde tz Terugzending (refnr=…, instelling=…, (bestandsnaam= txt) afgehaald door gebruiker "…" op locatie "c:/edison.win/receive/000018/leesbaar/". 4.4 terugzendingen afhalen

AgODi Opleiding schoolsecretariaten

AgODi Opleiding schoolsecretariaten online handleiding & veel voorkomende vragen 2.boodschappenvenster & handige links 3.EDISON-helpdesk 5. help !

AgODi Opleiding schoolsecretariaten online handleiding & veel voorkomende vragen  pagina's in webEDISON met : −Stap voor stap uitleg −schermafdrukken −links  worden regelmatig aangevuld en actueel gehouden  opzoeken via google 5. help !

AgODi Opleiding schoolsecretariaten  online handleiding : 5.1 online handleiding

AgODi Opleiding schoolsecretariaten  rechtstreekse link naar handleiding in webEDISON 5.1 online handleiding

AgODi Opleiding schoolsecretariaten  veel voorkomende vragen −technische onderwerpen (bv. Java) −vragen over eID en token 5.1 veel voorkomende vragen

AgODi Opleiding schoolsecretariaten  veel voorkomende vragen −gebruik van webEDISON : versturen zendingen, afhalen terugzendingen, … −foutmeldingen 5.1 veel voorkomende vragen

AgODi Opleiding schoolsecretariaten  veel voorkomende vragen Stap voor stap uitleg, schermafdrukken, links, … 5.1 veel voorkomende vragen

AgODi Opleiding schoolsecretariaten  opzoeken via google bvb : webEDISON gebruiken op een nieuwe computer 5.1 veel voorkomende vragen

AgODi Opleiding schoolsecretariaten boodschappenvenster  tips, aankondiging werkzaamheden, …  handige links 5. help !

AgODi Opleiding schoolsecretariaten EDISON-helpdesk 5. help !

AgODi Opleiding schoolsecretariaten  bereikbaar tijdens kantooruren (8u - 17u) −02 /  niet voor : −inhoudelijke vragen over dossiers personeel en leerlingen −betekenis van foutmeldingen in terugzendingen −gebruik van uw softwarepakket −…  voor alles wat met de communicatie zelf te maken heeft −het gebruik van webEDISON : versturen zendingen, afhalen terugzendingen, fouten afmelden, instellen van mappensets en zoekcriteria, … −assistentie bij beheer van toegangsrechten −technische problemen met webEDISON −… 5.3 EDISON-helpdesk

AgODi Opleiding schoolsecretariaten

AgODi Opleiding schoolsecretariaten bedankt voor uw aandacht