Digitale handtekening – stad Antwerpen 5 juni 2014 Studiedag VVSG digitaal klasseren en beheren van overheidsinformatie – Felixarchief Antwerpen
Overzicht uitgangspunten chronologisch verloop: praktijkvoorbeelden startschot en analyse 3 fases: principes, uitrol, reguliere werking praktijkvoorbeelden openstaande vragen succesfactoren
Uitgangspunten
Startschot vraag stadssecretaris: digitaal werken digitaal tekenen wat kan/moet er juridisch? waar mogelijk: afschaffen
Analyse vaststellingen: juridisch kader: vasthouden aan papier, vaak omwille van handtekening handtekening vaak niet nodig juridisch kader: geen vormvereisten: functie handtekening staat centraal digitaal tekenen kan met een: gewone handtekening geavanceerde handtekening gekwalificeerde handtekening (gelijkstelling met manuele) weinig (overkoepelende en eenduidige) rechtspraak en rechtsleer
Fase 1: opstart + principes samenwerking nodig beslissingsmodel houvast nodig stadsbreed zelfde principes, uitgepuurd beslissingsmodel: afschaffen enkel tekenen indien juridisch vereist indien tekenen: digitaal
Beslissingsmodel
Fase 1: opstart + principes technische oplossing Stadsbreed zelfde technologie eID = principe: gratis (kostenbewust) generiek ondertekenen van Word, email, PDF, …
Fase 2: uitrol implementatie: infosessies, specifieke doelgroepen evt pilootprojecten nieuwsbrieven en evt sociale media voor bedrijf intranet: beslissingsmodel met voorbeelden realisaties praktische en technische FAQs pc’s tekenklaar maken
Fase 2: uitrol technisch: toepassing principes keuze tekenplatform SLA toepassing principes diensten toetsen zelf hun processen aan het beslissingsmodel rol projectteam: adviesverlening + focus bewaken eerst intern, dan pas extern uittekenen digitale tekenflow
Fase 3: reguliere werking overdracht naar reguliere werking technische implementatie tekenflow
Praktijkvoorbeelden hoe begin ik eraan? voorbeelddocumenten opstart uitwerking toepassing voorbeelddocumenten geen handtekening gewone digitale handtekening gekwalificeerde digitale handtekening
Hoe begin ik eraan? opstart: uitwerking: toepassing: directie betrekken/overtuigen doel bepalen + planning opmaken uitwerking: brieven oplijsten prioriteit bepalen gesprekken met afdelingen afwegen en overleggen toepassing: realisaties oplijsten communicatie en overdragen naar reguliere werking
Hoe begin ik eraan? uitwerking = Excel document prioriteiten aangeven met kleuren indicatoren (afdeling, naam document, verzending, juridische grond, wie bewaart enz.) toepassing = realisaties fysieke/digitale handtekening geen handtekening fysieke handtekening digitale handtekening
Geen handtekening interne documenten aankondigingsbrieven facturen kennisgevingen/begeleidende brieven informatieve brieven
Gewone dig. handtekening afrekeningsstaat dienstreis bestelbon na gunning aanvraag loopbaanonderbreking oproepingsbrief gemeenteraadsverkiezingen
Gekwalificeerde dig. handtekening collegiale brief contract gunningsbrief waarderingsverslag
Voorbeeld: eID (MS Word)
Voorbeeld: eID (MS Outlook)
Openstaande vragen bulktekenen tekenen op tablet aangetekend verzenden weerstand bij externe instanties
Succesfactoren draagvlak bij management aanjagen door voorbeelden functie van het document en van de handtekening staan centraal bestaande werking permanent in vraag stellen aankweken van reflex bij iedere medewerker
Meer info